Обзор методов решения подобных задач (описываются существующие технологии, анализируются достоинства и недостатки)

В рамках поставленных задач был осуществлен обзор аналогичных программных продуктов.

Электронный документооборот «ДЕЛО» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации (рис. 1.1). Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. «ДЕЛО» – первая российская система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

Программа документооборота «ДЕЛО» фактически стала отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией. Как и большинство систем подобного рода программа демонстрирует следующие свойства:

- поддержка любой технологии работы с документами;

- масштабируемость;

- система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

- простота внедрения и использования;

- поддержка распределенного электронного документооборота;

- работа с большими объемами документов;

- открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения.

Рис. 1.1. Стартовый экран системы «Дело»

Данный программный продукт считается по праву лидером по системам электронного документооборота, предоставляемый функционал не оставляет сомнений в качестве системы, но, как и большинство программ столь высокого уровня, предоставляется платно, что несомненно делает невозможным его применение в рамках бюджетного учреждения. [20]

Единая информационная среда «ЕИС» учебного процесса, созданная в Финансовом университете, предназначена для автоматизации информационного обеспечения подразделений, задействованных в учебном процессе вуза, и представляет собой комплекс программных продуктов, решающих практически все проблемы, связанные с его организацией и документальным обеспечением. Структурно в ЕИС входят три взаимосвязанных программных модуля: «Студент», «Преподаватель», «Учебные дисциплины» (рис. 1.2). Помимо этого, для начального формирования массива данных и информационного обеспечения работы приемной будет разработана подсистема «Абитуриент».

Рис. 1.2. Структурно-логическая модель данных ЕИС

Недостатком системы в рамках решаемой задачи является наличие централизованного сервера с базой данных, что предполагает выделение дополнительно компьютера под сервер и противоречит концепции реализации сетевого взаимодействия пользователей согласно реализации проекта. Данная разработка является собственностью университета, как следствие, программного продукта в открытом доступе нет.

Система Docsvision — программа, созданная для реализации автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами (рис. 1.3). Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения.

Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе обеспечивает:

1. Автоматизацию делопроизводства:

- контроль исполнения решений и поручений;

- архив документов предприятия;

- согласование документов;

- обработка заявок на обслуживание клиентов;

- другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем.

2. Управление бизнес-процессами и заданиями, поддержка современных методик управления.

3. Поиск и анализ информации.

4. Информационную безопасность.

5. Средства настройки и разработки решений.

6. Мобильную работу.

7. Интеграцию ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре, масштабирование.

Платформа Docsvision реализована на ядре, создающем функции базы данных, сервера приложений и API-интерфейс для разработчиков низкоуровневых модулей. Технологически ядро использует операционную систему Microsoft Windows Server и Microsoft SQL Server. Платформа Docsvision входит в спецификацию любого решения и содержит все необходимое для эксплуатации системы у заказчика.

Рис. 1.3. Интерфейс программы Docsvision

Программный продукт Docsvision согласно представляет собой основательную систему документооборота с широким спектром функционала, но платное распространение не предполагает его применение в рамках реализуемого проекта.

1С: Документооборот – программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», созданный для автоматизации документооборота. Обладает достоинствами:

- Организация документооборота в кратчайшие сроки.

- Развитая партнёрская сеть – более 10000 постоянных партнеров оказывают услуги по внедрению и модифицируемости программного продукта.

- Простота функционала, доступность интерфейса – уже классический для пользователей 1С интерфейс.

- Простой поиск любых документов, хранящихся в системе.

- Простота интеграции с другими продуктами 1С — возможность интеграции используемых продуктов 1С между собой.

- Постоянный выпуск обновлений.

- Простота настройки – система легко конфигурируется под требования заказчика.

Недостатки программного продукта

- Высокая стоимость использования системы. Реальную стоимость продукта целесообразней считать в разрезе 3 лет и включить стоимость не только лицензий, но и стоимость работ 1С специалиста на внедрение, стоимость информационно-технического сопровождения за 3 года (ИТС), поддержку и решение постоянных проблем с обновлениями, времени простоя из-за постоянных обновлений

- Развитая партнёрская сеть. На сайте 1С можно найти список сертифицированных партнёров, оказывающих услуги внедрения 1С: Документооборот в нужном регионе. В действительно процедура становления сертифицированного партнера предполагает лишь наличие в штате фирмы специалиста данной области, на момент подачи заявки. О проверке в дальнейшем в фирме последнего никто не заботится, таким образом не факт, что именно на вашем проекте будет задействован именно сертифицированный специалист.

- Всё включено или внедрение в короткие сроки. Функционала коробочной версии не достаточно для организации полноценного электронного документооборота, для рабочего функционала потребуется программирования на языке 1С. Доработка средствами программирования сильно увеличивает сроки внедрения не столько на саму доработку, сколько на процесс тестирования разработанных дополнений и конфигурации в целом.

- Простота функционала, доступный интерфейс. Интерфейс платформы 1С – даже после обновления интерфейса интерфейс системы остаётся малопонятным штатным сотрудникам, далёким от бухгалтерии.

- Обновления 1С – «проблема» для клиента. На внедрении программист настраивает работу данной конфигурации под требования клиента, дорабатывает отчеты, устанавливает дополнительные плагины и т.д. При этом и сама платформа 1С, и конфигурации на её основе не так стабильны, много ошибок как со стороны самой 1С, так и от конфигураций и доработок. Для исправления всевозможных ошибок приходится ставить обновления, которые 1С выпускает 3-4 раза в месяц, что предполагает простаивание рабочей машины, при этом никто не гарантирует полноценной без перебойной работы При этом при обновлении приходится обновлять не только используемые компоненты, а всю платформу, даже ту часть и те модули, которые не задействованы.[13, 14]

Рис. 1.4. Интерфейс программы 1С Документооборот.

Directum – система электронного документооборота. К функциональным преимуществам системы Directum относится расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предварительного просмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Недостатки СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа. Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть, как равна нулю, так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач. Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии. Несмотря на наличие в интернете бесплатной версии, сопровождение данного продукта является обязательным условием его внедрения в учреждение, что как следствие приведет к финансовым затратам со стороны заказчика в будущем. [16]

Рис. 1.5. Интерфейс программы Directum.

Проведя сравнительный анализ существующих программных продуктов, было выявлено, что наиболее используемые программные продукты на рынке информационных технологий, а именно “Directum”, «1С Документооборот», «Дело», Единая информационная среда (ЕИС) учебного процесса обладают рядом недостатков, не позволяющих использовать данные системы в рамках разрабатываемого проекта. Итогом сравнительного анализа стало решение о написании собственного программного продукта, полностью отвечающего требованиям заказчика.