Проектирование структуры (спецификации) таблицы

Создание базы данных начинается с проектирования структуры таблицы: задания имен полей и типов данных, которые будут в них храниться. Для этого щелкните курсором мыши по вкладке Таблицы (если эта закладка на переднем плане) и нажмите кнопку Создать. В окне Новая таблица выберите из предложенного списка способов ее создания “Конструктор” и нажмите кнопку ОК.

В результате этих действий появится окно Конструктора таблиц с пустым бланком таблицы, состоящей из трех столбцов (рис.17):

· имя поля;

· тип данных;

· описание поля.

Каждая строка в бланке определяет спецификацию одного поля записи. В столбце Имя поля задается имя поля длиной не более 64 символов (можно использовать буквы русского алфавита, пробелы и специальные символы).

В столбце Тип данных задается тип данных из списка стандартных типов Access. Для получения списка типов достаточно щелкнуть курсором в ячейке этого столбца и, нажав кнопку прокрутки, появившуюся в строке, вы получите список типов. В программе Access предусмотрены следующие типы данных:

· текстовый (длиной не более 255 символов);

· числовой;

· дата \ время;

· денежный;

· логический;

· Мемо (поле примечаний, хранящее до 64000 символов);

· OLE- объект.

!!! Для конкретного типа данных устанавливается ряд параметров, таких как размер поля в символах (для текстового), формат поля, определяющий способ представления данных, количество знаков после запятой для вещественных чисел и т.д. Эти параметры указываются в нижней части окна Конструктора.

Рис.17

Третий столбец Описание содержит комментарии, поясняющие содержание полей. Заполнение этого столбца необязательно.

Наша база данных будет состоять из двух таблиц: Покупатели и Компьютеры.

Создадим сначала структуру таблицы Покупатели. Введите имена полей и типы данных в соответствии с табл. 8. Для ввода типа данных используйте метод, описанный выше. Самостоятельно определитесь с длиной текстовых полей: для этого используйте табл.10. В этой таблице представлены данные, которые вы затем внесете в вашу базу данных. При указании параметров числового поля учтите, что код модели представляет целое число.

В готовую спецификацию таблицы можно внести любые изменения:

n отредактировать имена полей и типы данных в них;

n вставить новые поля;

n удалить имеющиеся поля.

Таблица 8

Структура таблицы Покупатели

Редактирование спецификации таблицы

Редактирование осуществляется выделением нужной ячейки и изменением ее содержимого.

Для вставки нового поля необходимо выделить строку в том месте спецификации таблицы, где необходимо вставить поле и ввести команду меню Правка / Вставить строку.

Для удаления поля выделите нужную строку и введите команду Правка / Удалить строку. Для выделения строки необходимо щелкнуть в полосе прокрутки строк (крайний левый столбец с черным треугольником).

Задание первичного ключа

Поскольку номер договора является уникальным и не должен повторяться в таблице (в то время как содержимое других полей вполне может повторяться), зададим это поле в качестве первичного ключа – для этого поместите курсор в строку спецификации таблицы, соответствующую полю “Номер договора”, и щелкните по пиктограмме “Первичный ключ” (кнопка с изображением ключа) на панели инструментов основного окна программы. При попытке ввести уже имеющееся значение в это поле программа будет предупреждать о недопустимости повторения ввода данных в поле первичного ключа.

Сохранение таблицы

Сохраните созданную спецификацию таблицы. Для этого введите команду меню Файл / Сохранить как/Экспорт и в появившемся окне задайте папку, в которой вы хотите сохранить таблицу и имя таблицы – Покупатели. Затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните по кнопке закрытия окна Конструктора (кнопка с крестиком в правом верхнем углу). Создайте спецификацию второй таблицы нашей базы данных – Компьютеры. Для создания ее структуры воспользуйтесь табл.9 и табл.11.

В качестве первичного ключа задайте поле Код модели.

Внесите необходимые исправления, если они нужны, в спецификацию таблицы и сохраните ее под именем “Компьютеры”.

Ввод данных в таблицу

Для ввода данных необходимо открыть нужную таблицу. Выберите в предложенном списке таблицу Покупатели (в окне базы данных) и нажмите кнопку Открыть. Если окно базы данных закрыто, используйте команду меню Файл / Открыть – в нем укажите имя вашей базы данных (или выберите ее из списка имеющихся) и нажмите кнопку Открыть – в результате вы снова попадете в окно базы данных, в котором нужно выбрать вкладку Таблицы и в разделе Таблицы – имя нужной таблицы.

Таблица откроется для заполнения данными. Изначально она состоит из одной пустой строки. Заполните ее в соответствии с табл.10. Для ввода данных переместите курсор в нужный столбец и введите значения, указанные в табл.10. Для перемещения по ячейкам таблицы можно использовать клавишу {Tab} или курсор мыши.

!!! С помощью команд меню Вид можно переключаться в режим редактирования структуры (спецификации) таблицы (команда Вид / Конструктор) или ее просмотра и заполнения (команда Вид / Таблица).

Таблица 9

Структура таблицы Компьютеры

Таблица 10

Данные таблицы Покупатели

Таблица 11

Данные таблицы Компьютеры

Операции перемещения, копирования и удаления содержимого отдельных полей и записей целиком выполняются через меню Правка, либо через динамическое меню, которое появляется, если выделить нужный объект и нажать правую (нерабочую) кнопку мыши. Напоминаю, что для маркировки (выделения) записи таблицы необходимо щелкнуть в селекторном столбце (крайний справа) напротив нужной вам записи.

!!! Для перемещения по полю больших таблиц можно вместо курсорных клавиш или полос прокрутки использовать команды меню Записи / Перейти

Введите данные в таблицу Покупатели, отредактируйте ее и сохраните на диске.

Аналогичным образом введите данные в таблицу Компьютеры и сохраните результаты.

Работа с формами

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данных, в результате чего вы можете поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-форма позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, работающему с вашей базой.

Проектирование форм

Форму можно спроектировать на базе существующей таблицы или запроса. В Access предусмотрен ряд средств для создания форм:

· автоматическое создание формы с помощью автоформы (Auto Form) на основе выбранной таблицы или запроса с использованием одной из стандартных форм;

· создание формы с помощью Мастера форм (Form Wizard) на основе диалога пользователя с Мастером;

· создание формы “вручную” с помощью Конструктора форм (Form Design).

Для создания формы следует в окне открытой базы данных выбрать закладку Формы и нажать кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Создание формы необходимо выбрать один из перечисленных выше способов создания формы. В нижней части окна, используя кнопку прокрутки, выбрать из предложенного списка нужную таблицу и нажать кнопку ОК.

!!!Если вы заново загружаете программу, то в окне базы данных выберите в списке существующих баз данных вашу базу и нажмите кнопку ОК.

Автоформа

Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает один из перечисленных типов формы:

· колоночный (имена полей в форме располагаются один под другим);

· ленточный (близкий к табличному);

· табличный.

Мастер форм

Для работы с Мастером форм необходимо выбрать способ создания формы: Мастер форм в окне Новая форма – и нажать кнопку ОК.

В открывшемся диалоговом окне Мастера форм следует выбрать нужную таблицу (или запрос) в списке Таблица/Запрос, используя кнопку прокрутки, а из списка Доступные поля – поля, нужные для проектирования данной формы. С помощью кнопки переноса > нужные поля переносятся в список Выбранные поля. Кнопка >> позволяет перенести все поля из таблицы. Кнопка < позволяет удалить выбранное поле из проектируемой формы. После того как выбраны нужные для формы поля, следует нажать кнопку ДАЛЕЕ.

В следующем окне Мастера форм указывается тип формы (колоночный, ленточный или табличный). По выбору нужного типа следует нажать кнопку ДАЛЕЕ.

!!! Для возврата в предыдущее окно следует нажать кнопку НАЗАД.

В последнем окне Мастера диаграмм указывается имя формы. Для завершения работы над формой следует нажать кнопку ГОТОВО.

Создайте форму колоночного типа для таблицы Покупатели, используя один из описанных выше способов, и сохраните ее на диске под именем Форма_Покупатели.

Для таблицы Компьютеры создайте форму ленточного типа и сохраните ее под именем Форма_Компьютеры.

Управление данными в формах

Откройте форму Форма_Покупатели. Просмотр данных в форме можно делать, используя кнопки прокрутки в нижней части окна формы, либо курсорные клавиши (стрелки), либо клавиши {PgDn}, {PgUp}, {Home}, {End}. Выбор отдельных полей осуществляется нажатием клавиши {Tab} или с помощью клавиш управления курсором. С помощью клавиши {F2} осуществляется переключение из режима просмотра данных в режим редактирования, в котором можно изменять содержимое полей.

!!! Изменения в записях сохранятся только при закрытии окна базы данных с подтверждением пользователем режима сохранения.

Просмотрите данные в вашей таблице, перейдите к новой пустой пока записи и введите данные о новом покупателе:

Имя – Нильс,

Фамилия – Бор,

Почтовый адрес – Ру де Рон, 8

Город – Копенгаген,

Страна – Дания,

Телефон – 111-34-89,

Дата заказа – 19.04.98,

Номер договора – 987/102.

Для удаления записи с помощью формы следует выделить ее целиком – для этого щелкните курсором мыши в селекторном столбце (крайний слева) и нажмите клавишу {Del}.

!!! Маркированные записи могут быть перенесены в буфер промежуточного хранения посредством команд меню Правка/Вырезать или Правка/Копировать.

Запросы данных

Запросы используются пользователем для выбора из базы данных информации по заданному набору критериев. Результат обработки такого запроса представляет собой таблицу и называется временным или динамическим набором данных. При каждом выполнении запроса он строится заново на основе “свежих” (обновленных) таблиц.

Проектирование запроса

Для проектирования запроса необходимо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. В диалоговом окне Создание запроса следует выбрать способ создания запроса:

· Конструктор (запрос создается пользователем вручную);

· Простой запрос (на основе Мастера запроса);

· Перекрестный запрос;

· Повторяющиеся записи;

· Записи без подчиненных –

и нажать кнопку ОК.

Рассмотрим способ создания запроса на основе Конструктора запроса.

При выборе этого способа программа отобразит пустой проект запроса, а также диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 18). В данном окне следует выбрать таблицу из предложенного списка, для которой предполагается построить запрос, затем нажать кнопки Добавить и Закрыть.

Рис.18

Окно проекта запроса разделено на две части. В верхней части показывается структура базы данных, т.е. список ее полей. Нижняя часть содержит таблицу, содержащую строки (рис.19):

· Поле;

· Имя таблицы;

· Сортировка;

· Вывод на экран;

· Условие отбора;

· Или.

Рис.19

В строке Поле указываются имена полей, по которым будет вестись отбор.

Для ввода имен полей в этой строке достаточно выделить их в списке полей таблицы и перетащить в нижнюю часть окна. Другой вариант – щелкнуть в ячейке этой строки – появится кнопка прокрутки, нажатие которой вызывает список доступных полей.

Для удаления поля из области проектирования следует маркировать поле и нажать клавишу {Del} либо использовать команду меню Правка/Удалить.

Строка Сортировка позволяет задать сортировку по содержимому полей. Можно проводить сортировку по нескольким полям одновременно (до десяти полей). Для выполнения сортировки необходимо щелкнуть мышью в этой строке и с помощью кнопки прокрутки установить параметр сортировки: по убыванию или возрастанию. По умолчанию действует параметр “Сортировка отсутствует”.

Ввод условий или критериев отбора осуществляется в строке Условие отбора и строках или. Условия, записанные в столбцах, объединяются логической функцией “и”; условия, записанные в разных строках, объединяются функцией “или”. Для записи критериев поиска данных в числовых полях используются знаки операций отношений <, >, < =, > =, < >: например, < 20, >=345.

Для создания сложных критериев могут использоваться функции AND и OR: например, 20>and<45. Для поиска в текстовых полях используется точное равенство значению поля или приближенное, задаваемое с помощью шаблонов: например, А* – задает поиск в данном поле значений, начинающихся с буквы А и с любым количеством символов после нее; A??? – задает поиск значений поля, начинающихся с буквы А длиной в четыре символа. В критериях для текстовых полей можно использовать слово Like: например, Like "А*" (как А*).

Строка Вывод на экран позволяет отключить или наоборот включить индикацию полей в выводимом запросе. Содержимое поля показывается, если в квадратике в этом поле стоит галочка. Для подавления индикации необходимо щелкнуть по этому квадрату.

!!! Запрос должен включать не только те поля, по которым происходит поиск информации, но и поля, которые должны быть отображены в результате запроса.

После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, нажав на кнопку с изображением восклицательного знака в панели инструментов либо используя команду меню Запрос/Выполнить.

Для внесения изменений в спецификацию запроса можно вернуться к режиму проектирования запроса, выполнив команду Вид/Конструктор запросов.

Сохранение запросов

Для сохранения запроса необходимо выполнить команду меню Файл/ Сохранить как.

Вызов сохраненного запроса

Для вызова сохраненного запроса необходимо в окне базы данных выбрать закладку "Запрос". В предложенном списке запросов выбрать нужный и нажать кнопку “Открыть”.

Типы запросов

Запросы в Access делятся на запросы выбора, параметрические запросы, запросы действия и перекрестные запросы.

Запросы выбора

Запросы выбора – это запросы, позволяющие отобрать данные по заданным критериям.

Составим запрос выбора списка покупателей компьютеров из США.

Предусмотрим в запросе вывод имени и фамилии покупателя, а название страны выводить не будем.

Для начала работы выполните действия, описанные выше, т.е. в окне базы данных выберите закладку Запрос и нажмите кнопку Создать. В следующем окне укажите способ создания запроса – Конструктор запросов и нажмите кнопку ОК. Далее выберите таблицу Покупатели и нажмите поочередно кнопки Добавить и Закрыть. Вы попадете в окно конструктора. В нижней части окна необходимо оформить собственно запрос в соответствии с представленной ниже таблицей 12.

Таблица 12

Запрос на поиск покупателей из США

Сохраните запрос под именем Запрос_США – для этого щелкните по кнопке закрытия окна запроса в правом верхнем углу и подтвердите его сохранение под этим именем.

Теперь выполните данный запрос, выделив его в списке запросов и нажав кнопку Открыть.

Отредактируйте данный запрос: откройте его в режиме редактирования (опция Конструктор ) и добавьте в строке ИЛИ в столбце Страна условие “Россия”. Таким образом, вы сможете получить информацию о клиентах в США или России. Сохраните отредактированный запрос и запустите его на выполнение.

Составьте запрос на поиск покупателей, с которыми был заключен договор после 1.01.97 (даты можно сравнивать, используя знаки <, > и т.д.). Не забудьте его сохранить c именем Запрос_по_дате.

Составьте запрос на поиск информации покупателей из России, заказавших компьютер с кодом модели 1220 и сохраните его с именем Запрос_модель_1220.

Параметрические запросы

Параметрические запросы – это запросы, в которых критерии поиска могут изменяться пользователем в специальном окне запроса (т.е. без редактирования в окне Конструктора). Например, вам постоянно надо обращаться к базе данных для поиска информации о покупателях по их именам и фамилиям. Понятно, что всякий раз редактировать запрос неудобно.

Для оформления параметрического запроса необходимо вызвать Конструктор запросов и выбрать таблицу. Однако в строке Условие отбора в соответствующем столбце поля следует указать текст подсказки (что нужно вводить пользователю): текст, ограниченный квадратными скобками. Ниже в табл. 13 приводится параметрический запрос на поиск клиента по его фамилии в таблице Покупатели. Предусмотрите вывод в этом запросе всей информации о клиенте, включая его адрес, номер договора.

Таблица 13

Запрос на поиск информации о клиенте по его фамилии

Сохраните его под именем Запрос_по_фамилии.

Создайте параметрический запрос поиска информации по имени и фамилии клиента и стране проживания.

Запросы действия

Запросы действия подразделяются:

· на запросы обновления – позволяют изменить содержимое полей группы записей, отобранных по определенному критерию;

· запросы добавления – с их помощью можно записи одной таблицы присоединить в конец другой таблицы;

· запросы удаления – с их помощью можно удалить записи, отобранные по определенным критериям;

· запрос создания таблицы – с помощью запроса данного типа можно из динамического набора записей, сформированных при выполнении запроса, создать новую таблицу.

Выбор того или иного типа запроса осуществляется в режиме Конструктора запросов выбором соответствующей команды в меню Запрос.

Создадим запрос обновления для таблицы Покупатели: обновим содержимое поля Страна для записей, содержащих в этом поле данное "Англия". Заменим это содержимое на данное "Великобритания". Для этого вызовите Конструктор запросов и спроектируйте запрос выбора всех записей, содержащих в поле Страна данное "Англия". Проверьте правильность его работы. После этого вернитесь в режим проектирования запроса и выберите в меню Запрос команду Обновление. К спецификации запроса Access добавляет строку актуализации Обновление. В этой строке в соответствующей колонке задайте новое значение поля "Великобритания". Далее следует выполнить этот запрос, нажав на кнопку с восклицательным знаком в панели инструментов основного окна программы.

Аналогично строится запрос удаления. Сначала необходимо построить запрос выбора для отбора группы нужных записей. Затем следует в режиме Конструктора запросов в меню Запрос выбрать команду Удаление. Программа добавит в спецификации таблицы строку Удаление и вводит в ячейки в столбцах полей значение "Условие". Это означает, что пользователь может установить дополнительные критерии отбора. Для выполнения запроса следует нажать кнопку с изображением восклицательного знака на панели инструментов основного окна программы. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей удаляется из таблицы, и запросит подтверждение на удаление записей.

!!! Записи удаляются безвозвратно и восстановить их можно, только заново введя данные.

Введите еще одну запись в вашу таблицу и удалите ее описанным выше способом.