Основні поняття і термінологія в області керування проектами

У повсякденному житті ми постійно зіштовхуємося з такими поняттями як “проект”, «проектна організація”, “технічний проект”, “затвердили проект”, “керівник проекту” і т.д. Наше поняття “проект” звичайно здебільшого прирівнюється до розробленої документації житлового будинку (проекту будинку) промислового підприємства (проект заводу) і т.д., має більш вузьку спрямованість, чим західне, закордонне. У нас воно характеризується, як якийсь задум, зображення (проектна документація).

В основу західного поняття “проект” покладений погляд як на єдине ціле, створений протягом усього життєвого циклу і стадії, що включають:

- формування задуму і постановка мети (маркетингові дослідження);

- підготовка проекту;

- розробка проекту;

- реалізація проекту;

- завершення і функціонування проекту, введення в експлуатацію, вихід на задану потужність.

Слово проект переведено з англійського “проджект”.

Проект – це що-небудь, що задумується або планується, наприклад, велике підприємство (тлумачний словник Вебстера).

Сучасне визначення проекту говорить: це процес цілеспрямованої зміни технічної або соціально-економічної системи, що переводить її з одного стану в інше (6).

Проект – це те, що змінює дійсність і наше життя: будівництво житлового будинку або промислового об'єкта, програма науково дослідницьких робіт, програма удосконалювання утворення, створення нового підприємства, спорудження корабля, проект створення ювілейної книги і т.д.

Було сказано, що проекти змінюють світ, нашу дійсність, наше життя, а керування проектами – це і є зміна.

Протягом багатьох літ командно-адміністративна система розпорошувала керування проектами, здійснювала його на окремих стадіях, етапах життєвого його циклу різними керівниками, без цілеспрямованого керівництва в цілому і відповідальності визначеної особи за кінцевий підсумок.

У закордонній практиці керування проектами на всіх стадіях (циклах) здійснює керуючий проектом (менеджер проекту). Природно з'явилося нове визначення.

Управління проектами – це процес управління людськими, матеріально-технічними і фінансовими ресурсами протягом усього циклу здійснення проекту шляхом застосування сучасних методів керування. (6).

Підсистеми управління проектами формуються залежно від структури предметних областей і керованих елементів проекту, щодо самостійних в рамках проекту. Предметні області і керовані елементи в рамках проекту в найзагальнішому вигляді включають:

ü терміни;

ü трудові ресурси;

ü вартість і витрати;

ü доходи;

ü закупівлі і поставки ресурсів і послуг;

ü ресурси (вже закуплені);

ü зміни за проектом;

ü ризики проекту;

ü інформацію і комунікації;

ü якість і ін.

Відмінність підсистем від функцій управління проектом полягає в тому, що підсистемиорієнтовані на предметну область, а функціїнацілені на специфічні процеси, процедури і методи. Управління підсистемою включає виконання практично всіх функцій. Так, планування витрат і контроль витрат базуються на одній і тій же предметній області – витратах, а планування витрат і планування якості на однакових процедурах складання планів, мережному моделюванні і ін.

Підсистеми системи управління проектом по основних предметних областях підрозділяються на:

· управління змістом проекту, об'ємами робіт;

· управління часом, тривалістю;

· управління вартістю;

· управління якістю;

· управління закупівлями і поставками;

· управління розподілом ресурсів;

· управління запасами ресурсів;

· управління людськими ресурсами;

· управління ризиками;

· інтеграційне (координаційне) управління;

· управління інформацією і комунікаціями.

Структура проекту, його життєвий цикл, зміст основних фаз (стадій) реалізації проекту і його реалізація

Структура проекту

Любою проект, починаючи від ідеї і закінчуючи його реалізацією, проходить ряд етапів, що утворюють структуру проекту. У спрощеному виді такою структурою є ідея (проблема, задача), засіб реалізації (рішення), мети реалізації (результати рішення) мал. 4.1 (6)

Мал. 4.1 Структура проекту

Основною структурою проекту є його елементи, розбивка приведеної структури проекту на елементи, дотримуючись системності, може бути різна і відбуватися по різних ознаках у залежності від характеру елементів. Найбільш прийнятної і розповсюдженої є наступна:

1. Елементи ідеї, у тому числі: задум, бізнес-план, ТЭО інвестицій.

2. Елементи проекту, створювані в процесі його реалізації, у тому числі: проектна документація, виробничі об'єкти, виробничі приміщення, технологічне устаткування, технологія виробництва продукції, вироблений продукт і т.д.

3. Елементи, що забезпечують виконання робіт з реалізації проекту, у тому числі: фінанси, кадри (персонал), сировинні ресурси, транспорт і механізми, земельна ділянка, енергоресурси, контракт (договір) і т.д.

4. Елементи, етапи діяльності (процеси) проекту, у тому числі: маркетинг, проектування, закупівля, постачання, будівництво, монтаж устаткування, здавання-прийняття об'єктів проекту в експлуатацію, експлуатація, виробництво продукції, продаж продукції (останні три відносяться до експлуатації).

5. Елементи – учасники виконання проекту, у тому числі: замовник (інвестор), менеджер проекту, проектувальники, підрядні будівельні і спеціалізовані організації, банки, постачальники, власник земельної ділянки, місцеві органи влади і т.д.

Життєвий цикл проекту

Кожен проект, незалежно від його масштабності та величини, у своєму розвитку проходить визначені стани від початку його задуму і вкладання капіталу до завершення робіт над його реалізацією і ліквідацією.

Проміжок часу між його початком і його ліквідацією складають життєвий цикл проекту.

Життєвий цикл проекту проходить визначені етапи, стадії, називані “фазами”.

Розподіл будь-якого проекту на фази може бути різноманітним і залежить від масштабності і величини проекту, конкретних умов проекту, досвіду менеджера проекту і т.д.

Кожна фаза проекту може поділятися на підфаза. На великих проектах (об'єктах, промислових комплексах із закінченим циклом, великих магістралей, метро й інших з великою тривалістю будівництва), на відміну від звичайних проектів, кількість фаз і етапів може бути збільшено.

У літературі і практиці існує кілька підходів поділу процесу реалізації проекту на фази, у тому числі:

- 3х стадійне (фаза розвитку, контрактна фаза, фаза виконання);

- 3х стадійне з поділом на підфази. Концептуальна фаза з поділом на підфази; контрактна фаза; фаза реалізації проекту з поділом на підфази;

- 4х стадійна з фазами: концепція, планування, виконання, завершення;

- 4х стадійна з варіантом фаз: попередній етап, проектно-конструкторські роботи, будівництво, пуско-налагоджені роботи.

Необхідно відзначити, що кожна фаза і підфази розробки проекту має свої мети і задачі.

Розглянемо зміст фаз для трьох стадійного поділу процесу реалізації проекту з розбивкою на підфази.