СЕКРЕТАРЬ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распоряди­тельной деятельности руководителя организации. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутст­вие полученную информацию и доводит до его сведения ее содер­жание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефо­нограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя со­ставляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и сове­щаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материа­лов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работ­никами организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителе служебные материалы, необходимые для его работы или вводиn текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Копирует документы на персональном ксероксе. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руково­дящие и методические материалы, касающиеся деятельности ор­ганизации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроиз­водства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организаци­онно-распорядительной документации; правила печатания дело­вых писем с использованием типовых форм; основы этики и эсте­тики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; ос­новы административного права и законодательства о труде; пра­вила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

Должностные обязанности. Организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы). Рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя. Ведет делопроизводство. Подготав­ливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, клас­сифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье. Обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам. Контролирует своевременное исполнение документов. Готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлени­ям деятельности организации (фирмы). Осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации. Организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений. Готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем. Обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени. Ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимо­действие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1-2 иностранных, рус­ский и белорусский языки; основы экономики, организации про­изводства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; пра­вила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования.Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

СОЦИОЛОГ

Должностные обязанности. Проводит социологические исследования с целью разработки и внедрения мероприятий, направ­ленных на создание в организации наиболее благоприятных соци­ально-психологических условий, способствующих повышению степени удовлетворения материальных и духовных потребностей работников и производительности их труда. Участвует в составле­нии проектов перспективных и годовых планов экономического и социального развития и в планировании средств на социально-культурные мероприятия. Составляет программы социологиче­ских исследований и контролирует их выполнение, на основе проведенных исследований разрабатывает рекомендации по совершенствованию форм организации труда, его разделению и коо­перации, улучшению условий трудовой деятельности. Участвует в работе по определению перспектив роста заработной платы работников, совершенствованию систем материального и морального стимулирования трудовой деятельности работников, изысканию возможностей более полного удовлетворения потребностей членов трудового коллектива в жилье и детских учреждениях, улучше­ния организации общественного питания и бытового обслужива­ния, развития санаторно-курортной сети и обеспечения медицинской помощью. Совместно с психологом и другими специалистами изучает наиболее актуальные вопросы и проблемы социального характера и пути устранения причин, вызывающих текучесть кадров, нарушения трудовой дисциплины и т.п. Разрабатывает мероприятия, направленные на решение социальных проблем с указанием конкретных сроков и исполнителей, а также необходимых финансовых средств, принимает меры по мобилизации трудовых коллективов на их выполнение. Подготавливает предложения по укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию социально-психологических условий трудовой деятельности, организации досуга и быта работников, повышению их общественной и творческой активности. Организует пропаганду социоло­гических знаний, оказывает методическую помощь работникам организации при решении социальных вопросов.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и нормативно-методические документы, относящиеся к социально-психологическим вопросам; социологию труда; методы проведения социологических исследований; основы психологии труда, инженерной и социальной психологии; формы и системы заработной платы; порядок и методы планирования социального развития организации; передовой отечественный и зарубежный опыт работы социологов; основы технологии производства; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования.

Социолог I квалификационной категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности социолога II квалификационной категории не менее 3 лет.

Социолог II квалификационной категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности социолога не менее 3 лет.

Социолог: высшее профессиональное образование.