Основные особенности личных деловых бумаг

В жанрах личных деловых документов выделяют следующие типы речевых актов: тексты-повествования (отчет, автобиография, служебная и объяснительна записки и т.д.), тексты-обязательства (доверенность, расписка и др.), тексты-побуждения (заявление, ходатайство и др.)[4].

Характерной особенностью повествовательных жанров является преобладание объективно-содержательной информации: последовательное изложение (описание) конкретных событий с указанием на место, время их совершения, очередности событий, причинно-следственные связи между ними.

Жанры-обязательства воплощают речевые акты принятия на себя обязательств адресантом текста. Волеизъявление в текстах-обязательствах направлено на адресанта текста, т.е. на самого говорящего, и выражается с помощью прагматических клише (я, (ФИО), доверяю, я , (ФИО), обязуюсь и др.).

Побуждающие речевые акты находят воплощение в текстах, которые передают информацию о волеизъявлении адресанта. Волеизъявление выражается обычно глаголами 1 л. н. вр., обозначающими речевые действия (я прошу, приказываю, доверяю, обязуюсь).

Жанры-побуждения

Заявление

Заявление – документ, содержащий какую-либо просьбу заявителя, адресованную должностному лицу или организации.

1. Расположение частей заявления:

1) наименование адресата пишется в правом верхнем углу с отступом в треть строки (название должностного лица ставится в дательном падеже, название организации – в винительном падеже);

2) фамилия, имя и отчество заявителя пишется под адресатом, с предлогом от или без него;

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) дата ставится слева; подпись – справа.

2. Клишированные формы:

1) просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, принять, уволить, предоставить и т.п.).

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд, на продление, на предоставление и т.п.).

2) конструкции для ввода аргументации:

Ввиду того что…; в связи с тем, что…; на основании того, что…; учитывая то, что…

Образец

Ректору СПГУТД

Демидову А. В.

от ст. преп.

кафедры философии

Тереховой Т. М.

Заявление.

Прошу перевести меня на должность доцента с 01.02.07 г.

Дата (подпись)

_______________________________________________________________

В отдел фотокопий

Государственной национальной библиотеки

от доцента СПбГУ

Михайлова Ю. В.,

проживающего по адресу:

СПб, 196310, ул. Жуковского,

Д. 36, кв. 10

Заявление

Прошу ксерокопировать вторую главу из книги В. Г. Костомарова «Языковой вкус эпохи», необходимую мне для научной работы.

Дата (подпись)

Ходатайство

Ходатайство – документ, который содержит просьбу в оказании содействия при решении сложных или спорных вопросов.

1. Расположение частей ходатайства:

1) наименование адресата пишется в правом верхнем углу с отступом в треть строки;

2) под адресатом указывается адресант (обычно коллективный) с предлогом от;

3) дата ставится слева; подписи – справа.

2. Клишированные формы:

1) ходатайство выражается:

Ходатайствуем о чем? (об отмене чего? приказа, принятого решения; о зачислении, о восстановлении, о назначении и т.п.).

Просим учесть, что…; принять во внимание…

2) конструкции для ввода аргументации:

в связи с тем, что…; ввиду того, что…; потому что…; так как…; учитывая (что?)…

3) выражение обязательств:

Обязуемся + инфинитив (помочь, рассмотреть…)

Ректору СПГУТД

Демидову А.В.

от коллектива группы

III-ТД-2

Ходатайство

Мы, студенты группы III-ТД-2, ходатайствуем об отмене приказа об отчислении студента нашей группы Чижова Николая.

Чижов Николай учится вместе с нами с первого курса и проявил себя как добросовестный студент, активно участвующий в общественной жизни группы. Учился он всегда хорошо. Но в этом году он стал учиться хуже. Это связано с тем, что по семейным обстоятельствам Чижов Николай вынужден был совмещать учебу с работой.

Жесткий график работы стал причиной того, что Чижов не смог в срок сдать сессию. Просим учесть, что во время сессии он заболел, но так как к врачу не обращался, то справки у него нет.

Студенты нашей группы просят принять во внимание хорошую успеваемость Н. Чижова на первом и втором курсе и не отчислять его из университета. Обязуемся помочь Николаю Чижову в ликвидации задолженностей.

15.04.07. (подписи)

(всего 23 подписи)

Жанры-обязательства

Доверенность

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какие-либо действия.

1. Расположение частей доверенности:

наименование документа пишется в центре строки с большой буквы;

текст начинается с красной строки;

дата ставится слева, подпись – справа;

под датой и подписью необходимо оставить место, чтобы заверить документ.

2. Клишированные формы:

Кто? (Я+ФИО) + доверяю + кому? (ФИО) + инфинитив (получить, распоряжаться, вести…)

Образец

Доверенность

20.04.07.

Я, Смирнова Ольга Ивановна, доверяю получить причитающуюся мне стипендию за апрель 2007 г. в сумме 1000 (тысяча) рублей Максимову Петру Николаевичу (паспортные данные).

Студентка подпись О. И. Смирнова

Подпись Смирновой О. И. удостоверяю.

Инспектор ОК подпись А. Н. Николаева

М.П.

Повествовательные жанры

Автобиография

Автобиография – письменное изложение биографических данных с последовательным описанием конкретных событий в жизни составителя автобиографии с указанием места и времени их совершения.

1. Расположение частей автобиографии:

наименование документа пишется в центе строки с большой буквы;

текст начинается с красной строки;

дата ставится слева, подпись – справа.

2. Клишированные формы:

Информация субъекта о себе самом. Личное местоимение 1^ого лица + фамилия, имя, отчество (Я, Николаев Иван Петрович).

Перечисление основных событий в жизни субъекта с использованием глаголов: родился (-лась), учился (-лась), закончил (-ла), поступил (-ла) и др.

Образец

Автобиография

Я, Смирнов Станислав Николаевич, родился 25 октября 1963 года в Одессе в семье военнослужащего.

С 1970 по 1981 г. учился в общеобразовательной школе №16, закончил 11 классов.

После окончания школы поступил в ЛГУ на юридический факультет, который окончил в 1987 году и получил профессию юриста. В том же году поступил на работу в Государственный арбитраж, где работаю по настоящее время в должности юриста.

В 1990 году поступил в заочную аспирантуру СПбГУ юридического факультета, в 1994 году защитил кандидатскую диссертацию.

Женат, имею двоих детей: сына 1987 года рождения и дочь 1990 года рождения.

20.02.07. Подпись

В настоящее время при трудоустройстве вместо автобиографии часто требуется предоставить резюме.

Резюме – это краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.

Главная задача при составлении резюме – как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою профессиональную деятельность. Очень важно уметь выделить в сообщаемой информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе. Это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств.

Типовое резюме включает:

- персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождении, семейное положение);

- адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

- наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

- основной текст включает в себя перечень мест работы и учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организаций, периода времени работы в них, наименования занимаемой должности (наименование учебной специальности);

- дополнительные сведения (опыт внештатной работы, профессиональная подготовка);

- прочие сведения (знание иностранных языков, владение компьютером, вождение автомобиля);

- интересы, склонности;

- иная вспомогательная информация (сведения о рекомендациях);

- дата написания резюме;

- подпись соискателя.

Образец

МАРИУПОЛЬСКАЯ ИРИНА ГЕОРГИЕВНА

Род. в г. Великий Новгород

19 сентября 1978 г.

Позиция: гид-переводчик в летнее время

Сведения об образовании и имеющемся опыте работы:

СПбГПУ, 3-й курс, факультет иностранных языков, студентка заочного отделения – сент. 1998 – настоящее время.

Средняя школа №85 – 1985 – 1995.

Курсы иностранных языков при МИДе РФ 1997 – 1998.

Работала в качестве переводчика с группой студентов из Австралии (июль-август 1997 (вне штата в «Интуристе»).

Дополнительные сведения: Переводчик на международной конференции «Города и люди двадцать первого века» (в г.Санкт-Петербурге, апрель 1999).

Прочие сведения: Читаю и говорю по-английски, перевожу. Пользователь ПЭВМ (свободно владею программами Word 8.0, Exel).

Имею водительские права на управление транспортом категории А и Б.

Интересы, склонности: Увлекаюсь музыкой (джаз, классическая).

23 марта 2008 _________________

подпись

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящего учреждения и информирующий о сложившейся ситуации или имевшем место явлении, факте.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

1. Расположение частей докладной записки (внутренней):

1) в верхнем углу слева указывается название структуры подразделения и дата;

2) в верхнем углу справа – адресат;

3) тексту докладной записки предшествует заголовок, заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного:

О назначении…. О проверке… и т.п.

2. Клишированные формы:

Сообщение о факте, событии: довожу до Вашего сведения, что…; сообщаю, что….

Изложение предложения, просьба: считаю целесообразным…, прошу + инфинитив.

Образец

Докладная записка

о краже видеомагнитофона

Довожу до Вашего сведения, что 28.10.07 с кафедры физвоспитания был украден видеомагнитофон. Кража произошла после 18 часов, когда закончился рабочий день и ключи были сданы лаборантом Смирновой Н.К. на вахту.

Считаю необходимым создать комиссию для выяснения всех обстоятельств произошедшего.

Зав. кафедрой (подпись)

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение какого-либо факта или поступка; начинается с констатации факта, затем излагаются причины, вызвавшие данный факт.

1. Расположение частей объяснительной записки:

1) наименование адресата пишется в правом верхнем углу с отступом в треть строки, фамилия должностного лица пишется в дательном падеже;

2) фамилия, имя и отчество адресата пишется под фамилией адресата с предлогом отили без него;

3) текст объяснительной записки пишется с красной строки;

4) дата ставится слева, подпись – справа.

2. Клишированные формы:

1) Констатация факта выражается:

личном местоимением Я + глагол, называющий действие (пропустила, не посещала, опоздала и т.п.);

2) Конструкции для ввода аргументации:

Ввиду того, что…; в связи с тем, что…; потому, что…

Образец

Декану ФЕГН

Ивановой С. Ю.

от студентки

группы II-СД-1

Малковой Т. Л.

Объяснительная записка

Я пропустила занятия с 11.03.07 по 23.04.07 в связи с тем, что ухаживала за больным отцом. Справку от врача прилагаю.

25.04.07 Подпись

Вопросы для самоконтроля

1. Что является основной особенностью языка официальных документов?

2. На какие виды подразделяются документы по функциональному назначению?

3. Какие типы речевых актов выделяют в жанрах личных деловых документов?

4. Назовите характерные особенности каждого из жанров личных деловых документов.

Рекомендуемая литература

1. Веселов, В. П. Составить служебный документ / В. П. Веселов. – М.: Экономика, 1982.

2. Колтунова, М. В. Деловое общение: Нормы, риторика, этикет: учебное пособие / М. В. Колтунова. – М.: Изд-во «Логос», 2005.

3. Дунев, А. И. Русский язык и культура речи: учеб. для вузов / А. И. Дунев, М. Я. Дымарский и др.; под ред. В. Д. Черняк. – М.: Изд-во «Высшая школа». – СПб.: РГПУ им. А. И. Герцена, 2004.

4. Русский язык и культура общения для деловых людей. – Саратов: Изд-во «Слово», 1997.

Задания

1. Оформите вступительную часть заявления (от кого и кому адресовано).

1) От кого подано заявление (Николай Седых, Зураб Соткилава, Юрий Мазурок, Роман Гудзий);

2) Кому подано заявление? (Виктор Бондаренко, Юлия Ткач, Зиновий Гердт, Роман Виктюк, Ирина Бугримова, Анна Франк).

2. Напишите заявление с просьбой о предоставлении вам отпуска без сохранения содержания, используя языковые клише:

а) выражающие просьбу: прошу предоставить, прошу Вашего разрешения (согласия) + на что?

б) вводящие аргументацию: ввиду того, что; в связи с тем, что и др.

3. Прочитайте текст, укажите формальные и стилевые черты текста докладной записки, характеризующие функционально-стилевую принадлежность этого текста.

Докладная записка

О списании архивных бухгалтерских документов

Прошу Вас организовать комиссию для проведения списания бухгалтерских документов в связи с истечением срока их хранения.

Зам. начальника

отдела (подписи)

4. Представьте себе, что вы опоздали на чрезвычайно важное мероприятие фирмы, в которой вы работаете. Директор фирмы требует от вас письменного объяснения. Какой это будет документ и что вы в нем напишете?

5. Составьте текст докладной записки, состоящей из 2^х частей: констатации сложившейся сложной ситуации в вашем учреждении и ваших предложений по изменению этой ситуации. Следите за соблюдением норм официально-делового стиля на протяжении всего текста.

6. Напишите объяснительную записку на имя декана факультета с указанием причины, почему вы длительное время не посещаете занятия.

7. Напишите автобиографию, разделив текст на абзацы в соответствии с логикой изложения информации.

8. Составьте отчет о практике (реальной или виртуальной), следуя стилевым особенностям текста отчета.

9. Напишите заявление:

а) руководителю организации, в которой вы работаете, о предоставлении вам материальной помощи;

б) в милицию с просьбой выдать вам новый паспорт взамен утерянного;

в) в ректорат с просьбой разрешить вам академический отпуск.

10. Напишите доверенность, употребляя слова официально-делового стиля: причитающаяся сумма, удостоверяется и др.

11. Составьте доверенность:

а) на получение вашей стипендии одним из сокурсников;

б) на получение зарплаты во время вашего временного отсутствия.

Обратите внимание на то, какая обязательная информация должна быть отражена в доверенности.

12. Прочитайте текст объяснительной записки и укажите на неточности в словоупотреблении и стилистические погрешности.

Декану факультета

экономики и менеджмента

Санкт-Петербургского

государственного университета

технологии и дизайна

Архипову А.В.

От студента Смирнова С.П.

II-ЭД-3

Объяснительная записка

18 октября с.г. я не присутствовал на занятиях, т.к. попал в ДТП. Переходя через улицу на Невском проспекте, я оказался под колесами автомобиля. Шофер оказал мне первую помощь и препроводил в травматологический пункт, где мои кровавые раны перевязали и отправили восвояси, снабдив соответствующей справкой, которую представляю.

20.10.2007 Подпись

12. Прочитайте текст отчета о практике. Найдите имеющиеся в нем ошибки, определите их причину и справьте.

Отчет о прохождении практики

Я, Иванов Петр Сергеевич, студент 5 курса Санкт-Петербургского государственного университета технологии и дизайна, обучающийся на факультете естественно-научных и гуманитарных дисциплин по специальности «Связи с общественностью», проходил практику с 25 мая по 30 июня с.г. в фирме «Конкор».

За время прохождения практики я не только ознакомился с работой фирмы, но и собрал, ознакомившись с документами, регламентируемые деятельность фирмы. Большое внимание было уделено изучению документов, которые деятельность фирмы регламентируют и определяющие функциональные обязанности сотрудников.

В период прохождения практики я собирал необходимые для написания дипломной работы материалы, анализировал их, изучал организационно-правовые нормы организации административно-хозяйственной работы на фирме «Конкор».

05 июля 2007-09-19

Подпись

13. Найдите и исправьте ошибки в приведенном тексте автобиографии.

Автобиография

Я, Смирнов Сергей, родился 25 октября 1967 года. Я родился и живу в городе Санкт-Петербурге. С 1974 по 1984 учился в школе. Я окончил 10 классов, в том же году поступил в училище педагогическое им. Н. А. Некрасова. Там я получил профессию учителя начальных классов. С 1987 года до настоящего времени работал учителем в 155 школе Центрального района. В 1992 году окончил вечерний институт им. А. И. Герцена и получил специальность логопеда.

Сейчас работаю учителем и логопедом в указанной выше школе. У меня есть двое детей.

Дата Подпись

14. Исправьте ошибки в содержании следующих документов:

1.

Декану ФЕГН

Ивановой С. Ю.

От Соколовой Н. Н.

I-ЕД-1

Заявление

Я, Соколова Наталья Николаевна, студентка I-ЕД-1, не поеду в колхоз по причине болезни. Справка прилагается.

Дата Подпись

2.

Декану ФИТМ

Энтину Виталию Яковлевичу

От студента группы II-МД-1

Колесникова Игоря Ивановича

Объяснительная

В связи с пропусками представляю справку из поликлиники №55 о том, что в течение всех моих пропусков я болел.

Дата Подпись

Директору

Берсенадзе Б. В.

От студента 1 курса I-БП-2

Ермакова Ю. П.

Объяснение

Я, Ермаков Ю. П., пропускаю занятия в связи со своей неорганизованностью.

Дата Подпись

3.3.3. Деловое письмо и основные требования к его составлению

Неотъемлемой составляющей профессиональной компетенции делового общения является владение навыками и умениями составления деловой корреспонденции. Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил необходимость классификации писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.)[5]

Формирование навыков и умений овладения деловой перепиской связано с усвоением следующих составляющих, лежащих в основе требований, предъявляемых к составлению современной деловой корреспонденции: структура письма, текст письма (требования к содержанию, оформление текста с использованием стандартных языковых клише), этикет деловой переписки, особенности используемых лингвистических приемов.

Структура письма

Структура (или композиция) официального письма – это последовательное расположение его составных частей. Их двух выделяемых структур (2-х частная и 3-х частная) наиболее рациональной признается структура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Структурной частью текста делового письма нередко выступает заголовок, который отражает тематику, содержание и основную идею послания. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то, чтобы он был недвузначным, логически связан с текстом.

Предлагаем ознакомиться с Таблицей 2, в которой в соответствии с принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых писем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе как справочный материал.

Таблица 2

Речевой этикет письма (формы обращения)

В официальной письменной речи сложились формы обращения, используемые при составлении деловых писем. Наиболее распространенные обращения с учетом ситуаций, в которых данные формулы обращения используются, приведены в Таблице 3.

Таблица 3

Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с личного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С уважением…».

Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение автора, в соответствии с тем насколько официальным или неофициальным является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному посланию, «С уважением, Ваш» – полуофициальному, «Искренне Ваш» – неофициальному.