Механічні і електромеханічні засоби документування

Людина давно вже намагалася механізувати процес текстового документування. Перший патент на пишучу машину був виданий в Англії у 1714 р. на ім'я Генрі Мілля. Хоча його винахід не знайшов якого-небудь практичного застосування, ідея про послідовність руху літер лягла в основу розроблених надалі пишучих машин.

У 19 ст. багато винахідників намагалися створити таку машину, але всі їх моделі були недосконалими. Кращою за інші стала модель К.Шоллса (1867). Патент на неї купив Ф.Ремінгтон та, після ряду удосконалень налагодив виробництво. Незважаючи на широку популярність, вони мали істотний недолік - людина, що працювала на них, не бачила тексту. Винахідник Ф.Вагнер, усунувши цей недолік, продав свій винахід Д.Ундервуду. В результаті в 1888 р. з'явилися машинки марки «Ундервуд», що також набули згодом широкого поширення.

Перші машинописні документи друкувалися з чорнильних стрічок із милом та іншими добавками. Такий текст легко розчинявся у воді та швидко вицвітав. Згодом для просочення стрічок почали використовувати сажу або штучні барвники, а також гліцерин, пластифікатори, закріплювач.

На початку 20 століття у світі існувало безліч конструкцій машин, що писали, у тому числі й перша електрична машина, що буластворена у 1902 р. в США та мала істотні недоліки – складність і дорожнечу. На початку 1920-х років у Германії була випущена електрична машина, «Мерседес», що стала прототипом подібного роду машин.

Провідні світові фірми-виготівники з початку 1980-х років перейшли на випуск пишучих електронних машин з пам’яттю, в якій зберігаються тексти-шаблони, адреси, окремі форми документів. Ці машини оснащалися дисплеєм для попереднього перегляду та редагування друкованої інформації. Електронні машини все більше нагадували персональні комп'ютери, відрізняючись від них простотою експлуатації та помірною.

З розвитком фоно- (аудіо) документування удосконалювалася і звукозаписна техніка. На зміну фонографам, грамофонам й іншим засобам механічного запису та відтворення звуку прийшли магнітофони. Перший такий технічний апарат з'явився в 1934 р. Незабаром серед магнітофонів намітилася спеціалізація, в результаті якої з'явилися диктофони - мініатюрні магнітофони, спеціально призначені для електромагнітного запису та відтворення мовної інформації.

З 1997 р. почалося виробництво цифрових диктофонів. У них запис звуку проводиться не на магнітну стрічку, а на мікрочіп (вбудовану мікросхему) або міні-карти (подібні дискеті). Запис промови з міні-карти можна вводити у комп'ютер, прослуховувати або пересилати по електронній пошті. Цифрові диктофони легші та компактніші, оскільки в них відсутня стрічка з стрічкопротяжним механізмом, та вони сумісні з комп'ютером.

Ще одним спеціалізованим апаратом, що використовується для електромагнітного запису та відтворення звуку став|з'являється| автовідповідач. Автовідповідачі підрозділяються на вбудовані в телефон і автономні (підключаються до телефону через відповідне введення). Автовідповідачі призначені для запису повідомлень, а також їх прослуховування.

3 Виготовлення голографічних документів.

Останнім часом найважливішим засобом документування стали електронно-обчислювальні машини (комп'ютери), що є комплексами технічних засобів, призначених для автоматичного перетворення інформації, зростає їх продуктивність і ємність всіх пристроїв з пам'яттю. В даний час найбільш перспективним напрямом для подальшого розвитку комп'ютерної техніки є так звані нейрокомп'ютери. Їх архітектура (тобто пристрій, мікросхеми) побудована аналогічно нейронним мережам людського мозку. Завдяки цьому нейрокомп'ютер здібний до навчання, може вирішувати завдання без чіткого алгоритму або з величезними потоками інформації. За оцінкою ряду фахівців, вже через 10 років нейрокомп'ютери можуть зайняти до 90 % ринку комп'ютерної техніки.

Продовжується активна робота над створенням комп'ютерних систем розпізнавання та текстового запису мови. Проте наявні програми такого роду передбачають їх налаштування під певну людину, а якість розпізнавання навіть в ідеальних акустичних умовах не перевищує 80 %.

Контрольні питання та завдання |:

1. Дайте визначення голографічного документа.

2. Які зміни до процесу документування внесли механічні та електромеханічні засоби?

3. Охарактеризуйте позитивний вплив виникнення і розвитку автоматичних засобів на процеси документування?

4. Проаналізуйте, які засоби документування та з якою метою застосовувалися Вами особисто за останній рік. Порівняйте з минулим роком.

ЛЕКЦІЯ 41.Комплексна схема побудови класифікації управлінської документації..

МЕТА:

навчальна: ознайомити студентів з системами класифікування управлінської документації та перспективами ії розвитку;

розвивальна: розвивати навички та вміння визначати документування як процес створення управлінськиї документів, класифікувати управлінські документи

виховна:

виховувати у студентів прагнення вивчати документовану інформацію з історії батьківщини, Європи, здійснювати самостійно висновки з питань загального розвитку документознавства.

Актуалізація опорних знань студентів та між предметні зв`язки з навчальними дисциплінами: «Діловодство», «Спеціальні системи документування», «Архівознавство».

Мотивація навчальної діяльності : розгляд теми надасть студентам змогу

визначити роль документ у системі документального забезпечення управлінських процесів.

Узагальнення та систематизація вивченого.

Видача завдання для самостійної роботи підготувати реферативні повідомлення за темою лекції :

Зміст:

1.Поняття про класифікацію управлінської документації.

2. Сучасні методики класифікації управлінської документації.

3. Висновки.

1 Розвиток технологій| класифікування|

Процес документування зазвичай пов'язаний з необхідністю копіювання і розмноження складених документів. За оцінками американських фахівців, об'єм копіювальних робіт в офісі складає в даний час 23 % всього об'єму робіт з документами (64 % доводиться на друк і 13 % — на функції факсу).

У давнину й у Середні віки операції копіювання та розмноження здійснювалися шляхом переписування документів від руки. Винахід книгодрукування дозволив у масовому порядку розмножувати інформацію. Проте новий спосіб був невигідний для отримання невеликої кількості копій. Тому і після винаходу книгодрукування ще тривалий час в установах продовжували працювати багаточисельні переписувачі.

З метою прискорити та полегшити процес копіювання з початку XIX сторіччя почав використовуватися копіювальний папір («копірка»). «Пристрій для отримання копій листів та документів» запатентував в 1806 р. англієць Р. Веджвуд. Масовий випуск пишучих машин в кінці XIX століття, привів до появи чорної копірки, близької за якістю сучасної. Її використання дозволило виготовляти декілька копій документа. Була винайдена поліетиленова копірка, що дозволяє отримувати 15-20 чітких відтиснень одночасно.

Науково-технічний прогрес привів до винаходу в Х1Х-ХХ ст. цілого ряду оригінальних технологій копіювання та тиражування документів і відповідних засобів репрографії й оперативної поліграфії. Репрографія — узагальнена назва процесів копіювання документів. Ця назва була запропонована на першому конгресі, присвяченому офісній поліграфії, який пройшов в Колоні у 1963 році.

До найбільш поширених в цей період способів копіювання відносилися такі:

— фотографічний — один з давніх способів копіювання. Він дає високу якість, проте є дорогим. Різновидом фотокопіювання є мікрофотокопіювання (мікрофільмування) — виготовлення фотографічним способом мікроформ, тобто зменшених (від 7 до I00 разів) копій документів. У витоків мікрографії стояли англійці Д. Гершель та Д. Стюарт, що запропонували ще у 1853 р. зберігання документів на мікроскопічних негативах. Різновидом мікрокопіювання є микрофішування — запис фотографічним способом інформації на плоску фотографічну плівку стандартного розміру А6 (105x148 мм);

— діазографічний метод (світлокопіювання) — використовується зазвичай при копіюванні великоформатної креслярсько-технічної документації на спеціальну світлочутливу (до ультрафіолетових променів) діазобумагу. Початок виготовленню діазографічних копій покладено в 1842 р. у Великобританії;

— термографічне копіювання (термографія) — здійснюється за допомогою термокопіювальних апаратів на спеціальний термореактивний папір, або через термокопіювальний папір — на звичайний папір. У основі лежить принцип опромінювання документа інтенсивним потоком теплових інфрачервоних променів, що здійснюють місцевий нагрів, який потім передається термореактивному паперу;

— електрографічне копіювання (ксерографія) — вперше запропоновано росіянином Е. Е. Горіним у 1916 р., та зараз є найбільш поширеним. Воно засноване на використанні ефекту фотопровідності напівпровідникових матеріалів, здатних утримувати фарбувальний порошок (тонер) на заряджених ділянках. За допомогою електрографічних копіювальних апаратів, які називають ксероксами (назва апаратів англійської фірми Хегох), у світі виготовляється понад половини всіх копій. У процесі копіювання можливе масштабування і редагування документів;

— цифрове електрографічне копіювання (цифрове копіювання). Цифровий копіювальний апарат, що складається зі сканера, мікропроцесора, дисплея та лазерного принтера, дозволяє навіть отримувати копії кращі за оригінал.