Условия эффективности информатизации

Существенным моментом, обеспечивающим корректное и эффективное использование внедряемой системы, представля­ется обязательное обучение сотрудников кадровой службы (тре­нинг) на их автоматизированных рабочих местах, а также обес­печение каждого из них адресными (специализированными в зависимости от особенностей включенности в информацион­ную деятельность в соответствии с функциональными обязан­ностями) инструкциями и методическими рекомендациями.

Установленная автоматизированная система должна допус­кать ее самостоятельное развитие силами сотрудников кадровой службы, однако при этом, учитывая сложность запрограммиро­ванных процессов, желательно обеспечить консультационное сопровождение внедренной системы специалистами организа­ции — разработчиками.

При выборе готовой автоматизированной системы для управ­ления персоналом необходимо обратить особое внимание на

¹ См.: Завьялов В.Е., Петров Л.В., Тихомиров М.М. Системы информационно-аналитической поддержки кадровых решений. М.: РАГС, 1999.

достаточность реализованных функций, соответствие про­граммного обеспечения требованиям законодательства Россий­ской Федерации, обеспечение различных уровней конфиденци­альности отдельных блоков информации, а также на такие услу­ги, как возможности адаптации и развития системы, тренинга сотрудников кадровой службы, инструктивно-методического обеспечения пользователей, гарантийного и консультационно­го сопровождения эксплуатации системы.

Современный руководитель организации уделяет значитель­ное внимание кадровой политике и механизму ее реализации, так как учет кадров и кадровое планирование являются неотъ­емлемой частью единого процесса управления. Информатизи-рованная система управления персоналом способна обеспечить руководство организации необходимой информацией для при­нятия обоснованных кадровых решений по формированию и развитию кадрового состава. Информатизация управления персоналом обеспечивает такую оптимизацию и автоматиза­цию кадровых процессов, при которой субъекты управления персоналом могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании человеческих ресурсов для их эффективного ис­пользования, а специалисты кадровых служб получают надеж­ное и удобное средство выполнения своих должностных обя­занностей.

Ожидаемые результаты информатизации

К конкретным ожидаемым результатам информатиза­ции — возможностям и функциям, реализуемым современными комплексными информационными системами обеспечения уп­равления персоналом организации¹, - относятся следующие:

— проведение штатной политики на основе приказов и под­
держка кадрового документооборота;

— введение и моделирование структуры организации любой
сложности, в том числе включающей выделенные балансовые
единицы;

— выполнение всех функций оперативного кадрового учета;

¹ См., например: Система управления персоналом: Проспект БОСС-Корпора-ции. М.: Система БОСС-Кадровик, 2001.

— планирование и оперативное маневрирование кадровыми
ресурсами: от работы с кадровым резервом до учета программ
повышения квалификации персонала;

— расчет заработной платы, включая автоматическую разнос­
ку результатов расчета по проводкам и статьям затрат;

— составление всех стандартных отчетных форм и возмож­
ность подготовки любых произвольных отчетов;

— возможность интеграции с другими программными систе­
мами управления предприятием;

— формирование отчетности для вышестоящих организаций
и государственных органов.

Функциональная схема такой системы имеет вид:

Рис. 42. Функциональная схема модулей комплексной информационной

системы для обеспечения управления персоналом Примечание. Часть схемы, отмеченная штриховой рамкой, обозна­чает собственно автоматизированную подсистему управления пер­соналом. Автономное ее использование, т.е. вне комплексной инфор­мационной системы обеспечения управления организацией, являет­ся с современных позиций неэффективным.

Модуль «Штатное расписание» позволяет описать структуру предприятия или организации и вести их штатное расписание. Важными и необходимыми элементами ведения штатного рас­писания являются подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), описывающих изменения структуры орга­низации и ее штатного расписания. Структура организации за-

дается в виде иерархически организованного «дерева» подразде­лений. Для каждого из подразделений задается перечень штат­ных единиц с соответствующими характеристиками (атрибута­ми). Обеспечивается возможность формирования таких доку­ментов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие, а также подготовка внутренней и внешней от­четности.

Базовые функциональные возможности модуля:

— создание и ведение корпоративной структуры организации
любой сложности;

— формирование иерархии подчиненности подразделений
организации. Создание новых, переподчинение и ликвидация
имеющихся подразделений на основании подготовленных и
подписанных приказов, решений;

— формирование штатного расписания (ШР) структурных
подразделений организации. Ведение действующего и вариан­
тов планируемого штатных расписаний;

— возможность создания нескольких версий ШР при работе
по планированию штатного расписания. Тем самым работа по
планированию ШР может быть разделена на участки;

— перегруппировка штатных единиц, изменение атрибутов
штатных единиц, групповое изменение окладов на основании
подготовленных и подписанных приказов;

— получение основных форм отчетности по штатному распи­
санию и по фактической расстановке персонала как по струк­
турному подразделению, так и по предприятию в целом;

— возможность для каждой позиции ШР указывать произволь­
ные доплаты и произвольные параметры для характеристики;

— поддержка работы с окладами, часовыми ставками и та­
рифной сеткой;

— ввод предпосылок (плановые счета, темы затрат) для даль­
нейшего аналитического учета заработной платы сотрудников (с
автоматическим отслеживанием их в модуле «Расчет зарплаты»);

— работа с приказами о начислениях и удержаниях с автома­
тическим формированием текстов пунктов приказов.

Модуль «Учет кадров» предназначен для руководителей и спе­циалистов по персоналу. Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и

30 — Управление персоналом

кандидатов на работу. Движение кадров в организации сопро­вождается подготовкой и учетом кадровых документов (прика­зов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируют­ся в модуле при проведении соответствующих операций. Кроме большого количества «стандартной» информации о сотруднике можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации можно осуществлять структурированный поиск. Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу орга­низации, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Базовые функциональные возможности модуля:

1. Формирование и ведение нормативно-справочной инфор­
мации.

2. Ведение полной информации о персонале, включая:

—прием и увольнение сотрудников на работу;

—перемещение по службе, замещение, совмещение;

—личные карточки, трудовые книжки;

—стаж (общий, непрерывный, в организации и пр.);

—оформление отпусков;

—оформление больничных листов;

—оформление командировок;

—учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг;

—данные о военнообязанных.

3. Работа с кандидатами на должности при приеме на работу.

4. Планирование и проведение аттестаций персонала, подго­
товка отчетов по результатам аттестаций.

5. Работа с кадровым резервом организации.

6. Быстрый и «прозрачный» доступ к архивной информации.

7. Автоматическое формирование приказов, связанных с ос­
новными действиями по приему, увольнению и перемещению
сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается
соответственно предложенному шаблону.

8. Формирование различных справок и выходных докумен­
тов.

В государственных и муниципальных органах дополнительно аккумулируется информация, связанная с особенностями харак­теристик кадровых процессов и кадровых отношений в управле­нии персоналом в государственной и муниципальной службе.

Модуль «Табельный учет»может использоваться как специаль­но выделенным сотрудником, так и специалистом—расчетчиком заработной платы. С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за определенный пе­риод с учетом данных о неявках (отпусках, больничных, коман­дировках и пр.), введенных в отделе кадров. Табель может форми­роваться как по подразделениям, так и по организации в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждо­му типу отработанного времени суммируется и передается в мо­дуль «Расчет заработной платы» в качестве исходных данных для начисления заработной платы. С помощью модуля можно сфор­мировать стандартный отчет по форме Т-13 Госкомстата России.

Модуль «Расчет заработной платы» предназначен для автома­тизации процедуры расчета заработной платы сотрудников ор­ганизации, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирова­ния проводок, отражающих на бухгалтерских счетах организа­ции затраты на оплату труда сотрудников.

Базовые функциональные возможности модуля:

— формирование и ведение нормативно-справочной инфор­
мации, необходимой для расчета заработной платы (размер ми­
нимальной заработной платы, виды оплат и т.д.);

— формирование и ведение информационных справочников
по работникам (льготы по подоходному налогу, постоянно дей­
ствующие виды оплат и т.д.);

— ведение табельного учета (в пределах, необходимых для
расчета заработной платы) и прямых начислений;

— расчет аванса, заработной платы, отпусков и больничных,
межрасчетных выплат;

— перерасчет заработной платы за прошлые периоды;

— настройка и автоматическое формирование бухгалтерских
проводок;

— формирование внешней отчетности в Пенсионный фонд
РФ, Государственную налоговую инспекцию.

В качестве входной информации для решения этих задач ис­пользуются первичные документы (приказы) и данные, посту­пающие из других модулей системы.

Модуль «Администратор системы» предназначен для специа­листов, занимающихся администрированием (управлением) ба-

30*

темы, настраивать права пользователей с указанием их прав до"
ступа к различным информационным объектам (права доступа
могут назначаться группам пользователей) ^