Держите важные задачи в поле внимания

Иногда для этого может потребоваться не более одной мину­ты в течение дня. Допустим, одной из ваших жизненных целей является интеллектуальное развитие. А для развития вашего ин­теллекта вы решили расширить ваш словарный запас. Вам пона­добится всего одна минута для того, чтобы найти в словаре хо­рошее слово, узнать его значение и придумать пару предложе­ний, в которых встречается это слово. Постарайтесь употребить это слово пару раз в разговорах в течение дня.

Гимнастику для мышц лица можно проделывать во время приготовления еды или дозваниваясь по телефону. Если вы бу­дете помнить о необходимости решать "задачу повышенного внимания", то вы найдете немало небольших отрезков времени, в течение которых вы сможете осуществлять различные интеллек­туальные занятия или физические упражнения. Решение этих "задач повышенного внимания" не только помогут вам прибли­зиться к реализации ваших заветных целей, но и придадут вам бодрость духа. Вы увидите, что каждый день вы приближаетесь к осуществлению ваших жизненных целей.

Для того чтобы ваши особые задачи постоянно были в поле вашего внимания, вы можете записать их на отдельном листке и держать его в кармане пиджака. Можно держать эту запись и по­стоянно перед глазами.

Я предложил одному моему клиенту, который слишком по­долгу говорил по телефону, чтобы он сделал соответствующую надпись, которую мог бы все время видеть перед собой. Прикре­пив к телефону листок с призывом к краткости в разговорах, он добился резкого выигрыша во времени. Итак, вы говорите, что у вас нет времени? Бросьте себя дурачить!

Глава 10

Как распределять приоритеты

Помню, еще в те времена, когда я работал на нефтеналивном флоте помощником капитана, мне удалось попасть на встречу с руководством компании. Я помню, как вице-президент компании "Стандард ойл оф Калифорния" на вопрос: "Как вы все успеваете делать?", ответил мне: "Просто я всегда держу под рукой список необходимых дел". Сначала я пропустил этот ответ мимо ушей, даже не подозревая о его значении.

Список дел может быть игрой

Спустя много времени, когда я уже был преподавателем по инвестированию, в одном из городов Америки мне довелось по­обедать с одним предпринимателем, который фактически держал весь этот город в своих руках.

Он был председателем правления газовой и электрической компании, президентом пяти промышленных фирм и совладель­цем дюжины других предприятий. По всем меркам он был оли­цетворением успеха в предпринимательстве.

Я задал ему тот же самый вопрос о том, каким образом он ус­певает много сделать, и получил тот же ответ: "Это - легко. У меня есть список "Что надо сделать". Но это был необычный список. Он сказал мне, что для него этот список был игрой. Ко­гда он приходил утром на работу, то, прежде всего, составлял список дел, которые он хотел бы сделать в течение дня. Вечером он проверял, что из этого списка осталось невыполненным, и оп­ределял счет игры с самим собой.

Его целью было добиться "сухого" счета, чтобы ни одно из намеченных дел не осталось нереализованным. Он играл в спи­сок "Что надо сделать", как иные играют в лотерею.

Он вычеркивал номер за номером по мере того, как в течение дня открывались возможности для выполнения различных дел: ведя намеченные разговоры по телефону, делая запланированные замечания во время выступлений на заседаниях, обсуждая планы с женой вечером.

Он всегда старался начинать с самого важного. В конце же дня он делал такие звонки, писал такие письма или осуществлял такие дела, которые не были самыми важными, но могли сделать его счет "сухим". О списке "Что надо сделать" вспоминали снова и снова преуспевавшие бизнесмены и крупные правительствен­ные служащие, с которыми я беседовал.

Поэтому на одном из моих семинаров я спросил присутство­вавших, кто из них составлял подобные списки. Оказалось, что почти все. Тогда я задал им вопрос, сколько из них добросовест­но составляли такие списки каждый день, размешали дела в по­рядке их важности, вычеркивали дела по мере их исполнения. Я обнаружил, что лишь меньшинство вели такие списки каждый день.

В то же время многие составляли подобные списки, лишь ко­гда у них было особенно много дел, и они боялись забыть неко­торые из них, а для их исполнения у них было мало времени.

Список каждодневных дел

Мой богатый папа также не был исключением из правила. Он говорил: "Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами.

Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное положение, - все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь в том, что люди, оказавшиеся навер­ху, используют списки "Что надо сделать" каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно контролиро­вать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом инструменте, но не умеют им правильно пользоваться".

Мой опыт подсказывает, что главный секрет умения делать больше и делать лучше - это составлять список "Что надо сде­лать" каждый день, держать его постоянно перед глазами и ис­пользовать его в качестве гида во время вашего дневного пере­хода. Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом, помогающим контролировать время, давайте рас­смотрим его более внимательно.

Он предельно прост: его заглавие - "Что надо сделать", потом - перечень различных дел, которые вы собираетесь сделать. Об­ращение с ним тоже несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела, если в этом возникает необ­ходимость, перепишите его заново к концу дня или раньше, если его станет трудно читать.

Сохраняйте свои списки

Мой богатый папа раскрыл мне еще один секрет обращения со списком "Что надо сделать". Секретом успеха является умение сохранять эти списки. Для этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги, которые теряются. Мо­жет быть вам лучше записывать их в одной записной книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке.

Еще один секрет обращения с таким списком - это ежене­дельный анализ накопившихся записей и вычеркиваний.

Я никогда не покупаю одежду, если в ней нет кармана, в ко­тором я мог бы держать свой список "Что надо сделать".

Что должно быть в списке

Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли вы включить в список лишь дела ис­ключительные? Нужен ли вам список, в котором будет упомяну­то только то, что вы сможете сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать сегодня?

Существует много вариантов, и у различных людей сущест­вуют разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться не­сделанными без особого внимания с вашей стороны. Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей в ваш список "Что надо сделать".

Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как "проконсультироваться с бухгалтером о возможности полу­чения кредита 800000 долларов на новую инвестицию в недви­жимость" в том же списке, в котором будет упомянуто "купить открытку для поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день.

Если вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сде­лать" для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким об­разом, вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними. Прежде чем вы начнете выполнять за­дания вашего списка, просмотрите его и подумайте, какие дела вы можете поручить другим.

Используйте время других людей

Речь не идет о няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли вам справиться с этими делами люди, находящиеся в положении равном с вами или даже выше вас: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем.

Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете по­пытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Я очень часто так делаю, передавая часть дел своим поверенным, особенно это касается брокеров на бирже. Лучше, пускай я заработаю немного меньше, но у меня нет необходимости каждый день бывать на бирже.

Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности вы­полнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно вы­полнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше де­лать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приорите­ты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности низка, потому что за­дания, которые они выполняют, относятся к группе "В".

Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее - это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в зависимости от их важности для вас.

Выделяйте главное

Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распре­делению приоритетов. Мой богатый папа любил повторять фра­зу: "Боже, дай мне силы сделать то, что я могу сделать, терпи­мость, чтобы смириться с тем, что я не могу сделать и мудрость, чтобы отличить одно от другого".

Лично я люблю раскрашивать записи в списке и помечаю ме­нее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три ли­стка: на первом записывались дела "А", на втором - дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В". При этом, чтобы списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В".

Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку "В" преж­де, чем дела из первых списков не были завершены, вы осозна­вали, что используете свое время не самым лучшим образом.

Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группи­ровать по-разному. Их можно распределить в зависимости от ха­рактера дел: "поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение", "продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, "инвестирование, бизнес") или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объе­динить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (не­сколько дел, требующих внимания вашего банкира).