Понятие делегирования, ответственности и полномочий

Организация как функция менеджмента –это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общей цели. Следовательно, предварительным условием для создания структуры предприятия является формирование стратегии, а основная цель организационной функции в менеджменте – обеспечить переход от стратегии к структуре.

Есть несколько аспектов организационной функции:

1) взаимоотношения полномочий, которые объединяют высшее руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации заданий;

2) создание системы управления, т.е. создание объектов управления (управляемых систем), субъектов управления (управляющих систем) и установления связей, между ними;

3) усовершенствование системы управления.

Организационный процесс невозможно понять без предыдущего рассмотрения делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности.

Делегирование– это передача заданий и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их выполнение. Делегирование является средством, с помощью которого руководство распределяет среди сотрудников многочисленные задания, которые должны выполняться для достижения цели организации. Если задание не делегируется другим работникам, руководитель вынужден выполнять его сам. Поэтому делегирование – это акт, который превращает человека у руководителя.

Ответственность– это обязательство выполнять поставленные задания и отвечать за их позитивное решение. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение определенных заданий в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задания перед тем, кто передает ему полномочия.

Делегирование реализуется лишь в случае принятия полномочий и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может разграничивать ответственность, передавая ее подчиненным. Хотя лицо, на которого возложена ответственность за решение определенного задания, не должна выполнять его лично, оно остается ответственным за качественное завершение работы.

Полномочия– это ограничение право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее работников на выполнение определенных заданий. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Различают два типа полномочий: линейные и аппаратные (штабные).

Линейные полномочия– это полномочия, которые передаются непосредственно от руководителя подчиненному и дальше другим подчиненным.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Однако во многих ситуациях линейные полномочия не могут обеспечить потребности организации. Это объясняется количеством и разнообразием функций, которые выполняет административный аппарат в современных организациях. Учитывая особенности этих функций, выделяют три типа штабного аппарата:

- консультативный аппарат (специалисты, привлеченные на постоянной или временной основе для консультирования линейного руководства);

- обслуживающий аппарат (например, отдел кадров, материально-техническое снабжение, маркетинговые исследования, планирование, и тому подобное);

- личный аппарат (разновидность обслуживающего аппарата, который формируется принятием на работу секретаря или помощника).

Основные виды штабных полномочий:

1) рекомендательные полномочия (аппаратные полномочия сводятся к рекомендательным, т.е. предусматривается, что линейное руководство будет обращаться за консультациями при возникновении потребностей в знаниях консультативного аппарата; однако линейные руководители не обязаны так поступать, они могут решить проблему по своему усмотрению, даже не информируя аппарат;

2) обязательные согласования (поскольку аппарат может чувствовать трудности в общении с линейным руководством, фирма временами расширяет полномочия аппарата к обязательным согласованиям с ним определенных решений; в этом случае линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем действовать или подавать предложения высшему руководству. Однако линейные руководители не обязаны придерживаться рекомендаций аппарата);

3) параллельные полномочия (высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, предоставляя ему право отклонять решение линейного руководства; целью параллельных полномочий является установление системы контроля для уравновешивая власти и предупреждения грубых ошибок);

4) функциональные полномочия (аппарат, который имеет функциональные полномочия, может предложить или запретить определенные действия в пределах своей компетенции; в сущности, линейные полномочия президента организации реализуются через аппарат, давая ему право действовать в определенных вопросах, и, таким образом, функциональные полномочия устраняют разницу между линейными и штабными обязанностями для всех практических целей);

5) линейные полномочия внутри аппарата (в крупных организациях административный аппарат может состоять из значительного количества людей и быть подразделениям из более чем одним уровнем управления; следовательно, сам штабной аппарат имеет линейную организацию и обычную цепь команд, и менеджеры в этой иерархии наделены линейными полномочиями относительно своих подчиненных).