Система електронного документообігу

Ефективність роботи органів державного управління визначається трьома факторами: ефективністю взаємодії з громадянами та підприємствами, ефективністю внутрішньої роботи кожної установи та ефективністю взаємодії органів державної влади між собою. Основна функція будь-якої державної установи - прийняття управлінських рішень. При цьому необхідна інформація і самі рішення подаються у вигляді документів.

Загальноприйнятий обмін паперовими документами між органами державної влади і місцевого самоврядування є надзвичайно повільним і вимагає значних витрат на кур'єрські й поштові служби, експедиції та канцелярію, яка реєструє вхідні та відправляє вихідні документи. За умови функціонування в установі автоматизованої системи роботи з документами до вищеназваних проблем додаються також введення інформації про документ, сканування тексту для внесення до базу документів системи. Загалом установа-відправник не може контролювати процес отримання та реєстрації документів установою-отримувачем. Слід також враховувати, що вихідний документ готується в середовищі автоматизованої системи, його текст зберігається у вигляді файла та спеціально роздруковується для відправлення в інші державні установи. У деяких установах експлуатуються інтегровані паперово-електронні технології, коли документ пересилається в електронному вигляді, реєструється, з електронною копією документа проводиться робота, а паперова копія передається кур‘єрською чи поштовою службою.

Введення в дію законодавства щодо юридичного статусу електронного цифрового підпису дає можливість створювати системи обміну електронними документами, які не потребують дублювання паперовими і дають можливість значно знизити фінансові витрати та витрати робочого часу в органах державної влади та управління.

Якщо говорити про ефективність роботи окремих установ державної влади, то насамперед ідеться про оперативне вироблення управлінських рішень на основі роботи з документами. При опрацюванні великих обсягів документів виникають деякі проблеми, а саме: довготривалі процедури руху документів всередині установи, можливість втрати інформації про місцеперебування документів; відсутність ефективного контролю як за роботою окремих чиновників, так і за діяльністю організації з боку керівних органів і суспільства; високі витрати на інфраструктуру зберігання і руху паперових документів; висока трудомісткість рутинних операцій і брак часу на підготовку якісних рішень. Часто ці проблеми спричиняють невиправдану тривалість розгляду питань, неефективну роботу і погану керованість організації. Для їх вирішення є два можливі способи застосування інформаційних технологій: підвищення ефективності процедур роботи з документами (автоматизація діловодства) та перехід до електронного документообігу.

Автоматизація діловодства полягає в тому, що при реєстрації паперового документа він повністю або частково переводиться в електронну форму, і подальша робота ведеться переважно з електронними реєстраційними картками та зображеннями документів. Запровадження такої технології дає змогу: прискорити рух документів в організації; гарантувати їх своєчасний розгляд; забезпечити ефективний контроль за їх виконанням та ухваленням управлінських рішень; підвищити ефективність роботи окремих чиновників та організації ; знизити витрати на розмноження, передачу і зберігання копій паперових документів; при ухваленні рішень підвищити їх обґрунтованість і якість за рахунок надання виконавцю максимально повної документної бази.

Електронний документообіг - найбільш прогресивний шлях до підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, оскільки за умови його запровадження зникає необхідність вручну розмножувати паперові документи, відслідковувати їх переміщення всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційних відомостей. Наскрізний автоматичний контроль на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Перед запровадженням електронного документообігу слід враховувати готовність державних органів до новітніх інформаційних технологій, а саме: наявність обчислювальної техніки, адекватної програмному забезпеченню, 100-відсоткова оснащеність робочих місць установи персональними комп’ ютерами, психологічна готовність керівників до використання електронних аналогів підпису на документі, технічні можливості переведення вхідних паперових документів в електронну форму, перепідготовка службовців.

Особливо актуальним процес впровадження електронного документообігу є при розбудові інформаційного суспільства. Функціонування технологій електронного урядування дуже важливе для прозорості відносин громадянин - держава, підприємство - держава і високої якості надання державних послуг.

Документообіг як основа діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування

Документ - це носій інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища об’ єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Носієм документа може бути не лише папір, а й комп’ютерний диск, фото-, кіноплівка тощо. У контексті організації роботи органів державної влади документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дають змогу її ідентифікувати. Незалежно від змісту документів, над ними можна проводити загальні операції: приймати і відправляти, реєструвати, передавати за призначенням, контролювати хід їх виконання, давати довідки стосовно документів тощо. Документообігом називають рух документів у державній установі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення, тобто повний цикл життя множини документів в установі до передачі їх в архів або на знищення.

Виходячи з етапів обробки документів, можна виділити три основні інформаційні потоки (документопотоки) в органах державної влади:

1. Документопотік вхідних до установи документів (листи, угоди, рекламні об’яви, розпорядження, інструкції тощо). Більшість вхідних документів, що їх обробляють секретар, загальний відділ, канцелярія, адресована керівникові державної установи (за експертними оцінками, від 85 до 90% кореспонденції) і лише 10-15% -заступникам керівника, начальникам структурних підрозділів та конкретним виконавцям.

2. Документопотік внутрішніх документів, які створені всередині установи та курсують від одного підрозділу до

іншого (накази, розпорядження, інструкції, службові записки, акти тощо).

3. Документопотік вихідних документів - інформація, яка направляється за межі установи (листи та відповіді на листи, угоди, звіти, прес-релізи тощо).

Створення документа — достатньо складний і трудомісткий процес. Навіть формування великої кількості простих типових документів може займати досить багато часу. В Україні склалася єдина технологія роботи з управлінськими документами, основні риси якої:

• контроль за документом з моменту його надходження;

• централізація контрольних функцій;

• єдині норми документообігу.

На відміну від методів роботи з документами в західних країнах, у вітчизняній практиці документ ставиться на контроль з моменту його надходження до органу влади. Внутрішні або вихідні документи потрапляють у поле зору контролю одразу після створення. При цьому відстежується зв'язок документів — у разі, якщо один з них з'явився на виконання рішення, прийнятого згідно з іншим. Все це дає змогу гарантовано відстежувати шлях будь-якого документа, що надійшов до органу виконавчої влади чи органу місцевого самоврядування, адже жоден зареєстрований документ не може зникнути безслідно. Документ, що надійшов ззовні, спочатку реєструється. Це означає, що йому присвоюється унікальний реєстраційний номер, який заноситься до журналу або картотеки разом з інформацією про документ. Після цього починається рух документа, на будь-якому етапі якого через непотрібність документ можна списати до справи, передати на архівне зберігання або знищити відповідно до прийнятих правил архівного зберігання.

На початку руху документ потрапляє до керівників, які визначають, хто, що і в який термін повинен зробити за даним документом - виносять резолюції. Їх резолюції деталізують доти, доки документ не потрапляє до виконавців. Після виконання резолюцій виконавці повертають документ разом із звітами керівникам - авторам резолюцій. Останні оцінюють результати виконання резолюцій та ухвалюють рішення про подальшу долю документа.

У результаті виконання резолюції виконавцем створюється внутрішній або вихідний документ. Проте в окремих випадках під виконанням резолюції маються на увазі активні дії службовців, наприклад, організація інспекцій за фактом заяви про порушення норм тощо. Звіт про такий захід є внутрішнім документом, що реєструється загальним відділом.

Документ, створений в органі влади, також реєструється. При цьому якщо документ призначений для внутрішнього використання, він реєструється як внутрішній, а якщо для відправки в іншу організацію або іншій особі — як вихідний. Склад реєстраційних реквізитів у внутрішніх та у вихідних документах, як правило, однаковий. Зазвичай реєстрація внутрішнього або вихідного документа відбувається після його затвердження й підписання. Завданням діловодства є доведення документа до відома всіх зацікавлених сторін, у тому числі до інших органів влади.

Контроль процесу виконання документів

Для своєчасного та якісного виконання документів необхідно контролювати процес їх виконання. Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у резолюції, та безпосередні виконавці. У разі якщо документ виконують кілька службовців, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим. Обов’ язковим атрибутом є визначення строку виконання документа. Контроль за виконанням включає:

• постановку документа на контроль;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення регулювання ходу виконання;

• зняття з контролю;

• віднесення документа до виконаних.

Документ може потрапляти до сфери контролю ще на етапі підготовки, тобто розроблення та узгодження проекту документа.

Таким чином, діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами під час управлінської діяльності, а саме створення умов для руху, пошуку та зберігання документів, називається діловодством. Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів. Діловодство покликане створити умови для:

• оформлення ділових документів відповідно до вимог стандартів;

• руху документів (реєстрація, контроль за рухом та термінами їх виконання);

• пошуку виконаних документів (формування у справи відповідно до номенклатури справ);

• зберігання документів.

Класифікація ділових документів

Є багато способів класифікації управлінських документів. Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікуються за такими ознаками: зміст, назва, вид, складність, місце складання, термін виконання, стадія виготовлення, термін зберігання.

За змістом документи поділяють на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові тощо. За назвою розрізняють накази, положення, заяви тощо. За видами - типові, трафаретні, індивідуальні. За складністю документи бувають прості, що містять інформацію з одного питання, та складні, що містять інформацію щодо двох і більше питань. За місцем складання розрізняють внутрішні документи, вхідну та вихідну кореспонденцію. За терміном виконання документи бувають термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою

«Терміново», та нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом організації. За стадіями виготовлення документи поділяються на оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів та копії - відповідним чином оформлені документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або їх частину. За терміном зберігання розрізняють документи тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років) та постійного зберігання.

Електронний документ та його життєвий цикл.

Умовою успішної роботи органів влади є ефективна діяльність державних службовців. Проте для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити витрати часу на вирішення завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Коли не треба вручну розмножувати документи, відстежувати рух паперових документів усередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційних відомостей, обсяг роботи діловодів значно зменшується. Автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі та структурі органів державного управління, швидкоплинність як нова характеристика сучасної реальності - все це вимагає від усіх компонентів управлінської системи працювати швидше, виконувати більшу кількість операцій протягом найменшого часу. В Україні, як і в усьому світі, складається ринок подібних "швидких" послуг, бо споживачі готові платити за них. І це змушує запроваджувати у практику державного управління систему електронного документообігу.

Діловодство та документообіг стали справою не тільки допоміжного технічного персоналу. Державний службовець, незалежно від посади, мусить мати достатній рівень знань щодо діловодства, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо. Сама технологія автоматичного документообігу підносить на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп’ютерних технологій.

На порядку денному з’являється електронний документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Життєвий цикл електронного документа (Рис. 5.1) забезпечує система електронного документообігу.

Рисунок 5.1. Життєвий цикл електронного документа.

У таблиці 5.1 наведено перелік процесів кожної стадії життєвого циклу електронного документа, вказано їх обов’язковість, ролі користувачів і порядок виконання документа, стан електронного документа протягом кожного процесу.

Таблиця 5.1.

Згідно з українським законодавством електронний документ не може використовуватися як оригінал:

1. свідоцтва про право на спадщину;

2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3. в інших випадках, передбачених законом.

Зберігання електронних документів

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях. Термін зберігання електронних документів має бути не меншим, ніж встановлений законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове дотримання таких вимог:

1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3. за наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів, використовуючи послуги посередника, в тому числі архівної установи. Створення архівів електронних документів, управління електронним архівом, передача електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством. При цьому враховується можливість проведення процедури списання та знищення документів. Створюючи надійне єдине сховище для документів і знань, слід передбачити процедуру зручного доступу, запитів до нього як державних службовців, так і клієнтів державної установи звідусіль та в будь-який час.

Поточне сканування паперових документів

За великої кількості паперових документів при реєстрації або процедурі переведення архіву в цифрову форму постає завдання сканування та зв’язування файлів. Для цього потрібні спеціальне апаратне забезпечення (сканери з можливістю розпізнавати штрих-коди та скануючі ручки) і програмна підтримка системи автоматизації, яка використовується.

Рисунок 5.2. Занесення документів до електронної бази даних.

При реєстрації документа на ньому друкується штрих-код. При наступному скануванні система здатна автоматично зв’язати файл документа з його реєстраційною карткою.

Рисунок 5.3. Опис поточного процесу роботи з документами.

Нанесення штрих-коду на документи

Штрих-код разом з літерно-цифровою інформацією на вхідні документи наноситься у правому нижньому куті першого аркуша документа, а на вихідні - у правому нижньому куті зворотної сторони першого аркуша за допомогою швидкісного кутового принтера штрих-коду. Застосування штрих-коду на паперових документах дає можливість:

• автоматично та безпомилково визначати необхідну версію файла підписаного документа;

• автоматизувати реєстрацію документів;

• усунути можливість помилки (людського фактора);

• застосувати додатковий захист від фальсифікації паперової копії документа;

• сформувати передумови для переходу до електронного документообігу.

Рисунок 5.4. Використання технології штрих-кодування.

Штрих-код документа складається з таких елементів:

• індекс об’ єкта;

• індекс організації;

• індекс картотеки;

• рік;

• технологічний символ;

• № документа;

• до номера (порядковий номер документа в листуванні з одного питання).

Позиції штрих-коду Значення позицій

Рисунок 5.5. Структура штрих-коду документа.

Перша позиція штрих-коду призначена для визначення індексу об’єкта. Індекс об’єкта - це ідентифікатор типу документа, що реєструється штрих-кодом. Кожен тип документа в системі електронного документообігу має свій індекс. Індекс об’єкта може мати значення від 0 до 9. У системі реєструються штрих-кодом чотири типи документів, для яких визначені такі індекси:

• 1 - документ (вхідні, вихідні, нормативно-правові акти, доручення тощо);

• 2 - реєстраційно-контрольна картка;

• 3 - технологічний документ;

• 4 - проект документа.

Позиції штрих-коду з другої до четвертої призначені для визначення індексу організації. Кожній організації, що підключена до Інтегрованої системи електронного документообігу, надається відповідний індекс. Центральні органи виконавчої влади, національні компанії мають власні індекси, інші організації можуть мати як власні індекси, так і групові. Індекс організації може набувати значення від 001 до 999. Отже, в системі може бути надано 999 індивідуальних або групових індексів.

Позиції штрих-коду з п’ ятої до шостої призначені для визначення індексу картотеки. Під картотекою в системі мається на увазі перелік реєстраційних журналів. Для індексів картотеки відведено два символи, що дає можливість зареєструвати в організації 99 журналів. Наприклад: вхідні - 01, вихідні - 02, проекти нормативно-правових актів - 03, доручення - 04 тощо. Позиції штрих-коду з сьомої до восьмої призначені для визначення року реєстрації. Наприклад, 2003 рік - 03, 2004 - 04 і т. ін.

Позиції штрих-коду з дев’ятої до дванадцятої та чотирнадцята і п’ятнадцята призначені для визначення номера документа. Таким чином, для номера документа у штрих-коді визначено шість знаків, що дає можливість зареєструвати в одній організації за один рік 999 999 документів. Для організацій, що реєструють значно менший обсяг документів, у рамках групових індексів організацій можуть виділятися певні діапазони номерів.

Позиції штрих-коду з шістнадцятої до вісімнадцятої призначені для визначення порядкового номера документа в листуванні з одного питання - “до номера”. Для фіксації листування з одного питання (з одним номером) у штрих-коді визначено три знаки. Отже, за одним номером можна зареєструвати 999 документів “до номера”.

Нижче наведені зразки маркування документів штрих-кодом та літерно-цифровою інформацією в різних організаціях:

Законодавче забезпечення впровадження електронного документообігу

Багато робочих місць державних службовців вже комп’ютеризовані, тож виникає бажання взагалі відмовитися від паперових оригіналів (хоча б щодо внутрішніх документів). Тоді постає ціла низка проблем - і технологічних, і юридичних (юридична сила та доказовість електронних документів).

Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом, законами “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про державну таємницю”, “Про зв'язок”, “Про обов'язковий примірник документів”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про електронний цифровий підпис”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, а також іншими нормативно-правовими актами. Зокрема, дія Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” поширюється безпосередньо на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. Якщо міжнародним договором України, ратифікованим Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим законом, застосовуються правила міжнародного договору.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямоване на:

• реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;

• забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;

• нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Технологічні аспекти впровадження електронного документообігу

Технології, що дають змогу з високою достовірністю замінити власноручний підпис на паперовому оригіналі цифровим підписом під електронним документом, давно відомі й активно використовуються у діловій практиці. Правова база для використання електронних документів також створена. Ще до прийняття Закону “Про електронний цифровий підпис” його можна було використовувати в межах корпоративних мереж за наявності відповідного договору або відомчих інструкцій. Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) дає можливість:

• створити корпоративну систему документообігу;

• гарантувати вірогідність документації;

• мінімізувати будь-які ризики за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну;

• значно скоротити час руху документів у процесі оформлення звітів і обміну документацією;

• удосконалити і здешевити процедури підготовки, доставки, обліку та зберігання документів.

Проте є ще процес підготовки документа - його візування, підписання всіма посадовими особами, яким це належить за регламентом. Таким чином, система електронного документообігу повинна забезпечувати зберігання в системі та пересилання файлів документів, підписаних ЕЦП, наявність у посадових осіб індивідуальних ключів (електронних підписів), підготовку електронних документів, яка включає необхідні процедури електронного візування та підпису.

ЕЦП має відповідати таким вимогам:

• бути пов’ язаним винятково з особою, що підписалася;

• дати можливість ідентифікувати особу, що підписалася;

• створюватися засобами, які особа, що підписалася, може тримати під своїм повним контролем;

• пов’ язуватися з даними, яких стосується, у такий спосіб, що будь-яку подальшу зміну даних можна виявити; Як відомо, технологія ЕЦП заснована на тому, що для кожної особи створюються два ключі (довгих числа) - секретний ключ, який є тільки у власника підпису, та відкритий ключ, доступний кожному. Підписання документа полягає у вирахуванні певного довгого числа (підпису) на підставі змісту файла, який підписується, та секретного ключа. При цьому пара "відкритий - секретний ключі" має такі властивості, що за допомогою відкритого ключа можна перевірити правильність підпису, але практично неможливо дізнатися про сам секретний ключ.

Рисунок 5.6. Функціонування механізму цифрового підпису.

Електронний цифровий підпис, що ставиться під документом, не змінює самого документа, він тільки дає можливість перевірити істинність і авторство отриманої інформації. Підробити електронний цифровий підпис практично неможливо - це потребує величезної кількості обчислень, що не можуть бути реалізовані за сучасного рівня математики й обчислювальної техніки впродовж часу, доки інформація, що міститься в підписаному документі, зберігає актуальність.

Для підписання документів та перевірки підпису має використовуватися спеціальне програмне забезпечення (криптомодулі). Отже, для того щоб система на базі ЕЦП функціонувала, треба забезпечити: для власників підписів - можливість підписання документів; для всіх працівників - можливість перевірки правильності підпису.

Рисунок 5.7. Автентифікація користувачів з використанням ЕЦП.

За умов масового використання ЕЦП в організації (коли підписи є в більшості посадових осіб) постає завдання організації достатньо зручної та безпечної роботи з секретними ключами. Один з підходів - це зберігання ключів на окремому фізичному носії - USB-брелку або таблетці Touch-memory (на зразок тих, які використовуються для домофонів у під’їздах). За цією технологією посадовій особі видається брелок, а на його комп’ютер встановлюється зчитувач, підключений до USB-порту. Процес підписання документа полягає у піднесені таблетки (або вставці брелка) та, можливо, введенні підтверджуючого PIN-коду.

Смарт-картки є найбільш поширеним пристроєм на європейському ринку і в банківських структурах. Сприяє їхній популярності й те, що протягом останніх років найбільші постачальники інформаційних технологій (Sun Microsystems, Intel, IBM, Microsoft та ін.) включають у свої розробки підтримку смарт-карток. Основними перевагами цих пристроїв є, з одного боку, поширеність на ринку, а з другого, - наявність пам’яті та можливість реалізації криптоалгоритмів. Крім того, самі смарт-картки добре захищені від підробки. Основний їхній мінус - необхідність зчитувального пристрою, що значно збільшує вартість розгортання системи встановлення автентичності.

ЕЦП видається спеціальними організаціями - засвідчуючими центрами, які мають відповідну ліцензію. Центр сертифікації -це наріжний камінь довіри до системи з відкритими ключами, він випускає сертифікати, управляє ними і може їх відкликати. Як тільки сертифікат створено, центр сертифікації підписує його своїм особистим ключем, тим самим підтверджуючи, що даний сертифікат входить до зони його відповідальності. Якщо з якихось причин центр сертифікації втрачає довіру (наприклад, його особистий ключ скомпрометовано), сертифікати, випущені після цієї події, теж стають ненадійними.

Рисунок 5.8. Інфраструктура електронного цифрового підпису в Україні.

Система електронного документообігу

Електронний документообіг і діловодство (далі - ЕДД) є технологічною відповіддю на вимоги сучасної ситуації щодо ефективності органів державної влади та місцевого самоврядування. На користь ЕДД свідчать досвід його впровадження в західних країнах і приклади експлуатації у великих комерційних структурах.

За даними обстеження, що проводилося Siemens Business' Services у ряді компаній (результати див.: iBusiness. - 2000. - №4):

• 30% часу робочих груп витрачається на пошуки і узгодження документів;

• 6% документів безповоротно втрачаються;

• кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів;

• за використання електронного документообігу продуктивність праці персоналу зростає на 20-25%;

• вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижча порівняно з їх паперовими копіями. Аналогічні дані по Україні відсутні, але можна припустити, що повномасштабне запровадження систем ЕДД забезпечить щонайменше 50-відсоткове підвищення продуктивності праці з відповідними масштабами економії засобів та підвищенням швидкості розгляду документів.

Необхідність автоматизації документообігу органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на сьогодні очевидна для всіх. Діловодство з використанням паперових журналів і картотек стає анахронізмом, несумісним з вимогами підвищення ефективності роботи державних службовців.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши працю державних службовців легшою, цікавішою і більш значущою. Інформаційні технології дають їм можливість не лише працювати над виконанням внутрішніх завдань, а й вирішувати ширший спектр державних проблем. Інформаційні технології також можуть виступати каталізатором, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень відносин з населенням.

Очікувані результати впровадження системи електронного документообігу:

• забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях;

• підтримка ефективного накопичення інформації, керування нею і доступу до знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного працівника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності;

• усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації;

• забезпечення чіткої авторизації доступу до управлінської інформації, внаслідок чого підвищується

персональна відповідальність працівників за виконання дій винятково в межах наданих повноважень;

• протоколювання діяльності установи в цілому;

• значне спрощення і здешевлення чи повна відмова від збереження паперових документів за наявності оперативного електронного архіву тощо.

Переваги системи електронного документообігу:

• скорочення обсягу витрат паперу, пов'язаних з опрацюванням документів;

• використання електронних копій документів під час роботи користувачів. Підтримка версій електронного

документа;

• використання шаблонів текстових атрибутів у системі;

• колективна робота під час розроблення і виконання документів;

• наочний і зручний контроль виконання встановлених доручень;

• автоматичне зняття завдань з контролю під час реєстрації документів, що скасовують їх виконання;

• підтримка завдань з циклічним періодом виконання;

• встановлення зв'язків між документами в системі тощо.

Суб'єктами електронного документообігу є автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Запровадження електронного документообігу в органі виконавчої влади або місцевого самоврядування вимагає наявності:

• засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному програмному забезпеченню документообігу; обов'язкова 100-відсоткова оснащеність персональними комп'ютерами всіх, хто працює з документами;

• засобів зв'язку адекватної пропускної спроможності між усіма робочими місцями;

• автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

• психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі (часто психологічна готовність є важливішою, ніж необхідне технічне забезпечення);

• служб і технічних можливостей переведення вхідних паперових документів в електронну форму.

Електронний документообіг дає змогу створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, із збереженням традицій діловодства. Основа такої інтеграції — надійне сховище документів і системи документообігу, які взаємодіють з ним, що дає можливість забезпечити оптимальний пошук і вибірку інфо