Главная Случайная страница


Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Поняття контролю та його місце у системі управління.

Тема 6. Управлінський контроль.

План

1. Поняття контролю та його місце у системі управління.

2. Характеристика основних видів управ­лінського контролю.

3. Фінансовий контроль та його інструменти.

4. Виробничий контроль та його види.

Семінарське заняття №6

Тема 6. Управлінський контроль

План

1. Роль і значення контролю в менеджменті.

2. Класифікація управлінського контролю.

3. Основні етапи контролю та їх характеристика.

4. Суть і основні інструменти фінансового контролю.

5. Виробничий контроль та його види.

6. Проведення ефективного контролю за поведінкою працівників.

Самостійне опрацювання

Тема 6. Управлінський контроль

1. Основні характеристики ефективної системи контролю.

2. Модель процесу контролю поведінки працівників (самостійна робота під керівництвом викладача).

3. Прямий управлінський контроль та його замінники.

Література:

1. Кузьмін О.Є. Основи менеджменту: Підручник. - К.: "Академвидав", 2003, -416с.

2. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2003.- 702с.

3. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посібник для студентів вищ. навч. закл. – К.: “Кондор”, 2003. - 556 с.

4. Стадник В.В., Менеджмент: Посібник. - К.: "Академвидав", 2003. - 464 с.

5. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник. – К.: “Академвидав”, 2003. - 608 с.

6. Шегда А.В. Менеджмент: Навч.посібник. - К.:Т-во "Знання", КОО, 2004. - 583с.

7. www.management.com.ua – Інтернет-портал для управлінців.

 

Мета заняття: розкрити сутність функції контролю та його місце в системі управління, розглянути основні етапи та види контролю.

Основні терміни та поняття:контроль, стандарт, фінансовий контроль, маркетинговий контроль, виробничий контроль, попередній контроль, поточний контроль, завершальний контроль, контролінг, аудит, управління запасами, менеджмент якості.

 

Тема 6. Управлінський контроль.

План

1. Поняття контролю та його місце у системі управління.

2. Характеристика основних видів управ­лінського контролю.

3. Фінансовий контроль та його інструменти.

4. Виробничий контроль та його види.

Семінарське заняття №6

Тема 6. Управлінський контроль

План

1. Роль і значення контролю в менеджменті.

2. Класифікація управлінського контролю.

3. Основні етапи контролю та їх характеристика.

4. Суть і основні інструменти фінансового контролю.

5. Виробничий контроль та його види.

6. Проведення ефективного контролю за поведінкою працівників.

Самостійне опрацювання

Тема 6. Управлінський контроль

1. Основні характеристики ефективної системи контролю.

2. Модель процесу контролю поведінки працівників (самостійна робота під керівництвом викладача).

3. Прямий управлінський контроль та його замінники.

Література:

1. Кузьмін О.Є. Основи менеджменту: Підручник. - К.: "Академвидав", 2003, -416с.

2. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2003.- 702с.

3. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посібник для студентів вищ. навч. закл. – К.: “Кондор”, 2003. - 556 с.

4. Стадник В.В., Менеджмент: Посібник. - К.: "Академвидав", 2003. - 464 с.

5. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник. – К.: “Академвидав”, 2003. - 608 с.

6. Шегда А.В. Менеджмент: Навч.посібник. - К.:Т-во "Знання", КОО, 2004. - 583с.

7. www.management.com.ua – Інтернет-портал для управлінців.

 

Мета заняття: розкрити сутність функції контролю та його місце в системі управління, розглянути основні етапи та види контролю.

Основні терміни та поняття:контроль, стандарт, фінансовий контроль, маркетинговий контроль, виробничий контроль, попередній контроль, поточний контроль, завершальний контроль, контролінг, аудит, управління запасами, менеджмент якості.

 

Поняття контролю та його місце у системі управління.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

В межах процесу контролю, модель якого наведена на рис. 8.1, можна виокремити три основні етапи:

1) вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

2) порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;

3) реакція на порівняння (коригуючі дії).

Рис. 8.1. Модель процесу контролю

Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів.

Стандартиявляють собою специфічні цілі, на підставі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування.

Характеристика основних етапів процесу контролю.

Етап 1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації.

У процесі вимірювання реального виконання робіт в організації виникає два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати?

Менеджери зазвичай використовують чотири основних методи вимірювання (табл. 8.1):

1) особисті спостереження;

2) статистичні звіти;

3) усні звіти підлеглих;

4) письмові звіти підлеглих.

Таблиця 8.1

Характеристика основних методів вимірювання

Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.

Особисті спостереження виявляються у отриманні інформації про реальну діяльність підлеглих безпосередньо менеджером.

Переваги:

- відсутність фільтрації інформації;

- отримання ширшого кола інформації, яка непосильна для інших методів (ступінь задоволення роботою, ентузіазм тощо).

Недоліки:

- значний вплив особистих якостей менеджера;

- значні витрати часу;

- негативна реакція підлеглих (сприйняття особистого контролю менеджера як прояву недовіри).

Статистичні звіти набувають ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій.

Переваги:

- згрупованість і упорядкованість інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо;

- легка каталогізація, можливість посилання.

Недоліки:

- інформаційна обмеженість (зосередженість лише на окремих, хоча і ключових сферах діяльності організації);

- низька оперативність отримання інформації.

Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. За перевагами та недоліками цей метод подібний до особистих спостережень.

Переваги:

- висока оперативність отримання інформації;

- хороший зворотній зв’язок.

Недоліки:

- фільтрація інформації;

- труднощі з документуванням інформації для наступної звітності.

Характеристики письмової звітності подібні до звітності статистичної.

Переваги:

- легка каталогізація, можливість посилання.

Недоліки:

- низька оперативність отримання інформації;

- формальний характер інформації.

Зазначені переваги та недоліки вимагають комплексного використання усіх методів вимірювання у практичній діяльності менеджера.

Не менш важливим є правильний вибір об’єктів контролю, оскільки він впливає на ставлення працівників до того, що контролюється.

Деякі із сфер контролю є загальними для всіх менеджерів незалежно від рівня і сфери їх діяльності:

1) напрямки діяльності підлеглих;

2) задоволеність працівників роботою;

3) виконання параметрів бюджетів.

Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту. Так, менеджер із виробництва має контролювати:

- обсяги виробництва продукції за часовими інтервалами;

- рівень якості продукції, що виготовляється;

- рівень запасів сировини, матеріалів, готової продукції;

- виконання параметрів оперативно-календарного планування тощо.

Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової, кадрової та інших служб.

Деякі види діяльності важко піддаються кількісній оцінці. У таких випадках менеджеру доводиться шукати суб’єктивні вимірники. Зрозуміло, що вони мають суттєві недоліки, але це краще, ніж зовсім не мати стандартів та ігнорувати функцію контролю.

Етап 2. Порівняння результатів реального виконання із встановленими стандартами.

На цьому етапі встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. Принципово важливим є визначення прийнятного рівня відхилень, адже саме випадки його перевищення є об’єктами діяльності менеджера.

Особливої уваги вимагає спрямованість відхилень.

Етап 3. Реакція на порівняння.

На заключному етапі процесу контролю менеджер має обрати один з трьох варіантів дій як реакцію на результати порівняння:

а) нічого не робити;

б) коригувати діяльність підлеглих;

в) коригувати стандарти діяльності.

Перший варіант застосовується у випадках, коли результати реального виконання відповідають стандартам або відхилення від стандартів знаходяться в межах прийнятного.

Якщо відхилення перевищують допустимі межі, здійснюється коригування. Однак спочатку необхідно з’ясувати причини надмірного відхилення від стандартів, а саме:

1) нереалістичність стандартів (їх завищення або заниження). Значна розбіжність між результатами діяльності підлеглих та стандартом демотивує працівників. У таких випадках необхідно коригувати самі стандарти, а не діяльність, пов’язану із їх досягненням. Найбільш складною при цьому є проблема зниження стандарту;

2) недоліки у діяльності підлеглих. У цьому випадку менеджер має вдатись до коригування їх діяльності: зміни стратегії, організаційної структури, практики винагородження, програм навчання, перепроектування робіт, перестановки працівників. Ще до початку коригуючих дій менеджер має обрати також характер коригуючих дій:

а) оперативні, спрямовані на негайне виправлення наслідків;

б) стратегічні, що усувають причини виникнення відхилень.

Менеджерам часто бракує часу на стратегічні коригування, тому вони постійно “гасять пожежі”. Ефективні менеджери, навпаки, з’ясовують причини відхилень, оцінюють переваги їх ліквідації і заздалегідь здійснюють коригування.

Параметри ефективної системи контролю.Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, серед яких можна визначити:

1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрат зусиль на вирішення проблем, яких взагалі не існує. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані.

2. Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.

3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль із вигодами, що від нього очікуються.

4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.

5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити), може бути причиною помилок підлеглих і навіть ігнорування ними самого контролю.

6. Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати ярлик "некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати працівників.

7. Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю об’єкти (сфери), які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися:

- на відхиленнях, що трапляються найчастіше;

- на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди;

- на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати).

8. Особлива увага виняткам!

9. Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі намагаються виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат:

- кількома критеріями важче маніпулювати;

- наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним із них.

10. Підтримка коригуючих дій. Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…- тоді…”

2. Характеристика основних видів управ­лінського контролю.

Для забезпечення ефективного функціонування організації контроль мусить охоплювати всю її діяльність. Переважно сфери контролю визначають за основними видами ресурсів, які використовує фірма, — матеріальними, людськими, фінансовими, інформаційними.

Залежно від ознак, взятих за основу класифікації, розрізняють декілька видів контролю (табл. 3.7).

1. За змістом:

· фінансовий — зорієнтований на фінансову сферу підприємства і передбачає нагляд за надходженням і використанням його фінансових ресурсів;

· виробничий — спрямований на підтримання перебігу виробничих процесів у запланованому режимі. Дає змогу ефективно керувати запасами матеріалів, забезпечувати високу якість продукції та її виробництво відповідно до планових завдань;

· маркетинговий — спрямований на оцінку рівня реалізації та ефективності маркетингової концепції підприємства і передбачає зіставлення витрат на стимулювання збуту товарів і надходжень від збільшення їх продажу.

2. За характером відносин між керівниками та підлеглими:

· внутрішній — виконавець сам контролює якість своєї роботи;

· зовнішній — дії виконавця контролює безпосередній керівник або (якщо йдеться про діяльність усієї організації) незалежний суб'єкт управління (наприклад, аудиторська фірма).

3. За сутністю завдання:

· лінійний — контролюється об'єкт загалом (наприклад, контроль з боку власника фірми);

· функціональний — контролюється лише його частина (контроль з боку фінансового менеджера, комерційного директора, начальника виробництва тощо).

· операційний — контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, контроль розмірів матеріальних витрат чи фонду оплати праці).

4. За якісними характеристиками:

· одиничний — контроль одного параметра;

· множинний — контроль багатьох параметрів;

· багатофункціональний — контроль даних, які використовують для оцінювання різних управлінських функцій.

5. За етапами проведення:

· попередній контроль — реалізується ще до фактичного початку роботи і дає змогу оцінити якість ресурсів, які використовуватиме організація. Увага акцентується на тому, щоб не допустити на підприємство такі ресурси (сировину, обладнання, людей), які можуть завадити досягненню його цілей.

Попередній контроль може бути діагностичним або терапевтичним:

Ø діагностичний контроль визначає ступінь відповідності характеристик об'єкта контролю стандартам (перевірка тканин, змотаних у рулони, перед їх подачею в цех дає змогу уникнути деяких видів дефектів готових виробів);

Ø терапевтичний контроль не лише виявляє відхилення від нормативів, а й спрямовує на пошук способів зменшення негативних наслідків відхилення (наприклад, зміна розташування розкрійних лекал при виявленні дефектів на тканині);

· поточний контроль — здійснюється в процесі роботи на певних її етапах. Увагу зосереджено на якості видів діяльності, що забезпечують процес перетворення вхідних ресурсів на готову продукцію. У процесі поточного контролю використовують систему зворотного зв'язку, яка передбачає надання керівництву інформації про виконану роботу. Зворотний зв'язок працює у вигляді періодичної звітності. Поточний контроль дає змогу швидко визначити причини виникнення проблем. Наприклад, на японських фірмах у процесі виготовлення продукції кожен працівник наступної операції перевіряє якість виконання попередньої. Отже, проблему виявляють одразу і ліквідовують.

Існує два види поточного контролю — спрямовуючий і фільтруючий:

Ø спрямовуючий контроль триває від початку операції і до досягнення результату. Він охоплює систематичне вимірювання, зіставлення та оцінювання стану і поведінки контрольованого об'єкта, а також розроблення і застосування коригуючих дій. Дає змогу встановити, наскільки раціонально організована робота виконавців і наскільки дієвою є система її мотивації;

Ø фільтруючий контроль має на меті виявлення бракованої продукції і її відокремлення від якісної; має періодичний (або епізодичний) характер;

· підсумковий (завершальний) контроль — здійснюється після завершення трудової операції. Спрямований на оцінювання якості роботи, кінцевої продукції чи послуг. Дає змогу керівництву визначити, наскільки реальними є складені плани; сприяє формуванню дієвого мотиваційного середовища в організації, якщо її керівництво пов'язує винагороди з отриманням певного результату.

Отже, контролювання сприяє гнучкості організації, своєчасному виявленню змін у середовищі її функціонування і коригуванню відповідним чином її планів чи завдань, тим самим запобігаючи кризовим ситуаціям.

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-23

lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда...