Алгоритм установки колонтитулов

1. Дважды щелкнуть по верхнему или нижнему полю документа. При этом основной текст станет светлее (т. е. не активным), а в колонтитуле будет мигать курсор рабочей области.

2. Ввести с клавиатуры или вставить из «Буфера обмена» название первого (или единственного) раздела или иллюстрацию.

3. Установить разрыв раздела (второй раздел), выбрав на ленте «Разметка страницы» в блоке «Параметры страницы»: свиток «Разрывы» - раздел свитка «Разрывы разделов» – команду «Следующая страница».

4. Начиная со второго раздела (при необходимости) нужно удалить отметку у колонтитула «Как в предыдущем» (повторение названия соседнего раздела). Для этого на ленте «Работа с колонтитулами» нужно щелкнуть мышью по соответствующей кнопке.

5. Ввести в колонтитул название второго раздела.

6. Для третьего и последующих разделов последовательно выполнять последние три действия.

Для того, чтобы название предыдущего раздела не приходилось исправлять в следующем, после установки для него разрыва, следует сначала установить требуемое количество разрывов разделов, затем удалить во всех разделах отметку «Как в предыдущем», и, наконец, ввести последовательно названия всех колонтитулов.

Задание: в файле «Фамилия_Форматирование.docx» установить следующие разделы и ввести их названия в ТЕКСТ в начале каждого раздела:

Напечатать в раздел «Использование ссылок в документах Word»:

Стили заголовков и текста

Алгоритм присвоения стиля заголовкам

Способ 1

1. Установить курсор рабочей области на строку заголовка.

2. Щелкнуть мышью по кнопке с нужным стилем в блоке «Стили». Так вызываются экспресс-стили, т.е. последние 16 наиболее часто используемых стиля. Если нужно изменить параметры стиля, то необходимо в его контекстном меню выбрать команду «Изменить…».

3. В открывшемся окне «Изменение стиля» установить необходимые параметры форматирования заголовка. Для изменения параметров форматирования всех заголовков одного уровня при изменении параметров стиля одного заголовка необходимо в данном окне отметить маркером позицию «Обновлять автоматически».

4. «ОК».

Способ 2

1. Запустить докерное окно «Стили» со строки заголовка одноименного блока на ленте «Главная».

2. Выбрать в контекстном меню нужного стиля из открывшегося полного списка стилей команду «Изменить…». Далее действовать по способу В докерном окне щелкнуть мышью по кнопке «Параметры…». При этом откроется диалоговое окно «Параметры области стилей».

3. Сделать отметку об отображении форматирования абзацев как стилей.

4. Отметить, в каких документах данные изменения стилей будут применяться. Если, например, был изменен стиль Заголовка1, и необходимо, чтобы заголовки данного уровня имели такое форматирование только в данном документе, то нужно отметить позицию «Только в этом документе».

5. Для того, чтобы при наведении указателя мыши на элементы текста видеть их будущее форматирование, которое будет присваиваться как стиль или стиль которых будет изменяться, в докерном окне нужно отметить позицию «Предварительный просмотр».

Задание 1. Присвоить заголовкам текущего документа стили

Заголовок 1: шрифт Times New Roman, 14 пт, красный, полужирный, по центру, через 1 интервал

Заголовок 2: шрифт Times New Roman, 12 пт, синий, полужирный, по центру, через 1 интервал

Заголовок 3: шрифт Times New Roman, 12 пт, зеленый, полужирный, по центру, через 1 интервал

Аналогичным образом выполняется присвоение стиля абзацам текста документа (см. стиль «Обычный»)

На основе предварительно заданных для всех заголовков стилей формируется автоматически собираемое оглавление.

Алгоритм сбора оглавления

1. Пометить заголовки разных уровней в документе как стили.

2. Создать новый раздел или перейти в предварительно созданный для оглавления.

3. Проверить правильность присвоения стилей заголовков в режиме структуры. Для этого на ленте «Вид», в блоке «Режимы просмотра документа» щелкнуть мышью по соответствующей кнопке. При этом откроется лента «Структура».

4. В блоке «Работа со структурой» в поле со списком «Показать уровень» выбрать такое количество уровней, сколько было применено Вами к заголовкам. Сделайте PrintScreen структуры документа и вставьте это изображение в раздел «Приложения».

5. Выйте из режима структуры, щелкнув мышью по соответствующей кнопке в блоке «Закрыть».

6. Установить курсор рабочей области во вновь созданный раздел.

7. На ленте «Ссылки» в блоке «Оглавление» развернуть свиток с вариантами автоматического оглавления.

8. Щелкнуть мышью по желаемому варианту оглавления.

Задание 2. Собрать оглавление текущего документа в соответствующем разделе

Скопируйте в раздел «Формы представления пояснений к оформлению реквизитов»:

Формы представления пояснений к оформлению реквизитов

Макет конкретного документа включает название реквизитов и основные правила их оформления (или их элементов) непосредственно в местах их расположения (признаки - наличие записей типа: «Фамилия И.О.», «00.00.0000», заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «в констатирующей части излагается…»).

Бланк документа - определены области для ввода реквизитов или присутствуют постоянные реквизиты (например, заголовочной части определенного вида документа).

Трафарет документа - структура изложения текста формализована, включает заранее подготовленные стандартные фразы, повторяющийся текст и пропуски для заполнения переменной информации. Под пропусками (с подчеркиванием) могут помещаться подстрочные примечания, (если необходимо пояснить характер или форму записи вписываемой от руки или впечатываемой информации). Подстрочные примечания, как правило, печатаются шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа. На компьютере можно не изменять размер шрифта на ленте, а ввести весь подстрочник как надстрочный символ (аналогично «2» в записи «x2»; кнопка на панели обозначается так же, как пример записи). При этом размер подстрочника автоматически изменится примерно на 4 пт.

Шаблон документа может сочетать элементы макета и трафарета. Для каждого вида или образца документа разрабатывается индивидуально в каждой организации. Иногда за шаблон принимается пример какого либо документа в документообороте данной организации

При составлении документов с использованием макета трафарета или шаблона пользователь выделяет название реквизита или пояснение к нему и начинает вводить реальный текст. При этом выделенная часть автоматически удаляется. При выделении фрагмента текста, чтобы избежать нежелательного изменения параметров форматирования соседних элементов документа, НЕ следует выделять знак абзаца в конце фрагмента

Пример документа - конкретный документ, содержащий реальные данные и информацию (название организации, дату и номер документа, фамилии должностных и физических лиц, реальные события и ссылки на конкретные документы, факсимильную (печатную), электронную подпись. поставленную лично).

Образец документа - идеально оформленный пример документа, используемый в демонстрационных целях.

В трафаретных документах (анкета, справка и др.) текст формализован – в нем используются стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Такие документы, как правило, печатаются на бланке. На ПК такие документы можно сохранять как шаблоны. Типовые документы (инструкции, письма, договоры) содержат текст-образец, на основе которого создаются тексты аналогичного содержания.

Исправления в документе

(лекция)

Основные (базовые) параметры форматирования текста расположены в блоке «Шрифт» и «Абзац» на ленте «Главная».

Исправления в документе подразумевают как редактирование, так и форматирование документа. Данный режим позволяет просматривать промежуточные результаты работы, видеть наполнение предыдущей (первоначальной) версии документа (исходный документ) и окончательной (измененный документ).

Включение режима исправлений выполняется щелчком по кнопке «Исправления» или в строке состояния. Для отображения индикатора режима исправлений в строке состояния нужно:

1. Отметить данный режим в контекстном меню строки состояния

2. Щелкнуть мышью по индикатору в строке состояния «Исправления: Выкл». После чего индикатор примет вид «Исправления: Вкл», а изменения, вносимые в текст будут отображаться в соответствии с параметрами исправлений, установленными в одноименном диалоговом окне (см. ниже)

Для различных видов операций по изменению состава и оформления текста можно установить различные способы обозначения, которые устанавливаются в диалоговом окне «Параметры исправлений». Запуск этого окна выполняется с ленты «Рецензирование», из блока «Отслеживание», из свитка «Исправления».

Место и способ отображения информации об исправлениях и/или сами исправления устанавливаются в блоке «Отслеживание», свиток «Выноски», в нем отображаются расписанные ниже режимы.

Применяемые понятия:

ФОРМАТИРОВАНИЕ в режиме исправлений - это применение параметров из блока «Шрифт» ленты «Главная», кроме изменения регистра символов: стиль, размер, цвет, начертание (курсив, полужирный, подчеркивание[С1] , зачеркивание) шрифта, выделение фоном. Остальные параметры являются редактированием (вставка, удаление/замена).

РЕДАКТИРОВАНИЕ – вставка/замена, удаление символов, фрагментов текста.

Отображение – применение и/или пометка о применении

При ПРИМЕНЕНИИ КОМАНД ФОРМАТИРОВАНИЯ/РЕДАКТИРОВАНИЯ пользователь видит сами изменения, при ПОМЕТКЕ – только информацию о применении. Исключение – цвет шрифта – примененный пользователем цвет шрифта можно увидеть только после принятия данного изменения. Если в параметрах исправлений указан способ выделения (метки) изменений, то пользователь видит в тексте ПРИМЕНЕНИЕ ПАРАМЕТРОВ ИСПРАВЛЕНИЙ, а не команд форматирования/редактирования!).