Построение сводных таблиц в списке или базе данных Microsoft Excel

Для автоматизации создания сводной таблицы в Excel применяется Мастер сводных таблиц. Мастер сводных таблицпредставляет собой последовательность из четырех диалоговых окон, позволяющих сделать все необходимые шаги для получения данных (см. пр. на рис. 15), которые нужно свести в сводную таблицу.

Исходные для Сводной таблицы.

При создании сводной таблицы нужно указать данные, которые будут использоваться как поля строк, поля столбцов и поля страниц, а затем указать данные, которые вы хотите подытожить в поле данных сводной таблицы.

Внимание! Столбцы, содержащие данные, должны иметь имена.

Для создания сводной таблицы следует выполнить следующее:

1. Выделите исходные данные: список или таблицу.

2. Выполните команду Данные => Сводная таблица. Появится диалоговое окно Мастера сводных таблиц шаг 1 из 3( рис. 16).

Диалоговое окно Мастера сводных таблиц шаг 1 из 4

В нижней части диалогового окна находится четыре кнопки. С их помощью можно перейти к диалоговому окну следующего шага (Далее>), вернуться к диалоговому окну предыдущего шага (<Назад), отказаться от идеи построить сводную таблицу (Отмена), или предоставить возможностьМастерусамостоятельно построить сводную таблицу на свое усмотрение (Готово). Все диалоговые окна будут содержать эти кнопки.

3. Задайте тип данных, используемых в сводных таблицах, с помощью опций диалогового окна. При этом могут быть выбраны опции:

· В списке или базе данных Microsoft Excel -данные выбираются из текущей или любой другой рабочей книги Excel.

· Во внешнем источнике данных - данные выбираются из другого приложения, например MS Access, dBase,...

· В нескольких интервалах консолидации -данные выбираются из нескольких интервалов консолидации.

· В другой сводной таблице - данные выбираются из другой сводной таблицы.

После этого нажмите кнопку Далее >.

4. Задайте интервал, содержащий исходные данные, с помощью диалогового окна Шага 2. Если вы предварительно сделали текущей ячейку из диапазона данных (таблицы), то в поле Интервал вы увидите его координаты. (рис. 17)

Диалоговое окно Мастера сводных таблиц Шаг 2

5. Шаг 3 - самый ответственный, здесь определяется структура сводной таблицы. Диалоговое окно изображено на рис. 18, 19.

На 3-м шаге необходимо:

- определить, где разместить сводную таблицу: «новый лист» или «существующий лист». Для размещения на существующем листе достаточно выделить одну свободную ячейку, которая будет являться левым верхним углом сводной таблицы;

- при необходимости изменить параметры, используя кнопку «Параметры…» для установки сложных параметров форматирования, структуры, управления памятью и параметров работы с внешними данными для сводной таблицы;

- создается макет сводной таблицы, нажав кнопку «Макет…».

Диалоговое окно Мастера сводных таблиц Шаг 3

В правой части окна находятся кнопки с именами столбцов исходных данных. Имена этих столбцов можно перетаскивать в поля Данные, Строка, Страница илиСтолбецмакета сводной таблицы.

Поясним назначение полей макета сводной таблицы.

Строка. Если вы хотите разместить данные из определенного столбца исходной таблицы в строке сводной таблицы, а название столбца будет именовать эту строку, переместите кнопку с его названием в эту часть диалогового окна. Сводная таблица может содержать максимум восемь строк.

Столбец. Если вы хотите разместить данные из некоторого столбца исходной таблицы в столбец сводной таблицы, причем название столбца исходной таблицы будет именовать столбец сводной таблицы, то переместите кнопку с его названием в эту часть макета таблицы.

Данные. Эта область макета предназначена для того, чтобы указать, по каким данным будет проводиться итоговое суммирование.

Страница. Эта область макета используется для создания многомерных таблиц, выбор измерения которых организуется с помощью раскрывающихся списков для каждого значения поля - страницы. Раскрывающийся список позволяет увидеть итоги только для части данных, которые соответствуют выбранному значению. В результате вы будете иметь для каждого значения группу строк и столбцов, определяющих “отдельную” страницу итогов.

Переместите кнопки с названием полей в нужные поля макета, и щелкните кнопку ОК>.

Пример заполнения макета сводной таблицы.

Данные в сводных таблицах нельзя изменить, но можно отформатировать.

По окончании ввода щелкните по кнопке Готово.

Сводная таблица на отдельном листе.

Если вы не добились нужного результата, вы можете вновь воспользоваться Мастером сводных таблиц для реорганизации макета таблицы. Кроме того, после того как создана сводная таблица, ее можно редактировать, форматировать, удалять из нее или добавлять в нее новые данные.

При вставке сводной таблицы в рабочий лист Excel автоматически отображает панель инструментов Запрос и сведения. Эта панель содержит кнопки команд, чаще всего употребляемые при работе со сводными таблицами,

а также список полей сводной таблицы.

Если в сводной таблице имеются поля типа «Дата», к ним можно применить группировку по разным уровням. Для этого необходимо установить курсор на поле с датой, вызвать контекстное меню и выбрать режим «Группа и структура» - «Группировать…»

Для выбора уровня группировки необходимо выбрать его из списка. Повторный щелчок на выбранном уровне отменяет выбор. Результат группировки по месяцам: