Как определить дату фактического получения дохода

На заметку

Три штрафа за один 6‑НДФЛ

Все доходы в 6‑НФДЛ перечисляйте по порядку с января по март

Дата фактического получения дохода, которую надо показать в строке 100, может не совпадать с днем, когда человеку на самом деле выдали деньги. К примеру, компания перечислила зарплату за февраль 4 марта, а в расчете датой фактического получения дохода будет 29 февраля.

Строка 110 «Дата удержания налога». По этой строке надо привести дату, когда компания удержала налог с дохода физического лица. Кодекс требует удерживать налог в день выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому в строке 110 ставьте дату, когда выдали физлицу деньги из кассы или перечислили их на его счет в банке. К примеру, если зарплату за февраль компания выдала 4 марта, то датой удержания налога будет 4 марта. Если компания задерживает зарплату и за февраль выдала ее только 30 марта, то приведите в строке 110 эту дату.

Налог, рассчитанный с доходов в натуральной форме и материальной выгоды по займам, надо удержать с ближайшей денежной выплаты. Дату этой выплаты и укажите в качестве момента удержания налога.

Строка 120 «Срок перечисления налога». Здесь приведите дату, когда по правилам Налогового кодекса компания должна удержать налог с дохода. Например, по отпускным и больничным это последний день месяца, в котором их выплачивают (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если у компании сложности с деньгами, она может опоздать и заплатить НДФЛ позже срока. Это не влияет на порядок заполнения отчета. В строке 120 все равно ставьте срок, в который должны были перечислить налог.

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода». В этой строке напишите доходы физлиц в рублях и копейках. Так как с аванса по зарплате НДФЛ не удерживают, на дату получения дохода в виде зарплаты напишите в расчете ее общую сумму за месяц. То есть сумму зарплаты, с которой вы рассчитали налог за весь этот месяц.

Строка 140 «Сумма удержанного налога». Впишите сюда сумму налога, которую должны были удержать с дохода. Не важно, полностью вы перечислили ее в бюджет или нет. Также не имеет значения, если вы по ошибке удержали у работника меньше, а к моменту заполнения отчета обнаружили эту ошибку.

Все доходы перечисляйте в хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая мартом. Даже если внутри одного месяца были выплаты, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, например зарплата и материальная выгода по займу. Разносить такие доходы на разные листы не нужно, в порядке заполнения расчета нет подобного требования.

Не включайте в раздел 2 мартовскую зарплату, которую выплатили в апреле. Дата получения дохода в этом случае приходится на I квартал. Но налог вы удержите уже во II квартале. Чиновники советуют в такой ситуации доход и налог отражать в разделе 2 расчета за полугодие (письма ФНС России от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553, от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058). По той же причине включите в расчет за I квартал декабрьскую зарплату, выданную в январе.

Как мы уже сказали, в бланке расчета в разделе 2 пять блоков со строками 100–140. Если этих блоков не хватает для того, чтобы перечислить все доходы, выплаченные за I квартал, то добавьте в расчет нужное количество листов. На каждом листе над разделом 2 будет раздел 1. Заполните его только на первой странице, если ставка НДФЛ одна. Переходите к заполнению этого раздела только после того, как полностью перечислите все доходы в разделе 2.

Важная деталь

Если места в разделе 2 для всех доходов и НДФЛ не хватает, то добавьте в расчет нужное количество листов.

Как заполнить раздел 1

В разделе 1 расчета надо привести общие суммы доходов и налога за I квартал. По каждой налоговой ставке заполняют новый раздел 1. Например, если применяете ставки 13, 30 и 35 процентов, то у вас получится три раздела 1 на отдельных листах.

Возможно, ставка у вас только одна — 13 процентов. А в разделе 2, который находится под разделом 1, доходы заняли не один лист, а два или три. Тогда разделы 1 на последующих листах не заполняйте. Так нам разъяснили в ФНС.

Строка 010 «Ставка налога, %». В этой строке приведите одну из ставок, по которой удерживаете налог. Все ставки — в статье 224 Налогового кодекса РФ.

Строка 020 «Сумма начисленного дохода». Отразите здесь общую сумму доходов, фактическая дата получения которых приходится на I квартал. Приведите их в рублях и копейках. Эта сумма может не совпадать с суммой всех доходов, перечисленных в разделе 2 расчета.

Как мы выяснили в ФНС, по этой строке надо показать также частично облагаемые НДФЛ доходы, перечисленные в статье 217 НК РФ. Например, подарки стоимостью более 4000 руб., выходные пособия более трех средних заработков и т. п. В разделе 2 доходы показывают за минусом этих сумм.

Кроме того, разница между разделами 1 и 2 возникает из-за доходов, переходящих с одного квартала на другой. Возьмем снова декабрьскую зарплату, выданную в январе. В ФНС рекомендуют ее не включать в раздел 1, но включать в раздел 2 (письма от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553, от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058). Ведь этот доход был начислен в декабре, а в январе только выплачен. Мартовскую зарплату, выданную в апреле, наоборот, надо включить в раздел 1, а в разделе 2 не показывать. Хотя такой подход к отражению переходящих доходов ведет к разнице между показателями по разделу 1 и разделу 2, лучше следовать официальным разъяснениям ведомства. Так как эти правила разъяснили сами чиновники, вероятность, что они будут придираться к подобным расхождениям, мала.

Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов». Эта строка расшифровывает строку 020. Напишите здесь сумму дивидендов в рублях и копейках, фактическая дата получения которых приходится на I квартал. Для дивидендов это дата выплаты из кассы или перечисления со счета. За какой год и в каком месяце начислены дивиденды в бухучете, не важно.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов». Это все вычеты, предоставленные в I квартале: стандартные, в том числе детские, социальные и имущественные. Кроме того, включите в нее необлагаемую часть таких доходов, как подарки, матпомощь и проч. Эти суммы у вас сначала попадут в строку 020 как доходы, если они больше необлагаемой части, а потом в строку 030 как вычеты. Общую сумму всех вычетов приводите в рублях и копейках.

Строка 040 «Сумма исчисленного налога». Налог в этой строке приведите в полных рублях. Рассчитайте его по формуле:

Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов». Эта строка расшифровывает строку 040. Если вы ООО и выплачивали дивиденды физическим лицам в I квартале, то в строке 045 впишите сумму исчисленного с них налога. Даже если вы забыли его удержать или по ошибке удержали в меньшей сумме.

Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа». Эту строку заполните, если в компании есть иностранный сотрудник, по заявлению которого вы уменьшали НДФЛ с его доходов на авансовые платежи по патенту.

Далее в разделе 1 идет блок строчек с номерами 060–090. Это общие данные по всей компании и по всему налогу независимо от налоговых ставок. Поэтому данный блок заполняйте только на первом листе. На всех остальных листах в разделе 1 ставьте 0, а за ним прочерки.

Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход». Впишите число людей, которые получили от компании доходы в I квартале. Считайте не тех, кому выплатили деньги на руки или на счет, а тех, по которым в I квартале наступила дата фактического получения дохода. Приводите только тех, чьи доходы облагаются НДФЛ. К примеру, пособие декретницы по уходу за ребенком включать в строку 060 не надо.

От показателя в этой строке зависит, должна компания сдать расчет на бумаге или электронно. То есть если вы привели количество 25 или более, то сдавайте отчет только через интернет.

Строка 070 «Сумма удержанного налога». Приведите налог, который удержали из доходов в течение I квартала. Эта сумма может не совпасть с исчисленным налогом в строке 040. К примеру, с мартовской зарплаты вы удержите налог в апреле. Поэтому НДФЛ с нее не попадет в строку 070. Учтите налог, удержанный по всем ставкам.

Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Это налог, который не удалось удержать и который по итогам года компания будет отражать в справках 2-НДФЛ с признаком 2.

Например, организация вручила неденежный подарок бывшему работнику. Стоимость подарка превышает 4000 руб. Деньги вы ему не перечисляли, поэтому налог со сверхлимитной суммы удерживать не из чего. Налог с разницы между стоимостью подарка и необлагаемой частью и надо показать в качестве неудержанного.

Другое дело — налог, который вы можете удержать, но только в следующем квартале. Такой налог в этой строке не показывайте.

Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом». Это излишне удержанный у физического лица налог, который вы вернули ему в I квартале (ст. 231 НК РФ).

Пример. Как заполнить расчет 6‑НДФЛ за I квартал

В I квартале 2016 года в ООО «Радуга» получили доход 18 физических лиц. Это видно из таблицы.

На основании этих данных бухгалтер ООО «Радуга» заполнил расчет 6‑НДФЛ за I квартал так, как показано в образцах ниже.