Организационно-распорядительная документация: приказ, решение, распоряжение, указание.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель – организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1) Государственный герб 2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания); 3) наименование организации; 4) название вида документа; 5) дату и номер документа; 6) место издания;7) заголовок к тексту; 8) подпись; 9) визы.Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма.

Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.

37. Информационно-справочная документация: протокол, докладная записка, объяснительная записка, акт, справка.

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Составитель документа несет ответственность за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование структурного подразделения исполнителя; дата; регистрационный индекс; подпись. Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия; для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Датой совместного документа является дата подписания его последней организацией.

Культура делового письма

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами. Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п. Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:достоверность и объективность изложения;полнота информации;краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);отсутствие рассуждений и повествовательности;нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов. Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

39. Этикет, его виды и требования

«Этикет» означает форму, манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в том или ином обществе. Этикет — это сочетание формальных правил поведения в заранее определенных ситуациях со здравым смыслом, рациональность вложенного в них содержания. Виды этикета:1. Придворный этикет — строго установленный порядок и формы обхождения при дворах монархов. Применяется в настоящее время при дворах и в светском обществе стран с монархической формой правления.2. Воинский этикет - свод общепринятых в данной армии правил, норм и манер поведения военнослужащих во всех сферах их жизни и деятельности в частях, на кораблях и в общественных местах.3. Дипломатический этикет - правила поведения дипломатов и других официальных лиц в отношениях друг с другом и на различных официальных дипломатических мероприятиях. 4. Общегражданский этикет - совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых в общении между собой частными лицами данного общества. Основными требованиями этикета: Правильность и культура речи. В обществе принято здороваться, прощаться, обращаться со словами «пожалуйста, будьте добры», употреблять благодарственное «спасибо», речь должна быть чистой (без грубых, нецензурных выражений, слов-паразитов), грамотной. Внешний вид. Одеваться всегда следует согласно ситуации, одежда должна быть чистой, опрятной, по возможности стильной (подобранной со вкусом и по фигуре). Каждое мероприятие или событие, как правило, подразумевает определенную форму одежды. Интеллектуальный уровень. Умение поддержать беседу, найти нейтральную тему для разговора, грамотность изложения своих мыслей - все это неотъемлемая часть культуры поведения. Выдержанность, внимательность. Не менее ценны и эти качества, умение сдерживать свои эмоции, выражать сдержанно свои мысли, проявлять внимательность к собеседнику - также нормы этикета. Юмор. Шутки должны быть понятными, культурными, тонкими, ни в коем случае не задевать кого-либо и не нести скабрезный смысл. Требования этикета не являются абсолютными : соблюдение их зависит от места, времени и обстоятельств. Поведение, недопустимое в одном месте и при одних обстоятельствах, быть уместным в другом месте и при других обстоятельствах. 1. Вежливость и корректность.2. Тактичность и деликатность.3. Скромность.4. Пунктуальность и обязательность.