Понятие и задачи контроля в организации

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Контроль также может использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Контроль- это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.В ней выделяют два главных направления:

- контроль за выполнением работ, намеченных планами;

- принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Контроль является функцией процесса управления, его важней­шей частью, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непре­рывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержа­ние. Поэтому при организации контроля на предприятии необхо­димо учитывать факторы, предрешающие эффективность проведе­ния этой управленческой функции. В их состав входят:

- организационные — объекты контроля, субъекты контроля, место контроль­ной функции в организационной структуре управления;

- масштабы контроля — количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

- контрольная информация — объем, частота, точность и свое­временность необходимой для контроля информации;

- затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Контроль состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с утвержденным планом, существующими директивными документами и действующими принципами.

Иными словами, контроль - это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.

Объективные причины необходимости контроля:

a. Неопределенность будущей ситуации.

o Контроль необходим для профилактики возникновения кризисных ситуаций.

o Для поддержания успеха организации.

Задачи контроля можно разбить на две основные группы:

1.измерение параметров работы подчиненных по нормативам, установленным другими подразделениями и службами;

2. измерение параметров работы подчиненных по нормативам, установленным лично при планировании работ своего подразделения.

Виды контроля в организации

По периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратеги­ческий, тактический и оперативный.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосроч­ных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид конт­роля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии ор­ганизации от изменений в окружающей ее среде и некоторой аб­страктности стратегических установок по развитию организации в целом.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения такти­ческих планов организации, неразрывно связанных с ее стратеги­ей. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Их главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и про­ведение корректировочных мер.

Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает конт­роль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в органи­зации и подразделяется на три вида:

u предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами проведения такого контроля является реализация определенных правил и процедур. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых сферах:

а) человеческие ресурсы. Его эффективность достигается за счет тщатель­ного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей;

б) материальные ресурсы. Промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям;

в) финансовые ресурсы. В данном случае важнейшим средством предварительного контроля является составление бюджета, который позволяет оптимизировать доходы и расходы организации.

Ø текущий или производственный контроль — осуществляется по ходу выполнения всех этапов и процедур самого процесса, по­зволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать при­чины их возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и решения и таким образом минимизировать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандартов;

Ø заключительный (последующий) — контроль качества продукции и услуг, полученных по завершении процесса, который произ­водится путем сравнения полученных результатов с заданными. Он обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процессов в будущем и разработки систем мотивации, направленных на повышение заинтересо­ванности в улучшении ожидаемых результатов.