Документирование системы качества

Согласно положениям стандартов ИСО система качества должна быть тщательно документирована. Документация делает систему «видимой» не только для ее разработчиков, но и для поль­зователей. Подтвердить соответствие системы качества установ­ленным требованиям можно только тогда, когда система представ­лена в документированном виде.

Разработка документированной системы качества и ее реали­зация позволяют решать следующие важнейшие задачи:

— достижение требуемого уровня качества продукции (услуг);

— оценка системы качества;

-— улучшение качества и создание механизмов поддержания улучшения качества.

Документация по качеству не создается раз и навсегда — она постоянно корректируется. Поэтому управление документацией является динамичным элементом, требующим постоянного совер­шенствования в процессе создания и функционирования системы качества.

Под документированием системы качества понимает­ся деятельность по установлению структуры и состава документа­ции и управлению документацией. Цель документирования систе­мы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функциони­рования системы качества, соответствующей рекомендациям и тре­бованиям стандартов (например, семейства ИСО 9000). Основными задачами документирования являются:

— установление и нормирование требований к выполнению
работ в системе качества;

— обеспечение воспроизводимости процессов административ­
ного управления качеством;

— регулярная регистрация фактических данных о качестве
продукции и состоянии системы качества в ходе ее функциониро­
вания и совершенствования;

— обеспечение идентификации и прослеживаемости продук­
ции и измерительного оборудования;

— закрепление лучших традиций и накопленного опыта по
организации и проведению работ в системе качества;

— разрешение и предупреждение спорных вопросов в процес­
се деятельности в системе качества;

— обеспечение проверяемости и оценка качества продукции и
системы качества.

Документация системы качества — комплект докумен­тов, необходимых для надежного функционирования системы каче­ства и обеспечения качества продукции.

Документом системы качества считается любой мате­риальный носитель информации с реквизитами, позволяющими идентифицировать данную информацию.

Исходя из целей и задач документирования, можно сформу­лировать следующие принципы, положенные в основу создаваемой на предприятии документации системы качества:

1.Документация должна быть системной, т.е. определен­
ным образом структурированной, с четкими внутренними связями
между элементами системы качества.

2. Документация должна быть комплексной, т.е. охватывать
все аспекты деятельности в системе качества, в том числе органи­
зационные, экономические, технические, правовые, социально-
психологические, методические.

3. Документация должна быть полной, т.е. содержать исчер­
пывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выпол­
няемых в системе качества, а также о способах регистрации данных
о качестве. При этом объем документации должен быть минималь­
ным, но достаточным для практических целей.

4. Документация должна быть понятной всем ее пользова­
телям — руководителям, специалистам и исполнителям. Текст до­
кумента должен быть логически последовательным, не должен до­
пускать различных его толкований.

5. Документация должна содержать только практически
выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереаль­
ные положения.

6. Документация должна быть адекватной рекомендаци­
ям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000.С этой
целью во вводной части каждого стандарта необходимо давать точ­
ную ссылку на конкретный раздел или пункт стандарта, в соответ­
ствии с которым разработан данный документ.

7. Документация должна быть легко идентифицируемой,
т.е. каждый документ системы качества должен иметь соответст-

вующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенной части системы.

8. Документация должна быть адресной, т.е. каждый доку­
мент системы качества должен быть предназначен для определен­
ной области применения и адресован конкретным исполнителям.

9. Документация должна быть актуализированной. Это
означает, что документация в целом и каждый отдельный доку­
мент должны своевременно отражать изменения, происходящие в
стандартах семейства ИСО 9000 и изменения условий обеспечения
качества на предприятии.

10. Документация должна иметь санкционированный
статус, т.е. каждый документ системы качества и вся документа­
ция в целом должны быть утверждены полномочными должност­
ными лицами.

Все элементы, требования и положения, принятые организа­цией для своей системы качества, должны быть документированы в форме политики и процедур, систематизированы, упорядочены и доступны для понимания.

Один из ведущих документов системы качества — политика в области качества.

Политика в области качества — это специально сфор­мированное и обязательное для всех заявление высшего руково­дства предприятия об основных направлениях, целях и задачах предприятия в области качества.

Политика в области качества должна быть сформулирована понятным для всех сотрудников языком.

В основу политики могут быть положены принципы, направ­ленные на:

— выпуск и поставку продукции, предоставление услуг, отве­
чающих требованиям потребителей;

— создание системы качества, направленной на предупреж­
дение несоответствий;

— тесное взаимодействие с поставщиками материалов и ком­
плектующих и др.

Документирование системы качества

Разработка политики в области качества осуществляется под непосредственным руководством руководителя предприятия.

Основными составляющими политики в области качества яв­ляются:

— цели и задачи предприятия в области качества;

— пути достижения поставленных целей и решения задач;

— основные направления деятельности предприятия в облас­
ти качества.

При изложении в политике путей достижения целей и реше­ния поставленных задач к ним можно отнести:

— постоянное совершенствование системы качества;

5. Зак. 3005.

— формирование пакета информации о требованиях потре­
бителей, рыночном спросе, состоянии дел на конкурирующих
фирмах;

— формирование пакета информации о технических дости­
жениях в стране и за рубежом и др.

Основные направления деятельности предприятия в области качества включают:

— расширение освоенных и/или освоение новых рынков
сбыта;

— постоянное повышение качества продукции (с указанием
средств достижения);

— освоение принципиально новых видов продукции и др.

Важнейшим элементом управления политикой в области ка­чества является ее анализ и актуализация с учетом возрастающих требований потребителей, внедрения новых технологий, ужесточе­ния требований к охране окружающей среды и сертификации про­дукции.

Основным документом, дающим представление о системе ка­чества в целом, является Руководство по качеству. Руководство имеет различные назначения в зависимости от поставленной цели.

Руководство по качеству является обобщающим документом системы качества предприятия и должно содержать описание по­литики в области качества, основных положений системы качества по всем элементам стандарта на систему качества, а также сведе­ний о предприятии и его деятельности в области качества.

В Руководстве по качеству регламентируют распределение обязанностей, полномочий и ответственности персонала предпри­ятия в системе качества.

Руководство по качеству включает или ссылается на до­кументально оформленные процедуры системы качества, предна­значенные для общего планирования и управления процессами, которые оказывают влияние на качество продукции.

Перед утверждением Руководства по качеству документ дол­жен быть подвергнут анализу со стороны ведущих специалистов предприятия в целях гарантии его ясности, точности, приемлемо­сти и правильности структуры. Предполагаемые пользователи должны также иметь возможность оценки пригодности документа для использования в работе.

Руководство по качеству должно описывать применяемые элементы системы качества.

Каждое предприятие самостоятельно определяет элементы системы качества, которые являются приемлемыми, и на основе требований этих элементов определяет в Руководстве по качеству, каким способом предприятие намерено применять и контролиро­вать каждый из выбранных элементов.

Следующую группу документов составляют стандарты пред­приятий на процедуры, которые регламентируют управленческие и рабочие процедуры по обеспечению качества. В них есть ответы на все вопросы: «что?» и «как?» делают («кто?») сотрудники предпри­ятия по обеспечению качества.

Руководство по качеству может быть разработано в виде от­дельного стандарта предприятия (СТП).

Стандарт предприятия (СТП) в системе качества —документ, устанавливающий правила, порядок, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности. Разработка СТП целесообразна в тех случаях, когда деятельность носит повторяющийся (регулярный) и устоявшийся характер и ко­гда регламентации подлежит деятельность в области качества, вы­полняемая несколькими подразделениями предприятия.

Важно отметить, что СТП является традиционным для отече­ственной практики видом внутреннего документа по качеству, что позволяет предприятию в привычной для него форме регламенти­ровать деятельность в системе качества.