Удаление таблицы или нескольких полей

Для удаления одного поля из области конструирования запроса:

· Выделите нужное поле. Для этого нажмите кнопку маркера столбца (в верхней его части).

· Войдите в меню Правка и выберите команду Удалить столбец.

Внимание! Поля, у которых вы снимете флажок в строке Вывод На Экран в области конструирования, могут участвовать в определении запроса для формирования условия отбора записей, но при этом не отображаться в итоговой выборке.

Для удаления из области конструирования всей таблицы целиком:

· Выделите в верхней части окна запроса соответствующую таблицу. Для этого щелкните в любом месте списка полей.

· Войдите в меню Запрос и выберите команду Удалить Таблицу.

Ввод условий отбора

Условия отбора – это указания пользователя, описывающие, какие именно записи данных должны быть представлены в выборке. Вы можете задать условия отбора для одного или нескольких полей запроса ( рис. 3).

Рис. 3. Окно конструирования запроса

В области конструирования запроса сделайте щелчок в ячейке строки Условие Отбора для поля, по которому вы хотите определить это условие. Далее введите выражение для соответствующего условия отбора и нажмите клавишу Enter.

Внимание! Если выражение не содержит никакого знака отношения, ACCESS будет исходить из того, что вы подразумеваете знак «=».

Вы можете задать несколько условий отбора. При определении нескольких условий отбора для одного поля вы можете использовать операторы AND (И) или OR(ИЛИ).

AND (И) – связь условий:

Записи должны удовлетворять одновременно всем условиям отбора, связанным оператором AND. Например, вы хотите выбрать данные, которые удовлетворяют одновременно условиям:

“Клиент живет в Екатеринбурге” и при этом обязательно “За последние две недели клиент должен был сделать как минимум один заказ”. Условия отбора будут выглядеть так:

ГОРОД=”Екатеринбург”

AND

ДАТА ЗАКАЗА >DATE() – 14

Оператор OR(ИЛИ)- связь условий

Записи данных должны удовлетворять хотя бы одному из нескольких условий отбора.

Внимание! В случае заполнения условий отбора для нескольких полей таблицы условия, расположенные в одной строке, связываются оператором AND; условия, расположенные в различных строках, связываются оператором OR

.

Конструктор выражений

Формировать условия можно с помощью конструктора выражений. Вместо того, чтобы вручную вводить все выражение в строку Условие отбора, или строку OR , можно быстро собрать его из отдельных составных частей. Для этого:

· В области конструирования активизируйте ячейку строки Условие отбора поля, для которого вы хотите определить выражение.

· Запустите Конструктор (Построитель) выражений, выбрав на панели инструментов кнопку Построить (с изображением трех точек) или выбрав команду Построить контекстного меню нажатием правой кнопки мыши.

· В верхней части Конструктора находится поле выражений, в котором строится соответствующее выражение. Элементы, которые используются для построения, указаны в трех полях нижней половины окна конструктора. Над ними находится панель с кнопками, на которых представлены отдельные операторы по группам:

1. Математические операторы.

2. Коммерческое И (&) для сцепления знаков двух операндов. В качестве операндов могут выступать числа или текстовые поля.

3. Логические операторы.

4. Операторы связи и сравнения. Среди них- NOT(НЕ), LIKE (КАК).

Из левого списка выберите таблицы (таблицу), на которых должен базироваться запрос. В списке справа будут помещены поля выделенной таблицы. Для ввода соответствующего поля в поле выражений либо сделайте двойной щелчок по имени поля, либо выделите нужное имя поля и нажмите кнопку Добавить.

В третьем списке указаны выражения, которые можно вставить в список.

Выражение для фильтрации, к примеру, продуктов, названия которых начинаются с буквы «А», может быть сконструировано следующим образом:

· В поле выражений введите знак «=», т.к. именно с него должно начинаться любое выражение.

· Выберите таблицу, содержащую это поле и сделайте двойной щелчок по полю Товар, чтобы ввести его в поле выражений.

· Выберите команду LIKE и напечатайте величину для сравнения: «А*».

· Нажмите на кнопку ОК.

Создание параметрического запроса

Создавая параметрический запрос, прежде всего следует задать стандартные, неменяющиеся условия отбора. Затем в качестве параметров определяются дополнительные изменяющиеся условия. Для этого в строку Условие отбора для соответствующего поля вместо обычного конкретного условия отбора вводится приглашение пользователю задать условие отбора (в квадратных скобках), который должен появиться в диалоговом окне во время выполнения запроса.

При выполнении сформированного запроса на экран будет выведено диалоговое окно Введите значение параметра, в котором АCCESS запрашивает у пользователя значение для определения условия отбора.

Создание перекрестного запроса

Для конструирования перекрестного запроса следует выполнить следующие действия:

· Открыть окно конструирования запроса и добавить таблицы, которые нужно использовать при конструировании запроса.

· Выбрать команду Перекрестный в меню Запрос.

· В области конструирования появятся дополнительные строки Групповая операция и Перекрестная таблица.

· Переместить нужные поля в область конструирования. Для полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, активизировать ячейки строки Перекрестная таблица и выбрать из раскрывающегося списка значение Заголовки строк. Для этих полей в строке Групповая операция надо сохранить стандартное значение Группировка. Аналогично поступить с полем для заголовка столбцов.

· Для поля, значения которого должны быть использованы для формирования значений в ячейках в области сведения кросс-таблицы, в строке Перекрестная таблица выбрать вариант Значение. В строке Групповая операция задать нужную групповую функцию, например, Count (количество записей).

· Для определения условий отбора по некоторому полю в строке Групповая операция выбрать из раскрывающегося списка вариант Условие и ввести соответствующее выражение в строке Условие отбора.

Задание к лабораторной работе 3

Необходимо узнать, кто из покупателей из Екатеринбурга заказал в этом году Classic Combi, начиная с 1 января 2002 года .

Сформируйте соответствующий запрос на основе двух имеющихся в базе данных таблиц: Модели автомобилей и Клиенты и заказы. Для этого:

1. Откройте вкладку ЗАПРОС, выполните команду Создать, Конструктор.

2. Создайте новый запрос, в диалоговом окне Добавление таблицы выберите обе таблицы базы данных.

3. Выполните процедуру конструирования запроса по этапам:

* Выбор полей. В запрос не нужно помещать все поля из обеих таблиц. Нас интересуют лишь модель, фамилии, имена, отчества клиентов, их адреса, а также дата заказа.

* Условия отбора нужных записей данных. В данном случае нужно задать следующие условия отбора:

В столбце Модель в строке Условие отбора наберите выражение:

= Classic Combi

В столбце Дата заказа в строке Условие отбора наберите выражение:

>01.01.02

В столбце Город в строке Условие отбора наберите выражение:

= Екатеринбург

* Сортировка записей данных. Лучше расположить записи данных в определенной последовательности, например, упорядочив их в алфавитном порядке по фамилии покупателей.

4. Выполните запрос, нажав кнопку Запуск («!») на панели инструментов.

5. Выполните редактирование запроса: удалите из выборки поля Имя и Отчество; измените условие отбора.

6. Создайте параметрический запрос, сохранив в качестве условия отбора значения Модели и Даты заказа. Значение поля Городв запросе определите в качестве параметра. Для этого в столбце Город в строке Условие отбора в квадратных скобках наберите текст «Введите название города».

7. Создайте перекрестный запрос. В качестве заголовков строк выберите код модели, в качестве заголовков столбцов – названия городов, где проживают клиенты. В ячейках области сведения кросс-таблицы поместите количество записей по полю фамилия.

8. Создайте запрос по таблице Модели автомобилей, результатом выборки которой будет одно поле – Цвет. Значение поля Цвет в выборке не должно повторяться (используйте операцию Группировка). Сохраните запрос под именем Цвет.

9. Завершите работу с базой данных Автомобили.

Лабораторная работа 4

Цель работы: создание форм для ввода и редактирования данных.

В Access существует несколько способов ввода, редактирования и просмотра информации, хранящейся в БД.

Форма для ввода и редактирования записей таблицы Модели автомобилей, приведена на рис. 4. В процессе работы в режиме Конструктора (рис.5) в данную форму добавлена подчиненная форма, составленная на основе таблицы Клиенты и заказы. В результате получена составная форма (рис. 6).

Создание формы с помощью Мастера форм

Для создания формы :

· в окне БД откройте вкладку ФОРМЫ и нажмите на кнопку СОЗДАТЬ, нажмите кнопку «Далее»;

· перейдите на строку Мастер форм, нажмите кнопку «Далее»;

· укажите имя таблицы, на основе которой должна быть создана форма. Выберите поля, которые должны быть . включены в форму, нажмите кнопку «Далее»;

· выберите внешний вид формы, нажмите кнопку «Далее»;

· выберите стиль для оформления, нажмите кнопку «Далее»;

· задайте имя формы, нажмите кнопку «Готово».

Рис. 4.Форма длятаблицыМодели автомобилей, отредактированная в режиме Конструктора

Составная форма

В составной форме одновременно представлена информация двух различных таблиц, между которыми установлена связь. Одна из этих таблиц является главной, другая – подчиненной с отношением связи между ними «один ко многим». При этом подчиненная таблица встроена в форму главной.

Для вставки подчиненной формы в главную форму следует открыть главную форму в режиме конструирования и нажать клавишу F11, чтобы перейти к окну БД. В окне БД, вкладке Форма, находится список всех имеющихся форм. Необходимо перетащить нужную подчиненную форму из окна БД в главную форму.

Самостоятельное создание формы

Для самостоятельного создания формы нужно сначала создать пустой бланк формы и затем поместить в него требуемые поля, элементы оформления и элементы управления.

· в окне БД откройте вкладку ФОРМЫ и нажмите на кнопку Создать, нажмите кнопку «Далее»;

· перейдите на строку Конструктор, нажмите кнопку «Далее»;

· Access откроет окно с пустым бланком формы в режиме конструирования.

Внешний вид, структура и режимы отдельных элементов управления и бланка формы в целом имеют свой собственный набор характеристик, которые можно настраивать с помощью диалогового окна свойств. Выделите элемент, свойства которого вы хотите настроить, войдите в меню ВИД, и выберите команду Свойства.

Рис. 5. Окно конструирования форм

Элементы панели инструментов:

· (ë) - Выделение объектов;

· (А) - Надпись служит для формирования подписей к элементам формы;

· (ab| ) – инструмент Поле. Служит для добавления в форму текстовых полей, не связанных с полями БД;

· инструмент Группа. Формирует рамку для группы выключателей. Объединенные в группу переключатели обладают свойством, что выключен может быть только один из них. Пример: способ доставки заказа: самолетом, теплоходом, ж.д.;

· инструмент Выключатель. Служит для добавления кнопки, которая может находиться в одном из двух состояний: нажатом, отжатом. Пример: кнопка-выключатель «Оплата счета». Если выключатель отжат, событие не произошло;

· инструмент Переключатель. Служит для выбора одного из взаимоисключающих параметров, объединяются в группы переключателей;

· инструмент Флажок. Служит для выбора не исключающих друг друга элементов.

· инструмент Поле Со Списком. Служит для формирования поля ввода с раскрывающемся списком;

· инструмент Список. Служит для формирования поля списка;

· инструмент Диаграмма. Служит для формирования области диаграммы;

· инструмент Подчиненная форма. Служит для конструирования подчиненной формы или отчета;

· инструмент Рамка Объекта. Служит для формирования рамки внедренного Ole – объекта;

· инструмент Связанный объект. Служит для формирования рамки связанного объекта, который сохранен в таблице БД;

· инструмент Линия. Служит для рисования линий;

· инструмент Прямоугольник. Служит для визуального объединения семантически или функционально связанных полей или элементов управления формы;

· инструмент Конец Страницы. Служит для конструирования многотабличных форм.

· инструмент Кнопка. Служит для формирования командных кнопок, т.е. кнопок, с которыми связаны макросы. Пример, кнопка «Далее» может использоваться для перехода к следующей записи данных;

· инструмент Мастер. Служит для установления режима автоматического вызова Мастера элементов управления при их добавлении в форму. Мастера элементов управления поможет правильно сформировать нужный элемент управления и определить его свойства для связи с объектами;

· инструмент Закрепление инструмента. Служит для закрепления выбранного инструмента формирования. Если нужно сформировать несколько однотипных элементов управления в форме, щелкните по кнопке Закрепление инструмента, прежде, чем вы внесете первый выбранный элемент.

Рис. 6. Составная форма для таблиц Модели автомобилейиКлиенты

Задание к лабораторной работе 4

1. Создайте форму для ввода и редактирования записей для базы данных Клиенты, используя мастер форм. Поместите в форму поля таблицы Клиент: Код модели, номер заказа, Фамилия, Город, Дата заказа ; внешний вид формы –ленточный.

2. Сохраните форму под именем Клиенты – подчиненная.

3. Создайте составную форму, включающую в себя в качестве основной –форму для таблицы Модели автомобилейв столбец, а в качестве подчиненной – Клиенты –подчиненная.

Для этого:

· Создайте форму для таблицы Модели автомобилейв один столбец.

· В режиме Конструктора увеличьте область данных, сдвинув область примечания вниз.

· Из окна базы данных (нажав клавишу F11) перетащите форму Клиенты –подчиненная.

· С помощью инструмента Надпись панели элементов поместите в поле заголовка название формы «Составная форма Модель автомобиля – Клиент».

4. Сохраните полученную форму под именем Составная форма 1.

Лабораторная работа 5

Цель работы: оформление составной формы для базы данных Автомобили (создание группы переключателей, командных кнопок, поля ввода с раскрывающимся списком, вычисляемых полей).

Вид формы представлен на рис.7.

Рис 7. Составная форма 2

Создание группы переключателей

Группа переключателей может быть создана с помощью соответствующего Мастера элементов управления. Для этого следует нажать кнопку с изображением волшебной палочки или выбрать команду Вид, Мастер элементов управления. Для создания группы переключателей (например, для страны-производителя автомобиля) следует выполнить следующие действия:

· Активизировать кнопку Мастера элементов управления;

· Выбрать элемент Группа на панели элементов;

· Щелкнуть в том месте формы, где нужно расположить группу переключателей или протащить курсор для определения рамки группы;

· В появившемся диалоговом окне ввести подписи для каждого из переключателей;

· На следующем шаге определить, какой переключатель должен быть включен по умолчанию;

· Задать значение для каждого параметра (можно согласиться с предложенными по умолчанию значениями);

· Укажите на следующем шаге, что делать с этими значениями (можно использовать их в форме для каких-либо внутренних применений, а можно сохранить в каком-либо поле базы данных. Поскольку в нашей базе хранение подобной информации не предусмотрено, выберите возможность Сохранить значение для дальнейшего применения;

· Определите оформление и тип элементов в группе (так как для модели предусмотрено только одно место производства, выберите переключатели);

· На следующем шаге выберите подпись для группы переключателей (например, «Производство»);

· Нажмите кнопку Готово.

Создание поля ввода с раскрывающимся списком

Инструмент Список полей раскрывает окно списка полей, имеющихся в базовой таблице или запросе. С помощью перетаскивания мышью элементов этого списка можно поместить в форму элемент управления, связанный с этим полем.

Для этого:

1. Раскройте одновременно список полей и панель элементов. Раскрыть окно списка полей можно, выбрав соответствующую команду в меню Вид.

2. Щелкните по кнопке элемента управления, который вы хотите поместить в форму.

3. Поместите курсор мыши на тот элемент в списке полей, с которым должен быть связан элемент управления.

4. Перетащите этот элемент списка в форму на то место, где должен быть расположен этот элемент управления. При этом будет создано поле формы, связанное с соответствующим полем таблицы, а свойства этого поля формы будут соответствовать свойствам поля таблицы.

Формирование элементов управления

При создании формы необходимо поместить в нее так называемые элементы управления. Каждый элемент управления связан с соответствующим полем подписи. Элементы управления присутствуют в форме в виде заголовков, текста, полей и рисунков. Существуют несвязанные и связанные элементы управления. Последние связаны с определенным полем базовой таблицы.

Для формирования несвязанного элемента управления стандартного размера используйте панель элементов из меню Вид.

Для связанного элемента управления с полем таблицы имеются две возможности:

1. Создание связанного элемента управления с помощью Списка полей.

2. Установление связи с полем для уже сформированного элемента управления с помощью окна Свойства. Для этого необходимо установить значение свойства Данные:

· Раскройте окно свойств соответствующего элемента правления.

· Щелкните по строке Данные.

· Выберите из раскрывающегося списка имя поля таблицы, с которым должен быть связан элемент управления.

Вычисляемые поля

Для того чтобы вставить в форму вычисляемый элемент управления, необходимо:

· Щелкнуть по кнопке Поле панели элементов.

· Разместить текстовое поле на нужном месте формы.

· Вызвать окно свойств для ввода в элемент управления необходимой информации.

· В поле Данные нужно поместить формулу для вычислений. Формула начинается со знака равенства. Удобнее всего воспользоваться построителем выражений.

Задание к лабораторной работе 5

1. Скопируйте форму «Составная форма 1» под именем «Составная форма 2» (Правка, Копировать, Правка, Вставить).

2. Измените заголовок формы: «Составная форма 2».

3. Создайте группу переключателей для страны-производителя (название стран выберите самостоятельно).

4. Создайте поле для ввода раскрывающегося списка по полю Цвет, используя в качестве значений списка выборку по запросу Цвет. Для этого:

· Удалите поле Цвет из формы в режиме конструктора.

· Убедитесь в том, что кнопка Мастера (с изображением волшебной палочки) включена. Выберите инструмент Поле со списком на панели элементов, щелкните в нужном месте формы.

· Выберите значения для списка из запроса Цвет.

· Перейдите в режим формы (Вид, Режим формы) и оцените вид полученной экранной формы. В случае необходимости перейдите вновь в режим Конструктора и внесите изменения.

5. Вместо простого поля Обивка сформируйте поле с раскрывающимся списком, из которого можно выбрать материал – ткань, кожу, велюр. Значения списка введите самостоятельно (список фиксированных значений). Список должен состоять из одного столбца. Укажите, что значения должны быть сохранены в поле Обивка таблицы Модели автомобилей.

6. Вычислите общую стоимость автомобиля исходя из значений полей Заводская цена, Транспортные издержки и Предпродажная подготовка и внесите это значения в форму (поле Общая стоимость). Устанавливая свойства поля Общая стоимость во вкладке Свойства, Данные, воспользуйтесь Построителем выражений, причем имена полей после знака равенства лучше выбирать из списка Формы, Загруженные, Составная Форма–2.

· Перейдите в режим формы (Вид, Режим формы) и оцените вид полученной экранной формы. В случае необходимости перейдите вновь в режим Конструктора и внесите изменения.

Лабораторная работа 6

Цель работы: Создание отчетов в ACCESS.

В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений.

Создание макета отчета

Сконструировать макет можно двумя способами: с помощью Мастера отчетов и самостоятельно.