Главная Случайная страница


Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Работа с полями Word. Создание электронных форм

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Работа с полями Word. Создание электронных форм

Теоретическая часть......................................................................................................................... 1

Работа с полями Word................................................................................................................. 1

Создание форм для ввода данных........................................................................................... 3

Задание. Создание и заполнение электронной формы..................................................... 6

Технология работы............................................................................................................................. 7

Цель работы:

1. Освоение правил создания форм для ввода данных;

2. Освоение правил работы с полями в документах Word;

3. Создание электронной анкеты;

4. Заполнение электронной формы.

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы – поля.

Поля – это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы – конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей.

Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE (номер страницы) и DATE(дата), которые вставляются с помощью командВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время.Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная командаВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры,чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню ВСТАВКА предусмотрены также отдельные команды:

· Номера страниц;

· Дата и время;

· Перекрестная ссылка;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Оглавление и указатели;

· Формулы (из меню Таблица).

Поля определяются кодом и значением поля.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код { DATE \@ "dd.MM.yyуу" }, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появляться текущая дата – значение этого поля, если в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей.

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля – результату этой формулы (ее численному значению).

Код полясодержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавиш Ctrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ PAGE } – код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } – общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } – код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy" Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля. Например, полю:

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

соответствует дата в формате 01.05.2002.

Код этого поля при желании можно изменить (отредактировать) для того, чтобы значение поля – дата появлялась в другом формате. Например, поле:

{ DATE \@ "dddd, d MMMM ууyy 'г'" \* MERGEFORMAT }

соответствует формату даты – среда, 1 мая 2002 г.

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимоввывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИСðПараметры.На вкладке Вид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключатель Показывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладке Печать в поле Печатать следует установить переключатель Коды полей.

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать командуконтекстного менюКоды/значения полей. Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавиш Shift+F9,а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей(Всегда, Никогда, При выделении).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишуF9,или комбинации клавиш Shift+F9(для выделенного поля), илиAlt+F9(для всех полей в документе). Назначения клавиш для работы с полями в программе Word приведены в табл. 1.


Таблица 1

Создание форм для ввода данных

Форма – это бланк для заполнения конкретными данными.

Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные.

Форма предназначена для сокращения трудозатрат по оформлению документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создавать следующие виды форм:

1. Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используется панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например Да или Нет. Это обычный документ, который не требует защиты при работе;

2. Электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используется панель инструментов Формы, а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению их вида;

3. Настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению вида.

Форма состоит из постоянного (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа.

В состав формы могут входить:

· Произвольный текст;

· Графика (рисунки, диаграммы);

· Текстовые поля для ввода информации:

Обычный текст Число Дата Текущая дата Текущее время Вычисляемое значение

· Списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

· Кнопка Флажок.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат.

К постоянной части формы относится неизменяемые при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнения, обрамления. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах Параметры текстового поля, Параметры поля со списком, Параметры флажка. Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню (табл. 2).

Таблица 2

Задание. Создание и заполнение электронной формы

Согласно приведенному ниже образцу разработайте форму Электронная анкета, которая позволит в интерактивном режиме работы вводить номер курса, выбирать название факультета, давать ответы на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей (рис. 1).

ВНИМАНИЕ!

1. При заполнение полей таблиц А и В Электронной анкеты значение ИТОГО должно равняться 100%.

2. Для проверки итогов необходимо нажать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

3. Если итог не равен 100%, снимите защиту, отредактируйте значения исходных данных и повторите вычисления итогов, снова установив защиту.

4. Флажки устанавливают пробелом только при нажатой кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

Внимание!Для защиты в БД введенных ответов анкеты следует выполнить команду СЕРВИСðПараметры, вкладка СохранениеСохраните только данные для форм, а затем сохраните документ, присвоив ему новое имя ФАЙЛðСохранить как.

Рис. 1. Образец формы документа Электронная анкета

Технология работы

Форма документа должна быть разработана как шаблон, который состоит из нескольких разнотипных по технологии подготовки зон:

· текст, поясняющий технологию работы пользователя с формой;

· рисунок;

· поле ввода номера курса;

· список наименований факультетов (добавлений нового факультета или корректировка его названия в процессе невозможны);

· таблица А, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-7) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблица В, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-8) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблицы Уровень доходов, Дополнительные заработки, Семейное положение. Каждая таблица состоит из постоянной части в виде заголовка и фиксированных названий строк, а также переменной части в виде флажков.

Выполнение задания рекомендуется производить по этапам:

1-й этап – создание постоянной части формы в виде текста и таблиц;

2-й этап – внедрение рисунков;

3-й этап – создание переменной части формы;

4-й этап – установка защиты и сохранение документа;

5-й этап – заполнение электронной анкеты.

Й этап – внедрение рисунка

1. Внедрите рисунок в форму, используя следующие технологические операции:

· установите курсор в том месте Электронной анкеты, где должен находиться рисунок;

· выполните команду ВСТАВКАðРисунокðКартинки;

· на вкладке Графика выберите пункт Научная графика, выделите рисунок с изображением манускрипта и нажмите кнопку Вставить;

· установите указатель мыши на вновь внедренный в форму рисунок и нажмите сначала левую кнопку мыши, а потом правую. В появившемся меню выполните команду Формат рисунка и установите следующие параметры:

На вкладке Размер:

Ширина: точно 1,36 см; высота – точно 1,6 см Сохранять пропорции: флажок Относительно исходного размера: флажок

На вкладке Положение:

По горизонтали: 3,05 см относительно страницы По вертикали: 0,61 см относительно абзаца Поверх текста: флажок Перемещать вместе с текстом: флажок

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Работа с полями Word. Создание электронных форм

Теоретическая часть......................................................................................................................... 1

Работа с полями Word................................................................................................................. 1

Создание форм для ввода данных........................................................................................... 3

Задание. Создание и заполнение электронной формы..................................................... 6

Технология работы............................................................................................................................. 7

Цель работы:

1. Освоение правил создания форм для ввода данных;

2. Освоение правил работы с полями в документах Word;

3. Создание электронной анкеты;

4. Заполнение электронной формы.

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы – поля.

Поля – это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы – конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей.

Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE (номер страницы) и DATE(дата), которые вставляются с помощью командВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время.Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная командаВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры,чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню ВСТАВКА предусмотрены также отдельные команды:

· Номера страниц;

· Дата и время;

· Перекрестная ссылка;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Оглавление и указатели;

· Формулы (из меню Таблица).

Поля определяются кодом и значением поля.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код { DATE \@ "dd.MM.yyуу" }, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появляться текущая дата – значение этого поля, если в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей.

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля – результату этой формулы (ее численному значению).

Код полясодержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавиш Ctrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ PAGE } – код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } – общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } – код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy" Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля. Например, полю:

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

соответствует дата в формате 01.05.2002.

Код этого поля при желании можно изменить (отредактировать) для того, чтобы значение поля – дата появлялась в другом формате. Например, поле:

{ DATE \@ "dddd, d MMMM ууyy 'г'" \* MERGEFORMAT }

соответствует формату даты – среда, 1 мая 2002 г.

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимоввывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИСðПараметры.На вкладке Вид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключатель Показывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладке Печать в поле Печатать следует установить переключатель Коды полей.

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать командуконтекстного менюКоды/значения полей. Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавиш Shift+F9,а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей(Всегда, Никогда, При выделении).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишуF9,или комбинации клавиш Shift+F9(для выделенного поля), илиAlt+F9(для всех полей в документе). Назначения клавиш для работы с полями в программе Word приведены в табл. 1.


Таблица 1

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-22

lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда...