ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И УЧЕТА В МАЛОМ БИЗНЕСЕ

Информационное сообщение о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговых органах

Подтверждение даты отправки

_____________________________________________________________________________

^{(наименование специализированного оператора связи; код налогового органа)}

настоящим документом подтверждает, что дд.мм.ггггв чч.мм.сс был отправлен электронный документ в файле

_____________________________________________________________________________,

^{(наименование файла)}

Отправитель документа (налогоплательщик, представитель):

_____________________________________________________________________________.

^{(наименование организации, ИНН/КПП; ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН (при наличии))}

_____________________________________________________________________________

^{(электронный адрес отправителя)}

Получатель документа:

____________________________________________________________________________.

^{(код налогового органа)}

____________________________________________________________________________

^{(электронный адрес получателя)}

Приложение № 3 к инструкции:

Форма по КНД 1166007

_________________________
_________________________

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И УЧЕТА В МАЛОМ БИЗНЕСЕ

Вариант

Студент

Группа

Руководитель

Санкт-Петербург

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И УЧЕТА В МАЛОМ БИЗНЕСЕ

Методические указания к выполнению практических занятий и контрольной работы для студентов всех форм обучения

по направлению 080200.62 – Менеджмент

профиль подготовки «Управление малым бизнесом»

по квалификации - бакалавр

Составитель

Н. М. Друзгальская

Санкт-Петербург

УТВЕРЖДЕНО

на заседании кафедры

менеджмента

8 сентября 2014 г.,

протокол № 2

Рецензент

О. В. Жикина

Методические указания включают рабочую программу дисциплины, организацию системы документооборота на бумажном носителе и в электронном виде, порядок выполнения контрольной работы, варианты заданий, перечень вопросов к экзамену, список использованных источников и приложение.

Методические указания основаны на изучении законодательной и нормативно-правовой базы документирования управленческой деятельности. Рассматриваются общие положения документооборота и особенности его организации в малом бизнесе; порядок движения документов на бумажном носителе и в электронном виде. Приводятся формы документов, используемых в системе документооборота и учета налоговой декларации в малом бизнесе.

Требования к подготовке, оформлению и анализу документов рассматриваются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 6.30 – 2003, что соответствует Федеральному государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования третьего поколения.

Оригинал подготовлен составителем и издан в авторской редакции.

Подписано в печать 25.02. 2015 г. Формат 60 х 841/16.

Усл. печ. л. 2,8 Заказ 284/15 Тираж 100 экз.

www.http:// publeish.sutd.ru

Отпечатано в типографии ФГБОУВПО «СПГУТД»

191028, С.-Петербург, ул. Моховая, 26

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение ……………………………………………………………. 4

1. Рабочая программа дисциплины ………………………………………. 5

2. Организация системы документооборота на бумажном

носителе и в электронном виде …………………………………………6

2.1 Организация документооборота и учета исходящих документов

на бумажном носителе …………………………………………………….. 6

2.1.1 Исходящие документы. Порядок работы с исходящими

документами ……………………………………………………………… 6

2.1.2 Форма учета исходящих документов…………………………….. 7

2.1.3 Блок схема работы с исходящими документами……………….. 9

2.2 Организация представления налоговых деклараций

в электронном виде ………………………………………………………..10

2.2.1 Информационное сообщение о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению

обязанностей в налоговых органах …………………………………….. 10

2.2.2 Документы, подтверждающие представление

предоставление форм налоговых деклараций в электронном виде (квитанция, уведомление) ………………………………………………. 16

2.2.3 Подтверждение даты отправки. Извещение о вводе

сведений, указанных в налоговой декларации (расчете) …………….. 24

2.2.4 Извещение о получении электронного документа.

Уведомление об уточнении налоговой декларации, представленной

в электронном виде ……………………………………………………. 26

2.2.5 Документы, подтверждающие вызов налогоплательщика

в налоговые органы, на основании рассмотрения форм налоговых деклараций, представленных в электронном виде …………………….. 29

3. Методические указания для выполнения контрольной

работы и варианты заданий……………………………………… .. 32

4. Перечень вопросов к экзамену……………………………………… 40

Список использованных источников………………………………….. 42

Приложение А…………………………………………………………… 43

Приложение Б ……………………………………………………….. . . 48

Введение

1. Цель дисциплины - Изучение системы документооборота и учета документов на предприятиях малого бизнеса и формирование компетенций в организации управленческой деятельности.

2. Задачи дисциплины:

- изучить правовое и нормативно-методическое обеспечение управленческой деятельности (документы, их функции, классификацию документов);

- показать правила составления, оформления и учета документов;

- изучить систему документооборота и учета документов.

3. Компетенции, формируемые у обучающегося в процессе освоения дисциплины

· Общекультурные: (ОК)

способность правильно оформлять и осуществлять документооборот во внутренней и внешней деловой коммуникации (ОК-9), (ОК-19);

способность учитывать последствия управленческих решений и действий с позиции социальной ответственности (ОК-20);

· Профессиональные: (ПК)

знание основ классификации и организации работы с документами (ПК-4);

знание современных концепций организации документирования управленческой деятельности (ПК-8), (ПК-18), (ПК-22);

понимание терминологии в области документооборота и учета документов в малом бизнесе (ПК-28).

4. Результаты обязательного (порогового) уровня освоения дисциплины

В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:

1) знать правовые и нормативно-методические требования к документированию управленческой деятельности (ПК-4);

2) классификацию деловых документов и основы организации работы с документами (ПК-22);

3) особенности документооборота и учета документов в малом бизнесе (ПК-28);

уметь: 1) составлять, оформлять и вести учет входящих и исходящих документов (ОК-9);

2) составлять, оформлять и вести учет входящих и исходящих документов (ПК-8);

3) оформлять дела в соответствии с номенклатурой дел и проводить экспертизу ценностей документов (ПК-28);

владеть: 1) навыками делового общения в области документационного

обеспечения управления деятельностью организации (ОК-19), (ОК-20), (ПК-18);

2) правилами оформления документов (ПК-22);

3) терминологией в области организации системы документооборота и учета документов в малом бизнесе (ПК-8).

5. Дисциплина базируется на следующих дисциплинах:

Правоведение;

Деловые коммуникации;

Документирование управленческой деятельности .

6. Влияние дисциплины на последующую образовательную траекторию обучающегося:

Освоение данной дисциплины необходимо обучающемуся для успешного изучения следующих дисциплин (модулей) ООП по данному направлению подготовки.

1. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

Учебный модуль 1. Законодательная и нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности

Тема 1. Законодательные и нормативно-правовые акты документирования управленческой деятельности

Тема 2. Организация документооборота: общие положения

Тема 3. Особенности документирования управленческой деятельности в малом бизнесе

Учебный модуль 2. Организация систем документооборота и оперативного хранения документов

Тема 4. Организация движения документов в организации

Тема 5. Организация службы документационного обеспечения управления

Учебный модуль 3. Организация системы документооборота и учета в малом бизнесе

Тема 6. Организация системы документооборота и учета входящих документов

Тема 7. Организация системы документооборота и учета исходящих документов

Тема 8. Организация системы документооборота и учета внутренних документов

2. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ И В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Организацию системы документооборота на бумажном носителе и в электронном виде целесообразно рассмотреть в следующей последовательности:

1) Организация документооборота и учета исходящих документов на бумажном носителе

- Исходящие документы. Порядок работы с исходящими документами.

- Форма учета исходящих документов

- Блок-схема работы с исходящими документами

2) Организация представления деклараций в электронном виде

- Информационное сообщение о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговых органах

- Документы, подтверждающие представление форм налоговых деклараций в электронном виде

- Подтверждение даты отправки налоговой декларации. Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете)

- Извещение о получении электронного документа. Уведомление об уточнении налоговой декларации, представленной в электронном виде

- Документы, подтверждающие вызов налогоплательщика в налоговые органы, на основании рассмотрения форм налоговых деклараций, представленных в электронном виде

2.1 Организация документооборота и учета исходящих документов на бумажном носителе

2.1.1 Исходящие документы. Порядок работы с исходящими документами

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из организации, учреждения, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены:

- по почте;

- курьером;

- электронной почтой;

- по факсу.

Основные этапы исходящих документов:

1) составление проекта документа исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) согласование проекта документа;

4) подписание документа руководителем ( некоторых случаях утверждение);

5) регистрация документа;

6) проверка правильности написания адреса и других реквизитов;

7) отправка документа адресату;

8) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы составляются в 2-3 экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем- референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документов они возвращаются исполнителям на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визами.

Подготовленный проект исходящего представляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут понадобиться другие документы для пояснения или доказательства (инициативное письмо, рекламации, договоры, акты, нормативные документы).

Если получателю отправляются документы такие как инструкции, правила, уставы, акты, которые подлежат утверждению и автором которых является предприятие, на них проставляется гриф – «УТВЕРЖДАЮ».

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

2.1.2 Форма учета исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:

· номер документа, включающий номер дела;

· дата документа;

· адресат;

· краткое содержание или заголовок к тексту;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа – ответа;

· исполнитель;

· примечание.

Форма регистрации исходящих документов включает информацию о том, кем подписан документ (табл. 1).

Т а б л и ц а 1 - Форма регистрации исходящих документов

Регистрация ответного письма в карточке представлена в табл. 2.

Т а б л и ц а 2 - Регистрация ответного письма в карточке

Регистрация исходящих документов-ответов отличается от регистрации инициативных документов.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива исходящих документов. Например, на входящем документе, требующем ответа, стоит номер (индекс) 05-17/180, на документе-ответе к первой паре цифр входящего номера добавляется порядковый регистрационный номер исходящий – 05-17/610. Это объясняется тем, что входящий документ и ответ на него будут подшиты в одно дело, индекс которого по номенклатуре 05-17.

На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (на малых предприятиях – секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

· наличие подписи;

· даты;

· заголовка;

· правильность написания адреса;

· наличие всех страниц в документе;

· наличие указанных приложений.

Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

2.1.3 Блок-схема работы с исходящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся:

- инициативные письма;

- ответные письма.

Инициативные письма имеют самую широкую тематику, требующие ответную реакцию адресата.

В ответных письмах излагается согласие, отказ, подтверждение на просьбу или предложение.

Общими этапами прохождения исходящих документов являются этапы со второго по восьмой, а первый этап имеет особенности.

Проект исходящего ответного документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Проект исходящего инициативного документа составляется ответственным исполнителем по его инициативе, но с согласия руководителя.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку секретарю- референту, а затем в экспедицию.

В экспедиции документы сортируются по адресам, фальцуются (складываются), их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправления, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Секретарем-референтом или экспедицией документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их поступления.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Вместе тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т. е. применения специальной программы «электронная подпись» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Рисунок 1 – Алгоритм подготовки исходящего документа

2.2 Организация представления деклараций в электронном виде

2.2.1 Информационное сообщение о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговых органах

В соответствии со статьей 80 НК РФ налоговая декларация представляет собой письменное заявление или заявление, составленное в электронной форме и переданное по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, налогоплательщика об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.

Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана в электронной форме по ТКС.

Разница между налогом и сбором. Налоги уплачиваются на систематической основе. Уплата сбора производится единовременно и дает право плательщику сбора на совершение конкретного юридически значимого действия (понятие налога и сбора приведено в ст. 8 НК РФ).

При отправке налоговых деклараций в МИ ФСН РФ по КН № 1 по СПб

ООО «Позитив» руководствуются Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), утвержденными Приказом ФНС России от 02. 11. 2009 № ММ-7-6/534 @.

ВМетодических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи приняты следующие термины:

· налогоплательщик – налогоплательщики – плательщики сборов – налоговые агенты;

· представитель – физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых законодательством РФ о налогах и сборах;

· информационное сообщение о доверенности – формируемый уполномоченным представителем налогоплательщика для налогового органа электронный документ, содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной налогоплательщиком уполномоченному представителю (Приложение 1);

· МИ ФНС – межрегиональные (межрайонные) инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам (КН), территориальные инспекции ФНС России по месту учета налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших;

· ИФНС по месту нахождения – инспекции ФНС России, в которых налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших, состоят на учете по месту нахождения их обособленных подразделений, объектов налогообложения;

· участники информационного взаимодействия – налогоплательщики (представители) , налоговые органы, специальные операторы;

· приемный комплекс налогового органа – специализированный программный комплекс, используемый на стороне налогового органа для ведения электронного документооборота по ТКС;

· программный комплекс налогового органа - специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами в целях осуществления налогового администрирования.

В ИФНС по месту учета крупнейшего налогоплательщика (КН) налоговые декларации (расчеты), поступающие от налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших , делятся на три категории:

1-я категория - налоговые декларации (расчеты), по которым администрирование налога осуществляется непосредственно в ИФНС по месту учета КН;

2-я категория - налоговые декларации (расчеты), которые с помощью приемного комплекса ИФНС по месту учета КН направляются в ИФНС по месту нахождения;

3-я категория - налоговые декларации (расчеты), которые направляются из ИФНС по месту учета КН в ИФНС по месту нахождения в ручном режиме с использованием альтернативных способов доставки (например, с использованием FTP-серверов).

При представлении налоговых деклараций (расчетов) через уполномоченного представителя, доверенность, подтверждающая право представителя подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в декларации (расчете), представляется в каждый налоговый орган (ИФНС по месту учета КН, ИФНС по месту нахождения).

Мероприятия, предусмотренные Налоговым Кодексом и Кодексом РФ об административных правонарушениях, в случае нарушения налогоплательщиками, отнесенными к категории крупнейших, сроков представления налоговых деклараций (расчетов), установленных законодательством о налогах и сборах, проводят:

- по налоговым декларациям (расчетам) 1 категории – ИФНС по месту учета КН;

- по налоговым декларациям (расчетам) 2 и 3 категории – ИФНС по месту нахождения КН.

Условные сокращения:

ТКС – телекоммуникационные каналы связи;

МИ ФНС – межрегиональные (межрайонные) инспекции ФНС по России по крупнейшим налогоплательщикам (КН), территориальные инспекции ФНС России по месту учета налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших.

Приложение № 1 к инструкции:

Код по КНД 1166005