Процедура анализа и оценки обстановки

Процедура анализа и оценки обстановки обычно включает в себя следующие основные этапы: определение цели и задач анализа и оценки обстановки в целом или отдельных ее элементов; создание информационной базы для анализа и оценки обстановки; анализ исходной информации и ее синтез (обобщение) для получения оценочных выводов; формулирование оценочных суждений и выводов о состоянии и тенденциях развития обстановки.

Этап 1. Определение цели и задач анализа и оценки обстановки.. Наиболее распространенными управленческими ситуациями, в которых необходимы анализ и оценка обстановки, следующие: поручения вышестоящих органов управления; необходимость разработки планов деятельности на предстоящий период; принятие ответственных управленческих и решений, вызванных изменениями обстановки; поиск новых форм и методов деятельности и т.п. Соответственно, различаются цели и задачи такого рода оценок и предполагаемая область применения их результатов.

Этап 2. Создание информационной базы для анализа и оценки обстановки. Осуществляется, исходя из целей и задач оценки, путем определения информационных потребностей субъекта управления (характера и объема необходимой информации) и способов ее удовлетворения; сбора исходной информации из всех доступных и доброкачественных источников (создание базы данных); оценки ее качества по установленным критериям; проверки (при необходимости); организации накопления и систематизации.

При создании информационной базы важно отсутствие дублирования первичных данных (однократность ввода данных), а также минимизация числа базовых показателей, на основе которых рассчитываются остальные.

Необходимо также учитывать следующие важнейшие черты системы экономической информации: неоднородность экономической информации; сложность взаимосвязей отдельных видов экономической информации; тенденцию к усложнению взаимосвязи различных видов экономической информации; рост объема информации, сопровождающийся увеличением избыточности данных.

Для анализа используются имеющиеся в организации учетные и внеучетные источники экономической информации. К числу учетных источников относятся: бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; оперативный учет и отчетность; выборочные учетные данные.

Бухгалтерский учет и отчетность – содержит наиболее полное отражение хозяйственные средства и хозяйственные операции. Используются методы сплошного и непрерывного наблюдения, методы строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе, в других отчетных таблицах.

Статистический учет и отчетность – отражает массовые явления и процессы, характеризует их количественно. Опирается на данные бухгалтерского учета, использует специфичные статистические методы.

Оперативный учет и отчетность – применяются на отдельных участках производственной деятельности, обеспечивают более быстрое, по сравнению с бухгалтерией и статистикой получение информации. Нужны для текущего анализа. Так, при текущем анализе товарооборота нужны оперативные данные о ежедневной (иногда ежесменной) выручке за проданные товары. Директора предприятий в записных книжках («карманная бухгалтерия») ведут иногда оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия.

Выборочные учетные данные – черпаются из бухгалтерского учета и первичной документации. Их значение возрастает в условиях сокращения обязательной отчетности (экономятся общие трудозатраты на получение информации).

К числувнеучетных источниковотносятся: материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии; внешнего и внутреннего аудита; материалы врачебного и врачебно-санитарного контроля; материалы проверок налоговой службой; материалы постоянно действующих производственных совещаний; материалы собраний трудовых коллективов; материалы печати; объяснительные и докладные записки; переписка с вышестоящей организацией, с финансовыми и кредитными органами и организациями; материалы, получаемые руководителем в результате личных контактов с исполнителями; материалы обследований предприятия (например в целях внедрения средств автоматизации).

В современных условиях информация, имеющая значение для деятельности организации, накапливается в различного рода автоматизированных информационных системах и банках данных.

Важными источниками информации для анализа и оценки внешней среды являются средства массовой информации, информационные системы сторонних организаций, в том числе государственных органов, официальные документы других организаций, заключения экспертов в различных областях знания, результаты собственных наблюдений руководителя.

Этап 3. Анализ исходной информации и ее синтез (обобщение).Предполагает познание и объяснение фактов, событий, процессов, происходящих в деловой обстановке, их взаимообусловленности, выявление в них элементов случайности или закономерности.

В процессе анализа обстановка расчленяется на составляющие ее элементы с целью познания и объяснения их сущности и содержания, условий и факторов, оказывающих на них существенное влияние, определения тенденций развития, выявления новых фактов, событий, явлений, их регулярности или случайности, причин возникновения, характера их воздействия на развитие обстановки и т.д. Производится группировка исходной информации и ее обобщение.

Этап 4. Формулирование оценочных суждений и выводов о состоянии и тенденциях развития обстановки. Должно проводится в соответствии с указанными выше принципами и заранее разработанными критериями оценки. Для аргументации оценочных суждений необходимо использовать только те факты, которые имеют существенное значение для решения тех задач, ради которых оценка проводилась, а формулировка оценочных суждений (выводов) должна со всей очевидностью приводить к необходимости принятия соответствующих решений.

Выводы из оценки обстановки могут носить как обязательный,так и рекомендательный характер. Обязательными являются оценки обстановки, представленные в нормативно-правовых актах (приказах, указаниях), которые предписывают принимать соответствующие решения, составлять планы их реализации, учитывать в процессе работы конкретные события, факты, процессы, совершать иные необходимые действия, вытекающие из этих оценок.

Рекомендательными являются выводы из оценки обстановки, зафиксированные в обзорах, бюллетенях, справках о результатах проведенных аналитических исследований, прогнозах, которые должны учитываться, приниматься во внимание при организации работы на том или ином направлении (участке) деятельности и, прежде всего, в процессе выработки и принятия решений.