Новый формат, новое расширение имени файла. Преимущества нового формата файлов.

Почему изменен формат файлов? Чтобы сделать базы данных Access 2007 более безопасными. Чтобы сделать их более компактными. Чтобы сделать восстановление данных более надежным в случае, если файл будет поврежден. И чтобы добавить некоторые возможности, которые не так просто поместить в изображение, например, поля таблицы, хранящие вложения, и поля с несколькими значениями.

Как воспользоваться преимуществами нового формата файлов.

Если необходимо создать копию старой базы, которая будет более безопасной, более компактной и более простой для восстановления в случае необходимости, вот все, что потребуется сделать. В Access 2007 нажмите кнопку Microsoft Officeи воспользуйтесь командой Открыть, чтобы открыть требуемую старую базу данных. Нажмите кнопку еще раз и наведите указатель на пункт Сохранить как. Щелкните База данных Access 2007. Это из разряда очевидного, поскольку логично предположить существование именно такой последовательности действий.

Таблицы – основные объекты база данных. В них хранятся данные.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядычивают, фильтруют, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдаются приемлемом для пользователя виде.

Макросы – это самые простые средства автоматизации выполнения повторяющиихся операций.

Модули – это программные процедуры, описанные на языке Visual Basic for Application.

БД Access, как и большинство других баз данных, имеют табличную структуру. Это позволяет присвоить каждой записи своё – образный адрес, который будет определяться пересечением строк и столбцов. Напомним: в базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру баз данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Поля – это основные элементы структуры баз данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносит в поле, а какие – нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле, например, совершать математические операции. Поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

Основное свойство текстового поля – размер (максимальный размер – 255 символов).

Основы работы с Ассеss 2007

Первое, с чего мы начинаем работу с любой программой, — запускаем ее на выпол­нение. Запуск на выполнение Ассеss 2007:

а) двойной щелчок на ярлыке программы находящегося на рабочем столе;

б) щелчок на ярлыке программы на панели быстрого запуска;

в) Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007;

После запуска на выполнение Microsoft Office Access 2007 появляется начальный экран программы (см рис 3).

Рис. 3. Начальный экран программы. Рис. 4. Подокно «Новая база данных».

В окне «Начальный экран программы» щелкнуть по значку «Новая база данных». В подокне «Новая база данных» введите имя файла и укажите адрес файла (см. Рис 4.)

В левой части начального экрана находится колонка Категории шаблонов, где можно выбрать шаблон вашей базы данных. В центре рабочего экрана можно выбрать новую пустую базу данных либо загрузить шаблон требуемой базы данных из Интернета. В этом случаем ваш компьютер должен быть подключен к Интернету.

В правой части начального экрана находится перечень недавно использовавшихся баз данных (см. рис 3). Как только вы создаете новую базу данных, она тут же пополняет этот список. После щелчка на кнопке «Создать» (см. рис 4) проходит некоторое время, после чего появляется рабочий экран Access 2007 (рис.5.)

Рис. 5. Рабочий экран Ассеss 2007.