ПОРЯДОК СКЛАДАННЯ, ОФОРМЛЕННЯ, ВЕДЕННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Перш за все необхідно визначити, що ж таке обліковий документ?

У відповідності з Наказом МО 1979р. № 260 - це документ, який містить в собі оформлену встановленим порядком інформацію і має правове значення.

В залежності від свого призначення усі облікові документи розподіляються на:

v первинні документи;

v книги та картки обліку;

v документи допоміжного характеру.

Первинні документи - накладні, роздавальні (здавальні) відомості, акти, квитанції, робочі листи, атестати для оформлення операцій, пов’язаних з рухом та зміною якісного (технічного) стану матеріальних засобів та являються підставою для записів облікових даних в книгах та картках обліку.

В книгах та картках обліку відображається наявність, рух та якість (технічний стан) матеріальних засобів за певний період по підрозділах, сховищах, майстернях та інших об'єктах військового господарства і в цілому за військову частину.

Документи допоміжного характеру – зведені відомості, доручення, супровідні та пакувальні листи, стелажні ярлики, описи матеріальних засобів, повідомлення та підтвердження – допомагають виконанню облікових операцій.

Основні частини облікового документа:

Ø заголовочна частина;

Ø змістовна частина;

Ø оформлювальна частина.

Заголовочна частина дає повне і чітке уявлення про вигляд та характер документів.

Змістовна частина оформлюється у вигляді таблиці або тексту. Таблична частина документа включає як правило, назву (найменування) матеріальних засобів, їх кількість та якісний стан.

Оформлююча частина містить в собі дати складання, підписи та затвердження посадових осіб, відповідні печатки (на документах, де вони передбачені).

При складанні та оформленні первинних облікових документів необхідно дотримуватись наступних правил:

а) в заголовочній частині документа обов'язково зазначається його номер, підстава (мета) та дата облікової операції, найменування служби, яка видала документ, відправник вантажу (здавальник) та приймач вантажу, термін дії документа;

б)у змістовній частині, крім перелічених вище атрибутів, вказуються: номер по порядку, одиниці вимірювання, а при необхідності, заводський номер, ціна одиниці та сума вартості матеріальних засобів. Наприкінці змістовної частини документа прописом указується "Всього найменувань матеріальних засобів”, а в окремих випадках їх кількість. Строки і графи таблиці, які залишилися вільними до підведення підсумку, перекрес-люють так, щоб в них не можливо було нічого вписати;

в) документ підписується начальником речової служби та другою посадовою особою (писарем, діловодом служби). Підпис начальника затверджується на документах, призначених для відправки з військової частини; на документах, призначених для внутрішнього використання у військовій частині – масничною печаткою "Для внутрішніх господарських документів";

г) документ вважається виконаним, якщо визначені вньому операції виконані, хоча і не в повному обсязі. На дотримання або здачу матеріальних засобів складається новий документ;

д) документи, складені з двох і більше екземплярів заповнюються через копіювальний папір, друкарський пристроєм або кульковою ручкою;

є) всі первинні документи, окрім атестатів складені в службі, реєструються в книзі реєстрації облікових документів ф.25.

Порядковий номер реєстрації є номером документа. Якщо документ складається з кількох аркушів, то його номер зазначається на кожному аркуші;

ж) по документах, які не зареєстровані, не підписані посадовими особами та не мають печатки, здійснювати операції, пов'язані з рухом та зміною якісного стану матеріальних засобів категорично забороняється;

з) виконані первинні документи після проведення по обліку склада наприкінці робочого дня здають у речову службу військової частини під розпис писаря у книзі реєстрації ф.25. В службу приймаються тільки повністю оформлені документи;

и) при веденні обліку вручну в діловодстві служби на усіх, виконаних первинних документах у графі "Примітки" робляться відмітки про проведення документів по книгах і картках обліку. У відмітках указується номер книги обліку і сторінка, на якій записана облікова операція.

Книги та картки обліку, як і первинні документи, оформляються відповідним чином. При заведенні нової книги аркуші у кожній книзі нумеруються, прошнуро-вуються, скріплюються масничною печаткою "Для пакетів" і засвідчуються підписами: в підрозділі - командира підрозділу, в інших об’єктах служби – начальником речової служби. У книзі обліку для кожного виду матеріальних засобів відводиться одна або кілька сторінок. Послідовність запису найменувань повинна відповідати послідовності, передбаченої формами донесень та звітів. На початку кожної книги складається зміст, в якому перелічуються найменування речового майна і номер відведених сторінок для кожної номенклатури.

Картка обліку складається тільки на одне найменування матеріальних засобів. Правильність її оформлення засвідчується підписом начальника речової служби і ставиться маснична печатка „Для внутрішніх господарських документів” військової частини.

Всі книги обліку, які є в службі, складі. підрозділах та інших об’єктах підлягають обліку в штабі частики в „Номенклатурі справ, книг і журналів” несекретного діловодства (згідно „Настанови по службовій переисці та діловодству”.

Картки обліку реєструються у книзі реєстрації облікових документів форма 25 речової служби.

Записи у книгах і картках обліку проводяться тільки на підставі справжніх, законно і правильно оформлених первинних документів. Первинні записи, в нових книгах і картках проводяться з посиланням на первинні документи, акти інвентаризації або облікові дані попередніх книг (карток). Записи про залишки матеріальних засобів, перенесені з інших книг (карток) обліку підтверджуються підписами начальника служби та особи, яка веде облік. Після закінчення звітного року, а також при інвентаризації, ревізії, передачі посади матеріально відповідальним особам та в інших необхідних випадках в книгах і картках обліку підбиваються підсумки. Річні підсумки підкреслюються двома рисочками, решта – однією і засвідчуються підписами посадових осіб (відповідального за стан обліку і особи, яка безпосередньо веде облік).

Книги (картки) обліку матеріальних засобів ведуться до повного використання. 3алишені на наступний операційний рік, ці документи перереєструються, а картки закінчені в перебігу операційного року додаються до знову заведених і зберігаються разом з ними. У випадках втрати книги (картки) облікові дані відновлюються у новій книзі (карт­ці) по первинних облікових документах.

Документи допоміжного характеру складаються та оформлюються так, як і первинні документи.

На всіх облікових документах зазначаються присвоєні підрозділам (військовим частинам) умовні їх найменування. При відсутності останніх, указуються дійсні найменування.

Облікові документи повинні складатися і вестись розбірливо, без забруднень і підчищень. Виправлення помилок проводиться шляхом закрес­лення неправильного і напису правильного запису так, щоб закреслення було чітко видно. Новий запис оговорюється на вільному місці документу „Виправленому (вказується правильний запис) вірити” і засвідчується в книзі (картці) обліку підписом виконавця, а в первинному документі – підписом начальника, який підписав документ і засвідчується відповідною печаткою. При виправленні запису, в обліку повинні бути виправлені і наступні підсумки із зазначенням дати виправлення. В тому разі, коли після виправленого запису проведено два або більше правильних записів, то підсумок виправляється тільки в останньому записі.

Усі виправлені облікові документи разом з додатками до них, підшивається до справи у суворо хронологічній послідовності їх надходження або виконання і кожна справа формується по однотипних прибуткових або витратних документах. По мірі підшивання документів в справу аркуші нумеруються, а їх кількість у кожній закінченій справі підтверджується підписом начальника служби і засвідчується масничною печаткою „Для внутрішніх господарських документів” військової частини.

Усі облікові документи, які не мають секретних відомостей, збері­гаться у шафах, які замикаються, що забезпечує збереження документів.

Зберігання документів у ящиках робочих столів та у незамкнених шафах (ящиках) забороняється.

Відповідальність за збереження документів несе начальник речової служби, а в підрозділах – командири підрозділів.

Тривалість зберігання облікових документів встановлена керівними документами. Картки обліку матеріальних засобів особистого користування, речові атестати, їх корінці та книги обліку матеріальних засобів, видних в тимчасове користування, зберігають­ся один рік, решта облікових документів - три роки. Книги обліку, наявності та руху матеріальних засобів у підрозділах знищуються після заведення нових. Після закінчення встановлених термінів зберігання облікових документів або у вигадку розформування військової частини вони здаються в архів або знищуються встановленим порядком.

Бланки суворого обліку (книжки речових атестатів і доручень) обліковуються в книзі ф.27 (діловодство служби) із вказівкою в ній кількості книжок, їх серій і номерів. Бланки інших облікових документів також обліковуються в діловодстві, в книзі ф.27, а на складах частини в картках ф.44 (книга ф.26).

Витрачені бланки суворого обліку списуються наприкінці звітного року на підставі акту комісії. в якому зазначається номери витрачених бланків. Комісією встановлюється законність видачібланків та правильність оформлення їх корінців. Інші документи обліку списуються з книг (карток) прямими витратами після їх фактичної видачі.

Таким чином, вивчивши вимоги до обліку, порядок складання та оформлення облікових документів, Вам, як майбутнім керівникам речової служби, необхідно знати як організувати облік, які документи (книги, картки обліку, бланки первинних та допоміжних документів) ведуться в підрозділах та на об’єктах речової служби.