Документ як специфічний текст. Поняття про документ. Типи документів. Вимоги до тексту документів.

Розпорядчі документи. Розпорядження.

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається у межах наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Поділяються на: 1) загальні; 2) часткові.

Реквізити: Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа; заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

Візитна картка як атрибут ділової людини, її характеристика, реквізити та особливості використання.

Візитна картка – це картка для вручення під час знайомства чи візиту.

Це невеликий аркуш картону (зазвичай 9х5 см, іноді 6х10 см).

Візитна картка посадової особи – чоловіка на сантиметр більша за візитну картку жінки (у Великобританії – навпаки).

Візитна картка здебільшого містить такі реквізити:

1. Назву установи, організації.

2. Ім’я та прізвище (у нашій практиці ще й по батькові) власника картки.

3. Посаду.

4. Адресу установи, організації.

5. Номери телефонів, факсу, електронна адреса.

На візитній картці офіційної особи, дипломатичного працівника друкуються лише ім’я, прізвище та посада її власника.

Світова практика має досвід використання різних видів візитних карток, що різняться функціональним призначенням. Найбільш поширені такі з них:

1. Візитна картка фірми, установи чи організації. Містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми.

2. Стандартна картка. Зазвичай використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки. Вона містить назву установи, прізвище, ім’я, по батькові (друкуються великими літерами), посаду, службову адресу, телефон (інколи й домашній).

3. Картка, що використовується із спеціальною та представницькою метою. Містить прізвище, ім’я, по батькові; посаду, назву організації, але не має адреси й телефону. Таку візитну картку вручають тоді, коли хочуть уникнути майбутніх контактів. Її можна використовувати й під час надсилання сувеніру добре знайомій людині, яка знає ваші координати.

Якщо вручають таку картку, треба дотримуватися правил ґречності і не просити написати номер телефону.

4. Картка для неофіційних намірів містить лише прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання. Таку картку зазвичай вручають дамам.

5. Сімейна (спільна) візитна картка містить прізвище, ім’я, по батькові кожного з членів подружжя. Ці картки можуть містити номер телефону, а також бути без нього.

Візитними картками обмінюються зразу після того, як особи були представлені одна одній. Вручається візитна картка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст.

Використання візитних карток

Візитними картками не тільки обмінюються, а й надсилають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг тощо. Розрізняють такі способи їх використання:

1. Для привітання. З цією метою в лівому нижньому кутку необхідно зробити напис чорнилом або простим олівцем:

P.F. (pour feter – щоб поздоровити).

P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An – новорічні вітання).

Якщо ви отримали таке вітання, обов’язково треба надіслати привітання у відповідь. На візитній картці пишуть

P.R.F.N.A. (pour remercier at feter le Nouvel An – дякую за вітання з Новим роком).

2. Для висловлення співчуття:

P.C. (pour condoleavaes –для співчуття).

3. Для висловлення вдячності. На знак вдячності за певні послуги упродовж 24 годин надсилається візитна картка з написом:

P.R. (pour remercier –щоб подякувати).

4. Для запрошення на прийом. З цією метою вгоді на візитній картці пишеться ім’я і прізвище того, кого запрошують, а внизу вказується вид прийому (сніданок, вечеря тощо), місце, дата і час його. Можна скористатися також запрошенням, до якого прикріпити свою візитну картку.

5. Для повідомлення про від’їзд з країни роблять напис:

P.P.C. (pour prendre conde – щоб попрощатися).

6. Для повідомлення про зміну адреси. Разом із старою візитною карткою надсилається нова, що містить нові реквізити.

Візитні картки ніколи не підписуються, і на них не ставиться дата.

Якщо візитна картка надсилається поштою або з кур’єром, то її вкладають у конверт, на якому друкують або пишуть ім’я, прізвище та посаду адресата.

Правий верхній кут візитної картки, яку завозять адресату особисто, загинають, що засвідчує особливу повагу до особи. Таку картку у жодному разі не можна передавати кур’єром або надсилати поштою – це грубе порушення етикету.

Упродовж 24 годин треба відповісти на отримані чи завезені візитні картки. Після знайомства першим залишає свою візитну картку той, чия посада нижча, за рівних умов – за віком молодший.

Документ як специфічний текст. Поняття про документ. Типи документів. Вимоги до тексту документів.

Невід’ємною частиною професійної діяльності є ділове спілкування, в якому послуговуються офіційно-діловим стилем української мови. Це один із найконсервативніших стилів сучасної української літературної мови, який характеризується суворим дотриманням літературних і стильових норм. Тільки досконале володіння літературною мовою дає змогу досягти достовірності, точності, чіткості, зрозумілості, стислості і вичерпності у викладі змісту документів.

Основним видом тексту в офіційно-діловому стилі є документи (лат. documentum – повчальний приклад, взірець, доказ, спосіб ведення). В українській мові це слово з’явилося наприкінці XVII – на початку XVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова – грамота, лист, листовне письмо, які використовувались на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на володіння чимось тощо.

Документ– це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функційдокумента належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходять відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово.

Історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того. як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

– видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

– не суперечити чинному законодавства і директивним вказівками вищих органів влади;

– бути точним, достовірним і переконливим;

– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

– бути придатним для тривалого зберігання.

Окрім того, працюючи над мовою документа, необхідно дотримуватися таких правил:

1. Домагатися простоти і ясності викладу (але не примітивності). Для цього:

а) у всіх випадках, коли це не шкодить змісту, намагатися викласти думку простими реченнями;

б) активно використовувати в тексті усталені в офіційно-діловому стилі словосполучення та стійкі вирази;

в) дотримуватися прямого порядку слів у реченні;

г) використовувати загальноприйняті скорочення та абревіатури.

2. Домагатися чіткості й логічності викладу:

а) виразно відділяти усі структурні елементи тексту;

б) кожний новий блок інформації розпочинати з абзацу;

в) цифрову інформацію подавати у вигляді таблиць і схем.

3. Домагатися відповідності тексту документа вимогам офіційно-ділового стилю та нормам сучасної української літературної мови:

а) не допускати вживання в тексті емоційно-забарвлених морфем, слів, виразів;

б) користуватися лише загальноприйнятими літературними термінами та поняттями, уникати розмовних, просторічних, діалектних елементів;

в) не допускати відтворення в тексті суб’єктивного ставлення до фактів, явищ, про які йдеться.

4. Організаційні документи. Положення. Статут. Інструкція. Правила.

Це документи, що закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства у своїй діяльності поряд із актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.

Поділяються на:

1. Групові – розробляються для системи установ і підприємств. Затверджуються вищим органом управління.

2. Індивідуальні – розробляються на основі типового положення. Затверджуються керівником підприємства (організації, закладу).

Реквізити (елементи документа): кодформи документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; назва виду документа; дата; реєстраційний індекс документа; місце складання документа; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф погодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; відмітка про наявність документа в електронній формі.

Статут – правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Поділяються на:

1. Типові (загальні) – розробляються для певних систем установ і підприємств. Затверджуються вищими органами державної влади та управління, з’їздами.

2. Індивідуальні – розробляються для певної організації шляхом конкретизації типових статутів. Затверджуються вищою установою, які підлягають підприємства, організації тощо.

Реквізити: запис про державну реєстрацію; гриф затвердження; назва виду документа з назвою установи; місце та рік складання документа; відбитки печаток і штампів відповідних установ.

Інструкція – правовий акт, що створюється органами державного управління для встановлення правил, котрі регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Поділяються на: 1) посадові; 2) з техніки безпеки; 3) з експлуатації різного обладнання.

Реквізити: назва виду документа; гриф затвердження; заголовок; дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із висловлюваннями на зразок повинен, слід, необхідно, не дозволено. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування.

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що вказують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Поділяються на:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації тощо.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити: назва виду документа; гриф затвердження; заголовок; дата; індекс; місце видання; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.