Облікові документи в речовій службі військової частини (з'єднання)

У діловодстві речової служби військової частини (з'єднання) облік речового майна ведеться у встановленому для них обсязі за частину (з'єднання) в цілому, і за кожний підрозділ окремо за наступними формами облікових документів

У діловодстві речової служби частини (установи) оформляються усі первинні документи (накладні, наряди, видаткові відомості, здавальні відомості, акти, тощо), реєструються у фінансовому органі і по одному примір-нику виконаного документа (паралельно) обліковуються і знаходяться у діловодствах фінансово-економічної та речової служб:

Ø книга реєстрації облікових документів форма 25 -призначена для обліку всіх документів, які складаються і надходять в діловодство речової служби. У книзі відводяться окремі аркуші для обліку документів за їх видами (прибуткові, витратні, картки обліку та ін.). Порядкові номери реєстрації оформлених облікових документів є їх номерами. У документах, які надійшли з інших військових частин (від органів управлінь, постачальників продукції), порядкові номери стають реєстраційними. Облікові документи реєструються після їх підпису посадовими особами у суворій послідовності по мірі їх надходження.

Картки обліку одних і тих же матеріальних засобів, які заводяться для продовження записів, реєструються на протязі операційного року за одним номером. Під час реєстрації таких карток їх номери складаються з чисельника (№ закінченої картки) і знаменника (порядковий № реєстрації у книзі).

Щомісячно на основі записів у книгах обліку (ф.26, 36) завідуючий пральнею оформлює робочий лист (ф.17), який надається в речову службу військової частини (з'єднання). Після перевірки він підписується начальником речової служби військової частини (з'єднання), також реєструється у книзі обліку (ф.25) і є основою для списання миючих засобів з обліку служби.

Після підшивки відповідного облікового документа до справи заповнюються графи 13 і 14 книги ф.25 (ст.ст. 146.147 табл. 3, гр. 19 Наказу МО 1979 р. №260);

Ø книга обліку і руху матеріальних засобів Ф.26 -призначена для обліку наявності і руху речового майна і ведеться в підрозділах, майстерні та інших об'єктах речової служби.

У діловодстві речової служби за цією книгою можуть враховуватись: мірні матеріали, фурнітура, погони та інше майно.

На кожне найменування і категорію речового майна в книзі відводиться окремий особовий рахунок.

Відмітки про звірку облікових даних записуються окремим рядком. При цьому записуються: в графі 1 - дата звірки, в графі 2 - "Звірено", у графах реквізиту "Складає" - залишок речового майна на день звірки. Особи, які проводили звірку розписуються в графі 4;

(сг.ст.146.147 табл. 3, гр.19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø книга обліку форма 27 -застосовується для обліку наявності і руху речового майна, а також бланків суворої звітності. У цій книзі обліковується речове майно, яке підрозділяється і не підрозділяється за категоріями.

У книзі ф.27 враховується майно в цілому за частину, на складі, за категоріями і за кожний підрозділ.

На початку кожної книги обліку складається зміст, у якому послідовно перераховуються найменування пред-метів речового майна і номери відведених сторінок для кожного найменування.

Перші записи в нових книгах (картках) обліку ф.27 проводяться на підставі облікових даних попередніх книг (карток) обліку, або актів інвентаризації чи первинних документів та засвідчуються:

ü щодо залишків речового майна на речовому

складі - начальником речової служби і

начальником складу;

ü щодо залишків речового майна в підрозділах -

начальником речової служби та старшиною

підрозділу;

ü щодо залишків ремонтних матеріалів і

ü обладнання речової ремонтної майстерні -

начальником речової служби та начальником

майстерні;

ü щодо залишків речового майна в

діловодстві служби - начальником речової

служби і особою, яка відповідає за ведення

обліку.

Для майна, яке має строки служби більше трьох років (обладнання, інвентарне майно, телевізори, магнітофони, кінорадіоапаратура, музичні інструменти), а також інвентарні предмети (казанки, фляги, теплі речі, спорядження, плащ-намети, костюми ватяні та інше), при переносі залишків в нові книги і картки обліку вказуються строки видачі цих предметів у використання.

У книзі ф.27 ведеться також облік речових атестатів кількості книжок та бланків за серіями і номерами.

У службі з'єднання в книзі обліку ф.27 ведеться облік наявності, руху і якісного (технічного) стану речового майна (технічних засобів речової служби) за підлеглий склад (інший об'єкт речової служби), кожну військову частину, яка забезпечується речовим майном через речову службу з'єднання і в цілому за з'єднання( ст. ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø накладна (вимога) форма №3-3 (форма 2) -призначена для оформлення видачі, приймання, здавання речового майна всередині військової частини (з'єднання).

Тара і упаковка, яка відпускається, приймається, зда-ється з речовим майном записується в накладну ф.2 після переліку матеріальних засобів по номенклатурі.

Детально щодо порядку оформлення накладної форма 2 (передбаченої Керівництвом по обліку матеріальних засобів), яка буде вестись до повного використання бланків, а після цього буде накладна (вимога) форма № 3-3, про що ми надамо нижче.

Ø акт приймання форма 4 (форма 3-1) -керівництвом по обліку матеріальних засобів передбачено складання акту приймання форми 4 на речове майно, яке прибуває від постачальників і військових складів (баз) на адресу військової частини. Акт приймання ф.4 складається в наступних випадках:

ü речове майно прибуло без супроводжувальних документів;

ü виявлення розходжень наявності або якісного стану прибувшого речового майна з виданням супроводжувальних документів.

Акт складається комісією військової частини (з'єднання) за участю (в необхідних випадках) представника постачальника або місцевого органу влади і затверджується командиром військової частини (з'єднання) та завіряється мастиковою гербовою печаткою.

При надходженні речового майна зі складів центру акт складається у трьох примірниках: перший залишається в речовій службі військової частини (з'єднання), другий - направляється вантажовідправнику, третій надається довольчому органу, який віддав розпорядження на відвантаження речового майна, як підтвердження його отримання.

Якщо речове майно надходить безпосередньо зі складу (бази), постачальника, або від підприємства промисловості згідно наряду Управління речового забезпечення Департаменту акт форми 4 складається у чотирьох примірниках. Четвертий примірник надсилається на адресу постачального органу, який виписав наряд.

До акту приймання ф.4 додаються:

- транспортні вантажні документи, які завірені органом транспорту;

- документи про якісний (технічний) стан речового майна;

- наряд (накладна) або фактура постачальника;

- повагонна відомість;

- другий примірник комерційного акту (якщо він складався).

( ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø зведена відомість форма 7 -призначена для скорочення кількості записів в книгах і картках обліку щодо приймання та видання матеріальних засобів, а також списання речового майна, виданого в особисте користування генералам, адміралам, офіцерам, прапорщикам, мічманам, військовослужбовцям за контрактом, військовослужбовцям-жінкам і яке вислужило строки носіння. Відомість складається у речовій службі військової частини (з'єднання).

Зведена відомість ф.7 складається у одному примірнику на підставі прибуткових (витратних) документів або карток обліку (форма 45) і підписується у військовій частині (з'єднанні) начальником речової служби та особою, яка відповідає за ведення обліку; на складі об'єднання (центру) - начальником обліково-операційного відділу і головним бухгалтером (бухгалтером).

Зведена відомість ф.7 з усіма доданими до неї первинними обліковими документами розглядається як єдиний документ.

При списанні предметів речового майна, яке вислужило встановлені строки носіння, виданих в особисте користування генералам, адміралам, офіцерам, прапорщикам, мічманам, військовослужбовцям за контрактом, військовослужбовцям-жінкам у графі 2 вказується військове звання, у графі 3 - прізвище та ініціали військовослужбовця, у графах 4-18 чисельником - кількість предметів, знаменником-місяць та рік їх видавання.

( ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø роздавальна (здавальна) відомість форма 8:

Роздавальна (здавальна) відомість призначена для оформлення у військовій частині: видавання однорідних предметів речового майна підрозділам (військовослужбовцям) (однорідні предмети речового майна, фурнітури, знаків розрізнення при масовій видачі їх офіцерам, прапорщикам, мічманам, військовослужбовцям надстрокової служби, військовослужбовцям - жінкам та за контрактом), списання речового майна за прямим витрачанням; приймання речового майна на речовий склад.

Відомість виписується у одному примірнику окремо на видавання і на здавання матеріальних засобів. Вона підписується начальником речової служби та особою, яка відповідає за облік майна, і передається на виконання начальнику речового складу.

Після закінчення видавання (приймання), кількості майна, яка передбачена відомістю, начальник складу підводить підсумок в ній, підтверджує особистим підписом видавання (приймання) речового майна і надає відомість в речову службу військової частини.

При складанні відомості в її назві повинні залишатися тільки ті слова, які визначають суть операції, пов’язаної з обліком речового майна: „Роздавальна відомість”, або „Здавальна відомість”. Непотрібне слово закреслюється.

Ø акт списання (зняття залишків) форма 11:

Акт списання ф.11 призначений для оформлення списання речового майна:

ü втраченого з причин стихійного лиха (катастроф, аварій, пожеж);

ü речового майна, яке передчасно вийшло з ладу;

ü витраченого відповідно встановленим нормам на регламенті роботи та господарчо-побутові потреби;

ü у випадках коли списання не передбачено іншими обліковими документами.

Актом ф.11 також оформлюється зняття залишків речового майна при проведенні інвентаризації (перевірки), а також при прийманні речового майна, яке прибуло з військовослужбовцями без атестатів. Акт служить підставою для оприбуткування речового майна в підрозділі згідно з його фактичної наявності і якісного стану і якщо є розбіжності між фактичною кількістю майна, що прибуло з військовослужбовцем і тим, яке указане в атестаті. Акт разом з атестатом передається в речову службу військової частини, де оприбутковується повністю згідно відомостей атестату. В цьому випадку виявлена нестача речового майна на підставі наказу командира військової частини і затвердженого ним акту ф.11 записується в книгу обліку нестач (яка ведеться у фінансовій службі військової частини), і після цього речове майно, якого не вистачає, списується з обліку. А для встановлення причин нестачі та винних в цьому осіб командир військової частини призначає адміністративне розслідування, по закінченні якого, в місячний термін, приймає рішення у відповідності з діючим законодавством.

Списання технічних засобів речової служби, які обліковуються за номерами і технічним станом, актом ф.11 не оформляється.

( ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø Акт технічного стану форма 12 -призначається для оформлення визначення технічного стану, потреби в ремонті і списання технічних засобів речової служби, які обліковуються за номерами і технічним станом.

Акт складається комісією військової частини (з'єднання):

ü у разі передачі технічних засобів речової служби всередині військової частини - в одному примірнику і затверджується командиром військової частини (з'єднання);

ü у разі передачі технічних засобів речової служби з однієї військової частини в іншу або при здачі у ремонт - в трьох примірниках і затверджується командиром військової частини (з'єднання). Перший примірник акту направляється у вищий довольчий орган, другий направляється разом з технічним засобом, третій залишається у військової частині;

ü у разі переводу технічних засобів речової служби в нижчу категорію, продовження ресурсу та строку експлуатації - у двох примірниках. Ці примірники представляються до вищого довольчого органу. Після затвердження перший примірник акту повертається до військової частини (з'єднання);

ü у разі списання технічних засобів речової служби, які зняті із забезпечення, а також тих, що вислужили встановлені строки служби - у двох примірниках. Ці примірники представляються до вищого довольчого органу. Після затвердження перший примірник акту повертається до військової частини (з'єднання);

ü у разі списання технічних засобів речової служби, які втрачені, або передчасно прийшли в непридатний стан - у двох примірниках і затверджується командиром військової частини (з'єднання). Перший примірник разом з відношенням направляється старшому начальнику для отримання інспекторського посвідчення.

Підпис командира військової частини (з'єднання) у розділі і підпис начальника, який затвердив акт, затверджуються мастиковими гербовими печатками.

(ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø Акт зміни якісного стану форма 13 -призначений для оформлення зміни якісного стану і розпорювання (розбракування) речового майна, яке прийшло в непридатний стан після закінчення встановлених термінів експлуатації, а також для оприбуткування ганчір'я, металобрухту тощо, отриманих при розпорюванні та розбиранні технічних засобів. Акт вибракування складається комісією в/частини, разом з висновком заступника командира частини з тилу подається командиру на затвердження і служить підставою для переведення майна в 3-тю категорію. Вибраковані предмети підлягають розпорюванню (розбиранню) не пізніше 10 днів після затвердження акта.розпорювання (розбирання) окремих предметів постільної білизни (ковдр, простирадл, наволочок, підодіяльників "конверт", матраців), рушників вафельних та махрових, інших інвентарних предметів і теплих речей проводиться тільки з дозволу органу постачання. Забороняється проводити вибракування і розпорювання речовою майна при заниженій нормі накопичення на 1-го військовослужбовця робочого та спеціального одягу, натільної і постільної білизни, сангоспмайна (на 1 штатне ліжко). Ці предмети повинні знаходитись в експлуатації з дня видачі зі складу для підтримання норми накопичення :

- рушники вафельні і махрові, наволочки подушкові верхні, білизна натільна, майки і труси, спецодяг для кухарів - не менше 2 років;

- простирадла бавовняні, підодіяльники, білизна тепла бумазейна, куртка і брюки бавовняні госпітальні, халати білі медичні - не менше 3 років.

(Тимчасова інструкція про ведення бухгалтерського обліку)

Ø атестат військовослужбовця форма 21:

Атестат є документом, який надає право на зарахування військовослужбовця у складі підрозділу (команди) на забезпечення матеріальними засобами і зняття із забезпечення.

Військовослужбовець, який прибув для подальшого проходження військової служби атестат ф.21 здає до стройової частини. У стройовій частині на речовому атестаті проставляється № наказу про зарахування військовослужбовця до списків частини, а також № підрозділу до якого його направляють. Після цього атестат передається до речової служби. В речовій службі атестат реєструється, перевіряється правильність його оформлення і для військовослужбовців строкової служби передається командиру підрозділу або старшині підрозділу для звіряння наявності речового майна з даними атестату.

В атестаті відображається забезпеченість військовослужбовця (військовослужбовців) речовим майном при переведенні до нового місця служби або при вибутті у відрядження (відпустку, на лікування та інше), а також при звільненні у запас (відставку) генералів, адміралів, офіцерів, прапорщиків, мічманів, військовослужбовців надстрокової служби і за контрактом та військовослужбовців-жінок.

Атестат підписується начальником речової служби та особою, яка відповідає за ведення обліку у службі.

Оформлений атестат ф.21 надається військовослужбовцю, а при вибутті військовослужбовців у складі підрозділу (команди) - командиру цього підрозділу (старшому команди); талон атестату залишається у речовій службі і є підставою для списання з обліку військової частини матеріальних засобів, які рахуються за військовослужбовцем (військовослужбовцями).

Підставою для видавання атестату є наказ командира військової частини про вибуття військовослужбовця (військовослужбовців).

Записи у атестатах проводяться на підставі даних карток обліку (форма 45).

У разі виписки атестату на речове майно генералу, адміралу, офіцеру, прапорщику, мічману, військовослужбовцю і за контрактом та військовослужбовцю-жінці, якщо предмети речового майна списані (а нові не видані), то реквізитами - підставами у відповідних рядках записуються: у графі 6 -"Списано", а в графі 7- дата видавання цих предметів.

Бланки атестатів виготовляються централізовано з вказанням у графі 2 змістової частини номенклатури матеріальних засобів речової служби.

Кожна книга бланків атестатів, яка видається військовій частині, повинна бути повністю оформлена:

ü прошнурована та опечатана мастиковою гербовою печаткою довольчого органу, який видав книгу;

ü на кожному аркуші бланку атестату повинен бути проставлений його порядковий номер у книзі бланків атестатів (від 1 до 100);

ü на титульному аркуші книги вказується її номер і серія, умовне найменування військової частини, дата видачі книги і найменування органу управління, яке її віщало.

На останньому аркуші обкладинки вказується (прописом) кількість пронумерованих, прошнурованих і опечатаних у книзі аркушів. Цей запис завіряється підписами посадових осіб органу управління, яке видало книгу.

Заповнені, але невикористанні, а також непридатні бланки атестатів перекреслюються і зберігаются сумісно з корінцями.

У випадку втрати книги бланків атестатів або окремих її аркушів негайно проводиться адміністративне розслідування і доповідається по команді начальнику довольчого органу. У доповіді вказується серія і номер загубленої книги, а також номери невикористаних у ній бланків атестатів.

Враховуючи те, що бланки речових атестатів і довіреностей є бланками суворої звітності, то вони і повинні зберігаються так, як і документи „для службового користування”.

У військових частинах (з'єднаннях) книги речових атестатів обов'язково оприбутковуються у книгах обліку, а витрати їх списуються поаркушно відповідно зведеним відомостям на речове майно, яке вибуло разом з особовим складом. Зберігання їх необхідно організувати у шафах службових приміщень, які надійно замикаються. Видавання заповнених атестатів проводиться під розпис. Доступ до них дозволяється тільки тим особам, які мають безпосереднє до них відношення.

Знищення корінців атестатів проводиться актами після трьохрічного терміну зберігання.

Облік, зберігання і видавання речових атестатів іншим чином категорично забороняється ( ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260).

Ø картка обліку матеріальних засобів особистого користування форма 45 - призначена для обліку речового майна, що видається офіцерам, прапорщикам, військовослужбовцям, які проходять службу за контрактом, а також працівникам.

Картка підписується начальником служби частини і завіряється печаткою "Для внутрішніх господарських документів". Підставою для заведення картки є витяг з наказу командира частини про зарахування на речове забезпечення і речовий атестат (форма № 21).

Дані обміру військовослужбовців заповнюються на підставі щорічних даних медичної служби частини.

Проти кожного найменування виданого предмета записується: у чисельнику - його кількість, у знаменнику - місяць і рік настання права на отримання предмета.

Записи про здавання предметів речового майна на склад частини записуються червоними чорнилами. Списання предметів, що вислужили установлені терміни носіння окремою графою не проводиться, а виводяться залишки предметів на кінець звітного періоду (при знятті із забезпечення особи у разі звільнення або переводу) в наступній вільній графі з врахуванням вислуги предметів із зазначенням у кожному реквізиті: у чисельнику - кількості (якщо предмет списаний - записується "О"), у знаменнику - місяць і рік останньої видачі предмета (за датою настання права на його отримання). Правильність виведених залишків підтверджується підписом особи, на яку заведено картку.(Тимчасова інструкція про ведення бухгалтерського обліку)

Ø картка некомплектності форма 46:

Картка ф.46 призначена для обліку невистачаючих приладів, вузлів, інструменту та інших комплектуючих предметів у матеріальних засобах, що обліковуються комплектами (згідно заводських описів або встановленими нормами), а також їх поповнення. На основі карток складаються заявки на предмети, яких не вистачає у комплектах.

( ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø квитанція на прийняті особисті речі форма 59:

Квитанція призначена для оформлення прийому на зберігання особистих речей військовослужбовців та військовозобов’язаних, які викликані на навчальні збори.

Квитанція ф.59 виписується у речової службі військової частини.

Квитанцію підписує голова комісії по отриманню та оцінці особистих речей, їх власник та начальник речового складу, який прийняв речі на зберігання. Загальна кількість прийнятих предметів і підсумок їх вартості вказується у квитанції цифрами та прописом.

0формлена квитанція видається власнику речей, талон квитанції кладеться в тару разом з речами, а корінець квитанції залишається у книзі квитанцій.

Видавання особистих речей їх власнику проводиться з дозволу начальника речової служби під підпис у корінці квитанції (ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø супроводжувальний лист форма 62 -призначений для контролю за збереженням вантажу і встановленням відповідальності водія (супроводжувача) або командира екіпажу за матеріальні засоби, які перевозяться.

Супроводжувальний лист застосовується у військової частині.

Супроводжувальний лист складається вантажовідправником у двох примірниках на кожний транспортний засіб. Перший примірник видається водію (супроводжувачу) або командиру екіпажу під підпис у другому примірнику. Другий примірник залишається у вантажовідправника.

Навантаження речового майна на кожний транспортний засіб, а також записи в супроводжувальних листах проводяться у присутності водія (супроводжувача) або командира екіпажу (ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

Ø Підтвердження про прийняття матеріальних засобів форма 69 -призначено для повідомлення органу управління об'єднання (центру) і вантажовідправника про приймання вантажоотримувачем речового майна, відправленого на його адресу. Підтвердження надсилається тільки при отриманні вантажу, який прибув

без приймальника вантажоотримувача (здавальника вантажовідправника), за умови відсутності розходжень за кількістю та якістю отриманого майна з даними супроводжувальних документів.

Підтвердження складається у трьох примірниках та підписується командиром військової частини (з'єднання). Перший примірник підтвердження надсилається вантажовідправнику, другий представляється довольчому органу, третій залишається у справах вантажоотримувача.

( ст.ст. 146.147 табл. З, гр. 19 Наказу МО 1979р. №260)

- довідка про належне до отримання речове майно у грошовому виражені;

- ордер на пошиття обмундирування;

(Наказ ЗМО-НТ від 23.08.1996 р. № 85)

- акт вивірки з ательє військторгівлі;

(Наказ ЗМО-НТ від 23.08.1996 р. № 85)

- акт (пересортування) взаємного заліку речового майна, що це вистачає, надлишковим;

(п. 1.14 Наказу МО ЗС України від 02.11.2000 р. №105)

- журнал обліку (контролю) виконання наказів, директив, вказівок:

Ведеться за довільно вибраною формою з обов'язковими відмітками про планові терміни виконання і фактично виконані розпорядження.

(п. 3 Наказу МО України від 01.11.98 р. №400)

- книга обліку миття особового складу в лазні, і заміни білизни:

Ведеться згідно з наказом НТЗСУ № 41 від 16.05.2003 року.