Понятие и значение управленческой информации

Информация − это сведения и знания о действительности, которые отчуждаются от их носителя в виде сообщений и благодаря которой уменьшается неопределенность − одно из наиболее важных ее свойств, от которых зависит ценность информации.

В современных условиях обладание информацией является мощным ресурсом, реальной властью.

Информацию, которая является значимой с точки зрения функционирования предприятия, принято называть управленческой.

Под управленческой информацией принято понимать определенные новые сведения, совокупность некоторых данных, знания о фактах, событиях или состоянии управляемого объекта, которые используются в процессе управления или побуждают к некоторым действиям.

Для управленческого персонала предприятия информация является предметом, средством и результатом труда.

Информация имеет следующие основные свойства и признаки:

♦ передается посредством сигнала - носителя информации;

♦ всегда имеет количественные и качественные параметры;

♦ не исчезает в процессе использования, а может использоваться многократно:

♦ способна накапливаться беспредельно;

♦ имеет ценность и полезность, что определяется своевременностью, затратами на ее получение, степенью использования и результативностью.

Значение информации для управления предприятием определяется,

Во-первых, тем, что она является важнейшим, особого рода ресурсом руководителя.

Во-вторых, выступает как основа процесса управления. Посредством различных операций с информацией осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления. С помощью информации осуществляются взаимосвязи между субъектом и объектом управления, а также внутри субъекта управления. Информация передается по каналам прямой и обратной связи, связывая тем самым субъект и объект управления.

В-третьих, информация выступает как основа коммуникаций в системе управления. С ее помощью осуществляются коммуникации предприятия с внешней средой - потребителями, поставщиками, конкурентами, государственными органами, правительственными агентствами и другими, а также между структурными подразделениями предприятия.

В-четвертых, информация является ресурсом управленческого труда. На основе исходной информации путем циклически повторяющихся стадий управленческого процесса органы управления принимают решения, организуют и контролируют их исполнение.

Виды информации в управлении организацией

По влиянию на процесс производства можно выделить два типа информации:

1.Ситуационная − это информация о выполнении определенного этапа работ, необходимая для следующего этапа работ, другим подразделением; информация о возникающих проблемах и отклонениях от запланированной деятельности и т. д.

2.Организационная– это информация, определяющая общие правила деятельности: распределение функций, обязанностей и т. д.

Кроме того информация может быть классифицированного по ряду признаков :

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Требования к управленческой информации

К информации предъявляются определенные требования:

-краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

-удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений.

- полнота;

Получаемая информация о ситуации принятия решений должна быть достоверной и достаточно полной.

Объем информации рассматривается в двух аспектах: символьном и воспринимаемом.

Объем символьной информации определяется количеством символов (знаков) и обычно выражается в символах или байтах .

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту имеющейся информации о каком-либо объекте или явлении. Он зависит от:

1) символьного объема;

2) формы представления;

3) времени на ее обработку;

4) индивидуальных особенностей того человека, которому информация предназначена.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

♦ избыточный, который может приводить к повышению качества принимаемых решений, но вместе с этим требует большего времени на выработку альтернатив и выбор единственной из них;

♦ необходимый и достаточный, позволяющий человеку принять обоснованное решение;

- недостаточный, затрудняющий выработку решения.

Достоверность информации - это объем сведений, адекватно отражающих действительность в общем объеме воспринимаемой информации.

3 уровня достоверности: абсолютный (100 %); доверительный (более 80 %); негативный (менее 80 %).

Ценность информации определяется влиянием решений, принятых на ее основе, на результаты деятельности организации, что выражается в снижении издержек или в росте прибыли. 4 уровня ценности информации:

♦ нулевой, не влияющий на прибыль;

♦ средний, позволяющий поднять прибыль до 50 %;

♦ высокий, позволяющий поднять прибыль от 50 до 100 %;

♦ сверхвысокий, позволяющий поднять прибыль более чем на 100 %.

Насыщенность информации - это соотношение полезной информации к фоновой, которая служит для лучшего восприятия полезной информации за счет:

♦ улучшения настроения и поднятия эмоционального уровня;

♦ предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: анекдоты и шутки, афоризмы и т.д. Если фоновая информация полностью отсутствует, то полезная информация оценивается человеком как «сухая» и плохо им воспринимается. Насыщенность имеет 3 уровня: высокий (80—100 % полезной информации); средний (50-80 %); низкий (менее 50 %).

Открытость информации - это ее характеристика с точки зрения возможности ее предоставления различным людям или группам. Существует три уровня открытости информации: секретная, которая касается глобальных интересов организации и наличие которой у конкурентов может привести к быстрой потере потенциала организации;конфиденциальная, которая имеет некоторые ограничения на использование и распространяется в организации среди строго определенного круга людей.; публичная (открытая), которую можно использовать без каких- либо ограничений.

Рассмотренные пять характеристик информации представляют собой единую совокупность, изменение одной из них приводит к изменению остальных.

Среди факторов, определяющих требования к характеристикам информации, циркулирующей в организации, можно выделить:

♦ уровень профессиональной подготовки работников;

♦ величину организации;

♦ продолжительность и частоту контактов с внешней средой;

♦ уровень технических средств, используемых для обработки и хранения информации.