Использование (создание) стилей

Правка текста

Алгоритм правки текста следующий:

1. Задаем необходимые параметры страниц текста: поля, ориентация листа (Файл – Параметры страницы),указываем Различать колонтитулы первой страницы; четных, нечетных страниц (Файл – Параметры страницы – Источник бумаги).

2. Задаем нумерацию страниц (Вставка – Нумерация страниц).

3. Выделяем весь текст (Правка – Выделить все или Ctrl+A).

4. При необходимости удаляем все гиперссылки (Ctrl+Shift+F9).

5. Открываем стили (Формат – Стили и форматирование)и выбираем Очистить формат:

6. Удаляем или заменяем все непечатаемые знаки, такие как мягкий перенос, разрыв строки, неразрывный пробел и т.д., а также различные ошибки набора текста, используя Правка – Заменить (см. ниже).

7. Задаем параметры шрифта: шрифт, начертание, размер, цвет (Формат – Шрифт); масштаб и интервал (Формат – Шрифт – Интервал).

8. Задаем параметры абзаца: выравнивание, отступы, интервалы перед и после, первая строка, межстрочный интервал (Формат – Абзац).

9. Задаем автоматическую расстановку переноса для прописных букв (для этого вначале желательно указать язык текста) Сервис – Язык.

10. Задаем заголовкам и спискам-перечислениям соответствующие стили (см. ниже использование стилей).

11. Создаем «Оглавление» и оформляем его в соответствии с требованиями (см. ниже использование стилей).

12. Оформляем в соответствии с требованиями названия таблиц и подрисуночные надписи. В таблицах убираем абзацные отступы, при необходимости задаем нужный шрифт и межстрочный интервал (он может отличаться от основного теста). Подрисуночные надписи и названия таблиц лучше оформлять через соответствующие стили.

13. Если вставленные объекты (рисунки, формулы, диаграммы и т.д.) не полностью отображаются в тексте (это происходит, например, когда используется межстрочный интервал 18 пунктов), необходимо, выделив каждый такой объект, указать для него одинарный или полуторный межстрочный интервал.

14. Скопированные из Интернета таблицы часто можно преобразовать в удобный для форматирования вид с использованием команд:

Таблица ® Преобразовать ® Таблицу в текст…и далее обратно:

Таблица ® Преобразовать ® Текст в таблицу…

Основные ошибки набора текста

Чтобы оценить уровень технической грамотности набора, нажимаем в главном меню на кнопку, отображающую непечатаемые символы. Наиболее часто встречаются:

1) символы табуляции в начале абзацев;

2) двойные, тройные и более пробелы между словами. Пробел между словами должен быть одинарным;

3) пробелы в начале абзацев, то есть перед первым знаком, с которого начинается абзац (перед буквой, цифрой, тире, скобкой, кавычкой, многоточием, значком номера и другими знаками). Пробелов перед первым знаком абзаца быть не должно;

4) пробелы в конце абзацев, то есть перед символом, обозначающим абзац. Пробелов после последнего знака абзаца (после точки, точки с запятой, многоточия и других знаков, завершающих абзац) быть не должно;

5) символы абзацев, стоящие ниже последней строки текста (пустые строки). Пустых строк в конце файла быть не должно;

6) пробелы перед точкой, запятой, двоеточием, точкой с запятой, вопросительным знаком, восклицательным знаком, многоточием. Этих пробелов быть не должно;

7) пробелы после открывающейся скобки и после открывающейся кавычки. Этих пробелов быть не должно;

8) пробелы перед закрывающейся скобкой и перед закрывающейся кавычкой. Этих пробелов быть не должно;

9) дефис набранные вместо тире. Между самостоятельными словами, а также в начале абзаца с прямой речью или со списком должно набираться тире;

10) пробелы с одной стороны или с обеих сторон от дефиса в сложных словах (типа "ярко-красный"), при порядковом числительном с наращением (например, "11-й класс"). Дефис набирается без пробелов с обеих сторон;

11) неверные сочетания знаков препинания;

12) точка в конце заголовков, выделенных в отдельный абзац.

Замены

1. Открываем Правка – Заменить

2. В строке Найти указываем что надо найти в документе. Для выбора специальных символов (конец абзаца, разрыв строки, неразрывный пробел и т.д.) необходимо открыть вкладку Больше – Специальный.

3. В строке Заменить на указываем необходимую замену и нажимаем вначале Заменить(чтобы убедиться в правильность замены), а затем Заменить все.

Мягкий перенос (Ctrl+_) удаляется;

Неразрывный пробел (Ctrl+Shift+Пробел) заменяется на пробел;

Разрыв строки (Shift+Enter ) заменяется на пробел или меняется на знак абзаца (зависит от текста);

Пробел и знак абзаца заменяется на знак абзаца;

Знак абзаца и пробел заменяется на знак абзаца;

Два знака абзаца заменяются на один; эту процедуру надо повторять до тех пор, пока в диалоговом окне количество замен не станет равным 0 или 1;

Знак табуляции заменяется на пробел;

Знак дефиса (-), использующийся вместо тире (–)(Ctrl+-Num) заменяется на знак тире – .

Два пробела и более заменяются на один пробел, эту процедуру надо повторять до тех пор, пока в диалоговом окне количество замен не станет равным 0 или 1.

Или: в окне «Найти и заменить» в поле «Найти» пишем: «пробел {2;}». Эта запись означает – искать 2 или более пробелов подряд. В графе «Заменить на» ставим один пробел. После этого нажимаем на кнопку «Больше» для указания особых параметров поиска. Укажите «Направление – Везде» и снимите галочки со всех опций, кроме «Подстановочные знаки». Если эта опция не была установлена, выберете её. Затем нажмите кнопку «Заменить все».

Замена пробелов перед знаками препинания: в окне «Найти и заменить» в поле «Найти» пишем: «пробел {1;}([.,:;\!\?])». Эта запись означает, что будет произведен поиск одного и более расположенных подряд пробелов, стоящих перед любым перечисленным в квадратных скобках знаком препинания. Перейдите в поле "Заменить на" и введите \1 (здесь единица означает порядковый номер выражения, заключенного в круглые скобки). Выберете опцию «Подстановочные знаки».

Создание оглавления

Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов стилей заголовков. Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа или стилей заголовков. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9». Обычно достаточно трех.

После присвоения заголовкам текста определенных стилей (см. использование стилей), выполните следующие действия.

1. Выберите место вставки оглавления (обычно создается новая страница после титульного листа или в конце документа).

2. В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Оглавление и указатели.

3. Откройте вкладку Оглавление.Выберитеподходящий вариант оформления в поле Форматы (обычно из шаблона).

5. На этой же вкладке зайдите в диалоговое окно Изменить. Укажите необходимое форматирование для заголовков первого уровня (Оглавление 1), второго уровня (Оглавление 2) и т.д., выбирая нужные параметры диалогового окна Шрифт и Абзац.

6. Окончательно вручную отформатируйте оглавление в соответствии с требованиями при необходимости

Задание к лабораторной работе.

Отформатировать текст, указанный преподавателем в соответствии со следующими требованиями:

Структура работы:

1) титульный лист

2) оглавление. В оглавлении указать название составных частей работы (название глав и параграфов) и номера страницы;

3) введение, основная часть (глава 1, глава 2 и т.д.) заключение, список использованных источников (заголовки первого уровня). В основной части кроме названия глав используются заголовки второго уровня (названия параграфов).

Для всего документа:

· Размеры полей: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм, правое – 10 мм.

· Шрифт Times New Roman размер – 14, межстрочный интервал – 18 пунктов

· Отступ первой строки абзаца – 1,25 см.

· Выравнивание всего текста (кроме заголовков первого уровня и подрисуночных надписей) – по ширине.

· Автоматическая расстановка переносов (кроме заголовков глав, параграфов, подрисуночных надписей и названий таблиц).

· Должны различаться тире (–) и дефис(-).

· Нумерация страниц – от центра внизу, шрифт Times New Roman размер 12пунктов. Титульный лист включается в нумерацию но номер не ставится. Первый видимый номер – цифра 3 на введении.

· Заголовки структурных частей (заголовки первого уровня) «ОГЛАВЛЕНИЕ», «ВВЕДЕНИЕ», «ГЛАВА», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ» печатают без абзацного отступа, прописными буквами, выравнивание – по центру, шрифт – Times New Roman полужирный, размер – 16 без точки после номера и без точки в конце заголовка (см. образец).

· Номера и заголовки параграфов (заголовки второго уровня) печатают с абзацного отступа строчными буквами (кроме первой прописной) полужирным шрифтом Times New Roman размер – 15, выравнивание – по ширине без переноса без точки после номера и без точки в конце заголовка.

· Каждая структурная часть начинается с новой страницы (см. образец).

· После названия главы одна свободная строка (два межстрочных интервала). После названия параграфа одна свободная строка. После окончания параграфа перед названием следующего – две свободные строки.

· При использовании списков допускается только один вид его оформления, например, только один вид маркера (см. образец).

· Рисунки и подрисуночная надпись – выравнивание от центра, полужирным шрифтом, без абзацного отступа, без переноса, по центру страницы, без точки в конце подрисуночной надписи. Слово рисунок – 12 размер шрифта, сама подпись – 14 шрифт (см. образец). Вверху и внизу по свободной строке.

· Названия таблиц:без абзацного отступа, без переноса, 14 шрифтом без точки в конце (см. образец). Над названием таблицы и после самой таблицы – по одной свободной строке.

· Текст в таблицах: без абзацного отступа. Допускается уменьшение шрифта до 10 размера и уменьшение межстрочного интервала (см. образец).

· Формулы– выравнивание по левому краю, без абзацного отступа. Номер формулы в круглых скобках по правому краю; текст, поясняющий символы в формулах – выравнивание по левому краю без абзацного отступа 12 шрифтом(см. образец).

· Список использованных источников: автоматическая нумерация с абзацным отступом, в алфавитном порядке (см образец).

Правка текста

Алгоритм правки текста следующий:

1. Задаем необходимые параметры страниц текста: поля, ориентация листа (Файл – Параметры страницы),указываем Различать колонтитулы первой страницы; четных, нечетных страниц (Файл – Параметры страницы – Источник бумаги).

2. Задаем нумерацию страниц (Вставка – Нумерация страниц).

3. Выделяем весь текст (Правка – Выделить все или Ctrl+A).

4. При необходимости удаляем все гиперссылки (Ctrl+Shift+F9).

5. Открываем стили (Формат – Стили и форматирование)и выбираем Очистить формат:

6. Удаляем или заменяем все непечатаемые знаки, такие как мягкий перенос, разрыв строки, неразрывный пробел и т.д., а также различные ошибки набора текста, используя Правка – Заменить (см. ниже).

7. Задаем параметры шрифта: шрифт, начертание, размер, цвет (Формат – Шрифт); масштаб и интервал (Формат – Шрифт – Интервал).

8. Задаем параметры абзаца: выравнивание, отступы, интервалы перед и после, первая строка, межстрочный интервал (Формат – Абзац).

9. Задаем автоматическую расстановку переноса для прописных букв (для этого вначале желательно указать язык текста) Сервис – Язык.

10. Задаем заголовкам и спискам-перечислениям соответствующие стили (см. ниже использование стилей).

11. Создаем «Оглавление» и оформляем его в соответствии с требованиями (см. ниже использование стилей).

12. Оформляем в соответствии с требованиями названия таблиц и подрисуночные надписи. В таблицах убираем абзацные отступы, при необходимости задаем нужный шрифт и межстрочный интервал (он может отличаться от основного теста). Подрисуночные надписи и названия таблиц лучше оформлять через соответствующие стили.

13. Если вставленные объекты (рисунки, формулы, диаграммы и т.д.) не полностью отображаются в тексте (это происходит, например, когда используется межстрочный интервал 18 пунктов), необходимо, выделив каждый такой объект, указать для него одинарный или полуторный межстрочный интервал.

14. Скопированные из Интернета таблицы часто можно преобразовать в удобный для форматирования вид с использованием команд:

Таблица ® Преобразовать ® Таблицу в текст…и далее обратно:

Таблица ® Преобразовать ® Текст в таблицу…

Основные ошибки набора текста

Чтобы оценить уровень технической грамотности набора, нажимаем в главном меню на кнопку, отображающую непечатаемые символы. Наиболее часто встречаются:

1) символы табуляции в начале абзацев;

2) двойные, тройные и более пробелы между словами. Пробел между словами должен быть одинарным;

3) пробелы в начале абзацев, то есть перед первым знаком, с которого начинается абзац (перед буквой, цифрой, тире, скобкой, кавычкой, многоточием, значком номера и другими знаками). Пробелов перед первым знаком абзаца быть не должно;

4) пробелы в конце абзацев, то есть перед символом, обозначающим абзац. Пробелов после последнего знака абзаца (после точки, точки с запятой, многоточия и других знаков, завершающих абзац) быть не должно;

5) символы абзацев, стоящие ниже последней строки текста (пустые строки). Пустых строк в конце файла быть не должно;

6) пробелы перед точкой, запятой, двоеточием, точкой с запятой, вопросительным знаком, восклицательным знаком, многоточием. Этих пробелов быть не должно;

7) пробелы после открывающейся скобки и после открывающейся кавычки. Этих пробелов быть не должно;

8) пробелы перед закрывающейся скобкой и перед закрывающейся кавычкой. Этих пробелов быть не должно;

9) дефис набранные вместо тире. Между самостоятельными словами, а также в начале абзаца с прямой речью или со списком должно набираться тире;

10) пробелы с одной стороны или с обеих сторон от дефиса в сложных словах (типа "ярко-красный"), при порядковом числительном с наращением (например, "11-й класс"). Дефис набирается без пробелов с обеих сторон;

11) неверные сочетания знаков препинания;

12) точка в конце заголовков, выделенных в отдельный абзац.

Замены

1. Открываем Правка – Заменить

2. В строке Найти указываем что надо найти в документе. Для выбора специальных символов (конец абзаца, разрыв строки, неразрывный пробел и т.д.) необходимо открыть вкладку Больше – Специальный.

3. В строке Заменить на указываем необходимую замену и нажимаем вначале Заменить(чтобы убедиться в правильность замены), а затем Заменить все.

Мягкий перенос (Ctrl+_) удаляется;

Неразрывный пробел (Ctrl+Shift+Пробел) заменяется на пробел;

Разрыв строки (Shift+Enter ) заменяется на пробел или меняется на знак абзаца (зависит от текста);

Пробел и знак абзаца заменяется на знак абзаца;

Знак абзаца и пробел заменяется на знак абзаца;

Два знака абзаца заменяются на один; эту процедуру надо повторять до тех пор, пока в диалоговом окне количество замен не станет равным 0 или 1;

Знак табуляции заменяется на пробел;

Знак дефиса (-), использующийся вместо тире (–)(Ctrl+-Num) заменяется на знак тире – .

Два пробела и более заменяются на один пробел, эту процедуру надо повторять до тех пор, пока в диалоговом окне количество замен не станет равным 0 или 1.

Или: в окне «Найти и заменить» в поле «Найти» пишем: «пробел {2;}». Эта запись означает – искать 2 или более пробелов подряд. В графе «Заменить на» ставим один пробел. После этого нажимаем на кнопку «Больше» для указания особых параметров поиска. Укажите «Направление – Везде» и снимите галочки со всех опций, кроме «Подстановочные знаки». Если эта опция не была установлена, выберете её. Затем нажмите кнопку «Заменить все».

Замена пробелов перед знаками препинания: в окне «Найти и заменить» в поле «Найти» пишем: «пробел {1;}([.,:;\!\?])». Эта запись означает, что будет произведен поиск одного и более расположенных подряд пробелов, стоящих перед любым перечисленным в квадратных скобках знаком препинания. Перейдите в поле "Заменить на" и введите \1 (здесь единица означает порядковый номер выражения, заключенного в круглые скобки). Выберете опцию «Подстановочные знаки».

Использование (создание) стилей

1-ый вариант – создание стиля по образцу. Для этого необходимо выделить фрагмент текста, отформатировать его в соответствии с требованиями и ввести имя стиля в поле Стиль на панели Форматирование и нажать Enter. Созданный стиль будет действовать только в активном документе. Для его использования необходимо выделить текст или фрагмент, который форматируете и указать имя созданного стиля.

2-ой вариант - для создания заголовков. Выделить нужный заголовок. Открыть Формат - Стили и форматирование.ВыбратьЗАГОЛОВОК1 (Заголовок2, Заголовок3 и т.д. – определяется уровнем вашего заголовка).

Далее, нажав на выбираете Изменить - Формат и вносите необходимые изменения в данный стиль заголовка (используете диалоговые окна Шрифт, Абзац, Нумерация и т.д.).