Документы внутриведомственного переписки

Как уже отмечалось выше, дипломатические документы разделяют на документы дипломатического (внешне дипломатического) и внутриведомственного переписки.

Документы внутриведомственного переписка - это документы, касающиеся связи иностранных дипломатических представительств с Центром и включают в себя переписку с МИД и другими государственными, реже негосударственными структурами, с конкретными проблемными отношениями со страной пребывания или в многосторонних международных отношениях.

В свою очередь, документы внутриведомственного переписки условно можно разделить на документы, касающиеся только своего ведомства, и документы межведомственной переписки. До тех, которые готовятся для использования в работе своего ведомства, принадлежат служебная и докладной записки.

Служебная записка - это форма служебного документа, которым дипломат информирует руководство дипломатического учреждения о событиях и фактах, которые имели место или произойдут в ближайшем будущем и будут иметь прямое или косвенное влияние на деятельность зарубежного учреждения, и вносит соответствующие предложения.

Докладная записка - это форма служебного документа, в котором дипломат информирует о проделанной работе или о ситуации, сложившейся в связи с выполнением порученного задания.

Документы дипломатического представительства для внутренних нужд, а также для отправки в Центр можно разделить на такие группы:

- информационно-справочные материалы;

- отчетная документация;

- переписка с консульским вопросам;

- переписка по поводу планирования работы и кадровых вопросов;

- переписка с административно-хозяйственных и финансовых вопросов;

- переписка с МИД и другими ведомствами и учреждениями Украины относительно запросов этих учреждений и отдельных граждан.

Дипломатические документы внутриведомственного характера диппредставительства за рубежом чрезвычайно разнообразны и отражают широкую палитру его деятельности. Таким основополагающим документом можно считать информационную справку о стране пребывания или, как ее еще называют, "справку по схеме". Справка о стране пребывания содержит краткую характеристику ее политики, экономики, культуры, государственного устройства, прессы, партий, информацию о геополитическое положение, краткие сведения по истории и т.д.

В справке подается информация из проблем внутриполитической ситуации: характеристика правящих партий, группировок, коалиций; отношений между ветвями власти (законодательной, исполнительной, судебной); острых вопросов текущего момента как политического, так и экономического плана; места Украины во внешнеполитической стратегии страны пребывания и т.д. Расширенная справка (до 20 страниц) имеет внутриведомственный характер и как документ для служебного пользования касается ограниченного круга пользователей.

Для широкого использования готовится общая справка (до 5 страниц), в нем подают только схематические сведения, без раскрытия специфических острых проблем и оценок. Эти справки должны постоянно обновляться наиболее актуальными материалами. Справки, как правило, составляются на отдельных листах, чтобы их можно было оперативно заменять, не переделывая всего документа.

Вторым по значению информационным документом является справка о состоянии двусторонних отношений, которая включает разделы о:

- условия и цели развития двусторонних отношений;

- хронологию контактов между руководителями государств (президентами, главами парламентов, премьер-министрами, министрами иностранных дел);

- состояние договорно-правовой базы (существующих документов и тех, которые готовятся к подписанию);

- состояние торгово-экономического и научно-технического сотрудничества, деятельность межправительственных комиссий, смешанных консультативных и рабочих групп;

- состояние сотрудничества в гуманитарной сфере (наука, образование, культура, здравоохранение), а также проблемы национальных меньшинств, специфику религиозной жизни.

Материалы этой справки могут содержать специфические сведения относительно регионального сотрудничества, проблем отношений, включая исторический аспект.

В целом, эта справка является оперативным документом и должна постоянно обновляться с учетом конкретной ситуации.

В процессе деятельности дипломатического представительства готовятся и другие тематические справки и информации, которые дают оценку той или иной сферы жизни и деятельности страны пребывания, особенно в контексте возможного развития событий и их влияния на отношения с Украиной.

Биографические справки о политических и государственных деятелей страны пребывания содержат, как правило, хронологические данные основных событий в их жизни, служебной карьере, участия в избирательных органах. Здесь же содержится информация о ученую степень, семейное положение, владение языками, о личных предпочтениях и хобби.

В принципе, никаких устоявшихся правил подготовки справочно-информационных материалов не существует, но для них характерна одно требование - четкость, ясность и последовательность изложения, освещение всех важнейших аспектов проблемы и, что самое главное, объективность.

В справке должны быть изложены причины возникновения проблемы, логическое развитие ее решения до момента завершения с учетом времени подготовки документа. Для работы с материалами такого рода используется как официальная, так и неофициальная документация страны пребывания, материалы бесед, стенограммы выступлений государственных и политических деятелей, парламентские протоколы, документация общественных организаций и политических партий. Могут также использоваться научные труды, монографии, диссертации, картографические материалы и т.д. При подготовке справочных материалов желательно ссылаться на источники информации, особенно в тех вопросах, которые имеют некую особую важность.

Как свидетельствует собственный опыт, очень полезным бывает обсуждения отдельных тематических справок на референтських совещаниях или в "узком кругу", в зависимости от специфики темы, что преподается в справке.

В иностранных дипломатических представительствах одним из оперативных информационных документов, которые готовятся пресс-атташе, обзоры прессы, которые бывают трех видов:

- оперативный - содержит информацию о все выступления местных СМИ относительно Украины, ее внутренней и внешней политики, отражает отношение к руководству государства;

- тематический - освещает определенную тему публикаций и передач местных СМИ в определенном временном отрезке, направляется для использования в территориальных управлениях;

- "Украина на страницах и в передачах СМИ" - информационно-аналитическая справка обобщающего плана (готовится, как правило, не менее двух раз в год).

Обзоры прессы должны быть максимально краткими и отображать самое главное относительно внутренней и внешней политики Украины или событий, к которым в этот момент привлечено внимание международной общественности.

Особо важные и интересные публикации целесообразно переводить полностью и отправлять по назначению как к управлению информации, так идо соответствующего функционального или территориального управления. Названия изданий необходимо подавать на русском транскрипцией.

Кроме обзора прессы, в любом дипломатическом представительстве должна вестись хроника важнейших событий, к которой, как правило, включаются визиты, переговоры, конференции и симпозиумы; перечисляются основные вопросы, которые на них решались или рассматривались. Хроника, подобно других дипломатических документов, должна быть краткой и четкой.

В других информационно-справочных материалов принадлежат аннотации отдельных книг, брошюр, переводы статей, записи текстов интересных теле - и радиопередач, обзоры парламентских дебатов, разнообразные статистические данные, которые могут содержать актуальные информационные материалы о внешнюю и внутреннюю политику страны пребывания, ее государственных, политических и общественных деятелей, о других событиях, которые так или иначе имеют касательство к Украине, влияют на ее имидж или отношения с ней.

Следующим важным блоком документов, которые готовят в любом дипломатическом представительстве, есть внешняя документация, к которой относятся:

- годовой и полугодовые политические отчеты;

- политические письма;

- отчеты дипломатов о поездках по стране пребывания;

- консульские отчеты;

- отчеты других украинских представительств за рубежом.

Годовой политический отчет дипломатического представительства за рубежом (основной документ о работе за год) - это сконцентрированный анализ состояния двусторонних отношений в разных плоскостях (политической, экономической, гуманитарной, военной), работы представительства по обеспечению интересов страны и защиты прав граждан и юридических лиц, прогноз развития отношений на ближайшую перспективу, обобщение сделанного и предложения на будущее.

Структуру годового политического отчета, а также его объем определяет специальная инструкция, которая состоит в МИД.

К подготовке годового политического отчета выдвигается ряд принципиальных требований, которые должны обязательно учитываться:

1) должна быть дана оценка выполнения приоритетных задач двусторонних отношений по стратегических направлениях внешнеполитической деятельности Украины;

2) есть только фактические материалы, лаконично и без лишних комментариев и размышлений;

3) должен быть четко структурирован в соответствии с инструкцией и требованиями МИД, состоять из цельных блоков, которые должны подаваться, исходя из значимости событий или мероприятий и их хронологического порядка;

4) между планом работы за отчетный год, самим отчетом и планом работы на следующий период должен существовать органическая связь, поскольку в этом заключается последовательность и преемственность в деятельности и реализации внешней политики Украины.

Отдельным блоком в этом отчете представлены материалы о финансово-хозяйственную деятельность дипломатического представительства. Приложения к годовому отчету посольства:

- результаты выполнения плана работы (в форме специальной таблице);

- хроника двусторонних контактов со страной пребывания за отчетный период (дата и основная цель встреч глав государств, правительств, парламентов, министров иностранных дел, названия и даты заключенных документов);

- перечень действующих международных соглашений между Украиной и страной пребывания в хронологическом порядке в соответствии с даты вступления в силу;

- "учетная карточка" обеспеченности условий работы кадров дипломатических представительств и консульских учреждений Украины за границей;

- сведения об увольнении диппредставительства Украины от уплаты налога на добавленную стоимость в отчетном году.

Годовой отчет готовится на протяжении нескольких последних месяцев текущего года с целью углубленного анализа и осмысления деятельности диппредставительства за отчетный период.

Годовые отчеты тщательно анализируют в соответствующих подразделениях МИД, исходя из них, могут готовиться выводы и предложения для Секретариата Президента Украины, Парламента и Правительства, министерств и ведомств.

В территориальных управлениях готовятся выводы по отчетам, которые за подписью государственного секретаря или его заместителя, что является куратором этого управления, направляются к диппредставительств для обязательного обсуждения на ре - ферентських совещаниях. В этих выводах дается оценка оперативной и справочно-информационной работы представительства, делаются соответствующие замечания с того или иного раздела отчета и, что самое главное, уточняются конкретные цели и задачи для персонала представительства на будущий год с учетом внесенных предложений и выводов, а также мнения Центра.

Полугодовой отчет составляется по аналогичной схеме. В нем дается оценка важнейших политических и экономических событий за отчетный период, их влияния на состояние двусторонних отношений. В полугодовом отчете не приводятся материалы о финансово-хозяйственную деятельность и работу с кадрами. В этих отчетах предложения носят в основном оперативный характер с учетом реальной ситуации текущего периода.

Как и годовой, полугодовой отчет также является результатом коллективной деятельности, но более прикладного характера.

По завершению года в посольствах готовятся отчеты по работе с кадрами, где дается общая оценка кадровой ситуации в диппредставительстве, оценка морального климата в коллективе, укомлектованості штата и предложения по повышению работников в должностях и разрядах. В завершении командировки на каждого сотрудника диппредставительства готовится развернутая характеристика с предложениями относительно его возможного использования в работе.

Политические письма или политические записки готовятся при необходимости доложить Центра о важных событиях, которые произошли в стране пребывания и имели влияние на состояние политической ситуации в ней, а также двусторонних отношений. Для полет писем характерны: важность темы, своевременность информации, глубокий и всесторонний анализ, обязательные предложения или рекомендации относительно действий своей страны в том или ином направлении двусторонних отношений. Поэтому полет письма и політзаписки является существенным и логичным дополнением годовых и полугодовых отчетов, а иногда могут и заменять полугодовые отчеты.

Готовятся также отчеты дипломатов (в первую очередь, руководящего состава) о поездках по стране пребывания, в которых излагается содержание бесед и характер встреч, дается оценка политической и экономической ситуации в регионах, делаются выводы и вносятся предложения. Эти документы используются для подготовки информационно-справочных материалов, годовых и полугодовых планов.

Отдельные отчеты составляют представители других ведомств (МВД, Держмитолужби, Минобороны), которые представлены в посольстве, эти материалы также используются при составлении отчетов о работе посольства в целом.

Важными аналитическими документами информационно - справочного характера являются отчеты по итогам визитов главы государства, главы правительства, министра иностранных дел), в которых кратко отражаются результаты визита, вырабатываются рекомендации по развитию двусторонних отношений, вносятся предложения по практической реализации достигнутых договоренностей.

Отчет по итогам визита состоит обычно из трех основных частей:

- оценки выбранной даты и срока визита, хронологии встреч, общей оценки визита, исходя из его реализации концепции;

- обстоятельного анализа выполнения каждого из разделов визита: деловой части, информационного и протокольного обеспечения, организационных мероприятий;

- выводов и предложений по активизации двусторонних отношений и повышения их эффективности.

Достаточно обсяговим в работе каждого посольства является переписка с консульским вопросам: визовой поддержки, гражданства, истребования и легализации документов гражданского состояния, защиты прав граждан Украины.

Диппредставительства ведут переписку с Центром по перспективного и текущего планирования работы в разрезе тесного ее координации с планами Центра в кадровых вопросах, особенно что касается ротации, штатного расписания и т.д.

Отдельно следует выделить переписки между дипломатическим представительством и Центром по вопросам административно-хозяйственной и финансовой деятельности (финансовая отчетность, проблемы материально-технического обеспечения, нормативные документы).

Много внимания каждое представительство уделяет переписке с другими ведомствами и учреждениями Украины по их запросам, а также по запросам отдельных граждан, касающиеся, прежде всего, экономических и правовых проблем, а также конкретных жизненных потребностей граждан Украины.

Требования к документам дипломатического переписки

Документы в системе МИД готовятся на русском языке, однако с представительствами зарубежных государств переписка ведется на языке аккредитующей страны или, чаще всего, - на английском.

К зовнішньодипломатичних документов (вербальные и личные ноты, личные письма, памятные записки и меморандумы, заявления и коммюнике), как и к документам внутреннего, служебной переписки (докладные записки, циркулярные письма, справки и информации, записи бесед и т.п.) относятся единые требования: грамотность, четкость изложения, правильное выделение главного содержания, убедительная арґументація, логическая последовательность и т.д. Дипломатические документы не должны перевантажуватись чрезмерным фактическим и цифровым материалом; если они вызывают особый интерес, то представляются в виде приложений или таблиц. Все материалы, которые идут в приложениях, должны иметь ссылку на источник. бак аккумулятор для отопления

Особенно тщательно должна готовиться и прорабатываться зарубежная корреспонденция, потому что документы, которые присылают другим государствам, исправить практически невозможно, а это значит, что даже незначительные на первый взгляд ошибки или неточности могут иметь непредсказуемые последствия. Известно немало случаев, когда через случайные или сознательные неточности в документе возникали неприятные казусы и инциденты в международных отношениях. Любая неточность умаляет ценность документа, а иногда и ставит под сомнение весь его смысл. Некоторые правки в дипломатическом документе не может быть и речи, а потому в этом деле необходима тщательная подготовительная работа.

Язык дипломатических документов - это специфическая профессиональная речь, она должна быть простой и лаконичной, при этом чрезвычайно редко допускается применение сравнений и эпитетов, хотя мастерски подобранный художественный образ может усилить выразительность документа.

Особенность дипломатического языка заключается, по английским пословицей, в мастерства "выразить самые отвратительные вещи в приятных выражениях". Примеры этого языка приводит Г. Николсон:

Конечно, не все эти выражения дословно применяются, но о них надо помнить, потому что дипломаты-профессионалы и сейчас часто пользуются этой "напівезопівською языке", что маскирует истинное мнение автора.

Другой пример приводит российский дипломат В. Ковалев в своей книге "Азбука дипломаты»!". Вот как, по его мнению, могут фиксироваться результаты переговоров с учетом расставленных акцентов:

Стороны едины в том...

Стороны решили начать в ближайшее время переговоры (о том-то)...

Была признана целесообразность и своевременность того...

Стороны признали необходимым...

Было достигнуто согласие о целесообразности...

Стороны признали полезным осуществления (таких-то шагов)...

Стороны придерживаются мнения...

В ходе обмена мнениями оказались близость или совпадение взглядов (по таким вопросам, по широкому кругу вопросов)...

Стороны договорились совместно рассмотреть и разработать (такие-то меры, планы сотрудничества и т.д.)...

Стороны выразили готовность...

Стороны согласились относительно важности того...

Было выражено обоюдное стремление...

Стороны выразили свою уверенность...

Стороны подчеркнули большое значение...

Рассмотрение (таких-то вопросов) позволил констатировать... [2, с. 25].

Из приведенного перечня видно, какая широкая градация степени согласия и совпадения или сходства взглядов: от простого изложения взглядов до полного согласования позиций.

Что означает такая речь, для чего она нужна? Во-первых, для общественного мнения - она сохраняет во время переговоров и решения вопроса атмосферу покоя, во-вторых, дает возможность начать переговоры с относительно благоприятных стартовых позиций и, в-третьих, дает возможность при решении вопроса каждому из правительств "сохранить лицо" и избежать обострения обстановки [3, с. 432-454].

С другой стороны, не следует считать, что язык дипломатических документов - это набор штампов, наоборот, она должна влиять на чувства читателя и оставлять в его памяти отчетливый след.

Огромное значение при составлении дипломатического документа имеет правильность написания имени, фамилии и титула адресата. Они должны точно соответствовать записям в официальных документах. При этом не допускаются никакие, казалось бы, на наш взгляд закономерные сокращения. К примеру, полный титул главы Малайзии звучит так: Его Величество Султан Аз лан Шах, Верховный Глава Малайзии, Аконг Малайзии, а главы государства и правительства Бруней-Даруссалам - Его Величество Султан Сэр Муда Хассанал Болкиах Муіззадін Ваддаулах Султан и Глава государства, Премьер-ми - министр Бруней-Даруссалам.

Интересным в этом смысле пример со времен царствования Алексея Михайловича (1629-1676), который сам активно занимался международной политикой и не давал передышки своим подданным. Так, во время переписывания одного из документов, по невнимательности было пропущено слово "государь". Царь сразу отослал письма боярину Ордин-Нащокіну, который ведал тогдашним ведомством внешних сношений - Посольским приказом:

"Апреля в 19 день писал эсте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописать нас, великого государя, и написали великого, а государя не написано. И то вы сделали не остерегательно, и к вам ся наша грамота придет и вы бы впредь в своих отписках и во всяких наших делах, которые будут на письме, наше, великого государя, именование и честь писали с большим осте - регательством.

А вы, дьки, вычитали бы всяки письма сами не единожды и высматривали бы гораздо, чтоб впредь в ваших письмах таких неосторожностей не было.

А подьячему Гришке Котошихину, который тоэ описку писал, велели бы эсте за то сделает наказание - бить батоги" [1, с. 80].

Сегодня, к счастью, кнутами ошибок не исправляют, но неопрятных в подготовке дипломатических документов ожидают неприятности, которые также могут иметь весьма серьезные последствия.

В работе по подготовке дипломатических документов большое значение имеет оперативность. Часто даже тщательно составленный документ теряет свой вес и значение, если он подготовлен с опозданием, и необходимость в нем практически исчезла.

Переведен с иностранного языка документ необходимо подавать в сопровождении оригинала, а в случае разночтения - иметь несколько близких по смыслу к оригиналу вариантов перевода.

Дипломатические документы должны иметь и безупречный внешний вид. Они печатаются на бумаге высшего сорта, как правило, формата А4. При написании чистовика не допускаются подчистки и исправления, текст должен быть красиво отформатированный по всему листе. Печать должна стоять в нижней части документа.

Известные исторические случаи, когда даже сам бумага документа нес определенную смысловую нагрузку. Так, в 1915 году Япония Китая выдвинула ультиматум - так называемую двадцать одно требование, в котором говорилось о грабительские претензии к нему. Президент Китая Юань Шикай не спешил с ответом. Возмущен тактикой китайцев посол Японии посоветовал им пристальнее присмотреться к бумаги, на котором был напечатан ультиматум. Там четко просматривались, если поднести к свету, изображены водяными знаками силуэты японских военных кораблей. Намек был более чем прозрачным [1, с. 82].

Итак, писаное слово в дипломатической практике может быть и хорошим союзником, и злейшим врагом. Когда оно умело подобранное, использованное вовремя и к месту, то может помочь тем, кто колебался, стать на вашу сторону, разъяснить им вашу позицию, а в конечном итоге - поддержать вас. Грамотно подобранные слова и выражения делают дипломатический документ более убедительным, четким и могут принести желаемые результаты. Следует всегда помнить старое, но мудрая народная пословица "Слово - не воробей, вылетит - не поймаешь".

Для каждого дипломатического документа чрезвычайно важным является содержание и форма. Поэтому заслуживает внимания техника его составления, которая требует безусловного учета многих факторов. Важно определить, на что обратить особое внимание, а что вообще пропустить, которым арґументам предоставить преимущество, учитывая при этом контрарґументи партнера. Составление дипломатических документов требует больших и серьезных профессиональных знаний и значительного дипломатического опыта.

Дипломатия Украины, будучи сравнительно молодой, активно применяет весь арсенал форм дипломатического переписки для обеспечения мира и стабильности в Европе и мире, а ее политические предложения и конкретные идеи находят все больше понимания и поддержки.