Проблеми пошуку та трансляції документованої інформації

З властивостями пов'язана трансляція інформації, тобто реалізація однієї з основних функцій документа - комунікативної. Важливу роль в цьому грає пошук і збір необхідної інформації.

Пошук документованої інформації найтіснішим чином пов'язаний з проблемою її розсіювання в просторі (по безлічі джерел) і часі. Ця проблема є|з'являється| дуже актуальною в самих різних сферах діяльності людини: у науці, в управлінні, освіті.

Алгоритм пошуку полягає в послідовному зверненні до джерел. Проте, потрібна інформація надто нерівномірно розосереджена (розсіяна) за різними джерелами. Тому простий перебір всіх джерел, що містять необхідну інформацію, може привести до нераціональних витрат часу та коштів. Тим часом, існують певні закономірності розсіювання інформації.

Одним з перших на цю обставину звернув увагу англійській бібліотекар-бібліограф Самуел Клемент Бредфорд (1878-1948). Він, на сторінках збірника «Документація», виданого у 1948 році запропонував модель розсіювання інформації, яка зараз відома як «Закон Бредфорда. Суть її полягала у тому, що збільшення в арифметичній прогресії кількості статей, що містять інформацію з якого-небудь питання, приводить до зростання в геометричній прогресії масиву джерел (у даному випадку часописів) з такого роду статтями. Таким чином, збільшення повноти інформації безпосередньо пов'язане з наростанням труднощів в її пошуку.

Бредфорд розділив всі часописи на три зони, що розрізняються кількістю і змістовною якістю:

· у першу зону (ядро) входять профільні часописи, безпосередньо присвячені заданому запиту;

· другу зону складають часописи, частково присвячені заданому запиту;

· до третьої зони входять часописи, тематика яких далека від заданого запита.

За законом Бредфорда для кожної тематичної сфери існує коефіцієнт кратного збільшення кількості часописів у кожній наступній зоні.

Великі труднощі викликає також і пошук документованої інформації, розсіяної у часі. При цьому необхідно враховувати чинник її старіння, яке залежить від багатьох обставин.

Швидкість старіння залежить від конкретної науки, від певної її галузі, наукового напряму.

В управлінській сфері також відбувається старіння документованої інформації, причому, як правило, із більшою швидкістю, яка також залежить від конкретної сфери управління, - адміністративної, економічної тощо. Все це необхідно враховувати в практичній роботі з документами.

Для того, щоб якось кількісно оцінювати швидкість старіння інформації, бібліотекар Р. Бартон і фізик Р. Кеблер із США, за аналогією з періодом напіврозпаду радіоактивних речовин, ввели|запроваджували| «напівперіоди життя» наукових статей. За напівперіод життя було прийнято час, протягом якого була опублікована половина всієї використовуваної в даний час|нині| літератури за якою-небудь галуззю або предметом.

Якщо напівперіод життя публікацій по фізиці рівний 4,6 року, то це означає, що 50% всіх нині використовуваних (цитованих|цитувати|) публікацій за цією галуззю мають вік не більше 4,6 року.

Бартон і Кеблер отримали наступні результати: для публікацій по фізиці – 4,6 років, фізіології – 7,2, хімії – 8,1, ботаніці – 10,0, математиці – 10,5, геології – 11,8 років[33].

Необхідно зазначити, що навіть приблизна оцінка швидкості старіння інформації і документів, що її містять|утримують|, має величезну практичну цінність: вона допомагає тримати в полі зору тільки|лише| ту частину|частку| документального масиву, в якій, найімовірніше, знаходяться|перебувають| документи, що несуть основну інформацію про дану науку.

В процесі передачі документованої інформації мають місце затримки, які приводять до її старіння, отже, до зниження цінності. Найчастіше затримки ці відбуваються в «накопичувачах» (архівах,електронних системах та базах даних), а також у «каналах зв'язку» (радіоканалах, поштових відомствах).

Часто затримка буває штучною - з метою отримати замість витраченого часу меншої вірогідності помилки, тобто більшу достовірність інформації шляхом її повторної перевірки. Таким чином, створюється певна надмірність інформації, що гарантує повноту сприйняття. Проте, не слід при цьому забувати, що надмірність може легко перейти в понаднадмірність, оскільки дуже часто повторювана інформація перестає сприйматися, або по відношенню до неї виробляється навіть негативна психологічна установка. В документаційному забезпеченні управління понаднадмірна інформація віднімає час у керівників, знижує ефективність управління.

Контрольні питання та завдання:

1. Що є властивостями документованої інформації?

2. Які існують способи вимірювання інформації?

3. Розкрійте суть понять «тезаурус», «дескриптор», «інформаційна ємність|місткість|», «інформативність», «інформаційна щільність документа».

4. Проведіть аналіз масиву публікацій з документознавства за останній рік, спираючись на закон Бредфорда.

ЛЕКЦІЯ 11.

ТЕМА: ЗНАКИ ТА ЗНАКОВІ СИСТЕМИ У ДОКУМЕНТОЗНАВСТВІ

МЕТА:

навчальна: розширити знання у галузі використання знакової системи у документознавстві;

розвивальна: розвивати у студентів вміння та навички визначати особливості знакової системи фіксації управлінської інформації;

виховувати у студентів прагнення вивчати документовану інформацію з історії батьківщини, Європи, здійснювати самостійно висновки з питань загального розвитку документознавства.

Актуалізація опорних знань студентів та між предметні зв`язки з навчальними дисциплінами: «Діловодство», «Спеціальні системи документування», «Архівознавство».

Мотивація навчальної діяльності : розгляд теми надасть студентам змогу

визначити роль документ у системі документального забезпечення управлінських процесів.

Узагальнення та систематизація вивченого.

Підведення підсумків заняття.

Видача завдання для самостійної роботи: скласти класифікаційний ряд знаків та кодування інформації, що використовується в системі документознавства.

Зміст:

1.Кодування інформації.

2. Класифікація знаків і знакових систем.

Кодування інформації

Обмін інформацією в соціальній комунікації здійснюється в знаковій формі. В процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основних функцій документа — функцій закріплення і передачі інформації у просторі та часі.

Для перетворення інформації використовуються різні коди:

— алфавітний;|

— цифровий;|

— алфавітно-цифровий;|

— рельєфно-точковий;|точковий|

— штриховий;|

— алгоритмічний .

Інформація фіксується на матеріальному носієві за допомогою знаків і знакових систем. Існує особлива наукова дисципліна — семіотика (від грецьк. семеон — знак, ознака), яка займається вивченням природи, видів і функцій знаків, знакових систем і знакової діяльності людини.

Ці питання з прадавніх часів, від Платона та Аристотеля, цікавили філософів і лінгвістів. Термін «знак» увів в науковий обіг англійський просвітник Джон Локк в кінці XVIII століття. Важливу роль в становленні науки про знаки зіграли німецькі учені — філолог Вільгельм Гумбольдт і логік Фридрих Людвіг Готлоб Фреге, швейцарський мовознавець Фердинанд де Соссюр, а також американський математик Чарльз Пірс, що запропонував назву нової науки — семіотика.

Поняття знаку, разом з з| поняттям інформації, відноситься до фундаментальних наукових філософських категорій, тому що людина не тільки лише| користується знаками, але і живе в світі знаків.

Побудову знаку описував Г. Фреге, використовуючи трикутник з такими вершинами

I. Предмет, річ, явище дійсності, в математиці - число . Інша назва - денотат, Іноді цією вершиною трикутника позначають не саму річ, а її сприйняття або уявлення про неї, словом її віддзеркалення в свідомості людини, називаючи це сигніфікат. Суть схеми-трикутника від цього не зміниться.

II. 3нак: у лінгвістиці - фонетичне слово або написане слово; у математиці - математичний символ; інша назва, прийнята у філософії і математичній логіці, - ім'я.

III. Поняття про предмет, річ. Інші назви: у лінгвістиці - десигнат, у математиці - сенс імені, або концепт денотата.

Виходячи з вищесказаного, можна стверджувати, що знак — це матеріальний об'єкт (річ, фізичне явище, зображення, символ, слово.), який служить для заміщення якого-небудь іншого матеріального або ідеального об'єкту, предмету. При цьому той, що замінюється (знайомий об'єкт або явище) називається денотат, а поняття про даний об'єкт або явище — концепт. Найменування об'єкту або явища, прийняте в людському суспільстві, — ім'я (слово, символ).

Форма знаку може бути різною — як подібною до позначаємого об'єкту, так і не мати з ним нічого спільного.