Материалы государственного делопроизводства новейшего времени

Новейшее время (1917-н.в.) – самый сложный для изучения материалов делопроизводства период. В этот период мы сталкиваемся с несколькими системами делопроизводства. Первая из них – советская (в т.ч. БССР). Он сложилась на основе русской и во многом ее превзошла в силу того, что т.к. были национализированы предприятия и после коллективизации – земля (колхозы). Количество бумаг было очень большим. Уже в 1920-е гг. многие руководители партии (н-р Червяков) говорили о чрезмерном росте документооборота. Документы в этой системе в основном составлялись на русском и белорусском языке, с 1927 по 1937 – и на польском и идише (госязыки БССР).

Вторая система складывается с 1918 г., когда возрождается польское государство. Основной язык – польский. Центром этой системы была Варшава, где планировалось создание документов. Польская АН разрабатывала образцы документов. Система продействовала на землях ЗБ до 1939 г.

Были периоды, когда действовали и немецкие системы делопроизводства: императорская в 1915-18 гг. и фашистская в 1941-44 гг. Здесь документы создавались на немецком языке. Характерна сложная структура системы документооборота. Наконец, с 1991 по 2012 на землях Беларуси сформирована и действует собственная система документооборота, которая опирается на свои стандарты, отличающаяся от других стран.

Советская система доминировала в 1917-41, 44-91 гг. Она была основана на решениях, которые принимала коммунистическая партия (РСДРП, РСДРП (б), РКП (б), ВКП (б), КПСС – названия разные, сущность одна). У партии был свой устав, своя программа, которая, впрочем, претерпевала изменения с ходом времени. 1919 г. – вторя программа партии на VIII съезде (цель – построение социалистического общества). 1961 г. – третья программа на XXII съезде партии (цель – построение коммунизма). Без изучения документов коммунистической партии нельзя понять систему документооборота СССР. Основной орган власти СССР – Советы разных уровней – свои решения принимали на основании решений съездов партии. Партия срасталась с государством, что значительно усилилось с ликвидацией всех других партий.

Партийная система делопроизводства имела свои принципы. Был устав, прописывающий, кто может быть членом партии. Районные и окружные структуры, которые имели свой аппарат. Все решения съездов и ЦК спускались вниз и дублировались и выполнялись на местах. В системе советского делопроизводства усиливается роль протоколов, что объясняется коллегиальностью большинства органов управления. В протоколах появляется специальная графа – отметка о выполнении и указываются ответственные за выполнение принятого решения. Это было характерно и для партийных, и для советских органов.

Существовали обычаи «устного» или «телефонного» права, когда многие важнейшие управленческие решения не записывались, а передавались при разговоре или по телефону. Резко увеличился объем секретной документации, что было вызвано стремлением государства не допустить свободного распространения информации. Реальная (часто невыгодная для властей) информация о событиях на местах, настроениях населения доходила только до высших партийных и государственных органов, часто через службу государственной безопасности. Почти сразу же она засекречивалась, получая гриф «секретно» или «совершенно секретно».

На протяжении всего новейшего времени сохранились основные признаки документов: реквизиты — логически неделимые элементы (название предприятия, его адрес, и др.), признаки — качественные особенности (последовательность событий, порядок мероприятий по повышению урожайности), показатели — количественные оценки (например, урожайность). Сохранилось деление всех документов на официальные, которые имели служебное подтверждение со стороны государственных и партийных органов (например, характеристика с места работы), и неофициальные, составлявшиеся в более свободной форме (например, автобиография).

Общая классификация советской системы:

1. Организационно-распорядительная документация:

a. Организационная документация — положения, уставы, правила нормативы, определяет цели, задачи, структуру, порядок, формы и методы деятельности учреждений, предприятий, организаций, их взаимоотношения с другими государственными, производственными и общественными единицами.

b. Распорядительная документация — решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, позволяет осуществлять принимаемые решения и проводить управление.

c. Справочно-информационные материалы — афиши, объявления, плакаты бюллетени, оповещают о принятых решениях.

d. Текущая переписка —письма (в том числе служебные), телеграммы, телефонограммы, телетайпные сообщения, информировала о нуждах населения, структурных подразделений, других организаций и предприятий.

e. Дипломатическая переписка — дипломатические (личные и вербальные) ноты, меморандумы, которые составляются согласно требованиям международного протокола.

f. Протоколы и стенограммы заседаний коллегиальных и коллективных органов, конференций, съездов Советов всех уровней, Коммунистической партии, комсомола, профсоюзов и др. Протоколы —это краткое изложение вопросов, которые решались на заседании. Например, протоколы Центрального Бюро КПБ, составлявшиеся с января 1919 г., фиксировали только вопросы, которые слушались на заседании, решения по ним и отметки об исполнении. Стенограммы — это дословная запись хода заседаний, которая ведется специально обученными стенографистами в виде закодированных записей, которые затем расшифровываются. С 1970-х гг. все чаще ход заседаний (особенно партийных съездов) записывается на магнитофон.

2. Материалы планирования народного хозяйства появились с началом деятельности Всероссийского Совета народного хозяйства (ВСНХ) в 1918 г. Их возникновение было вызвано стремлением большевиков проводить государственное планирование экономики. В 1920-е гг. к материалам планирования относились перспективный план ГОЭЛРО, планы сельскохозяйственных заготовок, технико-экономические планы разворачивания производства в отдельных отраслях промышленности и сельского хозяйства, годовые планы 1923–1924 гг. и 1924–1925 гг. и первые пятилетние планы с 1928 г., которые разрабатывались как в целом для СССР, так и для отдельных отраслей хозяйства союзных республик. Например, перспективный план развития сельского и лесного хозяйства БССР на 1925/26-1929/30 гг. Для первого пятилетнего плана (в период его разработки 1927–1928 гг.) еще не были характерно директивное установление показателей из центра. Этот план, который напоминает научный труд, необходимо рассматривать в сочетании с разработками экономистов 1920-гг. И.В.Сталин лишь в 1930–1931 гг. волевым решением увеличил некоторые показатели (производство стали, добыча угля и др.) в несколько раз.

3. Учетно-контрольная документация ставит своей целью учет и контроль за выполнением решений в процессе управленческой деятельности. К учетным документам относятся анкеты, листки, журналы, книги учета, реестры, кадастры, табели, тарифы, счета, балансы. Контрольные документы — это материалы ревизий проверок, заключения о регистрации и деятельности организаций.

4. Отчетная документация — отчеты о работе, трудовые рапорты, сводки, доклады, отчеты перед партийными съездами, Съездами народных депутатов. В отчетной документации обобщаются и интерпретируются данные по организации за конкретный период (месяц, квартал, год, пятилетку), намечаются перспективы на следующий срок. Целью отчетной документации является осуществление обратной связи между ниже и вышестоящими организациями.