Главная Случайная страница


Категории:

ДомЗдоровьеЗоологияИнформатикаИскусствоИскусствоКомпьютерыКулинарияМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОбразованиеПедагогикаПитомцыПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРазноеРелигияСоциологияСпортСтатистикаТранспортФизикаФилософияФинансыХимияХоббиЭкологияЭкономикаЭлектроника






Создание нового стиля маркированного списка

Чтобы обеспечить согласованное форматирование всех документов, лучше не использовать команд прямого форматирования. Необходимо либо создать новые стили, как это было сделано для общего текста документа, либо модифицировать стандартные, имеющиеся в Word. При модификации стандартного стиля следует учитывать то, что модифицировать можно только те стили, которые не будут использоваться в дальнейшем. В противном случае лучше создать новый стиль форматирования.

Заметим, что при модификации стандартного стиля следует изменять только те параметры, которые оказывают нужное влияние на внешний вид списка. Для освоения технологии модификации стилей решим две задачи: (1) изменим форматирование абзаца маркированного списка и (2) заменим символ перечисления.

Для решения первой задачи (замены символ перечисления):

Ø Вызовите команду Стиль меню Формат,

Ø в поле списка Стили выберите элемент Маркированный

Рис. 11. Диалоговое окно Изменение
маркированного списка

список,

Ø щелкните на кнопке Изменить,

Ø в отрывшемся диалоговом окне Изменение стиля выполните щелчок на кнопке Формат.

В поле Описание открывшегося диалогового окна перечисляются параметры выбранного стиля:

Ø сначала в развернувшемся списке выберите значение Абзац,

Ø в поле Междустрочный вкладки Отступы и интервалы выберите значение Полуторный,

Ø а в поле списка Первая строка — значение нет,

Ø возвратитесь в диалоговое окно Изменение стиля, щелкнув на кнопке ОК,

Ø включите опцию Добавить в шаблон.

Рис. 12. Диалоговое окно Изменение стиля

 

Измененный стиль будет добавлен в шаблон, подключенный к активному документу, и в дальнейшем будет доступен для всех новых документов, базирующихся на этом шаблоне.

Для решения второй задачи:

Ø щелкните на кнопке Формат,

Ø в списке выберите значение Нумерация. На экране откроется диалоговое окно Список. Word предложит семь типов символов маркированного списка, установленных по умолчанию. Если ни один из них не подходит,

Ø щелкните на кнопке Изменить. Открывшееся диалоговое окно Изменение маркированного списка позволяет выбрать новый символ, который будет использоваться в качестве символа перечисления, выполнить его форматирование и обозначить положение символа по отношению к тексту. Положение задается относительно полей и текста,

Ø щелкните на кнопке Маркер. В открывшемся диалоговом окне Символ можно выбрать необходимый символ перечисления из набора доступных символов, однако, следует знать меру. Как правило, в документах, циркулирующих в сфере управления, в качестве символа перечисления используется длинное тире (рис. 13),

Ø в поле списка Шрифт выберите значение Обычный текст,

Ø выполните двойной щелчок на символе длинного тире,

Ø с помощью кнопки ОК закройте все диалоговые окна.

Постоянно следите за изображением в поле Образец и анализируйте, все ли правильно отформатировано. Поле предварительно просмотра Образец диалогового окна Изменение маркированного списка позволяет увидеть результат всех сделанных установок до внесения соответствующих изменений в документ.

Так как опция Добавить в шаблон включена, то модифицированный стиль будет добавлен в шаблон, подключенный к активному документу.

 

Рис. 13. Вставка нового символа перечисления

Применение нового стиля

После модификации стиля преобразование всех используемых перечней должностной инструкции в маркированные списки не составит труда:

Ø выделите текст, который необходимо оформить как маркированный список,

Ø и в поле списка Стиль пиктографического меню Форматирование щелкните на стиле Маркированный список.

Точно так же оформите все перечни, которые имеются в должностной инструкции.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения или руководителем предприятия, в зависимости от должности работника, которого она касается. Должность и расшифровка подписи руководителя оформляются так же, как в приказе.

В завершение распечатайте должностную инструкцию (команда Печать меню Файл).

Вопросы для самоконтроля

1. На основе какого шаблона целесообразно изготавливать шаблон приказа?

2. Каким способом можно ускорить изготовление реквизита текст, если какие-либо его части повторяются от приказа к приказу?

3. Если Вы подготовили шаблон приказа на основе шаблона письма, то каким образом быстрее всего оформить реквизит приложение к приказу?

4. Что рекомендуется предпринимать, если расшифровка подписи (фамилия) имеет длину большую, чем 4 см?

5. Какой шаблон целесообразно применять при изготовлении должностных инструкций?

6. Какие средства рекомендуется применять при разработке структуры большеобъемных документов, например, должностных инструкций?

7. В чем преимущества стилевого форматирования документов?

8. Что делать, если встроенные стили форматирования отличаются от требований ГОСТ Р 6.30-2003?

 

Практические задания к выполнению лабораторной работы

1.Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского хозяйства. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части, и другие реквизиты укажите самостоятельно.

2.Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах проведенной ревизии на предприятии с 01.02.200_ по 01.09.200_. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

3.Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

4.Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

5.Составьте приказ об итогах работы с документами в 200_ г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению организации документооборота на предприятии.

6.Напишите и оформите приказ по НПО «Агроприбор» об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни. В распорядительной части укажите следующее: коменданту здания проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации, начальнику отдела кадров представить в секретариат список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни, контроль за исполнением приказа возложить на гл. инженера Жарова Л.В.

7.Напишите проект приказа по АО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения, В акте ревизии были указаны следующие недостатки:

- в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;

- в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;

- в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям не подтверждена актами о выполнении работ.

8.Составить решение общего собрания акционеров ОАО "Акцент" в связи с перерегистрацией акционерного общества. В распорядительной части утвердить новую редакцию Устава с перечисленными изменениями, исполнительному органу общества поручить зарегистрировать ОАО "Акцент" в соответствии с гражданским законодательством до 15.02.200_г.

9.Составить распоряжение об отпуске товаров торговому дому "Русь" акционерным обществом "Эрмон". В распорядительной части укажите ассортимент, количество, цену. Реквизиты самостоятельно.

10.Напишите проект приказа по ЗАО "Акрус" об изменении графика работы. В констатирующей части укажите основание для издания приказа. В заключительной части предложите начальнику технического отдела Волкову М. И. организовать работу в праздничные дни, главному бухгалтеру подготовить предложения по оплате сверхурочных дней, главному инженеру организовать контроль за исполнением приказа.

11.Составить распоряжение о внедрении стандарта на предприятии "Системы управления предприятием. Организационно-распорядительная документация" (СТП-02-60) во всех службах и структурных подразделениях. Зам. директору по общим вопросам Сомову Г. К. организовать занятия по изучению данного стандарта с 15.02.200_ г. и возложить на него контроль за исполнением. Зав. канцелярией Вороновой Н. П. организовать тиражирование унифицированных форм документов.

12.Составить распоряжение ЗАО "Эталон" о проведении ремонтных работ в связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №3, назначить ответственного. Контроль возложить на начальника цеха №3 Антонова Ю. В.

13.Составить указание ЗАО «Эталон» о графике отпусков на 200_ г., где предложить руководителям структурных подразделений представить списки сотрудников с указанием срока очередного отпуска. Начальнику кадров составить сводный график отпусков на 200_ г. и представить его на утверждение.

14.Составить распоряжение ЗАО "Ивушка" об отпуске товаров ЗАО "Маис" в соответствии с заключенным договором от 25.01.200_ г. № 132-у. В распорядительной части обязать зав. складом Чайкина В. П. отпустить экспедитору ЗАО "Маис" Иванову И. В. товар согласно накладной №002018 от01.12.200_г.

15.Составить распоряжение ЗАО "Форум" о проведении служебного расследования в связи с фактом утраты документов, имеющих гриф "Конфиденциально" в управлении делами. Предложить начальнику управления делами И. П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов. Контроль за исполнением распоряжения возложить на зам. директора В. И. Федорова.

16.Составить приказ по ОАО «НовЭЗ» о выбранной проверки остатков электродов Д 500-550 мм на складе цеха управления реализации по состоянию на 01.02.200_ гг. Для проведения инвентаризации назначить комиссию. Контроль за исполнением приказа и подготовкой результатов инвентаризации возложены на начальника отдела анализа и ревизии.

17.Составить проект приказа по ЗАО «Гранит» об организации работы с документами, содержащими конфедициальную информацию. В приложении к приказу привести перечень данных документов.

18.Составить приказ ГУП «Союзводопроекта» на основе постановления правительства Москвы от 08.02.200_г. № 27-ПП по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопровода. Утвердить состав рабочей группы проекта, представить план экспериментальных испытаний технической системы «Родник».

19.Составить проект приказа ЗАО «Пилот» о предоплате по контракту № 28/17.

20.Составить приказ ОАО «Электромаш» об организации занятий по повышению квалификации ИТР предприятия. Утвердить контингент работников согласно прилагаемому списку, установить день занятий.

 

Контрольные вопросы

1. Что такое реквизит документа.

2. Для чего нужны реквизиты документа.

3. Какие реквизиты относятся к реквизитам названия документов.

4. Какие реквизиты относятся к реквизитам датирования и индексации документов.

5. Какие реквизиты относятся к реквизитам оформления текста.

6. Какие реквизиты относятся к реквизитам утверждения документа.

7. Какие реквизиты относятся к реквизитам о получении и исполнении документов.

8. Какие реквизиты используются для изготовления бланков.

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-22

lectmania.ru. Все права принадлежат авторам данных материалов. В случае нарушения авторского права напишите нам сюда...