Совершенствование коммуникации в организации.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая -

взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер:

• Регулирование информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

• Управленческие действия.

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

• Системы обратной связи.

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

• Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого

аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

• Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи

организации.

Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

• Современная информационная технология.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

Выводы и предложения.

Написание курсовой работы помогло максимально понять значимость эффективного использования процесса коммуникации, и сделать для себя вывод, что в общении человек сомоопределяется и самопредъявляется, обнаруживая свои индивидуальные особенности. Что по форме воздействий можно судить о коммуникативных умениях и чертах характера человека, по специфике организации речевого сообщения - об общей культуре и грамотности. А также поняла, что в общении люди проявляют, раскрывают для себя и других свои психические качества. Но эти качества не только проявляются через общение, в нём они возникают и формируются. Общаясь с другими людьми, человек усваивает общечеловеческий опыт, исторически сложившиеся социальные нормы, ценности, знания и способы деятельности, формируется как личность и индивидуальность. То есть общение выступает важнейшим фактором психического развития человека. В самом общем виде можно определить общение как универсальную реальность, в которой зарождаются и существуют в течение всей жизни психические процессы и поведение человека.

С течением времени общение между людьми значительно изменилось. Появилось радио, затем телевидение, которое представляет на экране как бы картину естественного общения; такое общение оказало значительное влияние на культуру общества и психическое развитие людей.

На сегодняшний день новая область общения открывается в связи с повсеместным внедрением компьютерной техники. В связи с этим существует мнение, что компьютерное общение заменит непосредственный контакт между людьми. Я считаю, что это невозможно, потому что ни что не может заменить естественный контакт между людьми. Естественное общение, было, есть и будет неотъемлемой частью психической жизни человека.

В свою очередь деловое общение не менее важно на современном этапе развития бизнеса и деловых отношений, т.к. человеку не знающему всех тонкостей и особенностей делового общения будет трудно добиться успеха в этой сфере деятельности.

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет стать более коммуникабельным.

Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

Список используемой литературы:

1. Аллан Пиз. Язык телодвижений. Москва 1995.

2. Атватер. И. Я Вас слушаю. – М.: Экономика, 1984.

3.Битянова М.Р. Социальная психология. – М.: Международная педагогическая академия, 1994.

4. Берн Э.. Игры, в которые играют люди. – Л., Лениздат, 1992.

5. Добрович. А. Общение: наука и искусство. Москва 1996.

6. Дьяченко М.И., Кандыбович А.А. Краткий психологический словарь. – Мн.: «Хэлтон», 1998.

7. Зигерт В., Ланг Л.. Руководить без конфликтов. – М.: Экономика, 1990.

8. Курбатов. В.И. Стратегия делового успеха. Издательство «Феникс», 1995.

9. Крижанская Ю.С., Третьяков В.П. Грамматика общения. – Л.: ЛГУ, 1990.

10. Лобанова Т.Н., Михайлов Я.В. Основы менеджмента. – М., 1995.

11. Мескон М., Альберт М., Основы менеджмента. М.: Дело, 1992.

12. Мицич П. Как проводить деловые беседы. – М.: Экономика, 1987.

13. Немов. Р.С. Психология. Москва 1998.

14. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, А.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1997.

15. Пронников В.А., Ладанов И.Д. Управление персоналом в Японии – М.: Наука, 1989.

16. Практические методы оптимизации межличностного общения. – М., 1987.

17. Соснин В.А., Лунёв П.А. Учимся общению: взаимопонимание, взаимодействие, переговоры, тренинг. М.: Институт психологии, РАН, 1993.

18. Словарь практического психолога/Сост. С.Ю. Головин. – Минск: Харвест, 1998.

19. Социальная психология и этика делового общения: Учеб. пособие для вузов/ В. Ю. Дорошенко, Л. И. Зотова, Н. А. Нартов и др.; Под общей редакцией проф. В. Н. Лавриненко.- М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1995.

20. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. Учебное пособие., Санкт – Петербург, 2002г.