Ревизия как форма экономического контроля

Принято выделять предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до принятия управ­ленческого решения. На этапе предварительного контроля проверя­ется целесообразность и законность предстоящих операций. Напри мер, плановый отдел организации в ходе предварительного контроля проверяет экономическую целесообразность планируемых службами расходов на следующий месяц. Во многих организациях введено обя­зательное визирование договоров главным бухгалтером. Это дает возможность предварительного контроля налоговой обоснованности договорных обязательств.

Последующий контроль проводится по завершении реализации управленческого решения, после выполнения задания. Цель после­дующего контроля — проверить соответствие достигнутых результа­тов поставленным задачам. На этапе последующего контроля устанавли­ваются своевременность выполнения задания, эффективность дейст­вий, качество результата. Часто своевременность выполнения заданий контролируют помощники, референты, секретари. Эффективность действий определяют экономические отделы, технические службы.

Управленческие службы постоянно контролируют деятельность организации в течение смены, за смену, сутки, неделю и т.д. Источни­ком информации служит плановая, оперативно-техническая, статис­тическая и бухгалтерская документация. Постоянный последующий контроль принято называть оперативным.

Кроме постоянного оперативного контроля используются пе­риодические, разовые проверки. Они проводятся за определенный отчетный период. Их основная цель — профилактика незаконных и не­эффективных действий должностных лиц, выявление отклонений в от­лаженной регламентированной системе последующего оперативного контроля.

Последующий периодический контроль принято называть ре­визией (в переводе с лат. revisio означает пересмотр). В современных условиях хозяйствования ревизия представляет собой метод последу­ющего периодического контроля, как мы уже говорили, документаль­ное или фактическое исследование обоснованности (законности) и целесообразности действий должностных лиц.

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявле­ния отрицательных и обобщения положительных сторон деятельно­сти организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нару­шений с целью установления эффективности и законности деятель­ности организации. При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии — проверка (путем применения специальных зна­ний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

Задачи ревизии

Перечислим основные задачи ревизии:

■ проверка сохранности имущества и эффективности его исполь­зования в хозяйственной деятельности организации;

■ выявление злоупотреблений, условий их возникновения и раз­работка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

■ проверка исполнительской дисциплины и оценка эффектив­ности деятельности управленческого персонала организации;

■ исследование системы внутреннего контроля, выявление ее I узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правила проведения ревизии

Приведем краткое описание основных правил проведения ре­визии.

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важ­нейшим условием достижения внезапности ревизии является нераз­глашение этапов ее подготовки и начала. Например, многие привык­ли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяют кассу. Но неожи­данным для проверяющих будет внезапная проверка всех касс органи­зации и кассовых аппаратов.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, со­блюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.). Одна­ко не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстра­нять от работы должностных лиц и пр.).

3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия долж­ны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнару­женных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения ви­новных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в програм­ме ревизии заданий.

Ревизия является серьезной психологической нагрузкой для коллектива проверяемой организации. Так, ревизоры из Москвы про­веряли расположенное в Тюмени акционерное общество. После воз­вращения в Москву выяснилось, что не вся программа ревизии реали­зована. Пришлось вернуться. Возвращение в Тюмень через две неде­ли коренным образом изменило отношение коллектива акционерного общества к проверяющим. Виновные в нарушениях, почувствовав моральную поддержку коллектива, проявили чудеса изворотливости и нашли методы, позволившие дезавуировать итоги ревизии.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии долж­ны быть документально обоснованы, что предполагает дополнитель­ную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лица­ми в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправды­вающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные наруше­ния так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение прави­ла обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии след­ственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работ­никами всех структурных подразделений организации, объявляют о ме­сте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуж­даются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собствен­ника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной реви­зующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

Виды ревизии

Виды ревизии принято классифицировать по следующим при­знакам.

По субъекту контроля:

■ ревизии государственных органов;

■ внутрихозяйственные ревизии;

■ ревизии, проводимые аудиторскими фирмами. По организационному признаку:

■ плановые ревизии, которые проводятся в соответствии с пла­ном ревизионной работы вышестоящей организации или органа уп­равления, но не реже одного раза в год;

■ внеплановые ревизии и проверки, которые проводятся по спе-! циальным заданиям собственника или вышестоящей организации (на­пример, при ухудшении результатов работы по основным производ­ственным и финансовым показателям), при замене руководителя или главного бухгалтера организации.

По объему проверки:

■ сплошные ревизии, которые предусматривают проверку финан­сово-хозяйственной деятельности путем изучения и анализа всех бух­галтерских документов и учетных записей организации за ревизуемый период. При сплошных ревизиях изучаются все документы и регист­ры бухгалтерского учета, где отражена производственная и финансо­вая деятельность организации. Сплошные ревизии могут применяться не только в целом по операциям хозяйственной деятельности органи­зации, но и по отдельным однородным операциям (кассовым, банков­ским счетам, расчетам с поставщиками и заказчиками и т.д.). Как пра­вило, к сплошным ревизиям прибегают в случаях установления хище­ний и злоупотреблений, такие ревизии из-за затрат на них большого количества времени проводятся сравнительно редко;

■ выборочные ревизии предусматривают проверку части хозяй­ственных операций, документов и регистров бухгалтерского учета по предварительно намеченному плану после общей проверки данно­го вида хозяйственных операций. При этом некоторые хозяйствен­ные операции проверяются не за весь ревизуемый период, а лишь за отдельные отрезки времени. При подготовке и проведении таких ре­визий очень важно правильно выбрать отрезок времени, за который нужно осуществлять проверку соответствующих документов и опера­ций, а также определить их количество. Это полностью зависит от квалификации и опыта ревизора. Выборочные ревизии — один из основных способов проверки деятельности организаций. Однако мето­дика их осуществления пока разработана недостаточно. Во многих случаях даже опытным ревизорам не всегда удается из общей массы выделить для исследования нужную часть документов или хозяйствен­ных операций;

■ полные ревизии, когда проверяется вся деятельность органи­зации;

■ частичные ревизии, в ходе которых проверяют лишь отдель­ные области деятельности или отдельные виды хозяйственных one раций организации (ревизия затрат и выхода продукции, товарно-материальных ценностей и др.);

■ комбинированные ревизии, которые представляют собой со­четание видов ревизий по объему проверки (например, в ходе пол­ной ревизии поставлена задача проверки всей деятельности органи­зации, при этом финансовая деятельность проверяется сплошным методом, а производство — выборочно).

По кругу вопросов, подлежащих проверке:

■ тематические (частичные) ревизии, которые предусматрива­ют проверку ряда организаций по отдельным специальным вопросам (темам) или проверку состояния отдельных разделов (частей, участ­ков) экономической и социальной деятельности организации. Тема­ми подобных ревизий могут, например, быть «Ревизия сохранности и правильности использования материальных ценностей», «Ревизия правильности образования и использования фондов организации», «Ревизия правильности использования фондов заработной платы и рас­четов с рабочими и служащими». Цель тематической ревизии — полу­чить общую характеристику состояния дел по данному вопросу. Та­кие ревизии назначаются по мере необходимости для выправления положения на проверяемых участках экономической и социальной деятельности организаций, а также по требованию правоохранитель­ных органов;

■ сквозные ревизии, которые охватывают ряд подразделений, входящих в состав одной организации, при этом проверяется деятель­ность головной организации и входящих в ее состав подразделений, цель сквозной ревизии — наряду с проверкой финансово-экономиче­ской деятельности подразделений организации установить качество управления их деятельностью. Сквозные ревизии весьма трудоемкие и применяются в исключительных случаях, когда имеются данные о не­достаточном уровне руководства деятельностью подразделений орга­низации со стороны вышестоящего органа управления;

■ комплексные ревизии, входе которых изучается широкий круг вопросов хозяйственной деятельности организации. Такие ревизии обычно проводят бригады, в которые кроме бухгалтера-ревизора вхо­дят работники планового отдела, отдела кадров и другие специалисты. Комплексные ревизии — наиболее эффективный способ проверки финансово-хозяйственной деятельности организации. Цель таких ревизий — объективная, полная и правильная оценка работы анализи­руемой системы, разработка технически и экономически обоснован­ных предложений по ее совершенствованию и обеспечению успеш­ного выполнения экономических показателей деятельности органи­зации;

■ некомплексные ревизии, которые проводит обычно один ре­визор путем проверки хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчетности.

По способу контроля за результатами ревизионной работы:

■ дополнительные ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;

■ повторные ревизии, которые практикуются для усиления конт­роля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии — выяс­нить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.

Права и обязанности ревизора

Ревизор — ответственный представитель ревизующего органа. Его права и обязанности прописаны в должностных инструкциях. Если ревизию проводит аудиторская фирма, то права и обязанности опре­деляются договором.

Права ревизора. В соответствии с Положением о ведомствен­ном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объедине­ний, предприятий, организаций и учреждений, утвержденным Поста­новлением Совета Министров СССР от 2 апреля 1981 г. № 325 и Типо­вой инструкцией Министерства финансов СССР от 14 сентября 1978 г. № 85 «О порядке проведения комплексных ревизий производствен­ной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов), предприятий и хозяйственных организа­ций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств», ревизор имеет право:

■ проверять в ревизуемой организации денежные, бухгалтерские и другие первичные документы (кассовые, банковские документы, авансовые отчеты, наряды, отчеты, путевые листы и пр.), наличие денег, ценностей и ценных бумаг у кассира и подотчетных лиц, реги­стры бухгалтерского учета, бухгалтерскую, статистическую и опера­тивную отчетность, сметы, планы и другие необходимые документы по производственной и финансово-хозяйственной деятельности реви­зуемой организации, знакомиться с письменными приказами, распо­ряжениями и указаниями должностных лиц ревизуемой организации, а также с протоколами проводимых в организации совещаний;

■ требовать от должностных лиц проверяемой организации все необходимые ревизору документы, справки, расчеты, заверенные ко­пии отдельных документов для приобщения их к акту ревизии, уст­ные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизии;

■ осматривать объекты строительства, территорию, склады, ма­стерские и другие производственные, хозяйственные и служебные помещения, строения, места хранения оборудования, автопарки; про­верять наличие, состояние и сохранность имущества, товарно-мате­риальных ценностей у материально ответственных лиц; требовать проведения полной или частичной инвентаризации основных фон­дов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов;

в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые поме­щения, склады, кладовые, архивы и другие места хранения матери­альных ценностей и документов; при этом печать (пломбир) должна находиться у ревизора, а ключи — у материально ответственного лица;

■ проводить контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ и незавершенного строительного производства (или требовать от руководителей организации их проведения); проверять качество выполненных строительно-монтажных работ и выпускаемой промышленной продукции, соблюдение норм расхода и правильность списания сырья, материалов, топлива, электроэнергии и других мате­риальных ценностей, а также норм естественной убыли при транс­портировке и хранении материальных ценностей, полноты оприхо­дования выпускаемой готовой продукции, в случае необходимости при­влекать для этих целей через сторонние организации соответствующих специалистов;

■ привлекать по согласованию с администрацией (в необходи­мых случаях — с общественными организациями) работников ревизу­емой организации к выполнению работ и заданий по ревизии;

■ обращаться с запросами к другим организациям (независимо от их ведомственной подчиненности) и лицам, не состоящим в штате ревизуемой организации, по вопросам ревизии (о расчетах, взаим­ных поставках, подлинности подписей и т.д.); знакомиться с подлин­ными документами, находящимися в банковских учреждениях и дру­гих организациях, связанных с деятельностью ревизуемой организа­ции, или запрашивать и получать справки и заверенные копии документов, связанных с операциями ревизуемой организации; в слу­чае необходимости проверять в других организациях с их согласия подлинность выявленных в процессе ревизии сомнительных счетов, актов и прочих документов по совершенным расходам и операциям (встречные проверки) и правильность отдельных операций, связан­ных с деятельностью ревизуемой организации;

■ производить с ведома следственных органов, а при крайней необходимости самостоятельно изъятие подлинных документов, вы­зывающих сомнение или подтверждающих выявляемые факты подде­лок, подлогов и других злоупотреблений;

■ при выявлении хищений, подлогов и других видов злоупотреб­лений денежными средствами, имущественными, товарно-материаль­ными и другими ценностями с разрешения руководителя, назначив­шего ревизию (или с последующим ему докладом), передавать на месте материалы ревизии следственным органам для расследования и при­влечения к ответственности лиц, допустивших эти злоупотребления, требовать от руководителя ревизуемой организации немедленного отстранения этих лиц от работы, связанной с материальной ответ­ственностью; принимать меры к возмещению причиненного ущерба в соответствии с положением о материальной ответственности рабо­чих и служащих за ущерб, причиненный ревизуемой организации;

■ пользоваться всеми видами связи для взаимодействия по де­лам ревизии с вышестоящей организацией и другими организация­ми, а также служебной пересылкой корреспонденции, имеющимися у ревизуемой организации транспортными средствами для пере­движения по объектам с целью их обследования;

■ проверять и рассматривать жалобы и заявления по вопросам ревизии;

■ обжаловать решения, принятые по акту ревизии. Обязанности ревизора. Приступая к ревизии, проводящий ее

специалист должен помнить, что он обязан:

■ поставить в известность об этом руководителя ревизуемой организации, сообщить о задачах ревизии, в ходе ревизии информи­ровать его об отдельных выявленных недостатках и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии;

■ проверять законность финансово-хозяйственных операций, совершенных ревизуемой организацией, обеспечение, сохранность собственности, соблюдение сметно-финансовой и штатной дисцип­лины, постановку бухгалтерского учета и достоверность отчетности, качество первичных документов, правильность бухгалтерских запи­сей и материального учета складского хозяйства; проверять факти­ческое наличие имущества и его соответствие учетным данным; выяв­лять случаи бесхозяйственности, расточительности, хищений, растрат, недостач, незаконного и непроизводительного расходования денеж­ных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также дру­гие нарушения;

■ точно и объективно освещать в акте ревизии все выявленные факты недостатков, злоупотреблений и хищений, неправильного со­ставления или умышленного искажения бухгалтерской и другой от­четности, нарушения сметно-финансовой и штатной дисциплины, излишеств в расходовании средств и всякого рода бесхозяйственных потерь с указанием виновных в этом лиц и размеров причиненного ущерба; обязательно подтверждать все обнаруженные факты докумен­тами или ссылками на них, а также требовать объяснения от винов­ных лиц;

■ получать от руководителя и главного бухгалтера ревизуемой организации соответствующие объяснения одновременно с иодписа­иеМ ими акта; обсуждать результаты ревизии на широком совеща-jiin работников ревизуемой организации;

1 ■ проверять полномочия должностных лиц и законность и целе­сообразность (эффективность) их действий;

■ соблюдать конфиденциальность в отношении информации, полученной в ходе ревизии;

■ ставить вопросы привлекаемым экспертам в письменной форме;

■ следить за безопасностью и в случае возникновения опасности немедленно покинуть ревизуемый объект.

Ревизору запрещается:

■ оказывать давление;

■ употреблять обвинительные суждения;

■ угрожать наказанием;

■ давать оценку должностным лицам;

■ высказывать предположения;

■ поддаваться на провокации;

■ участвовать в увеселительных мероприятиях (например, празд­новании дней рождения сотрудников проверяемой организации);

■ допускать неделовые отношения;

■ прикасаться к проверяемым материальным ценностям;

■ привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой орга­низации.

ВОПРОС №42

МЕТОДИКА