Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Они включают:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории РФ и за границу;

• представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов аудитора.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• приказы о направлении сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских расходов;

• приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами

находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• баланс предприятия;

• отчет о движении денежных средств;

• главная книга;

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2. выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3. выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

1.4. несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5. списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2. отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3. несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. отсутствие локальных нормативных актов организации (приказов, распоряжений, коллективных договоров) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5. отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

3.1. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Согласно решения Высшего Арбитражного суда РФ от 26.01.05 N 16141/04 сумма превышения фактических расходов над нормативными по суточным, налогом на доходы физических лиц не облагается, если эти фактические расходы определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.

5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными

лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение Порядка ведения кассовых операции в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются - следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

5. В нарушение Налогового кодекса учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

7. В нарушение Порядка ведения кассовых операции в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций.

Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица. Далее с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход подотчетного лица.

Основными контрольными процедурами являются:

1. проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

2. проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

3. проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

4. проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

5. проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены;

7. проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

8. проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

9. проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

10. проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

11. проверка правильности удержания налога на доходы физических лиц при командировках. Следует иметь в виду, что при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, а также суточные сверх норм, если они определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Не включаются также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы но найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

12. проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится на счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия;

13. проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя принимаются при наличии счета-фактуры и платежного документа;

14. проверка правильности отражения и учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле. При наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке. На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли;

15. проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, буфетным обслуживанием во время переговоров, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится по норме - 4% от фонда оплаты труда, а также в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;

16. проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

17. проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» развернуто;

18. проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».