Анализ предложений исполнителей

УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

1. Оценка стоимости работ

2. Разработка смет

3. Разработка бюджета проекта

4. Контроль стоимости проекта

Оценка стоимости работ

Оценка стоимости плановых операций включает в себя приблизительную оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции. При проведении примерной оценки стоимости необходимо принимать в расчет возможные причины появления отклонений, включая риски.

Стоимостная оценка включает в себя выявление и рассмотрение различных альтернатив. Например, в большинстве областей приложения считается, что дополнительные работы, предпринятые на фазе проектирования, влекут за собой снижение стоимости фазы выполнения и эксплуатации продукта. В процессе стоимостной оценки необходимо рассчитывать, будет ли ожидаемая экономия компенсировать затраты на проведение дополнительных работ по проектированию.

Стоимостная оценка обычно выражается в единицах валюты (доллары, евро, иены и т.д.) для облегчения сравнения как внутри проекта, так и между проектами. В некоторых случаях специалист по оценке может для упрощения контроля управления использовать при стоимостной оценке единицы измерения (например, человеко-часы или человеко-дни) вместе с их стоимостным выражением.

В ходе исполнения проекта рекомендуется проводить уточнения стоимостной оценки. Это дает возможность получать более полную картину в отношение деталей проекта. При переходе к последующим стадиям жизненного цикла проекта точность оценки стоимости проекта повышается. Например, на фазе инициации проект может иметь грубый порядок величины (ГПВ) оценки в пределах от -50 до +100 %. В дальнейшем, по мере поступления информации, порядок величины оценки может сузиться до значений от -10 до +15 %. В некоторых областях приложения существуют особые указания о том, когда подобные уточнения следует производить и какой точности при этом можно ожидать.

Стоимость плановых операций оценивается для всех ресурсов, задействованных в проекте. К ресурсам относятся, в частности, рабочая сила, материалы, оборудование, услуги и помещения, а также особые статьи расходов, например учет уровня инфляции или расходы на непредвиденные обстоятельства. Стоимостная оценка плановой операции – это количественная оценка возможной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения данной плановой операции.

Если в исполняющей организации нет специально подготовленных специалистов для оценки стоимости, то команда проекта должна обеспечить как ресурсы, так и необходимые знания для выполнения операций по оценки стоимости проекта.

В проектном менеджменте можно выделить четыре типа оценок:

1) грубый порядок величины – стоимостные ожидания проекта, находящегося на фазе замысла или идеи;

2) порядок величины – предположения стоимости проекта, рассчитанные в бизнес-плане или аналогичном документе;

3) бюджетная оценка – оценка стоимости проекта, полученная на основе данных, предоставленных поставщиками и исполнителями работ;

4) точная – оценка стоимости, включаемая в бюджет при определении окончательной плановой стоимости проекта перед переходом к фазе реализации.

В качестве исходных данных для оценки стоимости менеджеру проекта необходима информация о содержании проекта. На первоначальных этапах это будет Устав или ИСР проекта, а на последующих потребуется его подробный календарный план. Чтобы получить оценку грубого порядка величины стоимости проекта, иногда достаточно лишь идеи и замысла проекта. Для более точных оценок требуется более точная информация.

В оценке стоимости работ должны быть учтены все статьи затрат на выполнение работы:

- материалы и комплектующие;

- закупаемое оборудование, транспорт;

- арендные платежи (площади, оборудование, транспорт);

- затраты на лизинг (покупка, взятие в аренду, лизинг);

- производственные мощности;

- стоимость труда персонала;

- затраты на расходные материалы;

- затраты на обучение и стажировки;

- затраты на проведение мероприятий (конференции, семинары);

- командировочные расходы;

- затраты на логистику;

- представительские расходы.

Подобную содержательную работу менеджер проекта может выполнить лишь с привлечением квалифицированного сметчика или при наличии активного содействия со стороны функциональных специалистов, которые будут выполнять соответствующие работы.

Методы, которые будут использованы при стоимостной оценке, зависят от конкретного проекта, квалификации экспертов и других факторов.

Выделяют следующие методы оценки стоимости:

Оценка по аналогам

Стоимостная оценка по аналогам означает, что при оценке стоимости текущего проекта в качестве основы принимается фактическая стоимость предыдущих схожих проектов. Этот метод часто используется при стоимостной оценке в условиях недостатка детальной информации о проекте (например, на ранних фазах проекта). Стоимостная оценка по аналогам производится с использованием экспертной оценки.

Метод стоимостной оценки по аналогам, как правило, является более дешевой, чем другие методы, но он также и менее точен. Наиболее точные результаты этот метод дает в случаях, когда предыдущий проект подобен текущему не только по внешним признакам, но и по сути, а у лиц или групп, занятых подготовкой оценки, есть необходимые знания.

2 Оценка "снизу вверх"

Этот метод включает в себя оценку стоимости отдельных пакетов работ или отдельных плановых операций с максимальной степенью детализации. Эта подробно рассчитанная стоимость суммируется или "переходит" на более высокие уровни и используется при составлении отчетов и для контроля за исполнением. Стоимость и точность оценки стоимости по методу "снизу вверх" обычно зависят от размеров и сложности отдельных плановых операций или пакетов работ. Обычно чем меньше трудоемкость операций, тем выше точность стоимостной оценки плановых операций.

Параметрическая оценка

Параметрическая оценка – это метод, при котором для стоимостной оценки ресурсов плановой операции используется статистическая зависимость между историческими данными и другими переменными (например, величина площади конструкции в строительстве, количество строк в коде программы, количество часов рабочего времени). При помощи данного метода можно получить более точную оценку стоимости. Уровень точности оценки зависит от сложности, количества ресурсов, выделенных для такой работы и данных о стоимости, встроенных в модель. Например: для того, чтобы получить оценку стоимости, нужно запланированный объем работ умножить на стоимость одной единицы в прошлом.

Разработка смет

Разработка смет – процесс структуризации и систематизации стоимостных оценок, полученных на этапе оценки стоимости. Структуризация и систематизация данных о стоимости работ производится в соответствии со статьями затрат, принятыми в системе учета родительской организации проекта.

Обычно выделяют:

- прямые затраты;

- накладные (косвенные) затраты;

- общие и административные накладные расходы.

Прямые затраты – расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта; производственные расходы, включаемые в себестоимость продукции, в прямые издержки производства. Они включают:

- затраты на оплату труда;

- затраты на материалы и оборудование;

- иные расходы, связанные с выполнением работ.

Именно на прямые расходы может непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограничено.

Накладные расходы (косвенные затраты) – расходы, сопровождающие, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов. Накладные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату. Они относятся ко всему проекту в целом. Это затраты:

- на содержание и эксплуатацию основных средств;

- управление, организацию, обслуживание производства;

- командировки;

- обучение работников.

Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) – затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом. Они относятся к расходам компании, но при этом имеют отношение к проекту. К общим и административным расходам обычно относятся расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана т др.).

По содержанию сметы подразделяют на:

- локальные;

- объектные;

- сметы на отдельные виды затрат;

- сводные (сводный сметный расчет).

Локальная смета – первичный документ, содержащий расчеты и оценки стоимости конструктивных элементов и видов работ по проекту в текущих и прогнозных ценах.

В локальный ресурсный сметный расчет могут быть включены:

- расходы на оплату труда;

- расходы на эксплуатацию техники;

- стоимость материалов;

- накладные расходы;

- сметная прибыль;

- сметная стоимость.

Объектная смета – документ, содержащий расчеты и оценки стоимости по объекту в целом в базисных или текущих ценах.

Базисная цена – цена товара стандартного качества, на основе которой устанавливается цена товара более высокого и низкого качества, например в случае, когда свойства фактически поставленного товара отличаются от оговоренных в контракте).

Цена текущая – цена или тариф, действующие в данный период времени (могут быть оптовые, закупочные, розничные, цены на услуги, оказанные предприятиям, организациям, населению).

По итогам разработки объектной сметы проекта команда управления проектом и заказчик могут получить показатели единичной стоимости объекта (например, стоимость 1 кв. м, сметная заработная плата и др.).

Сметы на отдельные виды затрат – документы, содержащие расчеты и оценки стоимости по затратам, не учтенные сметными нормативами.

К отдельным видам затрат можно отнести:

- премирование за долгосрочное завершение проекта;

- оплату консультационных, аудиторских услуг;

- выплаты льгот и компенсаций;

- оплату непредвиденных командировок, деловых поездок;

- оплату транспорта для сотрудников (доставку к месту работы);

- расходы на рекламу;

- страховые взносы на добровольное страхование;

- оплату услуг операторов мобильной связи, интернет-провайдеров;

- другое.

Сводные сметный расчет – основной документ, определяющий стоимость проекта, обобщающий данные локальных и объектных смет и смет на отдельные виды затрат, в базисных и текущих ценах или в базисных и прогнозных ценах.

В сводном сметном расчете происходит суммирование и сведение воедино данных локальных и объектных смет до уровня всего проекта. В итоговый сметный расчет включаются данные смет на отдельные виды затрат.

К сводному сметному расчету обычно прилагается пояснительная записка, которая содержит сопутствующую информацию, необходимую для понимания документа и облегчения работы с ним.

Разработка бюджета проекта

Основным плановым документом, определяющим плановые стоимостные показатели проекта, является бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано в проекте денег, менеджера проекта очень интересует вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработки бюджета проекта.

Бюджет проекта – еще один документ, разработка которого как нельзя лучше иллюстрирует принцип последовательной разработки.

Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта. В зависимости от назначения выделяют несколько видов бюджетов:

- бюджетные ожидания – предварительное планирование, определение потребности в финансировании;

- предварительный бюджет – обоснование статей затрат, обоснование привлечения инвестиций, планирование использования финансовых средств;

- уточненный бюджет – планирование расчетов с подрядчиками, субподрядчиками и поставщиками;

- базовый бюджет – директивное ограничение привлечения и использования ресурсов;

- текущий бюджет – учет и контроль стоимостных показателей проекта, мониторинг и управление стоимостью проекта;

- фактический – архивирование результатов проекта, анализ фактической стоимости проекта.

Бюджетирование – процесс структуризации расходов проекта согласно плану счетов стоимостного учета конкретного проекта. Структурирование бюджета может быть выполнено:

- по видам работ;

- статьям затрат;

- отчетным периодам;

- рискам;

- иной структуре.

Бюджетирование – планирование стоимости. Его результаты – бюджет или план затрат, т.е. ответ на вопросы: когда, сколько и на что будут расходоваться денежные средства.

Разработать бюджет проекта, не имея календарного плана, практически невозможно. Обычно разработка календарного плана и бюджета идут параллельно.

Принципиальными отличиями бюджета от сметы является наличие в бюджете доходной части и распределение затрат по времени. Бюджет – это график будущих расходов и доходов.

В случае, когда проект не предусматривает постинвестиционной фазы, т.е. фазы получения прибыли, доходная часть бюджета не разрабатывается.

Если доходная часть предусмотрена, она разрабатывается на основе данных маркетологов о планируемых объемах продаж продукта проекта и прогнозных ценах.

Если же разрабатывается бюджет затрат, то при наличии конкретных смет процесс превращения сметы в бюджет становится технической функцией. Смета накладывается на ось времени, и все платежи распределяются по времени. При использовании информационных систем бюджетирования и назначения затрат конкретной работе система все остальное делает автоматически.

Подобно календарному плану, план затрат или бюджет будет отслеживаться менеджером в ходе проекта. После получения данных о фактических затратах при выполнении работ менеджеру потребуется сравнить их с плановыми.

Управление стоимостью проекта

Управление стоимостью проекта включает в себя:

· Воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости

· Проверка того, что запрошенные изменения получили одобрение

· Управление фактическими изменениями по мере их возникновения

· Обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх авторизованных пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом

· Осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости

· Точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости

· Защита правил использования утвержденных ресурсов или денежных средств от того, чтобы в них не были внесены неверные, несоответствующие или неутвержденные изменения

· Информирование соответствующих участников проекта об утвержденных изменениях

· Выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах

Управление стоимостью проекта включает:

Анализ измерения эффективности

Метод анализа измерения эффективности помогает установить величину любых отклонений. Метод освоенного объема (МОО) состоит в том, что совокупный объем плановой стоимости выполненных работ (полученный) первоначального расчетного бюджета сравнивается как с данными плановой стоимости запланированных работ (план), так и с данными фактической стоимости выполненных работ (факт). Этот метод наиболее пригоден для управления стоимостью, ресурсами и производством.

Важной частью управления стоимостью является определение причин, вызывающих отклонения, размеры отклонений и понимание того, нужно ли предпринимать корректирующие действия в отношении отклонений. Метод освоенного объема подразумевает использование базового плана по стоимости, являющегося частью плана управления проектом, для оценки хода выполнения проекта и определения величины образовавшегося отклонения.

При использовании метода освоенного объема необходимо рассчитывать следующие ключевые значения для каждой плановой операции, пакета работ и контрольного счета:

· Плановый объем Плановый объем – это бюджетная стоимость работы, которая согласно расписания должна быть выполнена в результате операции или элемента ИСР к определенному сроку.

· Освоенный объем Освоенный объем – это указанный в бюджете объем работы, действительно выполненный в результате плановой операции или элемента ИСР в течение определенного периода времени.

· Фактическая стоимость Фактическая стоимость – это общая стоимость выполнения работы в результате плановой операции или элемента ИСР в течение определенного периода времени. Фактическая стоимость по определению и масштабу должна соответствовать тому, что в бюджете определено для планового объема и освоенного объема (например: только прямые затраты рабочего времени, только прямые затраты или все затраты, включая непрямые).

· Прогноз до завершения и прогноз по завершении. Разработка прогноза до завершения и прогноза по завершении описана в следующем методе прогнозирования.

Значения планового объема, освоенного объема и фактической стоимости используются в сочетании для определения измерения эффективности, а также для определения, выполнена или нет работа в плановом порядке и в предусмотренные планом сроки. Наиболее широко используемыми показателями являются отклонение по стоимости и отклонение по срокам. По мере приближения проекта к завершению, величины отклонений по стоимости и по срокам снижаются. Это объясняется компенсационным эффектом, вызванного тем, что к этому времени большее количество работ оказываются выполненными. В плане управления стоимостью можно указать заранее установленные допустимые значения отклонений, которые будут снижаться по мере приближения проекта к окончанию.

· Отклонение по стоимости. Отклонение по стоимости (ОПС) представляет собой разность освоенного объема (ОО) и фактической стоимости (ФС). Отклонение по стоимости, образовавшееся на момент окончания проекта, представляет собой разницу между бюджетом по завершении и фактически понесенными затратами. Формула: ОПС = ОО – ФС

· Отклонение по срокам (ОСр). Отклонение по срокам (ОСр) представляет собой разность между освоенным объемом (ОО) и плановым объемом (ПО). В конечном итоге, значение отклонения по срокам будет равно нулю, поскольку на момент завершения проекта все плановые показатели будут уже получены. Формула: ОСр = ОО – ПО

На рис. 1 изображены S-кривые, отображающие совокупные данные освоенного объема проекта, которые выше предусмотренных бюджетом и ниже предусмотренных планом работ.

Рисунок 1. Пример графического отчета по исполнению

Метод освоенного объема в различных своих формах – это наиболее широко распространенный метод определения измерения эффективности. Он объединяет параметры содержания проекта, стоимости (или ресурсов) и сроков, которые помогают команде управления проектом оценить эффективность исполнения проекта.

Прогнозирование

Прогнозирование включает в себя оценку или описание условий, которые возникнут в будущем проекта, на основании информации и знаний, доступных на момент прогнозирования. По мере выполнения проекта прогнозы создаются, обновляются и переиздаются на основе поступающей информации об исполнении работ. Информация об исполнении работ касается прошлого опыта проекта и той информации, которая может повлиять на проект в будущем, например: прогноз по завершении и прогноз до завершения.

Такие параметры метода освоенного объема, как бюджет по завершении, фактическая стоимость на определенную дату и показатель эффективности совокупного индекса выполнения сроков используются для расчетов прогнозов до завершения и прогнозов по завершении, где бюджет по завершении равен значению общего планового объема на момент завершения плановой операции, пакета работ, контрольного счета или другого элемента ИСР. Формула: БПЗ = общий совокупный ПО на момент завершения.

Методы прогнозирования помогают определить стоимость или объем работ, необходимых для выполнения плановых операций, который называется прогнозом по завершении (ППЗ). Метод прогнозирования также помогает определить прогноз до завершения (ПДЗ), который является оценкой стоимости для завершения оставшейся части работ плановой операций, пакета работ или контрольного счета. Поскольку метод освоенного объема определения ППЗ и ПДЗ является быстрым и автоматическим методом, он уступает в точности и значимости выполненному вручную прогнозу, касающемуся количества работы, которую осталось выполнить команде проекта. Метод прогнозирования ПДЗ, основанный на прогнозе до завершения, предоставляемым исполняющей организацией, является:

УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

1. Оценка стоимости работ

2. Разработка смет

3. Разработка бюджета проекта

4. Контроль стоимости проекта

Оценка стоимости работ

Оценка стоимости плановых операций включает в себя приблизительную оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции. При проведении примерной оценки стоимости необходимо принимать в расчет возможные причины появления отклонений, включая риски.

Стоимостная оценка включает в себя выявление и рассмотрение различных альтернатив. Например, в большинстве областей приложения считается, что дополнительные работы, предпринятые на фазе проектирования, влекут за собой снижение стоимости фазы выполнения и эксплуатации продукта. В процессе стоимостной оценки необходимо рассчитывать, будет ли ожидаемая экономия компенсировать затраты на проведение дополнительных работ по проектированию.

Стоимостная оценка обычно выражается в единицах валюты (доллары, евро, иены и т.д.) для облегчения сравнения как внутри проекта, так и между проектами. В некоторых случаях специалист по оценке может для упрощения контроля управления использовать при стоимостной оценке единицы измерения (например, человеко-часы или человеко-дни) вместе с их стоимостным выражением.

В ходе исполнения проекта рекомендуется проводить уточнения стоимостной оценки. Это дает возможность получать более полную картину в отношение деталей проекта. При переходе к последующим стадиям жизненного цикла проекта точность оценки стоимости проекта повышается. Например, на фазе инициации проект может иметь грубый порядок величины (ГПВ) оценки в пределах от -50 до +100 %. В дальнейшем, по мере поступления информации, порядок величины оценки может сузиться до значений от -10 до +15 %. В некоторых областях приложения существуют особые указания о том, когда подобные уточнения следует производить и какой точности при этом можно ожидать.

Стоимость плановых операций оценивается для всех ресурсов, задействованных в проекте. К ресурсам относятся, в частности, рабочая сила, материалы, оборудование, услуги и помещения, а также особые статьи расходов, например учет уровня инфляции или расходы на непредвиденные обстоятельства. Стоимостная оценка плановой операции – это количественная оценка возможной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения данной плановой операции.

Если в исполняющей организации нет специально подготовленных специалистов для оценки стоимости, то команда проекта должна обеспечить как ресурсы, так и необходимые знания для выполнения операций по оценки стоимости проекта.

В проектном менеджменте можно выделить четыре типа оценок:

1) грубый порядок величины – стоимостные ожидания проекта, находящегося на фазе замысла или идеи;

2) порядок величины – предположения стоимости проекта, рассчитанные в бизнес-плане или аналогичном документе;

3) бюджетная оценка – оценка стоимости проекта, полученная на основе данных, предоставленных поставщиками и исполнителями работ;

4) точная – оценка стоимости, включаемая в бюджет при определении окончательной плановой стоимости проекта перед переходом к фазе реализации.

В качестве исходных данных для оценки стоимости менеджеру проекта необходима информация о содержании проекта. На первоначальных этапах это будет Устав или ИСР проекта, а на последующих потребуется его подробный календарный план. Чтобы получить оценку грубого порядка величины стоимости проекта, иногда достаточно лишь идеи и замысла проекта. Для более точных оценок требуется более точная информация.

В оценке стоимости работ должны быть учтены все статьи затрат на выполнение работы:

- материалы и комплектующие;

- закупаемое оборудование, транспорт;

- арендные платежи (площади, оборудование, транспорт);

- затраты на лизинг (покупка, взятие в аренду, лизинг);

- производственные мощности;

- стоимость труда персонала;

- затраты на расходные материалы;

- затраты на обучение и стажировки;

- затраты на проведение мероприятий (конференции, семинары);

- командировочные расходы;

- затраты на логистику;

- представительские расходы.

Подобную содержательную работу менеджер проекта может выполнить лишь с привлечением квалифицированного сметчика или при наличии активного содействия со стороны функциональных специалистов, которые будут выполнять соответствующие работы.

Методы, которые будут использованы при стоимостной оценке, зависят от конкретного проекта, квалификации экспертов и других факторов.

Выделяют следующие методы оценки стоимости:

Оценка по аналогам

Стоимостная оценка по аналогам означает, что при оценке стоимости текущего проекта в качестве основы принимается фактическая стоимость предыдущих схожих проектов. Этот метод часто используется при стоимостной оценке в условиях недостатка детальной информации о проекте (например, на ранних фазах проекта). Стоимостная оценка по аналогам производится с использованием экспертной оценки.

Метод стоимостной оценки по аналогам, как правило, является более дешевой, чем другие методы, но он также и менее точен. Наиболее точные результаты этот метод дает в случаях, когда предыдущий проект подобен текущему не только по внешним признакам, но и по сути, а у лиц или групп, занятых подготовкой оценки, есть необходимые знания.

2 Оценка "снизу вверх"

Этот метод включает в себя оценку стоимости отдельных пакетов работ или отдельных плановых операций с максимальной степенью детализации. Эта подробно рассчитанная стоимость суммируется или "переходит" на более высокие уровни и используется при составлении отчетов и для контроля за исполнением. Стоимость и точность оценки стоимости по методу "снизу вверх" обычно зависят от размеров и сложности отдельных плановых операций или пакетов работ. Обычно чем меньше трудоемкость операций, тем выше точность стоимостной оценки плановых операций.

Параметрическая оценка

Параметрическая оценка – это метод, при котором для стоимостной оценки ресурсов плановой операции используется статистическая зависимость между историческими данными и другими переменными (например, величина площади конструкции в строительстве, количество строк в коде программы, количество часов рабочего времени). При помощи данного метода можно получить более точную оценку стоимости. Уровень точности оценки зависит от сложности, количества ресурсов, выделенных для такой работы и данных о стоимости, встроенных в модель. Например: для того, чтобы получить оценку стоимости, нужно запланированный объем работ умножить на стоимость одной единицы в прошлом.

Анализ предложений исполнителей

Другими методами стоимостной оценки являются анализ предложений исполнителей и анализ необходимой стоимости проекта. В случаях, когда проект получают в результате конкурентной борьбы, может потребоваться, чтобы команда проекта провела дополнительную стоимостную оценку и определила стоимость отдельных результатов поставки и окончательную стоимость проекта в целом.

Результат оценки стоимости – оценки затрат на выполнение каждой работы отдельно и в целом по проекту.

Разработка смет

Разработка смет – процесс структуризации и систематизации стоимостных оценок, полученных на этапе оценки стоимости. Структуризация и систематизация данных о стоимости работ производится в соответствии со статьями затрат, принятыми в системе учета родительской организации проекта.

Обычно выделяют:

- прямые затраты;

- накладные (косвенные) затраты;

- общие и административные накладные расходы.

Прямые затраты – расходы, непосредственно связанные с производством продукции, работ проекта; производственные расходы, включаемые в себестоимость продукции, в прямые издержки производства. Они включают:

- затраты на оплату труда;

- затраты на материалы и оборудование;

- иные расходы, связанные с выполнением работ.

Именно на прямые расходы может непосредственно влиять менеджер проекта и его команда. Влияние команды проекта на другие расходы ограничено.

Накладные расходы (косвенные затраты) – расходы, сопровождающие, сопутствующие основному производству, но не связанные с ним напрямую, не входящие в стоимость труда и материалов. Накладные расходы не могут быть привязаны к какой-то конкретной работе, конкретному результату. Они относятся ко всему проекту в целом. Это затраты:

- на содержание и эксплуатацию основных средств;

- управление, организацию, обслуживание производства;

- командировки;

- обучение работников.

Общие и административные накладные расходы (постоянные расходы) – затраты, не связанные с каким-то конкретным проектом. Они относятся к расходам компании, но при этом имеют отношение к проекту. К общим и административным расходам обычно относятся расходы на содержание аппарата управления, поддерживающих подразделений (бухгалтерия, секретариат, охрана т др.).

По содержанию сметы подразделяют на:

- локальные;

- объектные;

- сметы на отдельные виды затрат;

- сводные (сводный сметный расчет).

Локальная смета – первичный документ, содержащий расчеты и оценки стоимости конструктивных элементов и видов работ по проекту в текущих и прогнозных ценах.

В локальный ресурсный сметный расчет могут быть включены:

- расходы на оплату труда;

- расходы на эксплуатацию техники;

- стоимость материалов;

- накладные расходы;

- сметная прибыль;

- сметная стоимость.

Объектная смета – документ, содержащий расчеты и оценки стоимости по объекту в целом в базисных или текущих ценах.

Базисная цена – цена товара стандартного качества, на основе которой устанавливается цена товара более высокого и низкого качества, например в случае, когда свойства фактически поставленного товара отличаются от оговоренных в контракте).

Цена текущая – цена или тариф, действующие в данный период времени (могут быть оптовые, закупочные, розничные, цены на услуги, оказанные предприятиям, организациям, населению).

По итогам разработки объектной сметы проекта команда управления проектом и заказчик могут получить показатели единичной стоимости объекта (например, стоимость 1 кв. м, сметная заработная плата и др.).

Сметы на отдельные виды затрат – документы, содержащие расчеты и оценки стоимости по затратам, не учтенные сметными нормативами.

К отдельным видам затрат можно отнести:

- премирование за долгосрочное завершение проекта;

- оплату консультационных, аудиторских услуг;

- выплаты льгот и компенсаций;

- оплату непредвиденных командировок, деловых поездок;

- оплату транспорта для сотрудников (доставку к месту работы);

- расходы на рекламу;

- страховые взносы на добровольное страхование;

- оплату услуг операторов мобильной связи, интернет-провайдеров;

- другое.

Сводные сметный расчет – основной документ, определяющий стоимость проекта, обобщающий данные локальных и объектных смет и смет на отдельные виды затрат, в базисных и текущих ценах или в базисных и прогнозных ценах.

В сводном сметном расчете происходит суммирование и сведение воедино данных локальных и объектных смет до уровня всего проекта. В итоговый сметный расчет включаются данные смет на отдельные виды затрат.

К сводному сметному расчету обычно прилагается пояснительная записка, которая содержит сопутствующую информацию, необходимую для понимания документа и облегчения работы с ним.

Разработка бюджета проекта

Основным плановым документом, определяющим плановые стоимостные показатели проекта, является бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано в проекте денег, менеджера проекта очень интересует вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработки бюджета проекта.

Бюджет проекта – еще один документ, разработка которого как нельзя лучше иллюстрирует принцип последовательной разработки.

Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта. В зависимости от назначения выделяют несколько видов бюджетов:

- бюджетные ожидания – предварительное планирование, определение потребности в финансировании;

- предварительный бюджет – обоснование статей затрат, обоснование привлечения инвестиций, планирование использования финансовых средств;

- уточненный бюджет – планирование расчетов с подрядчиками, субподрядчиками и поставщиками;

- базовый бюджет – директивное ограничение привлечения и использования ресурсов;

- текущий бюджет – учет и контроль стоимостных показателей проекта, мониторинг и управление стоимостью проекта;

- фактический – архивирование результатов проекта, анализ фактической стоимости проекта.

Бюджетирование – процесс структуризации расходов проекта согласно плану счетов стоимостного учета конкретного проекта. Структурирование бюджета может быть выполнено:

- по видам работ;

- статьям затрат;

- отчетным периодам;

- рискам;

- иной структуре.

Бюджетирование – планирование стоимости. Его результаты – бюджет или план затрат, т.е. ответ на вопросы: когда, сколько и на что будут расходоваться денежные средства.

Разработать бюджет проекта, не имея календарного плана, практически невозможно. Обычно разработка календарного плана и бюджета идут параллельно.

Принципиальными отличиями бюджета от сметы является наличие в бюджете доходной части и распределение затрат по времени. Бюджет – это график будущих расходов и доходов.

В случае, когда проект не предусматривает постинвестиционной фазы, т.е. фазы получения прибыли, доходная часть бюджета не разрабатывается.

Если доходная часть предусмотрена, она разрабатывается на основе данных маркетологов о планируемых объемах продаж продукта проекта и прогнозных ценах.

Если же разрабатывается бюджет затрат, то при наличии конкретных смет процесс превращения сметы в бюджет становится технической функцией. Смета накладывается на ось времени, и все платежи распределяются по времени. При использовании информационных систем бюджетирования и назначения затрат конкретной работе система все остальное делает автоматически.

Подобно календарному плану, план затрат или бюджет будет отслеживаться менеджером в ходе проекта. После получения данн<