Тема: ПОРЯДОК ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧИХ ДОКУМЕНТІВ АУДИТОРА

Планг

1. Групування робочих документів

2. Процедури, необхідні для забезпечення зберігання робочих документів

-1-

Робочі документи необхідно зберігати скомпоновано і в заведених для кожного клієнта.

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудиторській фірмі. Вона не зобов'язана надавати клієнту робочі документи. Аудиторська фірма повинна забезпечити надійність та конфіденційність зберігання робочих документів. Робочі документи не підлягають вилученню в аудиторської фірми, за винятком випадків,передбачених законодавством.

_________________________________________________________________________________________________

Вивчаємо MCA

В MCA 230 "Документація" зазначено, що робочі документи є власністю аудитора. Б цьому ж
МСА передбачено, що на розсуд аудитора частина чи витяг з робочих документів можуть надаватися
суб'єкту господарювання,але вони не замінюють облікових записів суб'єкта господарювання.

_________________________________________________________________________________________________

Зберігання робочих документів, оформлення і передача їх до архіву організовується керівником аудиторської фірми або уповноваженою ним особою.

Робочі документи .можуть групуватися у папках (файлах) залежно від етапів проведення аудиту, розділів звітності, розділів загального плану аудиту. Але порядок нумерації робочої документації повинен бути єдиним для аудиторської фірми.

Нумерація сторінок в файлах сприяє швидкому пошуку необхідної сторінки, полегшує подальшу обробку робочих документів.

Робочі документи після завершення аудиту передаються до архіву аудиторської фірми, де зберігається протягом п'яти років. Зберігання робочих документів здійснюється окремо за кожним аудитором та за клієнтом. Документи комплектуються в папки (файли) та зберігаються в зброшурованому вигляді. При цьому створюються постійні та тимчасові файли кожного клієнта.

Робочі документи постійного файлу можуть містити як інформацію загального характеру стосовно замовника, так і документи, що підтверджують операції, здійснені протягом декількох звітних періодів і ті, що мають значення для поточного аудиту.

Постійний файл може містити наступну інформацію:

- витяги чи копії з документів довгострокового характеру, таких як, статут, ліцензії, внутрішні положення, довгострокові контракти тощо;

- про зроблений аудитором аналіз статей, що має значення протягом декількох періодів. До цих статей може належати інформація про довгострокові зобов'язання, власний капітал, нематеріальні активи тощо. Маючи таку аналітичну інформацію, аудитор може зосередити увагу на аналізі змін відповідних показників періоду, що перевіряється в порівнянні з попередніми періодами;

- про систему внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку. Прикладами таких документів є організаційні структури тощо.

Поточні файли включають робочі документи, що мають відношення до періоду, що перевіряється. До них належать:

- загальний план аудиту та програма аудиту. Зазвичай ці документи, особливо програма аудиту, необхідні для забезпечення кращої координації та взаємозв'язку роботи на різних ділянках аудиту;

- загальна інформація відносно періоду, що перевіряється, та не стосується безпосередньо сум та розкриття інформації у фінансовій звітності. Такими документами є, наприклад, записи аудитора з планування аудиту, витяги з протоколів засідань Загальних зборів акціонерів клієнта, копії договорів, не включені до постійного файлу, протоколи бесід аудиторів з персоналом клієнта, коментарі керівництва аудиторської групи з перевірки робочих документів тощо;

- пробний баланс. Так як фінансова звітність складається на підставі даних Головної книги, то суми з Головної книги є "відправною точкою" в процесі аудиту. Аудитор складає перелік рахунків Головної книги станом на кінець періоду, що перевіряється та відповідних залишків на кінець періоду. Ця робоча таблиця є пробним балансом. Багато аудиторських фірм складають пробний баланс в форматі, такому як фінансова звітність. Кожній позиції пробного балансу відповідає основна робоча таблиця, що містить деталізований перелік рахунків (субрахунків), що складають відповідні позиції в Головній книзі. Ці рахунки, в сьою чергу, підтверджуються робочими таблицями, що базуються на даних аналітичного обліку та відображають виконані аудитором процедури і сформульовані висновки;

- коригуючі проводки, які аудитор пропонує внести у випадку виявлення суттєвих викривлень фінансової звітності. На практиці аудитори складають окремий робочий документ, що містить перелік таких викривлень для визначення їх сумарного впливу;

- допоміжні (підтверджуючі) таблиці і записи. Основна частина робочих документів є деталізованими робочими таблицями, переліками, аналітичними розрахунками та іншими документами, що підтверджують суми конкретних статей фінансової звітності та розкриття інформації по них. Використання такого типу робочого документу є важливим, насамперед, для документування адекватного проведення аудиту. Приклади підтверджуючих документів, що використовуються аудитором є: оборотна відомість, аналітична відомість, звірка даних, таблиця документального підтвердження, інформаційні форми тощо.

-2-

Керівник аудиторської фірми організовує оформлення та передачу робочих документів до архіву та забезпечення їх збереженості. Повинні бути передбачені заходи з недопущення знищення та пошкодження робочих документів, а також з попередження несанкціонованого доступу.

Для забезпечення конфіденційності інформації рекомендується видавати робочі документи лише особам, які зайняті аудитом даного клієнта.

.Аудиторська фірма повинна розробити процедури для забезпечення зберігання робочих документів протягом періоду, необхідного для дотримання юридичних і професійних вимог щодо зберігання документації. Практичними рекомендаціями з даного питання є наступні:

- документи доцільно зберігати хоча б до того часу, доки вони можуть бути корисними або доки не закінчиться термін позовної давності (оскільки робочі документи можуть бути необхідні для захисту в суді);

- аудиторській фірмі необхідно розробити офіційну політику стосовно зберігання робочих документів;

- робочі документи можуть зберігатися на різних носіях. Аудиторські фірми можуть переносити дані з паперових на машинні носії інформації для зниження витрат, пов'язаних із зберіганням робочих документів.

САМОСТІЙНА РОБОТА № 9