Проверка внутренней системы контроля дебиторской задолженности.

Необходимо проверить: соблюдается ли в организации порядок отгрузки продукции покупателям на условиях последующей оплаты только при наличии необходимых санкций; обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты; учитываются ли мнение банка, гарантии третьей стороны; своевременно ли направляется де­биторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности; установлен ли лимит дебиторской задолженности; есть ли уперсонала, который отвечает за отгрузку, оперативная информация о текущейдебиторской задолженности; ста­вится ли на пакете документов на реализациюпродукции отметка о про­верке дебиторской задолженности покупателя.

Ревизор проверяет, погашаются ли сразу после подписания пла­тежного поручения сопроводительные оправдательные документы. Погашение означает, что документ имеет штамп «Оплачено», соответ­ствующую дату и номер платежного поручения. Кроме того, необхо­димо проверить, проводится ли анализ финансового состояния заказ­чика, которому' продукция отпускается на условиях последующей опла­ты. Практика показывает, что наиболее эффективно проводить анализ финансового состояния заказчика по его отчетности за три года.

Необходимо также изучить действующий в организации поря­док разделения обязанностей согласно следующим функциям: отгруз­ка по заказам, выписка счетов, предоставление разрешения на отгрузку на условиях последующей оплаты, ведение синтетического учета, ве­дение аналитического учета дебиторской задолженности.

Ревизор проверяет порядок сверки расчетов в организации. Начальнику финансового отдела рекомендуется ежемесячно произ­водить выверку дебиторской задолженности, направляя покупателям по установленному в организации порядку акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и заверенные печатью. Акт сверки составляется в двух экземплярах: второй экземпляр хранится в карто­теке, первый — отправляется покупателю почтой или факсом с реги­страцией точного времени и даты отправления. Покупатель в тече­ние 10 дней со дня получения указанного акта сверки должен подтвер­дить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить мотивированные возражения по поводу акта. Получен­ный ответ также регистрируется с указанием даты и точного времени его получения.

Проверка сохранности денежной наличности в кассе бюджетного учреждения.

1.Проверка кассы бюджетных учреждений.

2.Организация проведения ревизии кассы бюджетного учреждения.

3.Порядок ревизии кассы.

1.Проверка кассы бюджетных учреждений».

Ревизия кассы включает:

-проверку фактического наличия денежных средств в кассе;

-проверку ПКО;

-проверку РКО;

-проверку правильности и своевременности составления кассовой книги

Кроме того, проверяются журнал операций №1 по счету «Касса» и главная книга.

Правильность заполнения этих документов регламентируется «Порядком ведения кассовых операций».

2. Организация проведения ревизии кассы бюджетного учреждения.

Ревизия кассы проводится внезапно. Во время ревизии прекращается прием, выдача денежных средств, посторонние в кассу не допускаются. Перед началом ревизии проверяется наличие у кассира обязательства (договора о материальной ответственности), приказ о приеме на работу, расписка кассира об ознакомлении с порядком ведения кассовых операций. Пред началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии, в которой содержится расписка кассира о том, что с начала ревизии все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а все денежные средства поступившие оприходованы, а все выбывшие списаны в расход. Акт составляется в 2 экземплярах, подписывается ревизионной группой и материально ответственным лицом. Один экземпляр отдается в бухгалтерию, а второй остается материально ответственного лица.

В ходе ревизии выдача наличных денег, не подтвержденная росписями руководителя и главного бухгалтера в расходном кассовом ордере или поиск лиц, которым могут быть выданы наличные денежные средства в оправдание остатка наличных денежных средств в кассе не принимается.

На момент ревизии все кассиры – раздатчики должны сдать деньги главному кассиру и расписаться в книге учета принятых и выданных денежных средств.

В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу последние расходные и приходные кассовые ордера, выводит остатки.

После проверки кассового отчета комиссия преступает к подсчету фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе.

Главный кассир открывает сейф и в присутствии всей комиссии подсчитывает деньги и денежные средства. Затем их пересчитывает ревизор. При этом заявление кассира о наличии денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимается, при подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неофициальные документы в остаток наличности не принимается (кроме дней на выдачу заработной платы).

Все предъявленные кассиром расписки и незаполненные документы перечисляются в акте ревизии, с указанием даты, кому и сколько выдано.

Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пач­ки денег следует распечатать и проверить количество денег в них прямым счетом.

Закончив пересчет наличных денег, ревизор прове­ряет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных биле­тов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остат­ки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопо­ставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных до­кументов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется пись­менное объяснение о причинах выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяс­нений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результа­те нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотребле­ний, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохра­нительные органы.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государствен­ной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других докумен­тов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обык­новенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным ли­цам.

При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, под­шитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи.

Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использованиив течение ка­кого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.

На практике встречаются следующие приемы использования недоброкачественных первичных документов:

■к отчету подшиваются первичные документы, изъятые из архи­ва, которые могут отличаться цветом, видом (пожелтевшие, выцвет­шие, помятые, проколотые, со следами от подшивки), формой, под­
тертыми датами, подписями и т.п.;

■травление, подчистка, дописка документов и т.п.;

■качественно сделанные копии.

Ревизор должен отличать признаки копий, произведенных на средствах тиражирования. С помощью лупы или на просвет реви­зор может обнаружить внесенныеисправления или копирование до­кументов. Подделку' документов проще обнаружить при вниматель­ной сверке номеров, дат, подписей. Обычно учесть в копии все отмет­ки в документе, проходящем через многих исполнителей, не удается.

Документы, не соответствующие требованиям Положения о ве­дении кассовых операций, не признаются оправдательными. В про­цессеревизии необходимо тщательно проверять достоверность опе­раций, отраженных в таких документах.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указываются их сумма и обстоятельства возникнове­ния. Недостача взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтверж­денные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кас­сы и зачисляются в доход предприятия.

Порядок ревизии кассы

1. Предъявление полномочий

2. Составление кассового отчета, т.е. разноска в кассовую книгу ПКО и РКО, выведение остатка в кассовой книге. Ревизор записывает в акт номер последнего ПКО и РКО.

3. Взимается первая расписка у кассира (знать ее наизусть):

"К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы, все денежные средства, поступившие на мою ответ­ственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход"

должность подпись расшифровка подписи

«___________ »________________________________ 200_________ г.

4. Снятие денежной наличности и других ценностей в кассе. Пересчет денег должен производиться кассиром по купюрам. Комиссия должна быть не менее трех человек (деньги считаются полистно или на машине)

5. Взимание второй расписки (знать ее наизусть):
"Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,находятся на моем ответственном хранении."

« » 200 г.

подпись

6 Выведение результата, т.е. сопоставление фактического наличия денег с остатком, выведенным в кассе

Фактическое наличие больше остатка по кассе - излишек Фактическое наличие меньше остатка по кассе - недостача Почтовые конверты и другие ценности сверяются с книгой ф.292

7. Взимание письменного объяснения о причинах расхождений.

8. Составление акта

9. Проверяется ведение кассовой книги, т.е. нет ли неоговоренных исправлений, заполнены ли все реквизиты, прочеркнуты ли свободные строчки, оговорены ли исправления гл. бухгалтером и кассиром.

10. Проверяется наличие договора о полной индивидуальной материальной ответственности

11. Проверка соблюдение лимита наличных денег в кассе (есть ли он)

12. Проверка помещения кассы, т.е. зарешечены ли окна, окована ли дверь, сдается ли помещение под охрану. Сейф, если он маленький, вмуровывается в стену, а большой прикрепляется к стене и к полу. И сейф, и дверь кассы должны опечатываться.

13. Проверка ключей-дублеров; которые кассир в присутствии руководителя запечатывает и опечатывает в конверт. Конверт с ключами хранится в сейфе у руководителя. Один раз в квартал должна создаваться комиссия, которая проверяет конверт с ключами.

14. Доложить руководителю о результатах ревизии кассы и принятия мер, т.е. излишки должны быть оприходованы, а недостача взыскана.

Ревизия кассы должна производиться внезапно и в течение комплексной ревизии она может быть осуществлена несколько раз.

Тема: «Проверка кассовых операций и операций по счетам бюджетных учреждений».

Одновремен­но с ревизией кассы предприятия ревизор проверяет правильность отражения приходно-расходных операций на соответствующих сче­тах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчете бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет.

Если та­кой порядок не соблюдается, ревизор отмечает это как нарушение. В ревизионной практике известны случаи обнаружения хищений де­нежных средств, совершаемого путем составления подложных заку­почных актов на приобретение товаров (которые, как правило, осу­ществляют подотчетные лица). В закупочных актах указывались бо­лее высокие цены на товары, чем те, по которым они фактически приобретены, в результате чего разница присваивалась.

При проверке кассовых операций, прежде всего ревизор выясняет количество открытых банковских счетов. При этом проверяются выписки банка, и операции в них сверяются с учетными регистрами. Проверяется не только наличие данных операций, но и их законность. Проверяются такие документы как:

· выписка банка, ее полнота;

· приложенные к выписке, первичные документы, их законность и правильность оформления;

· корреспонденцию счетов по отраженным операциям

· журнал операций №2 и главная книга по правильности их оформления.

Особое внимание уделяется валютным счетам (законно ли они открыты, есть ли лицензия ЦБРФ Министерства внешних экономических связей).

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять ре­альность денежных средств в пути, к которым относятся:

■денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет бан­ковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

■денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк
или из банка;

■денежные средства, перевозимые инкассаторами из операци­онной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводи­тельных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачис­лении сумм на расчетный счет организации.

Основные моменты ревизии кассовых операций

1.Проверка полноты оприходования денежных средств, полученных наличными из учреждений банка( с этой целью корешок чека сравнивается с выпиской банка кодом 303, приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге. При наличии расхождений, сомнений, нужно выйти в учреждение банка и запросить письменно сумму выданных наличных денег)

2. Проверка полноты оприходования денег, поступивших от родителей за содержание детей.(с этой целью, начисленную сумму уплаты сравнить с платеж­ным поручением, если плата внесена через Сбербанк, или с приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге, если уплачено наличными)

3. Проверка поступлений средств от спонсоров на благотворительные и другие цели(с этой целью организуются встречные проверки и сопоставляются документы)

4. Проверяется законность и целесообразность совершенных операций,(каждый документ на получение и выдачу денег из кассы сверяется с записью в кассовой книге, а иногда с другими регистрами. Все документы проверяются с точки зрения оформления и соответствия действующему законодательству).