Совместная работа над документом

Режим исправлений

Режим исправлений предполагает передачу одного и того же документа (посредством электронной почты или через дискету) нескольким пользователям для его доработки. Существует два способа работы рецензентов:

1) режим исправлений – в нем рецензент вносит исправления в документ, однако эти исправления будут внесены в текст только с разрешения автора документа;

2) режим примечаний – каждый рецензент вносит свои комментарии к определенным местам документа. Эти примечания можно прочитать в специальном окне. Данные комментарии не затрагивают текста основного документа.

Для вставки примечаний необходимо:

· выделить нужный текст;

· ввести команду меню Вставка / Примечание;

· в появившемся окне набрать текст примечания.

Для внесения исправлений необходимо ввести команду меню Сервис / Исправления. На панели инструментов появится панель Рецензирование, позволяющая оперировать исправлениями: перемещаться по ним, принимать и отклонять (рис. 10).

Рис.10

Исправления отображаются на экране специальным форматированием текста. От исправлений автор может либо отказаться, либо внести их в текст документа.

!!! Установкой защиты на документ через команду меню Сервис / Установить защиту можно разрешить рецензентам работать либо в режиме примечаний, либо в режиме исправлений и при необходимости задать пароль для доступа к документу.

Задание

Подготовьте по заданию преподавателя текст, который будут рецензировать ваши коллеги.

Установите защиту на ваше деловое письмо (без пароля), задав режим примечаний, затем передайте его вашему коллеге, используя локальную сеть или дискету.

Внесите соответствующие правки (исправления и примечания) в предложенный вам документ и верните его автору.

Просмотрите ваш собственный документ с внесенными в него замечаниями и примите соответствующее решение – включить исправления в окончательный текст документа или нет.

Не забудьте записать сделанные изменения в документе.

Печать документов из редактора

Вызовите подготовленное вами деловое письмо (файл Letter.doc). Перед печатью документа проверьте его вид в режиме предварительного просмотра. Режим включается командой меню Файл/Предварительный просмотр. Другой способ вызова режима просмотра – нажать кнопку с изображением увеличительного стекла на панели инструментов . Для увеличения изображения используйте кнопку прокрутки в окне, показывающем изображение в процентах.

Самый простой способ начать печать – это нажать кнопку на панели инструментов, предварительно подготовив принтер к печати (включить питание, загрузить бумагу и перевести принтер в режим ON-LINE). При нажатии кнопки Печать начнется печать активного документа с текущими параметрами печати.

Для задания параметров печати введите команду меню Файл/Печать. В открывшемся окне "Печать документа" можно задать следующие параметры:

– имя принтера (если на вашем компьютере инсталлировано несколько драйверов печати);

– какую часть документа печатать - все страницы или только заданные. Для задания печати отдельных страниц или их диапазона укажите их номера, например: 1,2,7,10. Диапазон страниц указывается через дефис, например, 12-23. Запись в виде: “23-“ (без кавычек) – означает печать всех страниц, начиная с 23-й.

Дополнительные параметры печати вы можете указать для страниц, введя команду меню Файл/Параметры страницы. В открывшемся окне Параметры страницы на вкладке Поля можно задать нужные поля (сверху, справа, слева, снизу), а на вкладке Размер бумаги – формат бумаги и ориентацию текста на странице: книжную или альбомную (т.е. печать по длине страницы).

!!! Параметры страницы задаются перед вызовом режима печати.

Задайте параметры страницы для печати вашего документа, принятые в нашем делопроизводстве: верхнее поле – 20 мм, нижнее – 19 мм, левое – 35 мм, правое – 8 мм; после этого включите режим печати.