Первые контакты с партнером (предпереговоры)

Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером

— выразите всю заинтересованность участия в переговорах

— запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, тех­ническую документацию)

Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:

— уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предпри­ятия, его заместитель и т.д.?)

— место проведения переговоров

— количественный состав делегации (сколько человек примет участие в пе­реговорах?)

Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать)

Внимание: повестка дня может быть сформулирована в самом общем виде без подразбивки на вопросы

Ведение переговоров

Рассадка:

- глава делегации садится в центре, напротив него - глава партнерской делегации;

- справа от главы - второе лицо в делегации, слева - переводчик.

Требования к характеру беседы:

- покойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен;

- необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая.

Общие сведения:

- через 5-7 минут после начала подается кофе, чай;

- через час чай, кофе предлагается вторично;

- по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием).

Технология ведения переговоров

Этапы ведения переговоров

Первый этап - уточнение интересов, позиций, целей и т.д. участников переговоров.

Внимание: как бы хорошо не была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.

На первом этапе необходимо:

- уточнить неясные моменты в позиции партнера (выслушав его и задав вопросы)

Внимание:

типичные ошибки

Второй этап — обсуждение позиций.

— главное на этом этапе аргументация предлагаемых решений

Целесообразно: основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения

Третий этап - согласование позиций.

Целесообразно: сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако, прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера заключительном этапе стороны приступают к редактированию текста.

Внимание: указанные этапы не обязательно четко разграничены. Однако в целом последовательность в решении задач при ведении переговоров должна сохраняться.

Возможные подходы к переговорам

Тактические приемы

Внимание: - обычно на переговорах реализуются одновременно элементы различных подходов, однако важным является, какой из подходов преобладает;

- выбор преобладающего подхода зависит от обоих участников.

Целесообразно: постараться самим в большей степени ориентироваться на совместный анализ проблемы и сориентировать на это вашего партнера.

В случае, если партнер не настроен на конструктивный диалог:

- постараться самому быть настроенным конструктивно, не пытаясь обыграть партнера;

- необходимо создать деловую атмосферу переговоров;

- предложить паузу в переговорах, во время которой провести неформальные встречи и консультации;

- рассмотреть возможность иных альтернатив (например, проведение аналогичных переговоров с другим партнером).

На переговорах с более сильным партнером (партнером, объективно обладающим более сильной позицией) возможно:

— апелляция к продолжению отношений с данным партнером в дальнейшем (наличие долгосрочных соглашений), а значит заинтересованности партнера в со­глашении

— увязывание различных предложений я пакет (будучи слабым но одному вопросу, участник переговоров может оказаться более сильным по другому. Увязка этих вопросов на переговорах позволяет "сбалансировать" силу сторон

— обращение к репутации сильного партнера (крайне жесткая позиция сильного партнера может повредить его репутации)

Внимание: необходимо внимательно относиться к поддержанию рабочих отно­шений с партнером. Для этого:

— ведите себя рационально, избегая негативных эмоций. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений

— постарайтесь понять партнера. Невнимание к противоположной точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений

— если даже противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения

— не давайте ложной информации, если даже это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет в дальнейшем взаимодействие с другими возможными партнерами

— набегайте поучительного тона. Будьте открыты для его аргументов и по­старайтесь, в свою очередь, убедить его

— будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера

После завершения переговоров

Проведите анализ переговоров послеих завершения;

— что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

— какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;

— что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;

— какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров;

— каково было поведение партнера на переговорах;

— какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.

Целесообразно по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.

Выполнение договоренностей:

— к случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).

Внимание: в зависимости от того, насколько точно и аккуратно вы соблюдаете договоренности зависят не только ваши отношения с данным парт­нером, но и репутация в целом.

Организация деловых совещаний

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.