Организация как открытая система

Основными частями системы является вход, процесс или операции и выход.

У любой системы вход состоит из элементов одной и той же номенклатуры, которые классифицируют за их ролью в процессе системы. Первый элемент входа тот, над которым осуществляется некоторый процесс или операция. Этот вход есть или будет "нагрузкой" систем. Вторым элементом входа системы является среда, которая влияет на операции системы. Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация.

Вторая часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть создана таким образом, чтобы необходимые процессы влияли на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода.

Третья часть системы – выход, который является ее продуктом или результатом, а также два операционных критерия выхода, которым должна удовлетворять система: стабильность и надежность систем.

На рис. 4.1 представлена модель организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. В процессе превращения организация обрабатывает эти входы, с целью превратить их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги является выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса образуется дополнительная стоимость входов. В итоге появляются много возможных дополнительных выходов, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличения объема продаж, роста организации, удовлетворения работников, реализация социальной ответственности и тому подобное.

Рис. 4.1. Концепция предприятия как открытой системы

Внутренняя среда организаций

Организация представляет собой открытую систему, целостность, которая состоит из многочисленных взаимозависимых частей, которые тесно переплетаются с внешним миром.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные модели системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Но это не значит, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Например, монотонность и усталость на конвейере.

Основные внутренние переменные – цели, структура, задание, технология и люди.

1. Цели. Организация, по определению, это – группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, что позволяет людям коллективно выполнить то, чего бы они не могли выполнить индивидуально. Цели – конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится достичь группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает членам организации. Этот процесс являет собой могучий механизм координирования.

В последнее время наиболее широкое распространение получило понятие менеджмента на основе видения целей. Оно имеет в виду стремление людей работать ради достижения определенных идеалов. Видение – это картина того, о чем можно мечтать, состояние организации, которая может быть достигнута в отдаленном будущем при самих благоприятных условиях и к которому направлены ожидания руководства организации. Видение является основой для определения уровня притязаний в процессе стратегического планирования. Это понятие непрерывно связано с предпринимательским подходом к цели и высоким уровнем притязаний. Важнейшая цель видения состоит в том, чтобы прибавить содержание труда, а следовательно, создать мотивацию и разбудить заинтересованность всех членов организации. Вместе с тем видение – это наименее четкий ориентир в деятельности компаний, связанной с постановкой целей по сравнению с другими, количественно определенными целями.

Видение – это услосвное путешествие в будущее, оно может так никогда и не стать реальностью. Видение тесно связано с понятием корпоративной культуры, оно создает эталоны ценностей, общие для всех членов организации.

Уровеньпритязаний определяет деятельность руководства или менеджеров организации при утверждении результатов стратегического планирования. Одна из наиболее распространенных причин и конфликтов среди менеджеров состоит в том, что уровни амбиций руководителей разных уровней никак не согласованы между собой.

Исходя из выше приведенных определений, понятие целей используется как для обозначения конкретных результатов видения, характера и уровня домогательств, так и как критерий для оценки возможных успехов в реализации той или другой стратеги.

Целевая картина должна иметь несколько измерений. Например, экономические цели, количественные цели, качественные цели, цели развития.

Чтобы повысить эффективность работы в организации, втягивая людей в более осознанную деятельность, необходимо разъяснять суть видения, целей и уровня домогательств.

В организации могут быть разные цели, особенно это касается организаций разных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – по расходам и получаемой прибыли. Эта задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты, больницы, не стремятся достигнуть прибыль. Но их волнуют расходы. И это находит освещение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Цели больших организаций разнообразны. Для того, чтобы получить прибыль нужно сформулировать цель в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность.

Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но больше внимания уделяет социальной ответственности.

2. Структура. Формальные организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений. Другим названием для подразделений может быть понятие „функциональные области”, которые не следует смешивать с функциями управления. Понятие функциональная область относится к работе, которая выполняет подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, учеба персонала или планирование финансов.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные по такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Необходимость в координации становится насущной, когда работа четко разделяется и по горизонтали, и по вертикали. Если руководство не создаст формальные механизмы координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Формулировка и сообщение целей организации в целом и в каждом ее подразделении представляют один из многочисленных механизмов координирования. Подробнее о создании организационных структур будет сказано в отдельном разделе.

3. Задание. Еще одним направлением деления труда в организации является формулировка задания. Задание – это предложенная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена предварительно установленным способом в предварительно установленный срок. С технической точки зрения, задания, предлагаются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд заданий, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задание выполняется таким способом и в такие сроки, как это предложено, организация будет действовать успешно.

Характеристики заданий. Задания организации традиционно разделяются на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском контейнере работа людей состоит из работы с предметами. Задание же мастера – это, в основном, работа с людьми. В то же время, задание казначея корпорации, в основном, связанные с информацией.

4. Технология– четвертая важная внутренняя переменная – имеет намного более широкое значение, чем традиционно считается.

Социолог Чарльз Перроу описывает технологию как средство превращения сырья будь-то люди, информация или физические материалы, – в желаемые продукты и услуги. Льюис Дейвис, который писал о проектировании работ, предлагает подобное широкое описание: "Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых превращений, в материалах, информации или людях".

Задание и технология тесно связаны между собой. Выполнение задания включает использование конкретной технологии как средства превращения материала, который поступает на вход, в форму, получаемую на выходе.

Влияние технологии на управление в значительной мере определялось тремя большими переворотами в технологии: промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборных линий.

Стандартизация – это использование стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве.

Использование стандартных частей значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ. На основе стандартизации построено массовое производство товаров и услуг.

В августе в 1913 г. Г.Форд выступил с идеей передвижения автомобиля, который собирается, с помощью конвейера так, чтобы рабочие оставались на своих рабочих местах. Благодаря применению конвейерных сборных линий, время на сборку автомобиля марки "Ти" резко сократилось. Чтобы оценить эффективность этого изобретения, достаточно сравнить цену автомобиля марки "Ти" до после применения конвейеров. До применения конвейерного метода сборки – оптовая цена была 2100 дол., а в 1918 г. розничная цена автомобиля составляла всего 290 дол.

Стандартизация, механизация и сборные конвейеры, имели глубокое влияние на характер управления.

5. Люди. Организация, руководители и подчиненные не что иное, как группы людей. Руководство достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Существует три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер и поведение руководителя, функционирования менеджера, в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей в группе. Как ведет себя человек в обществе и на работе есть следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

Нет в мире двух людей с одинаковым сочетанием характеристик. Следовательно, число потенциальных конкретных характеристик практически бесконечно и вероятность того, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, практически равняется нулю.

Способности. Люди отличаются больше всего наглядно индивидуальными способностями. У одних больше способностей к работе печатания, программирования, руководство работой других и так далее. Эти расхождения объясняются частично наследственностью. К ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные. Организации всегда используют расхождение в способностях при решении какую работу будет выполнять конкретный работник.

Расположенность, одаренность тесно связанные со способностью. Расположенность – это есть потенциал человека в отношении выполнения любой конкретной работы. Будучи результатом – сочетание как прирожденных качеств, так и приобретенного опыта, расположенность, одаренность становятся вроде бы талантом, который открывается в определенной области. Влияние одаренности особенно очевидно в таких областях, как музыка и спорт. БРасположенность в определенной области облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Расположение к управлению очень важно при определении кандидатов на учебу менеджмента.

Потребности. Потребности есть внутренним состоянием психологического или физиологичного ощущения недостаточности чего-нибудь.

Базисные потребности – это, в основном, физиологичные (еда, питье, тепло), а также психологические потребности причастности к обществу или группе людей. Многие люди, как выявляется, нуждаются во власти и влиянии, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворена их базисные потребности.

Ожидание. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или насколько нереально осуществление чего-то значимого для них. Эти ожидания значительно влияют на их сегодняшнее поведение.

Если люди не ожидают, что их поведение, которое ожидает от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению их личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

Восприятие. Восприятие влияет на ожидание и на другие аспекты поведения. Для практических целей мы определяем восприятие как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие определяет реальность и для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в окружающем мире, а на то, что они воспринимают как действительность. Не существует двух людей, которые воспринимают что-нибудь одинаково. Восприятие определяет чувствует ли человек потребности и что его ожидает в данной ситуации. То, что происходит в действительности влияет на поведение только в той степени в которой это воспринимается самим человеком.

Руководство не может ограничиваться созданиям условий, которые поощряют работников стремиться к достижению целей организации. Руководство должно также сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей.

Отношение. Точка зрения. Еще один аспект расхождений между людьми – это их отношение к чему-нибудь или социальные установки. Выдающийся социальный психолог Дерил Вем определяет отношение как то, что нравится и то, которое не нравится, как нашу враждебность или расположение к предметам, к группам или к любым воспринимаемым аспектам окружающей среды".

Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Примером этого могут служить расовые или другие суеверия. Отношение к работе является важным фактором, который определяет, как люди будут реагировать на смену условий работы и ее длительности, стимулирования труда.

Ценности. В то время, как отношение есть конкретным убеждением или чувством в преломлении отношения аспектам окружающей среды, ценности – это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что ли безразлично в жизни. "Терпеть не могу ручной труд" – это отношение. "Увлеченно – это хорошо" – это ценность, "Быть богатым лучше, чем бедным", "Демократия лучше диктатуры" и так далее. Ценность всегда допускает субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом.

Ценности, как и много других индивидуальных характеристик, преобретаются с помощью учебы. Им учат в школах, учебных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются в других социальных контактах и даже через средства развлечения и досуга.

Организация и их руководители, имеют ценности, которые существуют в культуре данного общества. Конкретные ценности руководителей, особенно высшего звена, часто чувствуются во всей организации и отражаются в цели и политике.

Каждая организация устанавливает свою собственную систему ценностей, эта система составляет организационную культуру или моральный образ организации – собственная мораль, обычаи и табу.

Влияние среды на личность и поведение. Выше приведенные характеристики определяют индивидуальность человека. Личность проявляетсячерез характеристики отдельного человека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражаютуникальный характер приспособления данного индивида к окружающей среде.

Психология традиционно описывала поведение человека с точки зрения отдельных свойств личности, таких как агрессивность, решительность или нерешительность, честность, уверенность в собственных силах, открытость или замкнутость. До 70-х годов психологи считали, что эти черты являются постоянными во всех ситуациях. Сегодня многие психологи (Уолтер Минель) утверждают, что поведение человека зависит от ситуации. Это указывает на важность создания такой окружающей обстановки на работе, которая поддерживала бы тип поведения, желаемый для организации. Таким способом руководители должны совершенствовать свои способности, направлять поведение работников так, чтобы добиться целей организации, используя людей, которые имеют черты, желаемые для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержке этих черт.

Рабочая среда – эта некоторая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированные и приспособленные к потребностям организации.

Два аспекта окружающей среды – группы и управленческое лидерство.

Группы. Они влияют на поведение конкретных людей, формируются спонтанно.

Члены группы формируют распределенные ими установки, ценности и ожидания, связанные с пониманием норм поведения.

Нормой называют стандарты поведения, признанные приемлемыми в данных условиях. Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации. Нормы, которые способствуют достижению формальных целей, – высокая ценность коллективизма, открытость в общении.

Лидерство. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером. Лидерство – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, вынуждая их вести себя определенным образом.

Стиль руководства, лидерство, отражает ценности и взгляды менеджера, его отношения к подчиненным, его самооценку и личность. Селективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.

Внешняя среда организации

В управленческой мыслепредставления о значении внешней среды и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов. Системный и ситуационный подходы – взаимосвязь с внешним миром, выбор метода определяется конкретными внутренними и внешними факторами.

Елвар Елбинг: "Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители важнейших для общества организаций – деловых, образовательных, государственных – под воздействием некоторых событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на динамической среде и ее влияния на внутреннее устройство организации".

Руководителям приходится учитывать внешнюю среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении снабжений ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь обнаруживать существенные факторы во внешней среде, которые повлияют на его организацию и должен предложить пригодные способы реагирования на внешние влияния.

В этом отношении организации подобны биологическим организмам. В соответствии с теорией эволюции Ч. Дарвина, виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. И организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Первая проблема, с которой встречается руководитель – определение внешней среды. Руководство должно ограничить учет внешней среды теми аспектами, от которых решающим образом зависят целые организации. Дж. Белл: "Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, релевантные относительно операций организации".

Среда прямого и непрямого влияния. По Елбингу среда прямого влияния включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и чувствуют на себе прямое влияние операций организации. К этим факторам нужно отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственной регуляции, потребителей и конкурентов.

Под средой непрямого влияния понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного влияния на операции, но однако отражаются на них. Здесь имеются в виду такие факторы, как состояние экономики, социокультурные и политические изменения, научно-технический прогресс, международные события.

Характеристики внешней среды.

1. Взаимосвязь факторов внешней среды – это уровень силы, с которым изменение одного фактора влияет на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может отражаться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

2. Сложность внешней среды – это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора.

3. Подвижность среды – это скорость, с которой происходит изменение в окружении организации. Быстрые изменения происходят в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и области телекоммуникаций.

Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных.

4. Неопределенность. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которую использует организация или руководитель по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации.

Контрольные вопросы

1. Организация как система. Виды систем.

2. Концепция предприятия как открытой системы.

3. Понятие внутренней среды организации, определение ее основных элементов, характеристика связей между ними.

4. Понятие внешней среды организации, основные характеристики внешней среды, необходимые для учета в управленческой практике.

5. Элементы внешней среды косвенного воздействия (макросреды организации): их перечень и характер влияния на функционирование фирмы.

6. Элементы внешней среды прямого воздействия (микросреды, деловой среды организации): их перечень и характер влияния на функционирование фирмы.

РАЗДЕЛ 5