Руководитель функционального подразделения

Смысл деятельности

Немного странно, но смысл функции — в самой функции. Функция отвечает на вопрос — что делает? Однако далеко не всегда понятно зачем она это делает.

Смысл деятельности руководителя заключается в обеспечении выполнения функции. При этом его не особо заботит, кто и как использует результаты этой деятельности.

Основная задача

Основной задачей, является выполнение функциональных задач в рамках имеющихся ресурсов.

Ответственность

Руководитель функциональной организационной единицы несет ответственность за выполнение функций. Проще говоря — за то, чтобы работа выполнялась.

Руководителю необязательно знать особенности работы его сотрудников. Главное — выполнение заданий.

Полномочия

Зона влияния руководителя ограничена рамками функционального подразделения. Да, руководитель вправе распоряжаться имеющимися ресурсами, но опять же лишь в рамках функциональных обязанностей. Но как только потребуется некая перестановка, например, кадровая, внутри отдела, руководитель обязан будет согласовывать изменения с вышестоящим руководством.

Руководители могут вмешиваться в деятельность сотрудников, но, как правило, это не особо эффективно. По причине недостатка знаний, выполняемых сотрудниками, функций. Руководители понимают результаты функций, но не процессы их достижения.

Управление

В управлении, руководитель ориентируется на цели и задачи, поступившие сверху и на свои полномочия.

Руководитель на 100% находится внутри системы и не может выйти за ее рамки. Взгляд «с высоты птичьего полета» ему недоступен по причине отсутствия взаимосвязей с другими функциями в компании.

Решение проблем

Пожары. Тушение пожаров. Вот чем в основном занимается руководитель функционального подразделения. Из-за особенностей функционального управления, руководителю как правило некогда решать проблемы системно. Ему важно обеспечивать работу функций здесь и сейчас.

Как видите, разница между владельцем процесса и руководителем функциональной единицы, очень большая. Владелец бизнес процесса — понятие более масштабное. Больше обязанностей, но и больше полномочий. Основное отличие заключается в целях и подходах — цель владельца совершенствовать бизнес процессы и решать проблемы системно, а руководитель функции должен обеспечивать работу отдела и тушить пожары.

22-23.1 Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. В ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления.

Любой процесс имеет вход, выход и ресурсы. В отличие от процесса входы, выходы и ресурсы являются материальными объектами и должны обозначаться существительными. Определим эти понятия.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «обеспечение кадрами»), услуги и т. д. Входы процесса поступают в процесс из вне. Их объем планируется на один или несколько циклов рабо ты процесса, или выпуск определенного объема продукта.

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. Е сли потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, персонал (для процесса «обеспечение кадрами»), услуги и т. д.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой. Ресурсы процесса находятся под управлением владельца процесса. И х объем планируется на большое количество циклов или длительный период работы процесса.

Деление объектов на «входы» и «ресурсы» является достаточно условным. Более важным для выполнения процесса является точное определение того, что должно поступить в распоряжение владельца процесса, чтобы процесс состоялся и был выполнен успешно.

Рассмотрим пример, который иллюстрирует относительность и условность понятий входа и ресурса, что определяется только в контексте конкретного процесса (рис. 2). Счет на оплату является входом для финансового отдела. Выходом является оплаченный счет или копия платежного поручения. Для основного процесса бюджет, в рамках которого производится оплата счетов, является ресурсом

Рис. 2. Превращение выхода внутрифункционального процесса