Автоматизация ДОУ в 10-80-е годы

Первый этап автоматизации ДОУ связан с применением так называемых «больших ЭВМ» и идеей создания общегосударственной системы управления (АСУ).

Отраслевые АСУ, как правило, включали в себя отдельные задачи ДОУ: бухучёт, статистику, кадры. В АСУ действовали подсистемы регистрации документов, контроля исполнения документов и поручений, учёта жалоб трудящихся, подготовки текстов документов.

С учётом того, что обработка информации проводилась на специальных организационных вычислительных центрах, зачастую удалённых от аппарата управления, возникали дополнительные осложнения в работе самого аппарата. Особо трудоёмкой была операция ввода информации в память ЭВМ.

Характерной чертой процесса внедрения АСУ было сохранение действующих делопроизводственных подразделений и создания их аналогов в составе вычислительных центров.

В учреждениях существовали три параллельных информационных потока:

1. Делопроизводственный (в канцелярии);

2. Автоматизированный (на распечатках в вычислительных центрах);

3. Смешанный (в функциональных подразделениях).

Такая информационная структура документопотоков была сложной для управления ими, в связи с чем системы применялись лишь в крупных министерствах и ведомствах, которые имели соответствующие средства для внедрения системы. В то время действовало более 4 тысяч систем.

Практической пользы частичное внедрения не принесло. Однако появившиеся в начале 80-х годов ЭВМ и автоматизированные рабочие места (АРМ) дали возможность перейти к созданию АСДОУ.

Одна из лучших полифункциональных автоматизированных систем организации документирования была разработаны специалистами НИИ «Информэлектро» для центрального аппарата Министерства промышленности. Основные технические средства были расположены непосредственно в здании министерства. Терминальными устройствами служили мониторы и клавиатуры в секретариатах и канцелярии. Система работала в режиме реального времени и в идеале обслуживала около 200 пользователей. Это позволило перейти к комплексному решению проблем автоматизации ДОУ.

Одним из общих направлений было создание АРМ. АРМ – совокупность технических, программных средств информационного и организационного обеспечения, ориентированные на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач. С появлением первых персональных компьютеров разработка АРМ различных уровней управления и функционального назначения стала необходимым элементом ИТ, независимо от уровня её развития.

Целью создания АРМ являлось эффективное использование ресурсов в динамичной внешней среде. В автоматизированной системе любого уровня АРМ является основной составляющей.

На первом этапе информатизации создавалась совокупность АРМ, не связанных друг с другом. Далее они объединялись в сети, что позволяло использовать все ИР в пределах системы. Активное внедрение вычислительной техники в обработку управленческой документации способствовало принципиальным изменениям в документальной среде (новые нормы, документы, способы поиска, создания и т.д.).

В 80-е годы выделялся ряд факторов, существенно изменивших сложившиеся взгляды на применение ЭВМ в управлении. Главными факторами были: развитие микроэлектроники, доступные обычному пользователю микро-ЭВМ и создание различных вычислительных сетей. Эти факторы способствовали развитию систем коллективного пользования, связанных между собой в системы обмена данных и внедрению средств микроэлектроники непосредственно в управленческий процесс. Появилась теоретическая возможность создания так называемого «безбумажного офиса».

Все это позволило реально подойти к проектированию автоматизированных систем (СДОУ), которые могли быть использованы в практике организации документирования и всех последующих процедур обработки документов, исключить избыточное дублирование и документирование информации, обеспечить поиск информации и сокращение информационных массивов. С их помощью можно было построить единый информационный массив, основанный на общих принципах и правилах, включающий в себя традиционные бумажные документы и машиночитаемые документы.

СДОУ – принципиально новый подход для документоведения к рационализации и анализу документации. Изменяется содержательное наполнение объекта исследования за счёт расширения состава традиционных документов и включения машинных носителей. Создаются новые организационные формы УД с централизацией ответственности за весь документальный массив в пределах организации.

Актуальная задача документоведения заключается в том, чтобы выработать концепцию СДОУ, т.е. определить её принципиальное содержание, направление автоматизации работ с документами. Создание СДОУ должно было включить в себя два этапа.

Первый. Период упорядочения традиционной документации, теоретического построения будущей системы и автоматизации отдельных документационных операций. Должно быть централизованное управление документами в организации и должны быть достигнуты: унификация и стандартизация состава и форм традиционных документов, унификация и классификация показателей, сокращение объёма документооборота, частичная автоматизация операций.

Второй этап должен был привести к принципиальному изменению в системе документирования и обмена информацией и к переходу на безбумажные формы обмена информацией в системе управления.

Практическая реализация потенциала нашла выход в создании типовой СДОУ (разработка началась в 1997 году) ВНИИДАДом. Разработка была направлена на создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате положение единой системы ДОУ, госстандартов на УСД и другие нормативно-методические документы.

На первом этапе система предусматривала выполнение в автоматизированном режиме основных функций аппарата управления по работе с документами (подготовку и оформление документов, регистрацию и учёт документов, их передачу, хранение и поиск, контроль их исполнения). Кроме этого предусматривалась автоматизированность процесса передачи информации внутри организации и включение ведомственного архива в автоматизированную справочно-информационную систему (АСИС). Система была ориентирована на применение персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локальных сетей.

В качестве нормативно-методической базы система опиралась на положения ЕГСД, УСОРД, госстандартов на ОРД.

В 1985 г. был закончен рабочий проект первой очереди системы, и началось его внедрение в базовых организациях. Разработчики выделили четыре основных компонента системы документационного обеспечения: организационно-правовое обеспечение, документальную базу, автоматизированную технологию подготовки документов, технологию обработки документов средствами оргтехники.

Организационно-правовое обеспечение заключалось в регламентировании функций и прав подразделений и должностных лиц по отношению к средствам системы и создание механизма правового обоснования работы с документами и содержания управленческих процедур. При этом должны были разрабатываться положения о структурных подразделениях, документированной информации всех категорий пользователей системы.

В документальную базу были включены: примерный табель форм документов по типовым управленческим функциям и типовым структурным подразделениям, методические указания по разработке и ведению табеля, альбом унифицированных форм документов, схема построения номенклатуры дел. Разработка двух последних документов ориентировалась на применение вычислительных сетей и архитектуры технических средства типа «клиент-сервер».

В 1990 г. было принято решение рекомендовать систему для эксплуатации. После приёмки все работы по применению системы были прекращены.

Современные условия и предпосылки разработки автоматизированной системы УД (АСУД)

Виды АСУД:

1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив – частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы выделяются особо за счёт развитых средств полнотекстового поиска. Другие – за счёт эффективной организации хранения, т.е. поддержания иерархической структуры хранения.

2. Системы с развитыми средствами Workflow. Они рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданному маршруту (жёсткая маршрутизация). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют “работой”, а систему – “потоком работ”. К работе могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объктом этих систем. С помощью таких систем пожно организвать базовую работу, для которой заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это гибридные системы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как документ, так и задание, которое надо выполнить. Для управления организацией нужна как жёсткая, так и свободная маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель. Такие системы используются в государственных структурах, офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила продвижения документов. Сотрудники коллективно создают документы, готовят или принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объёмов информации, интеграции с АСУ производства, возможность масштабируемости, поэтапного внедрения, учёта, территориальной распределенности, сложной организационной структуры.

4. Системы, ориентированные на поддержку совместных работ. Они не включают понятие иерархии в организации и не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задачей является обеспечение совместных работ людей в организации, даже если они распределены территориально. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранете, поиска информации и обсуждения.

5. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, электронной почтой.

Основные задачи, решаемые системами электронного документооборота (СЭД)

1. Обеспечение более эффективного управления за счёт автоматизированного контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

3. Поддержка эффективного накопления управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счёт большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

4. Протоколирование деятельности предприятия в целом.

5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизмов их контроля.

6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия, экономия средств за счёт сокращения издержек на управление потоками документов.

7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива.