Использование компьютера при изготовлении информационно-справочных и информационно-аналитических документов

Цель лабораторной работы:

- рассмотреть приемы использования шаблонов, созданных ранее, а также приемы создания реквизитов, характерных лишь для информационно-справочных и информационно-аналитических документов (служебной и докладной записок, информационных, гарантийных и сопроводительных писем и др.).

- познакомится с особенностями подготовки реквизитов характерных для документов рассматриваемой группы;

- изучить приемы "сборки" документов данной группы из новых реквизитов, ранее заготовленных реквизитов, а также реквизитов, оформление которых в виде "заготовок" не возможно или нецелесообразно.

Теоретическая часть

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо изучить следующие вопросы:

1. Подготовка справочно-информационных документов.

2. Подготовка служебной корреспонденции.

3. Подготовка справочно-аналитических документов.

Подготовка справочно-информационных документов

С точки зрения компьютерного изготовления документы данной группы готовятся с использованием одних и тех же приемов. Поэтому разберем лишь 2 характерных примера.

3.1.1. Порядок подготовки служебной записки

Служебная записка, как правило, является внутренним документом и не выходит за пределы предприятия. С ее помощью оформляется оперативное решение текущих административных, хозяйственных и производственных вопросов, таких как разрешение на командировку, получение материальных ценностей, выполнение работ и т.д.

Реквизиты служебной записки — название подразделения, название вида документа, дата индекс, текст, адресат, подпись — располагаются на чистом листе бумаги в порядке, предусмотренном общим бланком предприятия.

Служебная записка может быть создана как на основе шаблона общего бланка предприятия, так и на основе шаблона Normal.dot. Рассмотрим второй вариант.

1. Создайте новый документ, щелкнув по клавише пиктографического меню.

Ø Установите параметры страницы, соответствующие требованиям, но верхнее поле, задайте равным 2 см.

Ø Создайте технологическую таблицу и заполните заголовочную часть документа методом прямого набора (рис. 14).

Ø Ниже технологической таблицы заголовочной части, пропустив 2 строки, наберите реквизит текст.

Ø Вставьте технологическую таблицу для подписи и оформите ее, следуя технологии.

Рис. 14. Образец служебной записки

3.1.2. Порядок подготовки докладной записки

Докладная записка информирует руководителя предприятия или структурного подразделения об имевших место фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Она может составляться как по инициативе автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Докладная записка может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки, адресуемые руководителю предприятия или подразделения, в котором работаем составитель, и внешние, адресуемые руководителю вышестоящего органа. Внутренние докладные записки могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. При их оформлении следует придерживаться тех же правил, что и при оформлении служебных записок. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке предприятия формата А4.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: название предприятия, название структурного подразделения (внутренняя докладная записка), название вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюция, отметка об исполнении документа.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй — содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть реализованы в связи с изложенными фактами.

Чтобы подготовить внешнюю докладную записку:

1. Создайте новый документ на основе шаблона Бланк письма угловой.dot.

2. Введите и оформите название вида документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА».

3. Если документ адресуется руководителю вышестоящей организации, название организации необходимо включить в состав названия должности адресата. Для этого:

Ø Установите маркер ввода в правый столбец второй строки технологический таблицы.

Ø Введите должность и фамилию адресата, воспользовавшись методикой «автотекста».

4. Введите заголовок к тексту докладной записки. Для этого установите маркер в пятой строке левого столбца технологической таблицы заголовочной части и наберите текст, например, о проверке документов.

5. Введите реквизит текст:

Ø Отступите от технологической таблицы на 3-4 межстрочных интервала, используя клавишу Enter.

Ø Наберите текст записки. При вводе текста можно не обращать внимания на форматирование. Его можно оформить после ввода посредством одного из стилей Основной текст с отступом или Основной текст без отступа.

6. Введите реквизит подпись:

Ø Отступите от реквизита текст на 3-4 межстрочных интервала, используя клавишу Enter.

Ø Воспользовавшись методикой «автотекста», выберите один из вариантов подписи и ведите ее.

Полученный документ может выглядеть так, как это показано ниже (рис. 15).

Подготовка служебной корреспонденции

3.2.1.Особенности подготовки информационных писем

В современной переписке практически не используются пишущие машинки. Тексты писем готовятся, редактируются и форматируются на компьютере, а затем распечатываются на принтере. Это позволяет избежать ненужных процедур подготовки черновиков и многократного перепечатывания писем. Применяя редактор Word, вы добьетесь безукоризненного оформления письма, а использование лазерных и струйных принтеров поможет получить качество печати, которое практически не отличается от типографского.

Рис. 15. Докладная записка

Но все же главное в деловой переписке — это тексты посланий. Поэтому строго руководствуйтесь требованиями, изложенными в темах 2 и 3.

Среди деловой корреспонденции можно выделить две группы писем: личные и служебные. Служебные письма направляются от имени предприятия другому предприятию и носят сугубо официальный характер. Личные письма посылаются работником одного предприятия работнику равного уровня другого предприятия (например, менеджером одной фирмы менеджеру другой). В них стороны обсуждают те или иные проблемы, договариваются о встречах. Как правило, личные письма направляются после личного знакомства и установления партнерских отношений.

Основное содержание письма определяется целью его написания. В начале письма помещается вступительная фраза. Текст основной части должен быть кратким и однозначным. Его следует разбивать на смысловые абзацы для облегчения обработки корреспонденции и верного восприятия информации. В конце письма печатается заключительная фраза и проставляется подпись отправителя.

При подготовке письма рекомендуется применять общепринятые выражения, которые не только способствуют лучшему пониманию текста, но и свидетельствуют об уровне профессионализма составителя.

При отправлении письма следует помнить, что небрежно оформленное письмо, напечатанное не на бланке предприятия, вряд ли попадет на стол адресату. Оформление конверта имеет такое же значение, как и оформление самого письма. Хорошо воспринимаются тексты писем на бумаге, не имеющей большого количества сгибов, поэтому формат конверта должен гарантировать соблюдение принципа: сгиб страницы письма не более чем в один раз. В связи с этим рекомендуется подготавливать конверты, размеры которых отвечают формату отправляемого письма. Word позволяет распечатывать почтовые конверты различного размера с полем адреса отправителя и / или получателя.

Чтобы привлечь внимание получателя к письму, на конверте желательно поместить название организации-отправителя или ее фирменный знак.

Как правило, текст большинства писем составляется на основе стандартных оборотов и фраз, принятых в деловой переписке. Их использование не только сокращает время подготовки писем, но и свидетельствует о квалификации составителя письма. Чтобы упростить процедуру составления писем, следует сохранить часто используемые фразы в качестве элемента Автотекста в шаблоне писем.

Создание универсального словаря элементов Автотекста для всех типов писем представляет собой неразрешимую задачу. Однако некоторые стандартные обороты можно ввести в словарь элементов Автотекста. Секретарь-референт, занимающийся составлением писем, может пополнять этот словарь. Чем больше будет объем словаря, тем меньше времени придется затрачивать на составление писем.

Следует использовать короткие и легко запоминающиеся имена элементов Автотекста, которые должны отражать их содержание, например:

Начало письма;

Обращение;

Связующие элементы;

Запросы;

Конец письма

и т.д.