Организация управления процессами

Процессы и системы управления.Условием совершенствования деятельности организации, фирмы является изменение систем уп­равления и контроля текущих процессов. Многие организации, фир­мы, учреждения построили организационную структуру по вертикально-функциональному принципу, предусматривающему объединение специалистов одного профиля в мощные подразделе­ния. Такая организация обеспечивает создание эффективного, здоро­вого коллектива, действующего как одно целое.

К сожалению, большинство видов деятельности требует не вер­тикальной, а горизонтальной организации работы. Распределение элементов работ, образующих единые процессы, по подразделени­ям при существующей вертикальной организационной структуре приводит к просчетам и дублированию, что отрицательно сказыва­ется на эффективности и качестве. Стратегия, обеспечивающая до­стижение максимального эффекта, ориентирующая все виды дея­тельности на конечный максимальный эффект для предприятия, представляет собой управление процессами.

Сущность управления процессом.В прошлом основное внимание уделялось управлению производственным процессом. Но эффек­тивность может обеспечиваться только за счет управления всеми видами деятельности, а также за счет функционирования организа­ции как единого целого, состоящего из нескольких процессов, а не только за счет управления процессом производства товаров, услуг, которые предлагаются потребителю.

Деятельность всех служащих и рабочих может рассматриваться как процессы, управление которыми осуществляется по аналогии управлением производственными процессами. Многие виды деятель­ности служащих, такие, как проектно-конструкторские работы, реализация продукции, кадровые вопросы, обработка данных и до­кументов, не уступают по сложности и добавленной стоимости про­изводственным процессам.

Процесс — это серия операций (видов деятельности), которые осуществляются над исходным материалом (вход процесса), увеличивают его ценность и приводят к определенному результату (выходу процес­са). Ценность исходного материала увеличивается за счет применения квалифицированного труда и знаний.

Управляющий процессом.В обязанности управляющего процес­сом входят обеспечение функционирования всего процесса во взаимосвязи со всеми организационными подразделениями, совершенствование и повышение эффективности процесса.

Большинство процессов в организациях либо не имеет управляющих, либо эти функции выполняются несколькими сотрудниками, а это тоже означает, что они не выполняются.

Первоочередной задачей управляющего процессом является четкое определение его границ с учетом первоначального ввод «поставщиком» ресурсов, необходимых для процесса, и конечного этапа, предусматривающего передачу «потребителю» результатов.

Например, процесс найма на работу начинается с осознан» необходимости принятия на работу нового сотрудника и заканчивается после того, как вновь поступивший на работу прошел первоначальные подготовку, обучение и приступил к работе. Когда границы процесса определены, можно начинать комплектовать группу по усовершенствованию процесса.

Группа по усовершенствованию процесса.Управляющий процессом несет ответственность за создание группы по усовершенствованию процесса, включающей представителей всех подразделений которые связаны с этим процессом. Каждый член группы назначается руководителем соответствующего подразделения и является его представителем в группе, которая несет ответственность за определение действий, обеспечивающих совершенствование процесса. Основными обязанностями группы являются:

1. Разработка маршрутной схемы процесса.

2. Определение участков контроля и линий обратной связи.

3. Аттестация процесса.

4. Разработка и внедрение планов совершенствования процесса

5. Подготовка отчетов о качестве результатов процесса, его эффективности и изменениях в нем.

6. Разработка и внедрение системы, действующей по принцип «точно вовремя».

Разработка маршрутной схемы процесса.Группа по усовершенствованию процесса начинает свою деятельность с разработки его маршрутной схемы. На схеме должны быть указаны все связи работника с процессом. В качестве примера можно привести пять этапе процесса найма на работу:

1. Руководитель готовит черновик приказа о приеме на работу.

2. Секретарь печатает приказ.

3. Руководитель проверяет и подписывает приказ.

4. Секретарь направляет приказ начальнику более высокого уровня на подпись.

5. Начальник более высокого уровня проверяет правильность его подготовки, уведомляет руководителя о наличии необходимой суммы для оплаты труда сотрудника, принимаемого на работу, подпи­сывает приказ.

Аналогично можно разбить на этапы и другие части процесса.

Следующей задачей группы по усовершенствованию процесса является определение процедур, необходимых для выполнения каж­дой операции. Определяется и наличие документации, устанавлива­ющей требования к подготовке и обучению персонала, выполняю­щего каждую операцию.

Гарантией правильности и точности маршрутной схемы является опытная проверка всего процесса, проводимая членами группы. Можно привести вопросы, которые члены группы должны задать на каждом участке:

1. Какой документ используется для контроля этого вида работы?

2. Какую подготовку и обучение вы прошли для выполнения этой работы?

3. Считаете ли вы, что подготовка отвечала предъявляемым требованиям?

4. Откуда к вам поступает исходный материал для данного вида работ?

5. Как вы определяете правильность выполнения операции?

6. С какими ошибками вы сталкиваетесь в исходных материалах?

7. Возникают ли у вас проблемы при выполнении этой работы?

8. Есть ли у вас предложения по совершенствованию вашей работы?

9. Что затрудняет выполнение работы?

Такой анализ позволяет группе составить перечень проблем, выявленных непосредственно на рабочих местах, разработать перечень предложений по усовершенствованию процесса, определить соот­ветствие программы обучения и подготовки кадров, а также выя­вить преимущества и недостатки процесса.