Документи з кадрово-контрактних питань. Контракт. Особовий листок.

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації) (заява (про прийняття, звільнення, переведення), автобіографія, наказ про особовий склад, характеристика, контракт (трудова угода) з найму працівників).

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракт (угоду) громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити: назва виду документа із стислим зазначенням його призначення; дата; місце видання; організація, що наймає працівника; посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін – укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; грифи погодження для контрактів.

Особові листкизобліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під час чи то приймання його на роботу (навчання), чи то для участі в певному конкурсі тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадянина, оформлених шляхом фіксації їх у таблиці.

Основні реквізити та елементи тексту: назва виду документа; прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження, фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки; відомості про родини; паспортні дані; домашня адреса; особистий підпис; дата заповнення документа.

7. Довідково-інформаційні документи. Довідка. План роботи. Ділові листи.

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Реквізити: назва відомства, установи; назва виду документа; дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу дійсно навчається, дійсно проживає, цим повідомляємо тощо.

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Поділяються на: перспективні (розраховані на кілька років), річні, піврічні, квартальні, місячні, тижневі, денні.

Форми: графіки, таблиці, тексти.

Реквізити: гриф затвердження; назва виду документа; зазначення періоди, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання; місце виконання; відмітка про виконання.

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінський діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги та ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів. Тон листа повинен бути нейтральний.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на 1) такі, що потребують відповіді, й 2) такі, що її не потребують.

До 1)належать листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До 2)належать листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-повідомлення, листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку.

4. Код організації, установи чи підприємства.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства – автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу.

7. Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номери телефону, факсу, електронна адреса.

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для нього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному.

Видавництво «Освіта»

Коваленку П.М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи – у родовому.

Директорові ТОВ «Промінь»

Токарчуку К.П.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка і з великої літери.

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання про що?

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Директор школи (підпис) П.Г.Остапенко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, яка підпису лист.

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил.

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане / пані... (ім’я, ім’я та по батькові)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний професоре!

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

ІІ. Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Дозвольте висловити свою вдячність...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з’явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. Сформулюйте відмову так:

На жаль, ми не можемо прийняти Ваші пропозиції...

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

ІІІ. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово дякую – найуживаніше слово кожної вихованої і порядної людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Ще раз дякую за виявлену мені честь...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З щирою повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добри стосунків між колегами, партнерами.

Види листів:

Лист-повідомлення – службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи, початок виробництва тощо.

Гарантійний лист – службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань.

Лист-запит – різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо.

Лист-підтвердження – службовий лист, в якому засвідчують той чи інший факт: підтверджують одержання листів, переказів, цінних паперів.

Супровідний лист – службовий лист, що додається до основного документа (каталогу, проспекту, прейскуранта, буклетів тощо) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

Лист-прохання – службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, із певним проханням.

Лист-нагадування – службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.

Лист-претензія, рекламаційний лист – службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди.

Рекомендаційний лист – службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук про особу чи організацію. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Лист-подяка – службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

Лист-вибачення – службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, порушення умов договору тощо.

Лист-вітання – службовий лист, в якому поздоровляють колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Лист-запрошення – службовий лист, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.