Работа с несколькими документами

Кнопки панели "Окно" предназначены упростить работу пользователя при одновременной его работе с несколькими документами.

Ø Новое окно - создает новое окно для просматриваемого документа;

Ø Упорядочить все - размещает рядом окна всех документов, открытых на данный момент;

Ø Разделить - разделяет окно документа на две части. При этом в каждой из частей можно листать документ независимо от другой. Очень удобно, когда приходится часто работать в разных частях большого документа;

Ø Рядом - располагает окна открытых документов рядом для сравнения их содержимого;

Ø Синхронная прокрутка - становится активной, при нажатой кнопке "Рядом" и позволяет синхронно прокручивать документы;

Ø Восстановить расположение окна - изменение положения окон сравниваемых рядом документов таким образом, чтобы каждое из них занимало половину экрана;

Ø Перейти в другое окно - переключение между окнами открытых документов.

Печать документов

После того как документ набран и отформатирован в 99% случаев его нужно вывести на печать. Для этого служит пункт "Печать", находящийся в меню кнопки "Office" (сочетание клавиш Ctrl+P).

Опция "Быстрая печать" - предназначена для случая, когда пользователь полностью уверен в правильности подготовки документа и настройках принтера для печати документа "по умолчанию". Документ сразу же отправляется на печать.

Опция "Печать" - позволяет произвести настройки принтера перед печатью документа.

"Имя принтера" - актуально, если к вашему компьютеру подключено несколько принтеров или же компьютер подключен к сети, содержащей несколько принтеров. Тогда из выпадающего списка необходимо выбрать тот принтер, на который будет выводиться документ.

Панель "Страница" - предназначена для выбора конкретных страниц документа (или диапазона), которые надо вывести на печать.

Список "Включить" - по умолчанию стоит значение "Все страницы диапазона". Еще доступны значения: "Четные страницы"; "Нечетные страницы".

На панели "Копии" можно указать количество печатаемых копий документа.

Для настройки принтера служит кнопка "Свойства" (следует иметь ввиду, что для разных моделей принтеров окно будет выглядеть по-разному).

Часто используются настройки качества печати и формата бумаги.

Наиболее же тонкие настройки документа перед выводом на печать можно настроить в опции "Предварительный просмотр".

Здесь наглядно показано как будет выглядеть документ на бумаге.

С большинством инструментов настройки мы уже знакомы. Кнопку "Сократить на страницу"- следует рассмотреть отдельно.

С ее помощью можно несколько ужать документ путем некоторого уменьшения размеров и интервалов текста. Делается это с целью убрать последнюю страницу документа, если она содержит всего несколько строк текста

Задание 1. Для вновь созданного документа установить следующие параметры:

1. Разметка страницы – Поля - Настраиваемые поля (поле слева: 2,5 см, поле справа: 1,5 см, поле сверху: 1,5 см, поле снизу: 2 см, колонтитул сверху 1 см, колонтитул снизу: 1,2 см);

2. Разметка страницы – Размер (размер бумаги: А4, 21 х 29,7 см);

3. Разметка страницы - Ориентация (ориентация листа: книжная);

4. Главная – Шрифт (шрифт: Times New Roman, размер: 12 пунктов, начертание: обычный);

5. Разметка страницы - Расстановка переносов (установить автоматический перенос слов);

6. Главная-Абзац – Отступ (первая строка на 1 см).

Задание 2. Набрать фрагмент текста:

Задание 3.Перед каждым абзацем набранного Вами текста вставить разрывы, так, что бы каждый абзац начинался с новой страницы.

Сохранить набранный Вами документ в файле Фамилия.docx на диске D: в папке с номером Вашей группы.

Завершить работу с MS Word.

Практическая работа № 2

«Форматирование текстового документа. Работа с колонтитулами».

Рецензирование

Иногда случается так, что с одним и тем же документом приходится одновременно работать нескольким пользователям. В этом случае нам помогут средства рецензирования и редактирования текстового редактора, собранные на ленте "Рецензирование".

На панели "Отслеживание" находятся инструменты позволяющие отслеживать изменения, вносимые в документ. Для этого надо установить кнопку "Исправления" в "нажатое" состояние.

Кнопка "Выноски":

Ø "Показывать исправления в выносках" - примечания и исправления будут отображаться в виде выносок;

Ø "Показывать все исправления в тексте" - все исправления и примечания будут отображаться непосредственно в тексте;

Ø "Показывать только примечания и форматирование в выносках" - в выносках будут отображаться только примечания и форматирование документа.

Кнопка "Область проверки" открывает дополнительную панель, на которой отображаются в хронологическом порядке внесение исправлений и добавления примечаний.

С помощью верхнего выпадающего списка можно настроить отображение изменений в документе:

Ø исходный документ;

Ø исправления в исходном документе;

Ø измененный документ;

Ø исправления в измененном документе.

Для выхода из режима отслеживания изменений надо "отжать" кнопку "Исправления".

Если необходимо скрыть исправления, сделанные в документе, надо снять соответствующие флажки в выпадающем списке "Показать исправления".

На панели "Изменения" собраны кнопки, позволяющие перемещаться между внесенными в документ правками, а также принимать или отклонять сделанные изменения.

Добавление примечаний

Для добавления (и последующего управления) примечаний в документ предназначена панель "Примечания". Чтобы создать примечание, надо установить курсор в нужное место документа и нажать кнопку "Создать примечание". При этом фрагмент текста выделяется красным цветом, а на полях появляется поле для ввода примечания, а на панели "Примечания" становятся доступными кнопки навигации и удаления примечаний.

Защита документа

Для защиты документа от изменений служит панель "Защитить". После нажатия на кнопку "Защитить документ" у правого края окна появляется вертикальная панель "Ограничить форматирование".

Установите флажок "Ограничить набор разрешенных стилей" и в опциях "Настройки.." укажите, какие элементы оформления можно будет форматировать при дальнейшей работе с документом.

Для ограничения редактирования необходимо установить флажок "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и из выпадающего списка выбрать пункт "Запись исправлений". Этим самым мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если же мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт "Примечания".

Для включения защиты нажмите кнопку "Да, включить защиту".

Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку "Защитить документ" и в появившемся списке снять флажок "Ограничить форматирование и редактирование".

Сравнение документов

Панель "Сравнить" предназначена для сравнения документов, в которые вносились изменения разными пользователями.

Для объединения исправлений надо выбрать опцию "Объединить..", указать файл-оригинал, документ с исправлениями, выбрать в каком документе будут отображаться изменения.

Для сравнения документов выберите опцию "Сравнить..". После аналогичных настроек будет создан третий документ, в котором будут находиться все исправления, внесенные в исходный документ.

Правописание

Для проверки правописания в документе существует вкладка Правописание на ленте Рецензирование

Кнопки данной панели интуитивно понятны, поэтому рассматривать подробно их функции не имеет смысла.