Категории: ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Определение направлений достижения намеченной цели (разработка стратегии и тактики)В зависимости от того, какие результаты должны быть достигнуты, конечная цель может быть разбита на несколько задач. Назначение этой процедуры планирования — составление набора различных вариантоввыполнения поставленных задач. Для того чтобы составить набор вариантов, необходимо проанализировать: Q фактические и ожидаемые ресурсы команды; Q реальные социально-экономические условия и конъюнктуру; Q поведение внешних партнеров и руководящих органов; Q уровень подготовки членов команды. Затем из всех существующих вариантов выбирается один-два рациональных варианта, удовлетворяющие следующим требованиям: □ достаточные собственные ресурсы команды; Q достаточная реальность выполнения в планируемые сроки (на уровне прогнозируемого развития внешней и внутренней ситуации); Q допустимый уровень потерь при выполнении выбранного варианта действии (оценка рисков). Выбранные варианты действий и составят основу стратегии достижения поставленной цели. ПРИМЕР Задачи: • подготовить и провести методический тренинг-семинар; • разработать и издать необходимые методические материалы и пособия. Варианты выполнения задач: • оплатить методические материалы и обучение одного члена команды в организации, владеющей новой технологией; • заключить договор с организацией, владеющей новой технологией, на реализацию поставленных задач; • разработать проект реализации поставленных задач и получить финансирование в вышестоящих органах или грант у отечественных или международных фондов. Выбор основного направления действий производится на основе оценки соотношения «важность (срочность) решения задач — допустимый уровень затрат и рисков». Составление долгосрочного плана Стратегический план составляется на обозримый период времени, от трех до пяти лет. В современных условиях целесообразно опираться на трехлетние планы и набор жизненно важных стратегических целей на пятилетку. Составление 5-летних планов развития целесообразно в установившихся рыночных условиях после того, как экономика страны вышла на стабильный уровень развития. Стратегический план должен содержать следующие сведения: □ набор стратегических жизненно важных целей по различным направлениям деятельности команды с указанием ожидаемых результатов; Q основные пути достижения стратегических целей с указанием основных этапов промежуточных годовых результатов; □ список членов команды, ответственных за различные этапы подготовки и реализации долгосрочного плана; Q социальные перспективы реализации стратегического плана для всех членов команды, как основа мотивации его исполнения; □ ресурсы и результаты работы, на которые опирается разработка стратегического плана; Q варианты изменения стратегического плана при возникновении прогнозируемых негативных обстоятельств; Q периодическая плановая корректировка стратегического плана. Основные рекомендации по составлению стратегического плана: Q план не может быть исчерпывающим и изначально утвержденным на весь период планирования, так как его разработка всегда осуществляется в условиях частичной неопределенности; □ важно уметь рационально сочетать точные расчеты с укрупненными или эмпирическими оценками и помнить, что основная часть затрат часто определяется не материальными ресурсами, а неформальными категориями: • организационные ошибки членов команды; • задержки и проволочки в работе различных структур, что приводит к изменению исходной ситуации; • внешние и внутренние помехи; □ необходимо сопоставлять несколько вариантов финансовой, кадровой, сбытовой стратегии. Самый рациональный из них — необязательно самый экономичный по затратам! □ необходимо заложить определенные резервы (времени, средств и т. п.) для решения непредвиденных проблем. Под резервами понимаются также возможности подключения новых членов команды, нового сотрудничества, партнерства и другие неформальные действия, подготовленные и предусмотренные заранее. В противном случае составленный план станет памятником идеального планирования и рухнет при первом столкновении с реальностью, тем более — в российских рыночных условиях; □ реализация любого плана, тем более стратегического, опирается на личную ответственность всех членов команды. Для стратегического плана развития, как и для любого плана, характерна табличная форма представления:
Оперативное календарное планирование Для оперативно-календарного планирования определяющим является годовой план работы команды,сформированный на основе ранее разработанного стратегического плана развития. Оперативно-календарное планирование включает в себя квартальное и ежемесячное планирование. Недельные графики работ составляются в периоды напряженной непрерывной работы, когда в силу различных обстоятельств установлены крайне сжатые сроки. Ежедневные, еженедельные, ежемесячные графикиработ команды составляются, когда необходимо создать опережающее выполнение плановых сроков с целью формирования резервов (времени, материалов и др.), необходимых для нейтрализации ожидаемых помех. Важно отметить, что на любом уровне планирования, в том числе и в недельных графиках, должна четко записываться форма представления результата и дата исполнения определенной работы. В противном случае план из инструмента оперативного регулирования превращается в бюрократическую отчетность, что в работе команды недопустимо. Планируя свою работу, члены команды должны помнить следующее: Q основная работа всегда выполняется вовремя, губят ее «мелочи» по оформлению и представлению результата в срок; Q в рыночной экономике важен результат, а не ссылки на непредусмотренные объективные обстоятельства; □ основное внимание — к смежникам, тем, кто не входит в состав команды, но задействован в работе. Оперативно-календарный план команды
Плановая отчетность Любой план теряет смысл, если не установлен порядок и форма отчетности по плановым позициям. Формы отчетности устанавливаются по взаимной договоренности и должны быть максимально упрощены. В отчетах членов команды содержится характеристика незавершенных позиций, значимый результат по которым должен быть получен в последующие календарные периоды. Контроль выполнения работы В хорошо сработанной небольшой команде каждый сам себя контролирует на своем участке работ. Функция контроля за исполнением всего объема работ возложена на руководителя. В некоторых организациях и учреждениях управленческая функция контроля исполнения нередко воспринимается как функция администратора-надсмотрщика. Зачастую сотрудники болезненно реагируют на начальственный интерес к выполняемому ими заданию, воспринимая его как недоверие к своей квалификации и ответственности. Команда потому и является командой, что подобное положение дел в ней недопустимо. В чем суть контроля исполнения работы в команде? План планом, но жизнь не стоит на месте. Постепенно, по мере выполнения работы, проясняются те сложности и «узкие места», которые при формировании общего плана представлялись иначе; у членов команды накапливаются идеи по поводу выполняемой работы; изменяются внутренние и внешние условия. Следовательно, контроль исполнения работы в команде обеспечивает: □ личное представление руководителем команды складывающейся ситуации свыполнением плановых заданий (и не только плановых); □ выявление «узких мест» и возможностей их преодоления; □ выявление ожидаемых помех; □ оценку характера взаимодействия с другими командами внутри организации и внешними партнерами; □ получение обратной связи от членов команды; □ оценку настроения членов команды в процессе осуществления поддерживающей или мотивирующей работы; В команде возможны следующие формы контроля исполнения работы: □ ежедневные (еженедельные) совещания с докладом всех членов команды о состоянии работ; □ периодические (по ситуации) совещания ответственных исполнителей команды, связанные с «узкими местами» в деятельности команды; □ ежедневная (выборочная) работа руководителя с одним из членов команды, для того чтобы «держать руку на пульсе»;
□ использование «режима автоответчика» для записи всех сообщений обратной связи и тревожных сигналов о появлении помех; □ качественный и своевременный анализ представленных результатов по выполненным плановым заданиям; □ итоговая оценка деятельности команды за отчетный календарный период; □ доклады отдельных членов команды по тематическим заданиям. На основании информации, собранной в процессе контроля исполнения работы, руководитель команды должен: □ провести ситуационный анализ с прогнозированием дальнейшего хода плановых и внеплановых работ; □ уточнить план и стратегию дальнейших действий; □ оказать членам команды помощь в «узких местах» и определить дополнительные задания; □ уточнить и нормализовать взаимодействие членов команды. СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ Ситуационный анализ (или анализ актуальных ситуаций) любой человек осуществляет сознательно или неосознанно, но каждый день в течение всей жизни — от младенчества до глубокой старости. Без него человек не может сделать ни шагу. На бытовом уровне это анализ текущей ситуации с целью определения своих сиюминутных, перспективных действий и поведенческой линии. Процесс ситуационного анализа «запускают» самые разнообразные события: появление у подружки новой игрушки, прогноз погоды, обострение отношений в рабочей группе, изменение ситуации на валютном рынке, выбор жениха и т. д. и т. п. Третье условиепродуктивной деятельности команды — ситуационный анализ. Ситуационный анализ— это процесс оценивания внешних и внутренних обстоятельств в прошлом, настоящем и будущем с целью определения наибо-i лее рациональной поведенческой линии. Ситуационный анализ прошлых событий дает неоценимый опыт оценки степени правильности рассуждений и действий. Ситуационный анализ текущих событий необходим для того, чтобы определиться, как себя вести. Ситуационный анализ ожидаемых событий называют прогнозированием. Но прежде чем мы перейдем непосредственно к ситуационному анализу, необходимо сказать несколько слов о терминологии. Термин «ситуация» часто используется в обыденной жизни просто для указания на основные внешние (или внутренние) обстоятельства и условия, в соответствии с которыми мы выбираем ту или иную поведенческую линию. В ситуационном анализе под ситуацией понимается описание тех обстоятельств, факторов и условий, результатом взаимодействия которых является анализируемая проблема. Термин «проблема»обычно определяет не локальное, а принципиальное изменение линии поведения, вплоть до корректировки своих прежних стратегических ориентиров деятельности. Проблема никогда «не сваливается с неба». Она является результатом: Q изменившихся внешних условий; О изменившихся внутренних условий (состояний); □ появления неожиданного препятствия; □ проявления новых аспектов, перспектив, открывшихся нам в результате наших действий; □ намерения заняться новой тематикой, войти в новую сферу отношений (деятельности, производства), т. е. заняться тем, в чем нет опыта. Термин «проблема» также используется для освоения ранее неизведанных данным лицом (организацией) новых «ниш» в производстве, в исследовании, в управленческой деятельности и в личной жизни. Ошибки ситуационного анализа 1. Недостаточная развитость «дисциплинированного» мышления: хаотичность рассуждений, постоянное перескакивание с одних обстоятельств на другие, зацикленность на деталях, блуждание в собственных ассоциациях; поиск выхода из ситуации при недостаточно четком понимании ее сути. 2. Анализ одного, наиболее очевидного, сценария действий (невозможно представить большее число сценариев). 3. Недостаточное внимание к второстепенным обстоятельствам (фактам, условиям, личностным состояниям) из-за недостатка соответствующей информации о них, а не из-за их действительной незначительности. 4. Поспешное стремление выйти на конечный результат анализа, пренебрежение очевидными мелочами. 5. Сильный эмоциональный фон, на котором и под воздействием которого осуществляется хаотичный, или даже истеричный, анализ ситуации. 6. Отсутствие внутренней уверенности и убежденности в надежности результатов анализа. Ситуационный анализ— системный анализ в приложении к исследованию динамично меняющейся во времени и во взаимном воздействии друг на друга совокупности различных внутренних и внешних факторов. При этом сами факторы обычно именуются обстоятельствами (условиями/, а анализируемая их совокупность — ситуацией. Темп изменения ситуации, ее динамика может варьироваться от вялотекущей до стрессовой. А если ситуационный анализ есть разновидность практического приложения системного анализа, то используется один и тот же аппарат (инструмент) исследования. Соответственно, классический ситуационный анализ включает в свой состав три последовательных автономных этапа (процедуры). I. Создание поля идей, вариантов, сценариев.Предполагает составление полного перечня возможных сценариев решения анализируемой ситуации, причем отбираются только те возможные сценарии, которые представляют интерес для того, кто анализирует. Здесь скорее уместен термин «сценарий», чем термин «варианты», так как первый предполагает определенные действия, поведенческую линию в сценарном развитии данной ситуации. Условия выполнения: G не отвлекаться на экспресс-анализ наиболее интересных, простых или предпочтительных сценариев, а также на их критику; —1 перебрать все возможные сценарии. Первый этап ситуационного анализа необходимо (особенно на начальном этапе формирования навыка) выполнять письменно даже для простых ситуаций, так как: □ письменное изложение дисциплинирует мышление; G наглядность всего набора возможных сценариев дает возможность не держать их в памяти постоянно; Q появляется возможность вернуться к прерванному анализу (в будущем — для проверки качества своего анализа). Первый этап завершается, когда члены команды (или ее руководитель) имеют исчерпывающий набор сценариев решения ситуации. Безусловно, команде легче составить полный список сценариев, нежели одному специалисту, пусть и высококвалифицированному. II. Оценка и отбор.Предполагается проведение экспресс-анализа всех сценариев с целью отбора наиболее вероятных (перспективных, желательных). По окончании этапа должно быть оставлено не менее двух, но не более трех-четырех рациональных сценариев. Исключение или перевод их в промежуточную память осуществляется на основе оценки рисков их отбрасывания. Критерий риска варьируется в зависимости от ситуации, поскольку его общее свойство — наиболее высокая значимость для анализирующего лица или членов команды. III. План действий.На этом этапе предпринимаются следующие действия: □ сопоставление отобранных рациональных сценариев по ключевым параметрам их динамического развития; □ поиск дополнительной информации по второстепенным факторам, если есть вероятность, что они могут стать ключевыми; □ оценка возможных последствий по каждому варианту в перспективе развития; □ выбор и обоснование окончательного сценария действий по критериям: • уровень надежности; • реалистичность; • наименьший риск негативных последствий. Q перманентный контроль остальных сценариев с целью оперативного обращения к ним в случае неблагоприятного развития событий; _1 составление согласованного плана действий, направленного на реализацию наиболее рационального сценария. Все этапы ситуационного анализа необходимо протоколировать с целью формирования навыка «дисциплины» мышления и последующего анализа ошибок и открытий. Ситуационный анализ дополняет процесс планирования. Реальная ситуация вносит коррективы в любой план. Задача ситуационного анализа— оценить текущую ситуацию и, если необходимо, внести в план коррективы. Ситуационный анализ осуществляет каждый член команды на своем «участке работ». Ситуационный анализ осуществляется каждым членом команды или командой в целом в следующих случаях: □ возникновение помех; □ изменение условий работы; □ выбывание отдельного члена команды; □ преждевременное исчерпание какого-либо ресурса (материалов, оборудования, финансов, учебных часов и т. п.); □ возникновение ранее непредвиденных проблем и т. д. Осуществляя ситуационный анализ, лидер команды и каждый ее член совершают пять основных процедур: 1) выявляют возникшие или намечающиеся отклонения от запланированного хода событий; 2) анализируют сложившиеся обстоятельства, прогнозируют и аргументируют наиболее реалистичный вариант развития ситуации; 3) определяют рациональные варианты противодействия (или использования) возникшей (прогнозируемой) ситуации; 4) оценивают риски по каждому из рациональных вариантов (оценивают возможные потери и затраты); 5) аргументируют и выбирают наиболее предпочтительный для команды вариант решения проблемы (причем необязательно, что он будет наименее затратным). Результаты ситуационного анализаслужат основанием для: □ корректировки оперативного, годового или стратегического плана; □ перегруппировки сил и изменения взаимодействия между членами команды; □ внесения изменений в структуру деятельности команды, если это необходимо; Q уточнения мотивации деятельности членов команды. Глава 3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ В КОМАНДЕ Удачно созданная или самопроизвольно сформировавшаяся команда из уважающих друг друга специалистов в процессе совместной работы и неформального общения достаточно быстро превращается в сплоченный жизнеспособный коллектив с общей целевой установкой, единой системой ценностных ориентации и, как правило, с высоким профессиональным уровнем. В работе, на отдыхе, в совместных неформальных мероприятиях члены команды хорошо узнают друг друга, учатся уважать и учитывать сильные и слабые стороны каждого. Общеизвестно, что нет двух абсолютно одинаковых людей. У каждого своя внутренняя энергетика, сила характера, способности и наклонности к различным непрофессиональным видам деятельности, к общению, к искусству и т. п. В команде постепенно проявляются затейники, умельцы, поэты, «пройдохи» (в хорошем смысле), мыслители и т. д., получившие признание всей команды. Личностные способности членов команды в итоге становятся неформальным ресурсом команды, который может быть целенаправленно использован в различных ситуациях. Таким образом в команде происходит неформальное распределение между членами команды различных ролевых функций для разрешения проблем в благоприятном для команды направлении. В команде складываются стереотипы распределения ролей в типовых, часто повторяющихся ситуациях. В спонтанных ситуациях команда оперативно определяет наиболее целесообразное ролевое распределение по принципу «у тебя это получится лучше всех». Распределение ролей в команде — довольно тонкий вопрос. С одной стороны, чрезвычайно важно, чтобы каждый член команды играл роль, соответствующую его способностям и возможностям. С другой — также важно, чтобы каждый в процессе жизнедеятельности команды «попробовал на себе» как можно больше ролей, ибо, как известно, «узкий специалист подобен флюсу». Это необходимо для создания условий взаимной страховки и взаимозаменяемости членами команды друг друга в аварийных и экстремальных ситуациях. Однако довольно часто команды состоят из людей, занимающих определенную должность, которая, собственно, и задает им «границы» роли. В этом случае распределение ролей целесообразно проводить на время «мозгового штурма» команды и не распространять на собственно производственную деятельность. Возникает закономерный вопрос: а зачем вообще нужно ролевое распределение, если есть профессиональные функции? Дело в том, что гибкое ролевое распределение повышает уровень мобильности команды, а также степень ее адаптируемости в непредсказуемых условиях постсоветской рыночной экономики. Адекватное и гибкое ролевое распределение— это эффективный метод повышения конкурентоспособности команды, ее устойчивости к негативному влиянию разнообразных внешних и внутренних факторов. Другой, более тонкий, аспект распределения ролей заключается в том, чтобы дать каждому члену команды почувствовать свою значимость и перспективу роста. Это чрезвычайно важно, так как команда — это сообщество «равных». Однако за равенством иногда может потеряться индивидуальность каждого. Дело-то — общее. А как же индивидуальный вклад? И в этом случае ощущение своей роли как бы «страхует» индивидуальный вклад каждого члена команды в общее дело. Главный ресурс командызаключается и в том, что члены команды могут «подстраховать» друг друга в сложной ситуации. Возможность «примерить» на себя разнообразные роли формирует дополнительный ресурс для выполнения членами команды своей «страховочной» функции. Чтобы сочетать «игровой момент» с ощущением индивидуального вклада в общее дело к названиям ролей нужно подходить творчески, не скупясь на яркие образы, метафоры. Кстати, выделению, называнию и распределению ролей команда может посвятить специальное время. Такие дискуссии проходят весело и создают дополнительные ресурсы для поддержания «командного духа». Факторы, определяющие роли в команде: d непосредственная профессиональная деятельность, должностные обязанности; □ взаимодействие команды с внешними партнерами, клиентами; □ «склад ума» каждого члена команды и конкретные ситуации; □ процесс жизнедеятельности команды и динамика ее успешного развития. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-06-09 lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда... |