Класифікація за способом документування

Залежно від способу документування документи можна розділити на:

— рукописні — створені уручну, з використанням простих ручних засобів фіксації інформації;

— машинописні — виготовлені за допомогою механічних і електромеханічних засобів (машин, що пишуть), а також за допомогою комп'ютерної периферії (принтерів);

— друкарські — створені поліграфічним способом видавництвами або друкарнями (способом набору, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальною технікою);

— створені механічним способом, тобто виготовлені шляхом механічної дії на структуру або поверхню матеріального носія в процесі запису інформації (перфокарти, перфострічки, фонографічні валики, грамплатівки);

— фотодокументи — що містять інформацію, записану фотографічним способом (фотографії, діапозитиви, мікрокарти, мікрофільми, мікрофіші);

— кінодокументи — виготовлені кінематографічним способом (кінофільми, діафільми).

За технічними параметрами кінодокументи можуть, у свою чергу, розділятися: на чорно-білих і кольорових; німі, озвучені, звукові. За монтажем — на повнометражні (завдовжки понад 1800 м для художніх фільмів) та короткометражні;

— магнітні (магнітні стрічки, диски, магнітні карти); — магнітооптичні (магнітооптичні диски);

— оптичні (лазерні) — документи, що містять інформацію, записану за допомогою лазерно-оптичної головки (оптичні, лазерні диски);

— голографічні — створені з використанням лазерного променя і фотореєструючого шару матеріального носія (голограми).

Документи, виконані за допомогою комп'ютерної програмної операційної системи у вигляді запису одного або декількох файлів в цифровому коді, отримали назву електронних. Вони можуть бути представлені як в оперативній пам'яті електронно-обчислювальної машини, так і на різних матеріальних носіях, що входять до складу програмно-апаратних засобів і дозволяють сприймати інформацію в людиночитаній формі на екрані дисплея (електронні книги, електронні журнали, електронні листи). За методом запису інформації на матеріальний носій розрізняються аналогові й оцифровані документи. Типовий приклад аналогового запису — механічний звукозапис, результатом якого є, зокрема, грамплатівки. Використання цифрових технологій дозволяє будь-яку інформацію перетворювати в цифрову форму з подальшим записом на магнітні, оптичні диски й інші сучасні носії.

Залежно від характеру використовуваних знаків і знакових систем документи можна розділити на:

— мовні — створені з використанням знаків природних або штучних мов;

— немовні (образотворчі) — документи, що містять інформацію, зафіксовану за допомогою іконічних знаків, графічних образів (твори живопису, малюнки, креслення і т. п.);

Прочитування, сприйняття документованої інформації обумовлені способом документування. Тому класифікаційні схеми, в основі яких лежать ознаки, що характе­ризують| процес прочитування інформації, найтіснішим чином пов'язані з класифікацією за способом документування|.

За каналом сприйняття знаків розрізняють:

— візуальні документи (їх зміст сприймається зором). Оскільки органи зору володіють найбільшими можливостями для сприйняття інформації, остільки основна маса документів (близько 80 %) відноситься до візуальних;

— тактильні (орієнтовані на сприйняття органами дотику і призначені для сліпих і слабобачучих людей);

— аудіальні (фонодокументи)— сприймаються органами слуху (фонографічні валики, грамплатівки, магнітні фонограми, аудіо компакт-диски );

— аудіовізуальні документи (сприймаються одночасно зором і слухом).

За способом сприйняття| зафіксованої| на матеріальному| носієві| інформації документи| можна| розділити| на:

— людиночитані (інформація сприймається безпосередньо людиною) — книги, газети, журнали, креслення, карти, фотографії;

— машиночитані (технотронні), що вимагають для сприйняття інформації відповідних технічних засобів (грамофона, магнітофона, відеомагнітофона, відеомонітора, принтера), — грамплатівки, машинні перфокарти, мікроформи (мікрофільм, мікрофіша), фоно-, відеодокументи.

В основі класифікації документів за способом фіксації інформації на матеріальних носіях також лежить фасетний| метод.

3 Класифікація документів за їх існуванням| у соціальному просторі|простір-час| та часі

Ряд|лава| класифікацій розроблений на підставі обліку|урахування| ознак|, пов'язаних зі знаходженням документів в зовнішньому середовищі|середі|.

За часом появи в соціальній комунікації розрізняють чорновий документ — рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом. Авторами чернеток можуть бути одна людина (або посадова особа), дві люди або посадових особи (укладач і особа, що правила текст), декілька або багато людей. У останньому випадку шлях створення документа може бути вельми складним: як основа віддруковується первинний проект тексту, потім різні його екземпляри правляться різними людьми, потім ця правка зводиться в один екземпляр з правкою (звідна чернетка).

Редакції — це варіанти, різновиди тексту, які охоплюють порівняно великий його відрізок і містять важливі смислові відмінності. Редакція документа є результатом переробки автором або іншою особою змісту, повноти, стилю. Чернетки і редакції нерідко можуть представляти цінність. Після переписування або передруку документ, що складається, стає біловим. Біловий документ — це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень. Якщо біловик підписується та друкується, то він стає оригіналом. Справжній документ — це документ, відомості про автора, ім'я і місце створення якого, що містяться в самому документі або виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Оригінал офіційного документа — перший або одиничний екземпляр офіційного документа. Оригінали креслень — це документи, виконані на будь-якому матеріалі, що дозволяє багатократне відтворення з них копій, і завірені підписами посадових осіб.

В протилежність справжнім існують підроблені, фальсифіковані документи. Також виокремлюють документи – копії.

Класифікація документів може здійснюватися також залежно від періодичності їх виходу в світ. На підставі даного критерію розрізняють:

— неперіодичні видання (книги — видання, що полягають, 49 і більш за сторінки; брошури — видання, що містять до 48 сторінок; альбоми, афіші, плакати, карти і т. п.);

— періодичні — видаються через певні проміжки часу, мають однотипне оформлення, нумерацію, датовані (газети, журнали, бюлетені);

— видання, що продовжуються (не мають строгої періодичності). По ступеню поширеності в соціальній комунікації можна виділити:

— опубліковані документи — призначені для розповсюдження інформації, що міститься в них, доступні для загального використання, незалежно від способу тиражування, що мають встановлені вихідні відомості;

— неопубліковані документи — не призначені для широкого розповсюдження і використання інформації, що міститься в них (рукописи, за винятком рукописів, що депонують, які представляють інтерес для науки і мають статус публікації; патенти; дисертації; автореферати; креслярсько-конструкторські документи; звіти про науково-дослідні і дослідно-конструкторські розробки; основна маса управлінської, ділової документації ).

За режимом доступу документи| можуть| бути|:

— відкритими;

— обмеженого доступу та використання.

Документи обмеженого доступу діляться на секретні та несекретні. Секретними є документи, що містять відомості, віднесені законодавством до державної таємниці і грифи секретності: «особливої важливості», «абсолютно таємно» і «таємно». Несекретні документи обмеженого доступу і використання (конфіденційні документи) містять:

— відомості, віднесені до службової таємниці (документи для службового користування), — в державних структурах;

— відомості, що містять|утримують| комерційну, банківську, підприємницьку і тому подібну таємницю;

— персональні відомості про громадян, а також що містять|утримують| лікарську, адвокатську і іншу професійну таємницю.

За юридичним статусом розрізняють документи:

— справжні та несправжні — зокрема, фальшиві документи; документи, авторство яких незаконно привласнене (тобто здійснений плагіат); видані без відома;

— такі що діють і недіючі;

— дійсні та недійсні (скасовані, підроблені, прострочені, незасвідчені і тому подібне документи).

За географічною ознакою (місцю походження, території розповсюдження) можна виділити:

— локальні документи, бутування яких обмежується межами організації, установи, підприємства;

— регіональні — у масштабі адміністративно-територіальної освіти (однієї або декількох областей, автономної республіки);

— національні — в межах країни, держави;

— іноземні — що мають зарубіжне походження; міжнародні — створені тими або іншими міжнародними організаціями і що розповсюджуються на території багатьох країн (документи ООН, ЮНЕСКО ).

Контрольні питання та завдання:

1. Назвіть|накликайте| чотири основні блоки документоутворюючих|

ознак.

2. Яким чином класифікують матеріальні носії документованої інформації?

3. Як можна розмежувати документи залежно від способів документування?

4. Дайте визначення чернеток, оригіналів. Які є їх різновиди?

5. Яким чином можна класифікувати фальсифіковані| документи?

6. Що таке копія документа?

ЛЕКЦІЯ № 35. ТЕМА: КЛАСИФІКАЦІЯ документів за характером знакових засобів фіксації інформації.

МЕТА: навчальна: визначити поняття видання з точки зору документознавства;

розвивальна: розвивати навички та вміння визначати документування як процес створення управлінськиї документів;

виховна:

виховувати у студентів прагнення вивчати розділи Документознавства у частині поєднання із поглибленням знань з Історії України, Світової культури.

здійснювати самостійно висновки з питань загального розвитку документознавства.

Актуалізація опорних знань студентів та між предметні зв`язки з навчальними дисциплінами: «Діловодство», «Спеціальні системи документування», «Архівознавство».

Мотивація навчальної діяльності : розгляд теми надасть студентам змогу

визначити роль документ у системі документального забезпечення управлінських процесів, складання управлінських документів.

Узагальнення та систематизація вивченого.

Видача завдання для: дати обґрунтовану - підготувати реферативні повідомлення – Класифікація управлінської документації. з точки зору провідних документознаців України та світу.

Зміст|вміст|:

1Підгрупи класифікації документів за виміром інформації.

2. Класифікація документів за призначеністю для сприйняття інформації.

Видання як вид документа.

Особливе місце|місце-милю| в документальній комунікації займають|позичають| книги, журнали|часописи|, газети, плакати, карти, ноти, що складають| групу видань. Видання — це |також| документ, який| має свої специфічні особливості, що відрізняють його від інших видів документів.

Видання— основний вид опублікованого, друкарського, поліграфічного документа. Це документ, призначений для розповсюдження інформації, що міститься в нім, пройшов редакційно-видавничу обробку, отриманий друкуванням або тисненням, поліграфічно самостійно оформлений, такий, що має вихідні відомості. До видань можуть бути зараховані всі документи, випущені по планах видавництв або позапланово, на основі договорів з авторами, будь-якими способами поліграфічного друку.

Найважливішою ознакою видання є наявність тиражу— загального числа екземплярів видання, що друкується.

Видання відрізняється від інших видів документів своєю конструкцією, специфікою оформлення і поліграфічного виконання. Набір типових конструктивних елементів видання|, а також вимоги до його оформлення регламентовані спеціальними стандартами. В той же час конструкція кожного виду видання залежить від цільового й читацького призначення|, характеру|вдачі| інформації.

Особливу роль у виданні грає довідковий апарат, що| умовно ділиться на дві частини|частки|:

1) матеріали, що розкривають | зміст|вміст| (передмова, післямова, комен­тарі|, видавнича анотація );

2) елементи| довідкового характеру|вдача| і немислимі без самого видання. Вони складають своєрідний путівник по виданню (допоміжні покажчики, зміст, прикнижкова| і внутрішньокнижкова|книжна| бібліографія).

Зараз у видавничій| практиці розрізняють три типи|типів| довідкового апарату: науковий, науково-популярний і масовий.

Видання — універсальний засіб|кошт| соціальної ком­унікації|. До XX ст.|ст| видання залишалося майже| єдиним засобом|коштом| зберігання і передачі ін­формації|, виконували одразу всі функції документа. Зараз видання поступилися частиною|часткою| функцій іншим видам документів.

Видання класифікують за наступними ознаками: цільовому призначенню, об'єму, складу основного тексту, структурі, ступеню аналітико-синтетичної переробки інформації. Це дозволяє здійснити внутрішньовидову класифікацію видань, визначити їх різновиди і типологічну різноманітність .

Класифікація видань за Н.М.Кушнаренко.

Книга як основний вид видання

У сучасному розумінні книга — це книжкове видання об'ємом понад 48 сторінок, у вигляді блоку листів друкарського матеріалу будь-якого формату, що скріпляють в корінці, в обкладинці або палітурці.

Під листом|аркушем| друкарського| матеріалу| розуміється| лист|аркуш| паперу| (синтетичного замінника|), картону, тканини|, поверхню| яких| містить| відтиснення|.

Книга є продуктом книжкової справи — сукупності галузей культури і виробництва, пов'язаних із створенням і виготовленням книги, її розповсюдженням, зберіганням, описом і вивченням.

Відбір для поліграфічного відтворення і розповсюдження творів науки, літератури, мистецтва, їх професійна оцінка, підготовка до друку і випуск — функції видавничої справи.

Множинне відтворення книг здійснюється поліграфічною промисловістю.

Розповсюдження і популяризація книги є функцією книжкової торгівлі.

Збір, обробка, зберігання книг, їх суспільне використання здійснюються в рамках бібліотечної справи.

Цілеспрямоване інформування читачів про книгу й інші твори друку — завдання бібліографії.

Найважливішою ознакою видання є наявність тиражу— загального числа екземплярів видання, що друкується.

Книгу та книжкову справу вивчає в історичному, сучасному і прогностичному аспектах комплексна наукова дисципліна — книгознавство.

Відомо, що довгий час поняття «книга» використовувалось| як узагальнювальний, об'єднуючий в собі всі різновиди документів.

З|із| введенням|вступом| поняття «документ» стало очевидно, що поняття «книга» вужче, ніж «видання» і «документ». Співвідношення цих базових понять можна представити|уявляти| таким чином:

Книга має багато загального|спільного| з|із| документом, оскільки являється| його різновидом. Разом з тим|в той же час| для книги характерні| певні особливості, що дозволяють відрізнити її від інших видів документів.

У визначенні книги зазвичай виділяють дві сторони: зміст (духовну суть: думки, ідеї) і форму (матеріальну, речову, службовку для закріплення і передачі інформації).

Книга - текстовий документ, тобто документ, велику частину об'єму якого займає мовний (словесний) текст.

Книга - документ вербально-письмовий, зміст якого обов'язково зв'язується з такою мовною системою, як мова, слово, причому лише в їх письмовій формі, вираженій накреслювальними знаками (букви, ієрогліфи і т. п.). Буквені знаки є найбільш інформативним і точним засобом документальної комунікації.

Книга - документ візуальний, сприйманий людиною за допомогою органів зору. Книгу читають, бачать. Виняток становлять книги для сліпих - документи тактильні, сприймані шляхом дотику

Книга - документ паперовий, тобто інформація зафіксована в нім на носієві з паперу або її замінників. Папір є складною багатокомпонентною системою, що складається з волокон целюлози, наповнювачів, приклеюючих і фарбувальних речовин. Перфокарти і перфострічки, не дивлячись на паперовий носій, до книги не відносяться.

Елементи книги поділяються на внутрішні та зовнішні:

Контрольні питання та завдання:

1.Охарактерізуйте видання як вид документу та засіб соціальної комунікації.

2.Проаналізуйте особливості книги як виду видання.

3. Назвіть відомі Вам внутрішні та зовнішні елементи книги.