Тема 4.Ревизия нефинансовых активов.

Тема: «Инвентаризация основных средств и материальных ценностей.»

1. Инвентаризация ОС.

2. Инвентаризация ТМЦ.

Инвентаризация ОС.

Инвен­таризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требо­ваниями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина Рос­сии от 13 июня 1995 г. № 49.

До начала инвентаризации оформляется приказ, в котором ука­зываются сроки ее проведения, определяется состав инвентаризаци­онной комиссии, назначается ее председатель.

Во время инвентаризации основных средств члены ревизион­ной комиссии (ревизор) заполняют опись формы, где про­ставляют инвентарный номер, наименование объекта основных средств. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, мо­дернизации, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наи­менованием, соответствующим новому назначению.

В инвентарной описи проставляются фактические данные о на­личии объектов основных средств и учетные данные. Фактические данные проставляются непосредственно при инвентаризации, учет­ные данные выводятся на день инвентаризации на базе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации. На машины, оборудование и транспортные средства ведется отдельная опись, куда заносятся следующие данные: заводской инвен­тарный номер, организация-изготовитель, год выпуска, мощность. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и прочие объекты одинаковой стоимости, поступившие одно­временно в одно из структурных подразделений организации, в опи­сях приводятся по наименованиям с указанием количества этих пред­метов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и при­чин непригодности этих объектов.

Отдельные описи составляются на арендованные основные сред­ства и на основные средства, находящиеся на ответственном хране

нии. В последнем случае дается ссылка на документы, подтвержда­ющие принятие объектов на ответственное хранение. Описи должны быть подписаны ревизионной комиссией (ревизором) и материально ответственным лицом.

Основные средства могут быть в наличии, а эксплуатация мо­жет не осуществляться или быть затруднена в результате их плохого технического состояния или некомплектности. Поэтому одновремен­но с проверкой наличия основных средств необходимо проверить их техническое состояние. Такую работу выполняют обычно, члены ре­визионной комиссии — инженер-механик и специалист по учету.

В ходе инвентаризации нужно выяснять, на всех ли объектах основных средств имеются инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Особое вни­мание следует обращать на хранение бездействующих и находящихся в резерве машин и механизмов. Такие объекты основных средств не­редко остаются без присмотра под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.

Важно определить, все ли основные средства закреплены за мате­риально ответственными лицами. Так, в строительных организациях строительные машины и механизмы часто перемещаются с одной строительной площадки на другую, от одного объекта строительства к другому. В этих случаях перемещаемые основные средства перехо­дят от одного материально ответственного лица к другому. Необходи­мо убедиться в своевременном документальном оформлении матери­альной ответственности.

Комиссия проверяет также наличие документов, подтверждаю­щих нахождение зданий, сооружений, другой недвижимости, земель­ных участков, водоемов и иных объектов природных ресурсов в соб­ственности организации. Ревизор должен помнить, что капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, отно­сящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окон­чания всего комплекса работ.

Оформление результатов инвентаризации основных средств. По за­вершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и ма­териально ответственные лица подписывают инвентаризационную опись. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходи­мые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений их вносят во все экземпляры описей.

При выявлении в ходе инвентаризации ревизионной комиссией объектов, не поставленных на учет, а также по которым в регистрах нет данных или они неверные, нужно включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

При выявлении отклонений данных о фактическом наличии ОС от учетных данных составляются сличительные ведомости. Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии с их оценкой в бухучете.

На ОС, не принадлежащие организации, составляется отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учетными данными МОЛ пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в т.ч. результаты проверки складского хозяйства и обеспечения сохранности ОС. В нем на основании составленных сличительных ведомостей ревизионная комиссия дает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач(они подлежат списанию в установленном порядке).

Инвентаризация ТМЦ.

Ревизор опре­деляет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение ин­вентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому случаю за изучаемый период. При этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации постоянно действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай.

Проверяется правильность организации, проведения инвента­ризации, полнота, достоверность и точность данных в описи факти­ческих остатков материалов, правильность указания в описи отличи­тельных признаков материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о дви­жении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на иму­щество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной ко­миссии и все ценности, поступившие под их ответственность, опри­ходованы, а выбывшие списаны в расход(2 экземпляра 1- в бухгалтерию, другой- МОЛицу). Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности на получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, другой — кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И толь­ко по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись.В инвентаризационной описи ценности расположены по на­именованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответ­ствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентариза­ционных описях) состоит в том, что записи о материальных ценно­стях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвен­таризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуре мате­риальных ценностей целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контролеру-ревизору.

Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в нату­ральных измерителях, записанных на данной странице. В описях не­обходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенк­латурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отли­чительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запре­щается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенно­му на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение до­пускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежден­ной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выбороч­ная проверка.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки — они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, произ­водивших эту проверку.

Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтер­ского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страни­цу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценно­сти, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной ко­миссии (ревизору) нет.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгал­терия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в нату­ральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недо­стач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оцен­кой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведе­ния о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурант­ной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в мага­зинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материаль­ных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сли­чительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недоста­чи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сли­чительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учет­ная цена материалов их цене по прейскуранту или документам постав­щика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и устано­вить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получа­ются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За книж­ные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересорти­ца. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересорти­цы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования. Материально- ответственные лица по результатам инвентаризации, в том числе о пересортице, дают подробные объяснения.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость достающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

По всем другим выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют письменные объяснения. Излагаемые
в этих объяснениях факты должны быть тщательно проверены; их нужно принимать во внимание при определении окончательных итогов,

если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять.

Материальные ценности, переданные для переработки сторонним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих материальных ценностей, значащихся в бухгалтерском учете проверяемой организации и организаций-подрядчиков. Для этого Iревизор служебной запиской сообщает организации-подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их. Иногда целесообразно затребовать от организации-подрядчика сведения о количестве ТМЦ, находящихся в переработке, для сопоставления с дан­ными учета ревизуемой организации.

Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на ма­териалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторон­ним организациям.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригод­ные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентариза­ционных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает при­чины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а раз­ность между учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят на виновных в порче должностных лиц либо на финансовые результаты.

При зачете недостач и излишков в результате пересортицы мо­гут возникнуть суммовые разницы. Недостачи относятся в начет ма­териально ответственным лицам, излишки приходуются с выявлением причин и виновников возникновения. На практике встречаются суммовые разницы, которые образуются в результате неправильного при­менения цен по вине бухгалтерии или вследствие округления.

Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установлениянедостачи данного вида ТМЦ).

Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвента­ризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, атакже сличительные ведомости — должны быть скреплены вместе ипредставлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения ипринятия решения по результатам инвентаризации, которые долж­ны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.

Инвентари­зационная опись по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкцио­нированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.

При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет, а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим | материалам.

Работа ревизора оформляется протоколом.В протоколе отража­ются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пре­делах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.

Очень важно правильное оформление (составление) сличительных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверя­ются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризацион­ных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основеданных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать прямо на самой сличительной ведомости)

Недостачи подлежат списанию в установленном порядке.

Схема инвентаризации:

Приказ об инвентаризации Создание инвентаризационной комиссии Проведение инвентаризации Инвентаризационная опись Сличительная ведомость Акт инвентаризации Протокол Принятие решений.