Проектирование бланка письма с угловым расположением реквизитов

Угловое расположение реквизитов в бланке письма является оптимальным с точки зрения эффективного использования рабочей площади листа. Исключение составляют двуязычные бланки (в этом случае продольное расположение реквизитов позволяет продублировать информацию бланка на языке субъекта РФ или иностранном языке) и бланки организаций, имеющих многознаковые наименования.

Проектирование такого бланка начинается с шагов 1-6, аналогичных ранее рассмотренным бланкам.

Шаг 7.Определяем в полученной таблице две основные зоны расположения реквизитов - левый верхний угол и правый верхний угол, а также нерабочую шестую строку, отделяющую заголовочную часть документа от содержательной. Для этого необходимо поочередно выделить и объединить, нажав правую кнопку мыши (команда Объединить ячейки):

- верхние пять ячеек второго (среднего) столбца;

- верхние пять ячеек третьего (правового) столбца;

- три ячейки нижней шестой (нижней) строки.

В результате получаем таблицу, в ячейках первого (левого) столбца которой будут располагаться реквизиты бланка, в объединенной ячейке третьего (правого) столбца – адресат. Второй столбец и шестая строка таблицы – нерабочие зоны, служащие для разделения зон расположения реквизитов.

Расположение реквизитов бланка в строках левого столбца:

1-я строка – наименование организации;

2-я строка – справочные данные об организации, код по ОКПО, ОГРН ИНН/КПП;

3-я строка – дата и регистрационный номер документа;

4-я строка – место составления или издания документа (при необходимости);

5-я строка – заголовок к тексту.

Шаг 8.Окончательно оформляем зоны расположения даты и регистрационного номера.

Для этого, нажав правую кнопку мыши (команда Разбить ячейки), последовательно разбиваем ячейку третьей строки на две строки, верхнюю строку – на три столбца, нижнюю – на четыре столбца. После этого, удерживая границы ячеек левой кнопкой мыши и ориентируясь по горизонтальной линейке, перемещаем их. Рекомендуемая ширина ячеек верхней строки - 3,25 см – 0,75 см – 3,3 см; нижней – 1,25 см – 2,25 см – 0,75 см – 3,05 см. При этом ширина ячеек может варьироваться в зависимости от избранного шрифта.

В среднюю ячейку верхней строки ввести знак №, в первую ячейку второй – на №, в третью ячейку второй – от.

Шаг 9. Установить выравнивание текста, пользуясь кнопками:

- Посередине по центру – в первой, второй и четвертой строках первого столбца;

- Посередине по левому краю – в пятой строке левого столбца (зона расположения реквизита Заголовок к тексту);

- Сверху по левому краю – в объединенной ячейке правого столбца (зона расположения реквизита Адресат). Возможно также центрированное расположение данного реквизита.

В результате получаем таблицу такого вида (с зонами расположения реквизитов):

Оформление зон расположения реквизитов Отметка о наличии приложения, Подпись, Отметка об исполнителе

Проектирование всех видов бланков заканчиваем оформлением зон расположения реквизитов Отметка о наличии приложения, Подпись и Отметка об исполнителе. Эти зоны располагаются непосредственно от границы левого поля, без красной строки.

Шаг 10.Для оформления зоны расположения реквизита Отметка о наличии приложения создаем таблицу, состоящую из одной строки и двух столбцов. В первом столбце печатается слово Приложение:, устанавливаем для этого столбца минимальную ширину (если Приложение: напечатано шрифтом № 14, ширина столбца составляет 3,19 см). Сделать границы таблицы невидимыми.

Шаг 11.Вставить таблицу, состоящую из одной строки и трех столбцов. Установить ширину 7,3 см – 4,2 см – 5 см для первого, второго и третьего столбцов соответственно (Меню Таблица → Команда Свойства таблицы → Вкладка Столбец). В первом столбце печатается наименование должности с выравниванием по левому краю или по центру, второй столбец остается пустым (для личной подписи). В третьем столбце печатается расшифровка подписи (инициалы и фамилия должностного лица). Если расшифровка подписи не умещается в одну строку, ширину третьего столбца необходимо увеличить. Расшифровка подписи выравнивается Снизу по левому краю ячейки. Таким образом, если наименование должности напечатано более, чем в одну строку, расшифровка подписи размещается на уровне последней строки.

Если документ подписывается более чем одним должностным лицом, для каждой следующей подписи добавляется новая строка. Сделать это можно войдя в меню Таблица → Команда Вставить → Строки ниже. Более простой способ – установить курсор в конце первой строки таблицы (но за ее пределами), нажать клавишу Enter.

Сделать границы таблицы невидимыми.

Шаг 12.Зону расположения реквизита Отметка об исполнителе определяем с помощью панели Рисование. Если панель скрыта, ее необходимо вызвать, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выбрать Рисование. На панели Рисование левой кнопкой мыши щелкаем фигуру Надпись. Когда кнопка Надпись активна, в поле листа появляется курсор в виде крестика, перемещающийся одновременно с перемещением мыши. Поведя курсор к месту расположения Отметки об исполнителе, щелкаем еще раз левой кнопкой мыши. На листе появляется прямоугольник – поле для надписи.

Выделить фигуру щелчком левой кнопкой мыши по контуру прямоугольника. Нажав на правую кнопку мыши, в появившемся диалоговом окне выбрать строку Формат надписи. На вкладке Размер установить высоту и ширину фигуры соответственно 1,5 см и 7,3 см.

Аналогично на вкладке Цвета и линии в строке Линии → цвет установить Нет линий.

Для того чтобы зона расположения Отметки об исполнителе передвигалась вместе с текстом и всегда располагалась в левом нижнем углу последнего листа документа, на вкладке Положение щелкаем кнопку Дополнительно. В открывшемся окне Дополнительная разметка на вкладке Положение рисунка устанавливаем:

- По горизонтали → выравнивание → По левому краю → относительно → Поля;

- По вертикали → выравнивание → По нижнему краю → относительно → Поля;

- флажок в поле перемещать вместе с текстом.

На вкладке Обтекание текстом выбираем обтекание сверху и снизу. Щелкаем кнопку OK.

Документ, оформляемый на бланке, может быть многостраничным. В этом случае реквизиты заголовочной части бланка располагаются только на первой странице. Остальные страница документа нумеруют арабскими цифрами; номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, начиная с номера 2. Нумерация страниц автоматическая:

Меню Вставка → Команда Номера страниц…

На открывшейся панели нужно выбрать положение Вверху страницы, выравнивание От центра, снять флажок в поле Номер на первой странице, щелкнуть OK.